Với các doanh nghiệp, định biên nhân sự là công tác quan trọng giúp doanh nghiệp có cơ sở vững chắc để tiến hành tuyển dụng, chiêu mộ người tài và hoạch định nguồn nhân lực phù hợp. Việc quản lý nguồn nhân lực sẽ không hiệu quả nếu doanh nghiệp không thực hiện định biên nhân sự tốt. Vậy định biên nhân sự là gì? Làm thế nào để xây dựng quy trình định biên nhân sự hiệu quả? Hãy cùng Việc Làm 24h khám phá qua bài viết dưới đây nhé.
Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự là phương pháp giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân viên với năng lực và phẩm chất cần thiết để đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc cho từng vị trí cụ thể trong tương lai. Thông qua định biên nhân sự, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để đánh giá nhân sự và hoạch định cơ cấu tổ chức phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng cân đối số lượng nhân lực bằng cách lên kế hoạch đào tạo, ra quyết định tuyển dụng hoặc cắt giảm nhân sự.
Có thể nói, định biên nhân sự chính là hoạt động quản trị nguồn lực con người dựa theo mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp đặt ra để hoàn thiện quá trình kinh doanh, phát triển văn hóa tổ chức và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng định biên nhân sự?
Nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Định biên nhân sự là công cụ cốt lõi giúp doanh nghiệp xác định đúng vai trò của mỗi nhân viên để vận hành tổ chức và quản trị nguồn nhân lực hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp đều chú trọng xây dựng quy trình định biên nhân sự phù hợp dựa trên những lợi ích sau:
Thứ nhất: Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình nhân sự và giải quyết các vấn đề bố trí nhân sự để xây dựng cơ cấu khoa học và hợp lý. Đồng thời giúp doanh nghiệp dự báo số lượng nhân sự cần thiết trong tương lai hoặc xác định số lượng nhân sự hiện tại có khả năng đáp ứng những nhu cầu. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng bố trí cấu trúc nhân sự để góp phần giải quyết những vấn đề khó khăn có thể xảy ra.
Thứ hai: Định biên nhân sự góp phần quan trọng trong việc tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên và phân chia vai trò của từng nhân viên rõ ràng, chi tiết hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể loại những nhân sự không mang lại hiệu quả, tránh lãng phí chi phí và công năng trong quá trình làm việc.
Thứ ba: Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân sự trong tương lai phù hợp. Doanh nghiệp sẽ thực hiện tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc đề bạt nhân sự và phát triển kế hoạch đào tạo nhân sự trong tương lai phù hợp. Không những thế, định biên nhân sự còn xây dựng các chi phí, tiền lương và phúc lợi cần thiết cho nhân viên.
Thứ tư: Không những thế, định biên nhân sự còn giúp nhân viên nắm rõ năng lực của bản thân, nhờ đó định hướng và phát triển những năng lực cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ được phân công. Đặc biệt, định biên nhân sự góp phần giúp nâng cao tinh thần thích nghi của nhân viên trước những thay đổi trong tương lai.
Điều kiện để xây dựng quy trình định biên nhân sự là gì?
Muốn thực hiện được tốt quá trình định biên nhân sự, doanh nghiệp cần có phương pháp định biên tiêu chuẩn dựa theo những điều kiện sau đây:
Đối với cấp công ty
- Định hướng chiến lược phát triển nguồn nhân sự rõ ràng
- Kế hoạch kinh doanh với ngân sách chi tiết và các kế hoạch trong trường hợp thay đổi có thể xảy ra.
Đối với cấp bộ phận
- Xác định được vị trí, nhiệm vụ và những quyền hạn trong công việc
- Xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ được phân công và quy trình thực hiện công việc hiệu quả.
- Xác định kết quả công việc hoàn thành liên quan đến mức độ thành thạo của nhân viên để ước tính kết quả đầu ra cho các vị trí.
- Xác định mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.
Công thức tính định biên nhân sự
Công thức tính định biên nhân sự:
Số lượng nhân viên cần tuyển = N x C x 1.32
Trong đó:
- N là số nhân viên có mặt trong 1 ca.
- C là số ca làm việc.
- 1.32 là hệ số bù trừ.
Lưu ý: Công thức tính định biên nhân sự này dành cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc dịch vụ.
Những nguyên tắc xây dựng quy trình định biên nhân sự
1. Tỷ lệ tương quan
Thứ nhất: Tỷ lệ tương quan thể hiện ở tỷ lệ tăng/giảm giữa các năm với nhau. Tỷ lệ tăng/giảm nhân sự của năm sau sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ tăng/giảm doanh thu của doanh nghiệp vào năm trước.
Ví dụ: Doanh thu năm 2022 tăng 50% thì định biên nhân sự năm 2023 có thể tăng 30%.
Thứ hai: Mối tương quan giữa nhóm nhân sự trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp, nhóm quản lý và nhóm nhân viên.
Ví dụ: Nhóm nhân sự trực tiếp – Nhóm nhân sự gián tiếp là 50% – 20%.
Nhóm quản lý – Nhóm nhân viên là 10% – 70%.
Thứ ba: Sự tương quan giữa ngân sách chi trả cho nhóm trực tiếp – gián tiếp, nhóm quản lý – nhân viên.
Ví dụ: Tỷ lệ chi phí/doanh thu của doanh nghiệp là 70% thì quỹ lương cho nhóm quản lý – nhóm nhân viên sẽ là 15% – 70%.
2. Định mức lao động
Nguyên tắc định mức lao động phụ thuộc vào khối lượng và chất lượng áp dụng cho các đầu công việc gắn liền với hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh. Tỷ lệ định mức lao động sẽ tăng/giảm tương ứng với mức độ thành thạo của nhân sự.
