Bên cạnh chuyên môn thì kỹ năng mềm luôn là yếu tố quan trọng trong công việc. Nếu bạn mới ra trường hay muốn thăng tiến lên những vị trí cao hơn thì nên trang bị 10 kỹ năng công sở dưới đây.
1. Kỹ năng giao tiếp
Khác với kỹ năng hùng biện, kỹ năng giao tiếp trong công việc thể hiện ở chắc chắn, lưu loát trong lời nói cũng những cử chỉ, hành động để tăng thuyết phục người đối diện (cấp trên, đồng nghiệp, nhân viên…).
Để cải thiện kỹ năng mềm này, bạn cần học cách lắng nghe, tôn trọng quan điểm của người khác. Sau đó mới thể hiện quan điểm của mình dựa trên sự phân tích, dẫn chứng có logic một cách khéo léo. Khi bạn giao tiếp trong công sở không nhất thiết phải chuyên nghiệp như các diễn giả, đơn giản bạn chỉ cần linh hoạt thể hiện ý kiến theo từng tình huống.
Xem thêm: Khám phá loạt phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp ứng xử thành công
2. Kỹ năng làm việc nhóm
Thường trong các doanh nghiệp, bạn thường sẽ làm việc theo đội nhóm để hướng đến một mục tiêu chung nào đó. Do đó, trang bị kỹ năng công sở này là vô cùng cần thiết và quan trọng.
Để trau dồi kỹ năng làm việc nhóm, việc đầu tiên bạn cần là tích cực trao đổi, đóng góp ý kiến dù phù hợp hay sai, sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ nhau khi thực hiện công việc. Tiếp đến, tránh việc quá nể nang các mối quan hệ hay đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Hiện, kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng mềm quan trọng mà các doanh nghiệp quan tâm khi tuyển dụng và đào tạo.
Đọc thêm về kỹ năng làm việc nhóm tại: Bỏ túi 8 kỹ năng làm việc nhóm cần phải biết để làm việc hiệu quả
3. Khả năng quan sát
Bạn đừng nghĩ chỉ những người làm trong các ngành nghề liên quan đến phá án, giao thông… mới cần trang bị kỹ năng quan sát. Đây là kỹ năng quan trọng trong bộ kỹ năng mềm mà dân công sở cần trang bị, bởi thiếu khả năng này cũng đồng nghĩa với việc kỹ năng giao tiếp của bạn khó có thể phát huy hay hoàn thiện. Điều này sẽ làm giảm cơ hội thăng tiến và thành công của bạn.
Để rèn luyện khả năng quan sát, bạn nên nhẫn nại, tập trung và gia tăng sự thấu hiểu cảm xúc. Có như vậy, bạn sẽ dễ dàng quan sát nhịp thở, ánh mắt, nét mặt, cử động thân thể của người đối diện để từ đó xác định được trạng thái hiện tại, nhu cầu thông tin mà đối phương muốn biết.
4. Khả năng sắp xếp công việc
Sở hữu khả năng sắp xếp công việc tốt, bạn sẽ nhận thấy các lợi ích như không bị loay hoay trước núi công việc, chủ động xử lý được các tình huống phát sinh, nâng cao khả năng tập trung… từ đó có cơ hội thăng tiến cao hơn.
Để trau dồi khả năng sắp xếp công việc, bạn nên tạo lập thói quen lên danh sách công việc cần làm theo tuần, tháng, năm; phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu mục công việc; giảm thiểu thời gian xao nhãng; thường xuyên kiểm tra để đảm bảo tiến độ công việc và chủ động trao đổi công việc với người khác.
5. Khả năng lắng nghe
Bạn có biết kỹ năng lắng nghe sẽ quyết định 90% thành công trong một cuộc giao tiếp.
Bởi khi bạn lắng nghe tốt thì sẽ giúp bạn tránh bỏ sót thông tin quan trọng; xác định đúng và giải quyết vấn đề phát sinh nhanh gọn; nâng cao được kiến thức chuyên môn; giúp xây dựng các mối quan hệ công sở và mở rộng thêm nhiều mối quan hệ khác tốt đẹp. Do đó, lắng nghe là một trong những kỹ năng mềm cần có để giao tiếp hiệu quả.
