Các tuyệt chiêu dùng hàm trong Excel cực đơn giản dân văn phòng cần biết

Microsoft Excel là công cụ cần thiết khi làm việc với dữ liệu và được sử dụng rộng rãi ở mọi ngành nghề. Một số ứng dụng của Excel có thể kể đến như: tạo báo cáo, thống kê, tính lương… Và để thực hiện những công việc này phải cần đến các hàm trong Excel. Ở bài viết này, Việc Làm 24h sẽ giới thiệu với bạn đọc các hàm trong Excel nhanh và đơn giản mà dân văn phòng nào cũng cần dùng.

Các hàm trong Excel và công thức Excel là gì?

Công thức Excel là gì?

Trong Microsoft Excel, công thức là một biểu thức hoạt động trên các giá trị trong phạm vi ô. Công thức Excel cho phép người dùng thực hiện các phép tính như cộng, trừ, nhân và chia. Ngoài ra còn có thể tìm giá trị trung bình và tính toán tỷ lệ phần trăm, thao tác các giá trị ngày và giờ…

Có một thuật ngữ khác rất quen thuộc với người dùng đó là hàm Excel. Hàm và công thức có thể được dùng thay thế cho nhau. Chúng liên quan chặt chẽ, nhưng khác nhau.

Hàm Excel là gì?

Sự khác nhau giữa hàm và công thức Excel

Một công thức bắt đầu bằng dấu “=”. Trong khi đó, các hàm trong Excel được sử dụng để thực hiện các phép tính phức tạp mà không thể tính toán thủ công. Các hàm trong Excel được đặt tên theo mục đích sử dụng của chúng.

Ví dụ:
Công thức Excel: phép tính nhân với cách thủ công là dùng ký hiệu “*”

Hàm PRODUCT trong Excel:

Các hàm trong Excel và công thức Excel giúp bạn làm trong các lĩnh vực như: kế toán, nhân viên ngân hàng,… thực hiện các tác vụ hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Các bạn có thể sử dụng hàm có sẵn trong Excel hoặc kết hợp cả hàm và công thức liên quan khi cần thiết.

Các hàm trong Excel đơn giản mà dân văn phòng thường gặp

Hàm IF trong Excel

Đây là một trong những hàm phổ biến và được sử dụng nhiều nhất. Hàm IF được dùng khi cần kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người làm đặt ra không. Kết quả trả về là điều kiện đó đúng (True) hoặc sai (False).

Cấu trúc của hàm IF

=IF(Logical_test; Value_if_true; Value_if_false)

Trong đó:

• Logical_test: điều kiện
• Value_if_true: giá trị trả về nếu dữ liệu thỏa điều kiện
• Value_if_false: giá trị trả về nếu dữ liệu không thỏa điều kiện

Lưu ý khi dùng hàm IF

Logical_test: đây là tham số bắt buộc phải có trong hàm IF.
Value_if_true và Value_if_false: không bắt buộc phải có. Khi bỏ trống 2 tham số này, nếu thỏa điều kiện thì giá trị trở về sẽ là 0 và không thỏa sẽ trả về là FALSE.

Ví dụ về hàm IF
Tìm nhân viên có tiền thưởng là 5.000.000 nếu có doanh thu lớn hơn hoặc bằng 10.000.000

Hàm VLOOKUP trong Excel

Đây là hàm dò tìm và trả về dữ liệu tương ứng. Dữ liệu dò tìm nằm trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc. Còn dữ liệu trả về tương ứng theo hàng ngang.

Ngoài ra, nếu bạn muốn dò tìm dữ liệu theo hàng ngang và dữ liệu trả về tương ứng theo hàng dọc thì có hàm Hlookup.

Cấu trúc của hàm VLOOKUP

=VLOOKUP(Lookup_value; Table_array; Col_index_num; Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: giá trị cần dò tìm
• Table_array: bảng dữ liệu để dò tìm
• Col_index_num: số thứ tự của cột dữ liệu trong bảng (số thứ tự tính từ trái sang phải)
• Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tương đối với bảng dữ liệu dò tìm. Có 2 giá trị là:
• 1 (True): dò tìm tương đối
• 0 (False): dò tìm chính xác
• Nếu bỏ qua tham số này thì mặc định sẽ là 1.

Ví dụ về hàm VLOOKUP
Dò tìm quê quán theo mã SV của sinh viên bằng hàm VLOOKUP

Tính tổng trong Excel

Cách tính tổng một cột trong Excel nhanh nhất

Trong file Excel, chọn cột muốn tính tổng. Kết quả tính tổng hiển thị ở bên phải màn hình.

Cách 1: Tính tổng với AutoSum

Mở file Excel, chọn AutoSum và hàm SUM sẽ tự động nhập vào. Sau đó bấm ENTER kết quả sẽ hiển thị trong ô.

Cách 2: Tính tổng bằng cách nhập hàm SUM

Cấu trúc hàm SUM: =SUM(number1; number2;…)
Trong đó: number1, number2,… là các giá trị số hạng.

Hàm SUMIF trong Excel

Trong các hàm Excel, SUMIF là hàm tính tổng trong một phạm vi thỏa điều kiện cho trước.

Cấu trúc của hàm SUMIF

=SUMIF(Range; Criteria; Sum_range)

Trong đó:

Range: đây là vùng được chọn chứa các ô điều kiện trong hàm SUMIF.
Criteria: là điều kiện để thực hiện hàm SUMIF. Điều kiện này có thể là số, biểu thức hay chuỗi văn bản
Sum range: là vùng dữ liệu cần tính tổng.

Lưu ý:

Hàm SUMIF sử dụng khi chỉ có 1 điều kiện. Nếu yêu cầu nhiều điều kiện, hãy sử dụng hàm SUMIFS.

Ví dụ về hàm SUMIF
Tính tổng thành tiền của các công việc với điều kiện là khối lượng lớn hơn 20.

Hàm ROUND trong Excel

Hàm ROUND được dùng để làm tròn số thập phân, kết quả trung bình của dữ liệu

Cấu trúc của hàm ROUND:

=ROUND(Number; Num_digits)

Trong đó:

Number: số cần làm tròn

Num_digits: số chữ số muốn làm tròn

Lưu ý:

Num_digits có 3 giá trị:

• Num_digits dương: kết quả sẽ được làm tròn tới số vị trí thập phân được chọn
• Num_digits bằng 0: kết quả sẽ được làm tròn tới số nguyên gần nhất
• Num_digits âm: kết quả sẽ được làm tròn sang bên trái dấu ,/;

Ví dụ về hàm ROUND

Hàm nhân trong Excel

Trong các hàm Excel, PRODUCT là hàm nhân tất cả các số đã chọn và trả về kết quả.

Cấu trúc của hàm PRODUCT:

=PRODUCT(Number1, Number2,…)

Trong đó: Number1, number2…: là các số sẽ được nhân với nhau

Lưu ý:

• Hàm PRODUCT được sử dụng tối đa 255 số.
• Kết quả trả là lỗi #DIV/0! nếu giá trị các Number là mảng, giá trị logic…
• Khi các ô được sử dụng là ô trống thì sẽ mặc định là 0

Ví dụ về hàm PRODUCT
Tính Thành Tiền bằng cách dùng hàm PRODUCT với công thức =PRODUCT(C4:D4).
Sau đó chỉ cần kéo xuống các hàng phía dưới.

Hàm đếm trong Excel

Trong Excel, có 4 hàm đếm sau:

1. Hàm đếm các ô có chứa dữ liệu số: COUNT

COUNT là một trong các hàm Excel phổ biến, được dùng trong trường hợp đếm ô ở vùng hay bảng dữ liệu

Cấu trúc của hàm COUNT:

=COUNT(Value1; Value2;…)

Trong đó: Value1, value2…: là tham số được chọn để đếm ô giá trị.

Lưu ý:

Hàm COUNT có thể đếm 255 đối số.
Hàm này bỏ qua dữ liệu là văn bản và ô trống, chỉ đếm các ô là số, ngày tháng hay dạng văn bản của số.

2. Hàm đếm có điều kiện: COUNTIF

COUNTIF được sử dụng để đếm các ô thỏa mãn điều kiện chỉ định trong vùng dữ liệu.

Cấu trúc của hàm COUNTIF:

=COUNTIF(Range; Criteria)

Trong đó:

• Range: là vùng dữ liệu cần đếm
• Criteria: là điều kiện cần thỏa mãn

Lưu ý:

• Hàm COUNTIF chỉ dùng khi có 1 điều kiện. Nếu có nhiều điều kiện, hãy dùng COUNTIFS.
• Có thể dùng ký tự ? hoặc * để trong hàm COUNTIF
• Hàm COUNTIF không phân biệt chữ in hoa và chữ thường có trong dữ liệu văn bản.

3. Hàm đếm ô có chứa dữ liệu: COUNTA

Hàm COUNTA dùng để đếm các ô chứa giá trị chuỗi và số trong một vùng dữ liệu.

Cấu trúc hàm COUNTA:

=COUNTA(Value1; Value2;…)

Trong đó: Value1, value2,…: là vùng cần đếm dữ liệu.

Lưu ý:

Số ô tối đa hàm COUNTA có thể đếm là 255 (đối với Excel từ 2007 về sau).

4. Hàm đếm ô trống: COUNTBLANK

Đây là hàm được dùng để đếm các ô không có dữ liệu trong vùng hay bảng được chọn.

Cấu trúc của hàm COUNTBLANK:

=COUNTBLANK(Range)

Trong đó: Range là vùng cần đếm.

Hàm trừ trong Excel

1. Sử dụng phép tính trừ trong Excel

Tại ô cần tính kết quả, nhập: “=” “số bị trừ” “-” “số trừ”
Trong đó “số bị trừ” và “số trừ” là số nhập vào hoặc ô tham chiếu.

2. Sử dụng hàm SUM để thực hiện phép trừ

Để dùng hàm SUM cho phép trừ, cần phải thêm dấu trừ trước các ô tham chiếu. Mục đích là để biến các giá trị này thành số âm.

Excel thực sự là một công cụ hữu ích để phân tích, báo cáo dữ liệu. Có thể nói khi sở hữu khả năng sử dụng các hàm trong Excel thành thạo sẽ giúp làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn. Do đó để thành thạo hàm và công thức Excel thì cần sự cập nhật và thực hành thường xuyên.
Với bài viết về các hàm trong Excel thông dụng và đơn giản này, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng đã mang đến những thông tin bổ ích cho bạn đọc.

Hiện tại, rất nhiều cơ hội việc làm tại Việc Làm 24h để bạn phát huy khả năng Excel, hãy truy cập ngay nhé!