Thứ nhất: Phụ thuộc vào khối lượng.
Áp dụng cho các công việc liên quan đến sản xuất hoặc dịch vụ, tỷ lệ này sẽ tăng dựa theo mức độ thành thạo thao tác nghề nghiệp của nhân sự.
Ví dụ: 50 sản phẩm/ca làm việc/dây chuyền.
Thứ hai: Phụ thuộc vào hệ chỉ tiêu hệ suất.
Áp dụng cho các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Ví dụ: 30 khách hàng phục vụ/ngày.
Thứ 3: Phụ thuộc vào đối tượng phục vụ.
Áp dụng cho khối gián tiếp.
Ví dụ: 5 nhân viên nhân sự tương ứng với 50 người trong công ty.
3. Tần suất và thời lượng
Nguyên tắc tần suất và thời lượng phụ thuộc vào cơ cấu chức danh, tần suất cũng và thời gian nhân sự hoàn thành nhiệm vụ. Nguyên tắc này thường được áp dụng cho khối gián tiếp và có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp.
Ví dụ: Nhân viên Kế toán sẽ phải thực hiện các nhiệm vụ như:
- Kiểm tra 100 chứng từ/ngày.
- Lập báo cáo theo ngày/tuần/tháng.
- Làm việc với thanh tra thuế cuối các quý.
- Hoàn thiện các chứng từ thanh toán cuối năm.
Quy trình xây dựng định biên nhân sự hiệu quả
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực trong tương lai
Để xác định nhu cầu nguồn nhân lực chính xác, doanh nghiệp cần phải thống nhất dự báo sử dụng nguồn nhân lực trong tương lai thông qua những yêu cầu sau:
- Thời điểm thích hợp cần những nhân viên phù hợp.
- Số lượng nhân viên chính xác cho mỗi vị trí.
- Chất lượng nhân viên như năng lực chuyên môn, kỹ năng mềm và phẩm chất cần thiết.
Những yêu cầu trên phải phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến, những hoạt động mà doanh nghiệp đang ưu tiên và quy mô sử dựng nhân lực phù hợp.
Bước 2: Đánh giá thực trạng nguồn nhân lực tại doanh nghiệp
Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng ưu điểm và nhược điểm sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại.
Thông thường, các doanh nghiệp cần chú ý những thông tin như:
- Số lượng nhân sự.
- Trình độ, năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn.
- Thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân.
- Hiệu suất lao động.
- Cơ cấu tổ chức nhân sự như loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ trong công việc.
- Chính sách quản lý nguồn nhân lực như tuyển dụng, chế độ đào tạo, chế độ khen thưởng và kỷ thuật,…
Để đánh giá tình hình nguồn nhân lực chính xác, doanh nghiệp cần căn cứ vào các yếu tố cơ bản sau:
- Mức độ hấp dẫn của công việc.
- Mức độ hài lòng của nhân viên.
- Văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc.
- Phong cách quản lý.
- Mức độ rõ ràng của các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
- Những khó khăn và bất cập doanh nghiệp đang gặp phải.
- Mức độ cải thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân sự
Dựa vào tình hình kinh doanh, doanh nghiệp có thể so sánh nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực để cân đối bằng cách tăng hoặc cắt giảm nhân sự phù hợp. Khi tiến hành điều chỉnh nguồn nhân sự, đòi hỏi nhà quản lý phải kỹ lưỡng để đưa ra những quyết định khách quan và chính xác nhất.
Ví dụ như khi tình hình kinh doanh giảm sút do hiệu suất làm việc của phòng kinh doanh không mang lại hiệu quả, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp nâng cao năng lực của nhân viên phòng kinh doanh hoặc cắt giảm những nhân viên năng lực làm việc kém, không đáp ứng yêu cầu công việc. Hoặc nếu doanh nghiệp đang cần bổ sung đội ngũ nhân viên vào phòng kinh doanh nhằm tối ưu chiến dịch kinh doanh sắp diễn ra, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình tuyển dụng kịp thời để khắc phục tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực.
Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự hợp lý
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự phù hợp dựa vào những nội dung như sau:
- Kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
- Kế hoạch bố trí lại cơ cấu doanh nghiệp.
- Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển vị trí nhân sự trong doanh nghiệp.
- Kế hoạch tinh giảm nhân viên năng lực kém, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
Nếu được thực hiện đúng cách, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí hiệu quả khi sử dụng nguồn nhân lực phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện định biên nhân sự
Bước cuối cùng trong quy trình định biên nhân sự chính là đánh giá kết quả thực hiện, giúp doanh nghiệp đo lường mức độ chênh lệch giữa mục tiêu đã vạch ra so với quá trình thực hiện. Đồng thời, xác định và phân tích những nguyên nhân dẫn đến những thiếu sót đó.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kịp thời đưa ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch hợp lý, để hoàn thiện quy trình định biên nhân sự hơn cho những đợt sau.
Kết luận
Định biên nhân sự là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại các doanh nghiệp. Tuỳ vào mục tiêu và nhu cầu hoạch định nhân sự mà doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình định biên nhân sự ngắn hạn hoặc dài hạn phù hợp. Hy vọng bài viết này sẽ mang đến góc nhìn tổng quát về khái niệm định biên nhân sự là gì, nguyên tắc và quy trình xây dựng định biên nhân sự hiệu quả mà mọi doanh nghiệp cần biết.
Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tin rằng bài viết này sẽ là cơ sở giúp doanh nghiệp xác định những nhân sự phù hợp đáp ứng khối lượng công việc, giúp ích cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Các doanh nghiệp có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí bằng cách nhấp vào nút bên dưới!
Xem thêm: Vén màn ngành HR: Vị trí công việc và các yêu cầu kỹ năng cần có ra sao?