Các nguyên tắc “vàng” giúp bạn tăng khả năng lắng nghe: Tập trung vào cuộc giao tiếp; tuyệt đối không ngắt lời; tôn trọng người đang nói và những người đang nghe khác; vận dụng ngôn ngữ hình thể phù hợp; không phán xét, áp đặt và biết cách thay đổi câu hỏi để giúp đối phương dễ dàng đưa ra thông tin mình cần. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đưa ra các ý kiến cá nhân để bổ trợ/phản biện thông tin nếu cần.
Xem thêm: 8 nguyên tắc giúp dân văn phòng rèn luyện kỹ năng lắng nghe để “luôn luôn thấu hiểu”
6. Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là khả năng quản lý, dẫn dắt đội nhóm hướng đến một mục tiêu chung của phòng ban, công ty. Đây là một trong những kỹ năng công sở quan trọng nếu bạn muốn thăng tiến trong sự nghiệp.
Để có thể lãnh đạo đội nhóm, bạn cần kết hợp đồng thời các kỹ năng mềm như kỹ năng ra quyết định nhanh chóng với thông tin mình có; kỹ năng lên kế hoạch, trình bày và đưa kế hoạch đó vào thực tế công việc; kỹ năng xây dựng đội nhóm hợp tác và mạnh mẽ; kỹ năng giải quyết vấn đề bằng tư duy phản biện, phân tích, tìm kiếm thông tin; kỹ năng thuyết phục người khác; và kỹ năng truyền đạt thông tin cũng như cố vấn.
Xem thêm: Kỹ năng lãnh đạo là gì? Kinh nghiệm phát triển kỹ năng lãnh đạo hiệu quả
7. Kỹ năng quản lý thời gian
Đây là kỹ năng mềm không thể thiếu đối với bất kỳ ai, từ nhân viên đến người lãnh đạo. Lợi ích của việc quản lý thời gian một cách hiệu quả thì ai cũng biết, tuy nhiên để có thể trau dồi kỹ năng quản lý này thì không phải ai cũng nắm rõ.
Dưới đây là một số phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành công bạn có thể tham khảo:
- Phương pháp M.I.T. (Most Important Tasks): Tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày.
- Phương pháp ma trận Eisenhower: Phân loại công việc theo các tiêu chí khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng
- Phương pháp Pomodoro: Bạn sẽ làm việc 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó
- Phương pháp The 2-Minute Rule: Không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút
- Phương pháp Batching (Làm theo nhóm): Bạn nên làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết.
Đọc thêm về kỹ năng này: Bí quyết trau dồi kỹ năng quản lý thời gian cực hiệu quả dân văn phòng cần biết
8. Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định là một trong những kỹ năng mềm bất kỳ ai cũng cần phải có để phục vụ cho cuộc sống và công việc. Để trang bị, trau dồi kỹ năng công sở này, bạn nên:
- Đặt ra mục tiêu cụ thể cần đạt được trước khi ra quyết định
- Suy nghĩ độc lập, không bị chi phối bởi thông tin hay cá nhân nào khác
- Chỉ tham vấn lời khuyên từ những người đã từng trải qua tình huống tương tự hoặc người bạn tin tưởng
- Thấu hiểu sự thiếu sót của bản thân
- Cố gắng ngừng phân tích, hạn chế lựa chọn
- Kiên định với những lựa chọn, quyết định của mình
- Chịu trách nhiệm với mọi quyết định mà mình đưa ra, đừng đùn đẩy cho người khác
Xem thêm: Tất tần tật bí quyết rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả với Việc làm 24h
9. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Đây là một trong những kỹ năng mềm dùng để xử lý, giải quyết một hoặc nhiều vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Khi sở hữu kỹ năng này, bạn sẽ giữ được bình tĩnh trước những sự cố đột ngột phát sinh, từ đó giúp bạn phân tích và đưa ra các giải pháp tốt hơn. Nhờ vậy, bạn sẽ trở nên nhạy bén với mọi thứ và tích lũy thêm cho mình kinh nghiệm.
Một trong những nguyên tắc để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề là Nguyên tắc IDEAL. IDEAL được viết ra bởi Bransford và Stein và được in trong cuốn sách The Ideal Problem Solver. IDEAL được viết tắt bởi Identify, Define, Explore, Anticipate and Action, Look and Learn, trong đó:
Identify (Nhận thức vấn đề): Trong công việc cũng như cuộc sống, phần lớn các vấn đề mà chúng ta nhìn thấy chỉ là phần nổi của tảng băng trôi. Do đó, để có thể giải quyết vấn đề, bạn cần nhận thức đúng vấn đề hiện tại. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi như: đó là gì? Xảy ra ở đâu? Ai là người triển khai? Ai là người phối hợp? Lợi ích đạt được là gì? Hậu quả sẽ ra sao…
Define (Xác định rõ nguyên nhân): Để có thể giải quyết triệt để vấn đề, bạn cần hiểu nguyên nhân dẫn đến sự việc kia. Áp dụng bộ câu hỏi 5W (What ? Why ? Where ? Who ? When) sẽ giúp bạn tìm ra được đầy đủ nguyên nhân.
Explore (Tìm chiến lược khả thi): Sau khi hiểu rõ nguồn gốc vấn đề, bạn cần đưa ra các phương án xử lý. Các tiêu chí của một phương án tốt gồm: Có khả năng giải quyết triệt để vấn đề, nguồn lực sử dụng phù hợp, thời gian xử lý nhanh nhất, tính khả thi cao, rủi ro dẫn đến thấp nhất và không vi phạm đạo đức.
Anticipate and Action (Lập kế hoạch và giải quyết vấn đề): Một bản kế hoạch dùng để giải quyết vấn đề cần đảm bảo các yếu tố: Trình bày từng bước cụ thể để xử lý, liệt kê các khả năng xảy ra và nguồn lực cần thiết, có thời hạn xử lý từng nhóm công việc, xác định rõ người triển khai và người chịu trách nhiệm. Đồng thời, bạn cần xây phương án dự phòng khi gặp tình huống xấu nhất.
Look and Learn (Nhìn lại và học hỏi): Sau khi giải quyết vấn đề xong, bạn cần kiểm tra lại hiệu quả, theo dõi, đánh giá và rút kinh nghiệm cho trường hợp tương tự. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn khi gặp vấn đề phát sinh.
10. Có sáng tạo trong công việc
Sáng tạo là một trong những kỹ năng công sở mà doanh nghiệp quan tâm khi tuyển dụng, đặc biệt là các vị trí như Marketing, kinh doanh…
Để trau dồi kỹ năng sáng tạo, bạn có thể áp dụng các mẹo sau:
- Luôn tin tưởng mình có khả năng sáng tạo: Có một sự thật rằng sáng tạo không chỉ tồn tại trong công việc mà ngay cả trong cuộc sống và trước đây rất nhiều lần bạn đã sáng tạo cách làm cũ bằng cách làm mới để xử lý một vấn đề. Vậy nên, bạn đừng bao giờ tự cho mình không có sức sáng tạo.
- Nắm bắt ý tưởng mọi lúc mọi nơi: Một quyển sổ, một cây bút luôn bên cạnh bạn khi bạn đang đi dạo, tập thể dục, nấu ăn, đọc sách, thậm chí là trong lúc làm việc sẽ giúp bạn ghi chép, nắm bắt ý tưởng chợt đến.
- Luôn tìm cách để đa dạng hóa phương án: Hãy thường xuyên đặt câu hỏi: “Ngoài phương án này còn có phương án nào tốt hơn không?”. Điều này sẽ giúp bộ não của bạn luôn hướng đến những giải pháp đột phá, sáng tạo hơn, phá vỡ những nguyên tắc trong phạm vi cho phép.
- Thay đổi môi trường: Bạn có thể đứng lên đi dạo hoặc ra khu vực làm việc khác để tìm kiếm cảm hứng cũng như kích thích sự sáng tạo của mình.
Xem thêm: Tư duy sáng tạo là gì? Làm thế nào cải thiện tư duy sáng tạo mỗi ngày?
Trên đây là 10 kỹ năng mềm mà dân công sở cần trang bị cho mình nếu muốn thăng tiến trong sự nghiệp hay giúp cho cuộc sống trở nên tốt đẹp hơn. Việc Làm 24h hi vọng thông qua bài viết trên đã giúp bạn xác định được những kỹ năng mình chưa có, biết thêm nhiều phương pháp để trau dồi những kỹ năng hiện tại. Chúc bạn sớm thành công với sự nghiệp của mình!
