Phỏng vấn qua điện thoại là một trong những bước quan trọng của quy trình tuyển dụng mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng quan tâm. Mục đích của hình thức phỏng vấn này giúp nhà tuyển dụng thu hẹp danh sách ứng viên, tìm ra những người phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang tìm kiếm và mời họ tham gia bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng.
Vậy nhà tuyển dụng cần chuẩn bị những gì để thực hiện buổi phỏng vấn điện thoại hiệu quả? Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây của Việc Làm 24h!
Vì sao nhà tuyển dụng sử dụng hình thức phỏng vấn qua điện thoại?
Phỏng vấn qua điện thoại giúp nhà tuyển dụng giải quyết những bài toán khó về khoảng cách địa lý, thời gian, công sức chuẩn bị mà vẫn đánh giá sơ bộ năng lực ứng viên.
- Không gặp trở ngại về khoảng cách.
- Tiết kiệm thời gian và công sức chuẩn bị, sắp xếp, tổ chức.
- Đánh giá sơ bộ về ứng viên như tính cách, phẩm chất, mục tiêu nghề nghiệp, kỳ vọng công việc,…
- Sàng lọc danh sách ứng viên để tìm ra ứng viên tiềm năng.
Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị những gì cho buổi phỏng vấn qua điện thoại
Không chỉ ứng viên mà nhà tuyển dụng cần chuẩn bị kỹ càng cho buổi phỏng vấn qua điện thoại để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Nắm chắc mô tả công việc về vị trí doanh nghiệp đang tìm kiếm
Trước khi tìm được ứng viên phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang tìm kiếm, nhà tuyển dụng cần thực sự hiểu mô tả công việc, những nhiệm vụ mà ứng viên sẽ đảm nhiệm trong tương lai và định hướng tuyển dụng của doanh nghiệp. Mục đích giúp nhà tuyển dụng trao đổi đúng trọng tâm về công việc với ứng viên trong cuộc phỏng vấn qua điện thoại sắp tới.
Tìm hiểu ứng viên
Nhà tuyển dụng cần tìm hiểu sơ yếu lý lịch, CV hoặc hồ sơ năng lực (portfolio) của ứng viên để đối chiếu thông tin và đưa ra những câu hỏi chính xác nhất. Dành thời gian tìm hiểu những thông tin của ứng viên như kỹ năng, kinh nghiệm,… để yêu cầu ứng viên giải thích rõ hơn trong lúc thực hiện phỏng vấn qua điện thoại.
Bố cục phỏng vấn rõ ràng
Thông thường nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu gợi ý ứng viên giới thiệu bản thân với những điểm mạnh, điểm yếu, kỹ năng, kinh nghiệm,… Tiếp đến là lý do ứng tuyển và sự hiểu biết của ứng viên về vị trí công việc và công ty. Sau đó, tìm hiểu về mục tiêu nghề nghiệp, động lực làm việc, tính cách, phẩm chất và kỹ năng mềm của ứng viên. Cuối cùng là dành thời gian để ứng viên được đặt câu hỏi và nhà tuyển dụng thông báo hình thức, thời gian gửi kết quả buổi phỏng vấn qua điện thoại.
Chọn lọc những câu hỏi phỏng vấn phù hợp
Khi đã xây dựng bố cục cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên chọn lọc những câu hỏi phù hợp với vị trí công việc mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Những câu hỏi được đặt ra một cách khôn ngoan sẽ giúp nhà tuyển dụng có cơ sở so sánh năng lực ứng viên một cách khách quan nhất.
Những câu hỏi về chuyên môn công việc cần được ưu tiên để nhanh chóng xác định ứng viên có đủ tiêu chuẩn công việc hay không. Đồng thời, nhà tuyển dụng nên đưa ra những câu hỏi mở để khuyến khích ứng viên trả lời thêm và giúp nhà tuyển dụng có những đánh giá về phẩm chất, tính cách của ứng viên.
Chuẩn bị những dụng cụ cần thiết
Nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị giấy bút hoặc dụng cụ ghi chú cần thiết để lưu lại thông tin của ứng viên.
Đừng quên kiểm tra tình trạng pin điện thoại đã được sạc đầy hay chưa và đường truyền rõ ràng vào ngày phỏng vấn để tránh gián đoạn không mong muốn. Nhà tuyển dụng có thể thực hiện cuộc gọi thử nghiệm để đảm bảo điện thoại hoạt động ổn định.
