PA là một trong những vị trí không thể thiếu trong doanh nghiệp. Để trở thành PA, đặc biệt là ở những vị trí cao không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, nghề này cũng thu hút được sự quan tâm của nhiều bạn, kể cả các bạn trẻ. Vậy PA là gì, cần những kỹ năng gì và làm thế nào để trở thành một PA tài năng? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu ở bài viết này.
PA là viết tắt của từ gì?
PA nghĩa đầy đủ là Personal Assistant, dịch ra tiếng Việt là trợ lý cá nhân. Có thể nói PA là một người không thể thiếu trong việc giúp đỡ các giám đốc điều hành hoặc những chức vụ quản lý khác. Một số công ty sẽ gọi vị trí này là thư ký. Có những doanh nghiệp sử dụng PA vì bên cạnh hỗ trợ về các công việc hành chính, PA còn chịu trách nhiệm về công việc chuyên môn hỗ trợ trực tiếp cho người quản lý.
Một số vị trí PA phổ biến hiện nay là:
- Trợ lý cá nhân hành chính: làm việc trong môi trường hành chính – văn phòng và tập trung vào các nhiệm vụ về hành chính.
- Trợ lý cho người nổi tiếng: đây là vị trí làm việc cho các nghệ sĩ, thường sẽ chăm lo về trang phục, đồ ăn thức uống, nhắc nhở lịch trình…
- Trợ lý cá nhân điều hành: vị trí này sẽ làm việc và hỗ trợ trực tiếp cho các cấp quản lý có chức vụ cao trong doanh nghiệp. Khi trở thành trợ lý cá nhân điều hành, bạn cũng là người “có chức vụ” và quyền lực.
- Trợ lý cá nhân tự do: thường sẽ làm việc bán thời gian hoặc linh động giờ giấc, họ được thuê bởi các công ty có nhu cầu nhưng khối lượng công việc không quá nhiều để làm toàn thời gian. Do đó trợ lý cá nhân tự do có thể làm việc cho nhiều người cùng lúc.
Hình thức làm việc của nghề PA cũng khá đa dạng, có thể làm việc độc lập hoặc là nhân viên của một tổ chức. Dù là loại hình trợ lý cá nhân nào thì cũng đều hướng tới mục tiêu là giảm bớt gánh nặng công việc và hỗ trợ các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.
Công việc cụ thể của PA là gì?
Trợ lý cá nhân sẽ có nhiều nhiệm vụ khác nhau phụ thuộc vào người quản lý của họ. Các công việc phổ biến mà người làm PA thường đảm nhiệm sẽ là:
- Sàng lọc và trả lời các cuộc gọi, tin nhắn cho nhà quản lý.
- Lưu trữ và quản lý dữ liệu (hợp đồng, tài liệu…) hiệu quả.
- Lên lịch các cuộc họp, buổi hẹn cho nhà quản lý.
- Thay mặt nhà quản lý trả lời email, fax… trong những trường hợp cần thiết.
- Sắp xếp kế hoạch đi công tác cho nhà quản lý.
- Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu về công việc theo yêu cầu của nhà quản lý.
- Thực hiện quy trình thanh toán như chi phí kinh doanh, đi lại của nhà quản lý.
- Ghi biên bản cuộc họp.
- Là cầu nối thông tin liên hệ giữa nhà quản lý với khách hàng, đối tác và nội bộ công ty.
Chính vì sự đa nhiệm này nên các công ty thường yêu cầu trình độ học vấn, kỹ năng cần thiết và kinh nghiệm làm việc. Vậy điều kiện để làm PA là gì? Các thông tin tuyển dụng trợ lý cá nhân sẽ yêu cầu:
- Có kinh nghiệm trong vai trò trợ lý cá nhân, thư ký điều hành hoặc quản lý.
- Khả năng làm việc theo quy trình.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc.
- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng và nội bộ công ty.
- Thành thạo các công cụ Microsoft Office.
- Khả năng đa nhiệm với khối lượng công việc lớn.
- Kỹ năng quan sát và hướng đến chi tiết.
- Tốt nghiệp đại học, cao đẳng các chuyên ngành liên quan (nhiều công ty không yêu cầu bằng cấp này).
Lộ trình để theo đuổi sự nghiệp PA là gì?
Như đã đề cập, để trở thành trở thành trợ lý cá nhân, bạn cần đáp ứng những yêu cầu của nhà tuyển dụng. Sau đây là các bước bạn có thể thực hiện để theo đuổi sự nghiệp của một PA:
Bước 1. Tốt nghiệp trung học phổ thông
Bước đầu tiên để trở thành trợ lý cá nhân là lấy bằng tốt nghiệp THPT hoặc tương đương. Đây thường là yêu cầu tối thiểu đối với hầu hết các vị trí PA.
Bước 2. Tốt nghiệp đại học, cao đẳng
Nếu bạn muốn tăng khả năng trở thành PA, hoặc muốn làm ở vị trí cao trong nghề, bằng cử nhân là cần thiết. Bạn có thể chọn ngành quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan mà bạn hướng đến. Trong quá trình học tập tại trường đại học, cao đẳng sẽ giúp bạn tích lũy kiến thức nền cùng các kỹ năng khác nhau.
