Lương là một trong những yếu tố hàng đầu được người lao động đặc biệt quan tâm. Ngoài ra, đây còn là động lực duy trì hiệu suất làm việc của người lao động đối với công việc được giao. Để người lao động cũng như các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các thuật ngữ về lương, Việc Làm 24h sẽ giúp bạn làm rõ một số khái niệm như bảng lương, thang bảng lương và cách xây dựng mẫu bảng lương nhân viên chuẩn qua bài viết dưới đây.
Giới thiệu tổng quan về bảng lương nhân viên
Bảng lương nhân viên là gì?
Bảng lương nhân viên được hiểu đơn giản là một văn bản tổng hợp số tiền thực mà đơn vị sử dụng lao động chi trả cho người lao động. Văn bản này bao gồm: các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp,…, trong một khoảng thời gian cụ thể. Theo đó, khoản thu nhập của người lao động được tính toán trong bảng lương dựa vào năng suất và mức độ hoàn thành công việc.
Bảng lương bao gồm danh sách toàn bộ nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp. Bảng lương đề cập đến tổng số tiền lương doanh nghiệp phải trả cho nhân viên mỗi tháng. Ngoài ra, đây còn là hồ sơ của doanh nghiệp về lương, thưởng sau khi khấu trừ thuế để quyết toán với nhân viên. Đồng thời, nhân viên kế toán sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm tra, xem xét và trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương.
Có thể nói, bảng lương nhân viên văn phòng giữ vai trò rất quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp. Lý do vì bảng lương có liên quan đến thuế, tiền lương và ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập ròng của doanh nghiệp.
Trên thực tế, tiền luôn là vấn đề nhạy cảm, rất dễ sai sót khi quyết toán. Vì vậy, các bộ phận liên quan đến hoạt động chi trả lương cần phải cẩn trọng, kỹ càng để tránh xảy ra những vấn đề không hay, làm ảnh hưởng đến cả doanh nghiệp và người lao động.
Thang lương là gì?
Thang lương là một hệ thống các nhóm lương hay ngạch lương, bậc lương hay hệ số lương được quy định sẵn. Dựa vào thang lương, doanh nghiệp có thể chi trả tiền lương và xem xét việc nâng lương định kỳ cho người lao động. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được tính công bằng, minh bạch.
Trên thực tế, thang bảng lương đóng vai trò như một yếu tố tương quan tỉ lệ tiền lương giữa người lao động trong một đơn vị, ngành hoặc nhóm ngành kinh tế kỹ thuật. Để xây dựng thang bảng lương, nhân viên đảm nhiệm sẽ dựa trên công việc thực tế, kinh nghiệm làm việc và trình độ của người lao động.
Cách xây dựng bảng lương nhân viên, thang lương và định mức lao động
Theo Bộ Luật Lao động 2019, bảng lương, thang lương và định mức lao động cần được công bố công khai tại nơi làm việc. Việc xây dựng bảng lương, thang lương và định mức lao động được thực hiện cụ thể như sau:
- Đơn vị sử dụng lao động xây dựng bảng lương, thang lương và định mức lao động làm tiền đề để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo chức danh hoặc công việc ghi trong hợp đồng lao động cũng như trả lương cho nhân viên.
- Mức lao động là mức trung bình nhằm đảm bảo số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời gian làm việc bình thường, cần được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
- Đơn vị sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở) khi xây dựng bảng lương, thang lương và định mức lao động.
Xem thêm: Tìm hiểu các hình thức trả lương phổ biến hiện nay của doanh nghiệp
Xây dựng bảng lương nhân viên có ý nghĩa gì?
Bảng lương nhân viên là căn cứ mang tính pháp lý mà doanh nghiệp dùng để quản lý chi phí tiền lương, tiền công cho nhân viên của mình. Thông qua đó, nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý một cách hệ thống và chính xác hơn về tiền lương của mỗi nhân viên.
Ngoài ra, bảng lương còn là căn cứ để doanh nghiệp thiết lập quy chế đãi ngộ, khen thưởng cho nhân viên của mình. Bảng lương nhân viên là tài liệu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp khi tiến hành thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội.
Đồng thời, bảng lương nhân viên còn mang lại một số lợi ích cụ thể như sau:
- Giúp doanh nghiệp đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc chi trả tiền lương.
- Giúp doanh nghiệp kế hoạch hoá quỹ lương dễ dàng hơn.
- Giúp người lao động nhận định chính xác nguồn thu nhập thực tế của mình.
- Tạo ra động lực để người lao động cố gắng chinh phục những vị trí có mức lương cao hơn trên thang lương.
Mẫu bảng lương là gì?
Mẫu bảng lương là bảng tính lương nằm trong sự quản lý của bộ phận nhân sự nhằm theo dõi các thông tin sau: chấm công, tính lương, kiểm soát lương, thưởng, chế độ bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các khoản phụ cấp của từng cán bộ công nhân viên trong công ty.
Sở hữu một mẫu bảng lương khoa học, chỉn chu, minh bạch, đầy đủ thông tin và chính xác là điều kiện cốt lõi mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn.
Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên nhân sự cần phối hợp với bộ phận kế toán để đưa ra mẫu bảng lương vừa chính xác, đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, cách trình bày. Hiện nay đa số doanh nghiệp đang sử dụng công cụ miễn phí từ Microsoft Excel để theo dõi, làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên.
Xem thêm: Phải làm gì khi bị trả lương không xứng đáng với năng lực bản thân?
Thành phần cơ bản trong bảng tính lương nhân viên
Một bảng tính lương cơ bản sẽ có những trường thông tin cố định như: họ và tên, mã nhân viên, chức vụ, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp và thưởng, số ngày công thực tế, các khoản trừ bảo hiểm, lương thực nhận,…
Thông tin cơ bản trên bảng lương nhân viên
- Nhóm cột thông tin nhân viên: Họ và tên, chức vụ, mã nhân viên…
- Cột lương chính: Đây là cách gọi khác của lương cơ bản. Mức lương này thường được ghi trong hợp đồng lao động thỏa thuận giữa 2 bên và chưa bao gồm các khoản phụ cấp và thưởng khác.
Thông thường, mức lương cơ bản sẽ cao hơn hoặc bằng mức lương cơ bản tối thiểu vùng,. Theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động kể từ ngày 01/07/2022 mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh tăng như sau:
- Vùng I: 4.680.000 đồng/tháng (tăng 260.000 đồng/tháng)
- Vùng II: 4.160.000 đồng/tháng (tăng 240.000 đồng/tháng)
- Vùng III: 3.640.000 đồng/tháng (tăng 210.000 đồng/tháng)
- Vùng IV: 3.250.000 đồng/tháng (tăng 180.000 đồng/tháng)
Đồng thời, quy định bổ sung mức lương tối thiểu giờ làm việc theo vùng như sau:
- Vùng I: 22.500 đồng/giờ
- Vùng II: 20.000 đồng/giờ
- Vùng III: 17.500 đồng/giờ
- Vùng IV: 15.600 đồng/giờ
Phụ cấp
- Lương tăng ca được áp dụng trong trường hợp nhân viên có phát sinh lịch sự tăng ca, trực tăng cường ngày Lễ, Tết sẽ được tính.
- Các khoản phụ cấp khác như KPI, ăn trưa, đồng phục, điện thoại, công tác phí… là khoản phụ cấp lương thêm, được quy định theo nội quy nội bộ của từng doanh nghiệp.
Lưu ý: Phụ cấp được chia làm 2 loại là phụ cấp chịu BHXH và phụ cấp không chịu BHXH. Phụ cấp đóng bảo hiểm là những khoản liên quan tới chức vụ, trách nhiệm, độc hại, thâm niên. Những khoản phụ cấp về xăng xe, điện thoại, ăn trưa thì không cần đóng bảo hiểm.
Xem thêm: Phụ cấp lương là gì? Quy định các khoản phụ cấp theo lương người lao động cần biết
Thu nhập danh nghĩa
Đây là khái niệm chỉ thu nhập trên danh nghĩa nếu nhân sự đi làm đủ công và hưởng đủ các phúc lợi.
Số ngày công thực tế
Ngày công là chỉ số xác định số thời gian đi làm thực tế của nhân viên trong tháng.
Tổng thu nhập
Tổng thu nhập là mức lương thực tế chưa kèm phát sinh mà nhân viên được nhận. Có 2 cách để tính tổng thu nhập như sau:
- Cách 1: Tính theo số ngày công của từng tháng:
Tổng thu nhập = (Tổng lương/Số ngày công trong tháng) X Số ngày công thực tế
- Cách 2: Tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:
- Trường hợp doanh nghiệp quy định số ngày công là 24:
Tổng thu nhập = (Tổng lương/24) X Số ngày công thực tế
- Trường hợp doanh nghiệp quy định số ngày công là 26:
Tổng thu nhập = (Tổng lương/26) X Số ngày công thực tế
Thông thường, đa phần các doanh nghiệp hiện nay áp dụng cách tính thứ nhất. Cách thứ 2 đôi khi không chính xác bởi vì có những tháng ít hoặc nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra thiếu hoặc dư cho nhân viên.
Lương để đóng BHXH-BHYT
Phần này sẽ là tổng Lương cơ bản và Phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm.
Trích trừ lương NLĐ và Doanh nghiệp
Yếu tố này được chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của nhân viên. Tỷ lệ trích sẽ theo quy định từ BHXH, doanh nghiệp chủ động cập nhật thông tin khi có thay đổi. Phần kê chi tiết tỷ lệ trích trừ sẽ giúp việc quản lý của doanh nghiệp khi đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn và nhân viên nhận bảng lương sẽ dễ dàng nắm thông tin.
Giảm trừ gia cảnh
Thành phần này gồm những cột:
- Giảm trừ bản thân.
- Số người phụ thuộc.
- Tổng tiền giảm trừ người phụ thuộc (chỉ kê khai khi nhân viên có đăng ký giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc)
Thuế TNCN (Thu nhập cá nhân)
Thuế TNCN bao gồm:
- Thu nhập chịu thuế.
- Thu nhập tính TNCN.
- Thuế TNCN phải nộp.
Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty và có mức lương vượt mức cơ bản cần phải đóng thuế TNCN theo quy định hiện hành.
Xem thêm: Cách tra cứu giá trị thẻ BHYT đơn giản và nhanh chóng mà người lao động cần biết
Mức lương nhân viên thực lĩnh
Đây là phần lương chính thức sẽ được trao tới tay người lao động thông qua chuyển khoản đến tài khoản ngân hàng hoặc bằng tiền mặt. Số lương thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng (nếu có).
Tùy vào quy định và khả năng tài chính mà mỗi công ty sẽ có một vài khoản chi phí bổ sung khác như: quỹ công đoàn, từ thiện, phúc lợi…
Download mẫu bảng lương đầy đủ và mới nhất tại đây.
Hiện Việc Làm 24h đã có công cụ tính lương gross sang net rất tiện lợi. Người lao động, các ứng viên xin việc có thể truy cập vào trang để quy đổi lương cực tiện lợi.
Một số nguyên tắc tính lương đối với doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp thường sẽ có những quy định về hình thức tính lương cho nhân viên khác nhau. Tuy nhiên, bảng tính lương nhân viên cần phải dựa trên các nguyên tắc cụ thể của Bộ Luật Lao động.
Quy định về khoản lương
Trong quá trình tính lương cho người lao động, nhân viên đảm nhận cần tuân thủ đầy đủ những các điều khoản theo quy định, cụ thể như sau:
- Tính lương sẽ căn cứ vào ngày công làm việc của nhân viên trong vòng 1 tháng.
- Lương cứngchính chính là mức lương nhân viên làm việc hành chính trong điều kiện bình thường (Theo Nghị định số 153/2016 NĐ-CP).
- Trợ cấp và phụ cấp là khoản tiền được chi trả sau khi ký kết hợp đồng lao động tối thiểu 3 tháng.
- Lương khoán được áp dụng cho người lao động làm việc thời vụ.
- Lương thời gian được áp dụng cho toàn bộ nhân sự của doanh nghiệp.
- Lương thử việc áp dụng cho nhân viên thử việc, chiếm 85% so với mức lương chính.
- Lương BHXH sẽ căn cứ theo quy định tại Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBXH.
Quy định tính và trả lương
Khi tính và trả lương cho nhân viên, doanh nghiệp cần áp dụng các quy tắc dưới đây:
- Đảm bảo chuẩn xác về số liệu cũng như thời gian trả lương cho người lao động.
- Cần tính lương dựa trên thời gian làm việc được ghi ở bảng chấm công.
- Tiền lương được tính theo công thức:
Lương cứng + phụ cấp / 26 x số ngày chấm công thực tế.
- Thời hạn trả lương sẽ phụ thuộc vào quy định của mỗi doanh nghiệp.
- Tiền lương làm theo giờ sẽ được quy định theo Bộ Luật Lao động.
Doanh nghiệp cũng cần công khai bảng lương nhân viên để người lao động nắm rõ. Nhìn chung, các đơn vị sử dụng lao động bắt buộc xây dựng thang bảng lương dựa trên 2 cơ sở pháp lý, đó là: Nghị định số 05/2015?NĐ-Cp và Bộ Luật lao động 10/20/QH13.
Những lưu ý khi lập bảng lương nhân viên:
Để lập một bảng lương chính xác và hoàn chỉnh, ngoài việc dựa vào bảng chấm công, nhân viên kế toán cần xem xét các vấn đề sau:
- Hợp đồng lao động
- Mức lương tối thiểu vùng cập nhật mới nhất
- Thu nhập chịu thuế và không chịu thuế TNCN
- Tính thuế TNCN phải nộp (nếu có)
- Các khoản phí phải đóng và không phải đóng BHXH
- Tỷ lệ trích BHXH, BHYT vào chi phí doanh nghiệp và lương của người lao động.
Xem thêm: Người lao động cần biết chính sách BHXH, tiền lương có hiệu lực từ tháng 10/2022
Để lên được một bảng lương nhân viên văn phòng chuẩn và đầy đủ thông tin, bộ phận kế toán – kiểm toán và nhân sự cần theo dõi một vài file cơ bản sau:
- File chấm công, lịch trực cụ thể (tăng ca nếu có)
- File danh sách nhân sự và mức lương thỏa thuận giữa doanh nghiệp với người lao động
- File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp
- File tính các loại tiền phạt, giảm trừ lương
- File theo dõi ngày phép, các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ theo chế độ,…
- File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc khi tham gia BHXH,BHYT
- File theo dõi biến động lương (tăng, giảm nếu có)
- File theo dõi các trường hợp nhân viên đã tạm ứng lương, nợ lương
- File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc.
Kết luận
Qua bài viết trên, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng bạn có thể hiểu rõ hơn về cách xây dựng mẫu bảng lương nhân viên. Nhìn chung, tìm hiểu về thang lương, bảng lương nhân viên là cách giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động cũng như nguồn tài chính của mình. Mong rằng những thông tin từ bài viết có thể mang lại giá trị trong hành trình xây dựng doanh nghiệp của bạn. Chúc bạn gặt hái được nhiều thành công!
Xem thêm: Vì sao áp lực kích thích chúng ta vượt ra khỏi giới hạn bản thân?