Chú ý thời gian phỏng vấn
Để đảm bảo sự tập trung của ứng viên, nhà tuyển dụng chỉ nên phỏng vấn qua điện thoại khoảng 20 – 30 phút. Đây là thời gian phù hợp nhất để nhà tuyển dụng đánh giá sơ bộ năng lực và sàng lọc ứng viên hiệu quả. Đồng thời, đối với những ứng viên tiềm năng, nhà tuyển dụng có thể đặt những câu hỏi chi tiết hơn vào buổi phỏng vấn trực tiếp sau đó.
Top 10 câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại để sàng lọc ứng viên hiệu quả
Câu hỏi 1: Hãy giới thiệu đôi chút về bản thân?
Đây là câu hỏi cởi mở để bắt đầu buổi phỏng vấn trước khi đi vào những câu hỏi về chuyên môn. Tuy thông tin ứng viên đã được cập nhật chi tiết trong hồ sơ xin việc nhưng nhà tuyển dụng cần chú ý thái độ, cách ứng xử và sự tự tin của ứng viên khi chia sẻ.
Câu hỏi 2: Hãy chia sẻ thêm về những điểm mạnh và điểm yếu của bạn?
Đây là cơ hội để ứng viên thể hiện sự khác biệt của mình so với ứng viên khác. Đồng thời nhà tuyển dụng sẽ đánh giá sự chân thật khi ứng viên chia sẻ điểm yếu và tinh thần cầu tiến khi ứng viên thể hiện mong muốn cải thiện bản thân trong quá trình làm việc.
Câu hỏi 3: Vì sao bạn tham gia ứng tuyển vào vị trí này?
Việc tìm hiểu lý do tham gia ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng nắm bắt và đánh giá mục tiêu tìm kiếm việc làm của ứng viên.
Câu hỏi 4: Vì sao bạn lại nghỉ làm ở công ty cũ? hoặc Hãy chia sẻ cho chúng tôi được biết về công việc gần đây nhất của bạn?
Thông qua cách trả lời, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được tính cách của ứng viên. Nếu ứng viên trả lời mang tính tiêu cực như kể lể những khó khăn về công việc cũ hoặc phàn nàn về sếp cũ, đồng nghiệp cũ,… chắc chắn không phải là lựa chọn tốt.
Câu hỏi 5: Kinh nghiệm làm việc của bạn ở vị trí này như thế nào?
Nhà tuyển dụng có thể đối chiếu với yêu cầu công việc mà doanh nghiệp đang tìm kiếm để có cơ sở đánh giá xem ứng viên có phù hợp với tính chất công việc không. Ở câu hỏi này, nhà tuyển dụng cần gợi ý ứng viên chia sẻ kết quả đạt được hoặc thành tích để xác định mức độ chân thật trong câu trả lời.
Câu hỏi 6: Những kỹ năng nào giúp bạn tự tin trong công việc?
Câu hỏi này sẽ giúp nhà tuyển dụng kiểm tra các kỹ năng mà ứng viên chia sẻ trong hồ sơ xin việc có đúng hay không. Hơn nữa, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá những kỹ năng này có phục vụ cho công việc mà doanh nghiệp đang tìm kiếm không.
Câu hỏi: Bạn mong đợi môi trường làm việc như thế nào?
Đây là câu hỏi giúp nhà tuyển dụng biết được phong cách làm việc ứng viên có phù hợp văn hóa doanh nghiệp hay không.
Câu hỏi 7: Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong 5 năm tới như thế nào?
Nhà tuyển dụng sẽ dựa vào câu hỏi này để sàng lọc những ứng viên tiềm năng với định hướng rõ ràng. Đồng thời, nhà tuyển dụng sẽ xác định được bạn có mong muốn gắn bó lâu dài để phát triển sự nghiệp trong tương lai hay không.
Câu hỏi 8: Bạn biết những gì về công ty chúng tôi?
Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng xem xét ứng viên có thực sự quan tâm đến vị trí việc làm và khao khát đồng hành cùng công ty hay không. Hơn nữa câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá mức độ chu đáo, cẩn thận và nhiệt tình của ứng viên dành cho công việc.
Câu hỏi 9: Mức lương phù hợp với năng lực của bạn là bao nhiêu?
Sau những câu hỏi giúp nhà tuyển dụng hình dung được năng lực và phẩm chất của ứng viên, hãy trao đổi để tìm hiểu mức lương mong muốn của ứng viên có đáp ứng ngân sách của công ty hay không.
