Buổi Webinar được tổ chức dành riêng cho Quý khách hàng của Việc Làm 24h. Với mong muốn cung cấp thêm thông tin và những chia sẻ kiến thức hữu ích cho Quý doanh nghiệp về ứng dụng của cơ sở dữ liệu trong quản trị nguồn nhân lực.
Chương trình được dẫn dắt bởi chị Nguyễn Thị Thanh Lam – HRBP, FMCG Global Company. Với gần 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản Trị Nhân Sự tại các tập đoàn Đa Quốc Gia hàng đầu trong nước & Quốc Tế, chị đã mang đến rất nhiều thông tin và chia sẻ vô cùng hữu ích về việc xây dựng cơ sở dữ liệu trong lĩnh vực nhân sự.
Buổi Webinar bao gồm 3 phần chính:
- Cơ sở dữ liệu là gì? Tại sao cần phải xây dựng cơ sở dữ liệu?
- Các bước xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu trong lĩnh vực nhân sự
- Case study: Xây dựng và sử dụng dữ liệu trong quản trị nhân sự
1. Cơ sở dữ liệu là gì? Tại sao cần phải xây dựng cơ sở dữ liệu?
Về khái niệm, cơ sở dữ liệu (CSDL) hay Database là tập hợp các thông tin được sắp xếp, tổ chức và lưu trữ theo một cấu trúc nhất định. Giúp cho việc quản lý, truy xuất, chỉnh sửa hoặc khai thác một cách dễ dàng nhanh chóng hơn. Khái niệm của CSDL trong lĩnh vực nhân sự cũng không có nhiều khác biệt so với khái niệm trên.
Xu hướng hiện nay trong ngành nhân sự là data-driven, nghĩa là việc sử dụng CSDL trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Để có thể sử dụng CSDL hiệu quả, thông tin nhân sự nên được lưu trữ đồng bộ và xuyên suốt từ trước khi gia nhập công ty (là ứng viên phỏng vấn) đến khi kết thúc quá trình làm việc.
Tầm quan trọng của dữ liệu trong quản trị nhân sự.
Theo diễn giả, một hệ thống CSDL thống nhất sẽ giúp cho doanh nghiệp:
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp: xem xét các vị trí, chức vụ tuyển dụng đang trống, thời điểm tuyển dụng phù hợp,…;
- Thiết kế các chính sách lương thưởng: đánh giá mức độ chi trả về lương thưởng có phù hợp với thị trường; đặc biệt là đánh giá mức độ ảnh hưởng nếu doanh nghiệp thay đổi một chính sách,…;
- Làm các báo cáo kịp thời để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp. Đặc biệt là lập các báo cáo quản trị, với mục tiêu đánh giá mức độ hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực, thường dùng để phục vụ cho nhiều phòng ban khác nhau trong quá trình ra quyết định liên quan đến quản trị.
- Đánh giá mức độ hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực: như đánh giá về thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, hay tính toán hiệu quả làm việc theo mỗi phòng ban đã hợp lý hay chưa, tính toán giá thành sản phẩm),….
Quan trọng là vậy nhưng ngay từ đầu, nếu không xác định rõ được phương án xây dựng CSDL thì các dữ liệu có được sẽ là những mảnh ghép rời rạc và không giúp phòng nhân sự nói riêng và doanh nghiệp nói chung đạt được những lợi ích kể trên.
2. Các bước xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu trong lĩnh vực nhân sự
Để xây dựng một hệ thống CSDL hiệu quả, bước đầu tiên cũng là quan trọng nhất chính là xác định được nhu cầu sử dụng CSDL. Từ đó bắt đầu thu thập các loại thông tin dựa theo nhu cầu đã xác định.
3 bước xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu trong lĩnh vực nhân sự.
Bước 1: Thu thập các loại thông tin mà các bên cần
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định nhu cầu sử dụng CSDL.
Người đi xây dựng CSDL của quản trị nhân sự cần đi thu thập các loại thông tin mà các bên cần. Ở đây là từ các cơ sở ban ngành của Luật yêu cầu và từ yêu cầu của các phòng ban, của doanh nghiệp, của CEO và từng cá nhân. Các thông tin từ Luật phải được cập nhật theo cơ sở mới nhất để đảm bảo là nguồn thông tin nào là cần bắt buộc có và các thông tin nào là có thì sẽ tốt hơn.
Bước 2: Xác định loại báo cáo mà phòng ban đang cần sử dụng để phục vụ cho yêu cầu của công ty.
Các loại báo cáo mà một nhân sự thường sử dụng (được đề xuất bởi AHR).
Song song với việc định hình các yêu cầu thì cần phải hình dung ra được các loại báo cáo nào mà các phòng ban cần để phục vụ cho yêu cầu của công ty. Có rất nhiều loại báo cáo mà nhân sự thường hay sử dụng tùy thuộc vào nhu cầu đã xác định ở bước 1.
Bước 3: Lên phương án để xây dựng và thu thập các dữ liệu – xây dựng CSDL (database).
4 yếu tố cần xem xét khi Lên phương án xây dựng và thu thập dữ liệu.
Tuỳ vào mức độ phức tạp của Database đang xây dựng thì sẽ lên phương án lựa chọn công cụ phù hợp:
- Nếu dữ liệu đơn giản, phân tích cho 1-2 người dùng và quy mô của công ty cũng đơn giản, không cần nhiều chiều phân tích để đánh giá, thì chỉ cần sử dụng công cụ đơn giản như Excel, Google Spreadsheet.
- Nếu dữ liệu phức tạp, có nhiều chiều cần phân tích, cần nhiều phòng ban đánh giá, nối vào các dữ liệu chung của Sales – Marketing thì bắt đầu nghiên cứu về các bên Vendor / các công cụ quản lý dữ liệu từ cơ bản đến phức tạp khác tuỳ theo chi phí mà doanh nghiệp có thể bỏ ra.
Lúc này, doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc 4 yếu tố (Hình) để xác định được nhà cung cấp (Vendor) phù hợp để xây dựng hệ thống CSDL và hỗ trợ lập các báo cáo nhân sự. Cụ thể:
- Xác định Mục tiêu xây dựng CSDL.
- Định hình Chức năng của hệ thống CSDL.
- Xem xét các yếu tố Bảo mật của hệ thống.
- Quy trình triển khai, nâng cấp, thay thế CSDL.
3. Case Study: Xây dựng Cơ sở dữ liệu trong quản trị nhân sự
Tiếp nối buổi Webinar là các chia sẻ của Quý Khách hàng về việc xây dựng CSDL trong quản trị nhân sự tại thực tế doanh nghiệp và phần chia sẻ, giải đáp của diễn giả về các vấn đề đó.
Kết lại, một hệ thống CSDL thống nhất và đáng tin cậy sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp, thiết kế các chính sách lương thưởng, tạo lập các báo cáo chất lượng. Để từ đó đánh giá mức độ hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực và tìm ra giải pháp cho quản trị nhân sự hiệu quả.
Theo đó, điều quan trọng nhất trong xây dựng CSDL là xác định mục tiêu và nhu cầu sử dụng CSDL. Cùng với đó, nhà quản trị nhân sự cần định hình các loại báo cáo mà phòng ban đang cần sử dụng. Cuối cùng là xác định công cụ để xây dựng hệ thống CSDL và tiến hành thu thập dữ liệu.
Một điều quan trọng là dù đang sử dụng bất kỳ loại công cụ, hệ thống CSDL nào, thì doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị cho những thay đổi liên tục trong quá trình vận hành hệ thống dữ liệu và báo cáo. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu của mình trong từng giai đoạn và làm việc với bên thứ ba để xem xét khả năng đáp ứng những yêu cầu thay đổi này trong tương lai.
Hy vọng đến với buổi hội thảo trực tuyến này của Việc Làm 24h, Quý doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích về tầm quan trọng và cách thức xây dựng CSDL trong quản trị nhân sự. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những chiến lược cũng như kế hoạch nhân sự mới, phù hợp với nhu cầu, xu hướng thị trường và đạt được những mục tiêu đề ra.
Với nỗ lực đồng hành cùng Quý doanh nghiệp trên con đường tuyển dụng nhân sự thành công về lâu dài, Việc Làm 24h sẽ tiếp tục tổ chức các buổi hội thảo, chia sẻ nhằm cung cấp thêm những thông tin và kiến thức hữu ích dành cho doanh nghiệp. Rất hy vọng nhận được sự tham gia của các Quý doanh nghiệp trong các chương trình sắp tới. Việc Làm 24h cũng rất mong nhận được những phản hồi, góp ý về buổi hội thảo để những chương trình sau sẽ càng thành công và ý nghĩa.
Mời Quý doanh nghiệp xem lại video chương trình tại đây.