Bước 3. Rèn luyện các kỹ năng mềm
Những kỹ năng cần thiết trong nghề PA là gì? Một số kỹ năng quan trọng nhất bạn nên sở hữu đó là kỹ năng tổ chức, giao tiếp, quản lý thời gian, sự linh hoạt và đáng tin cậy. Hãy dành thời gian cải thiện và phát triển những kỹ năng này để trở thành một chuyên gia thực thụ.
Bước 4. Tích lũy kinh nghiệm
Trước khi ứng tuyển vào vị trí trợ lý cá nhân, bạn cần tích lũy kinh nghiệm làm việc, nếu có thành tích càng tốt để thu hút nhà tuyển dụng.
Bước 5. Tạo CV ấn tượng và tìm việc
Dành thời gian đầu tư vào CV sẽ không là lãng phí khi bạn muốn tạo sự nổi bật để qua vượt qua vòng sàng lọc CV. Nếu bạn là người mới trong nghề này, đừng vội bỏ cuộc trong quá trình tìm kiếm việc làm. Hãy chủ động, tiếp tục ứng tuyển để tìm được vị trí phù hợp nhất với kỹ năng và đam mê.
Xem thêm: TOP 5 trang web miễn phí tạo CV xin việc ưng ý hiện nay
7 cách để thành công trong nghề PA là gì?
Hiểu được kỳ vọng của nhà quản lý
Khi làm việc trực tiếp với người khác, điều cần thiết nhất chính là tìm hiểu về họ. Ở cương vị của một trợ lý cá nhân thì việc này lại càng quan trọng hơn. Là người kề vai sát cánh và gần gũi nhất, bạn nên hiểu rõ về nhà quản lý của mình, bao gồm phong cách làm việc, kỳ vọng, tính cách… Để làm được điều này, bạn cần có sự quan sát nhạy bén, tìm hiểu sâu hoặc trò chuyện thẳng thắn với họ.
Suy nghĩ thấu đáo và nắm bắt nhanh
Điều này sẽ được áp dụng khi nhà quản lý yêu cầu bạn thực hiện công việc hay trả lời câu hỏi của họ. Trước khi đưa ra câu trả lời, hãy hiểu toàn diện yêu cầu của sếp để hành động mà không cần hỏi lại.
Xem thêm: 6 dấu hiệu cho thấy sếp không thích bạn và cách ứng xử khéo léo
Hiểu rõ tầm nhìn của công ty
Khi có sự hiểu biết về tầm nhìn và sứ mệnh của công ty sẽ giúp bạn thay mặt sếp đưa ra những quyết định đúng đắn trong những trường hợp cần thiết.
Trở thành người đồng hành cùng nhà quản lý
Trong quá trình làm việc, bạn có thể chủ động học hỏi từ nhà quản lý nhiều điều bổ ích. Từ đó giúp rút ngắn khoảng cách giữa họ và bạn để công việc trôi chảy hơn. Ngoài ra, nhờ sếp cố vấn chuyên môn hoặc những khóa học liên quan cũng là cách giúp bạn phát triển hơn.
Hãy là người giải quyết vấn đề
Nếu trong khả năng của bản thân, bạn nên đề xuất các giải pháp khi báo cáo các vấn đề với nhà quản lý. Bằng cách này, bạn sẽ giảm bớt áp lực, hỗ trợ sếp trong công việc. Làm được như vậy cũng chính là bạn đang giúp mình trên con đường thăng tiến.
Trở thành “bộ nhớ thứ 2” của nhà quản lý
Một trong những tố chất để bạn trở nên xuất sắc trong nghề PA là gì? Đó chính là khả năng ghi nhớ. Hãy cố gắng ghi nhớ những thông tin quan trọng để sắp xếp các công việc và nhắc nhở nhà quản lý trong những trường hợp cần thiết.
Có kế hoạch phát triển bản thân
Khi đã đạt được mục tiêu là công việc trợ lý cá nhân yêu thích, bạn đừng quên cố gắng để phát triển bản thân. Đây là cách không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn, mà còn thuận lợi trên con đường thăng tiến lên vị trí cao trong công ty.
Bất kể công việc nào cũng có mặt lợi và mặt hại. Với trợ lý cá nhân bạn có thể dành nhiều thời gian cho công việc và đôi khi quên mất bản thân. Do đó, hãy chú ý quan tâm đến sức khỏe và nhu cầu của mình để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Xem thêm: Tự do tài chính là gì? Đâu là bí quyết cho một cuộc sống an nhiên, vô lo vô nghĩ
Trợ lý cá nhân là một công việc hấp dẫn nếu như bạn hướng tới sự đa nhiệm và mong muốn có nhiều trải nghiệm trong công việc. Qua bài viết này của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h, hy vọng các bạn đã hiểu rõ PA là gì và lộ trình để trở thành PA. Để tìm việc trợ lý cá nhân mới nhất, hãy truy cập Việc Làm 24h với nhiều cơ hội ở mọi lĩnh vực.
Xem thêm: Điểm nổi bật của người hướng ngoại là gì? Phù hợp với công việc nào?