Câu hỏi 10: Bạn có câu hỏi nào dành cho tôi không?
Nhà tuyển dụng có thể đánh giá mức độ nghiêm túc của ứng viên dành cho vị trí doanh nghiệp đang tìm kiếm. Những ứng viên thực sự chăm chú lắng nghe và mong muốn được biết thêm về công ty sẽ đưa ra các câu hỏi khôn ngoan.
Bí quyết giúp nhà tuyển dụng thể hiện sự chuyên nghiệp khi phỏng vấn qua điện thoại
Tránh xao nhãng bởi yếu tố ngoại cảnh
Để cuộc gọi phỏng vấn được suôn sẻ, nhà tuyển dụng hãy loại bỏ những tác nhân gây xao nhãng như âm thanh ồn ào xung quanh, các tab hoặc cửa sổ công việc không cần thiết trên máy tính và điện thoại di động,…
Giữ tâm thế bình tĩnh và chuyên nghiệp
Khi thực hiện phỏng vấn qua điện thoại, đầu tiên hãy gửi lời chào và giới thiệu bản thân với tên – vị trí làm việc – tên công ty với tông giọng lịch sự. Những câu hỏi lần lượt đặt ra đúng trọng tâm, rõ ràng và mạch lạc cùng phong thái chuyên nghiệp sẽ giúp nhà tuyển dụng hoàn toàn làm chủ tình thế. Nhà tuyển dụng cần có kỹ năng giao tiếp xuất sắc để mang lại ấn tượng tốt cho ứng viên. Nhờ đó ứng viên sẽ cảm thấy cởi mở hơn khi trả lời những câu hỏi về chuyên môn cũng như những câu hỏi mang tính cá nhân.
Chủ động lắng nghe ứng viên
Nhà tuyển dụng cần để tâm đến những câu trả lời của ứng viên và chủ động lắng nghe những câu hỏi của ứng viên để đảm bảo cuộc phỏng vấn đang diễn ra nghiêm túc và bạn thực sự quan tâm đến những gì ứng viên nói.
Tránh thực hiện quá nhiều cuộc gọi phỏng vấn trong ngày
Phỏng vấn qua điện thoại không chỉ áp lực với ứng viên mà còn là nhà tuyển dụng. Thực hiện quá nhiều cuộc phỏng vấn qua điện thoại trong ngày thực chất không mang lại hiệu quả như nhà tuyển dụng mong muốn. Điều này sẽ khiến bạn trở nên mệt mỏi hơn. Từ đó sự hứng thú và chú ý đến các chi tiết khi thảo luận với ứng viên sẽ giảm sút đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến những đánh giá của bạn và nguy cơ bỏ sót những ứng viên tiềm năng.
Nhà tuyển dụng cần làm gì sau khi buổi phỏng vấn qua điện thoại vấn kết thúc?
Sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng được thể hiện rõ nét qua việc thông báo với ứng viên về các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Điều này sẽ giúp ứng viên không phải tốn thời gian gửi email hoặc điện thoại để hỏi về kết quả tuyển dụng. Nhà tuyển dụng có thể chia sẻ với ứng viên về hình thức và thời gian thông báo kết quả như gửi email, liên hệ qua số điện thoại,….
Đặc biệt, nhà tuyển dụng có thể xây dựng và duy trì mối quan hệ với các ứng viên tiềm năng chưa phù hợp với vị trí công việc hiện tại có thể tham gia ứng tuyển cho những cơ hội sau. Hoặc nhà tuyển dụng có thể chia sẻ thông tin những vị trí khác mà doanh nghiệp đang tìm kiếm thực sự phù hợp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên hơn. Chắc chắn rằng, điều này sẽ mang đến những trải nghiệm tuyệt vời dành cho ứng viên.
Kết luận
Mỗi hình thức phỏng vấn đều có những ưu thế riêng tùy vào mục đích sử dụng của nhà tuyển dụng. Phỏng vấn qua điện thoại là một trong những bước quan trọng của quy trình tuyển dụng mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng quan tâm.
Nghề Nghiệp Việc Làm 24h mong rằng chia sẻ hữu ích về những câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại trên sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm những ứng viên tiềm năng để xây dựng đội ngũ nhân sự đắc lực giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Ngoài ra, có doanh nghiệp có thể tìm kiếm các ứng viên thông qua trang đăng tin tuyển dụng miễn phí bên dưới.
Xem thêm: 3 câu hỏi độc đáo nhận diện kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên
