Lập báo cáo công việc chuyên nghiệp là nhiệm vụ mà hầu như dân văn phòng nào cũng phải thực hiện. Tuy nhiên, mẫu báo cáo công việc ở mỗi nơi lại khác nhau, gây ra không ít khó khăn cho người thực hiện. Vậy phải soạn mẫu báo cáo công việc như thế nào để giúp mọi người trong team và công ty của bạn nắm bắt được những thông tin quan trọng? Hãy thử tham khảo các mẫu báo mẫu báo cáo công việc hiệu quả cho dân hành chính – văn phòng và những điều cần lưu ý khi soạn thảo báo cáo ngay bên dưới.
Mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp là gì
Các mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp được lập ra để nhân viên, các phòng ban trong công ty báo cáo công việc định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm. Để nội dung nhất quán và truyền tải được những thông tin quan trọng, rất nhiều công ty soạn sẵn các mẫu báo cáo để sử dụng trong công việc.
Nhân viên văn phòng chỉ cần dựa trên biểu mẫu đó mà thực hiện, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc thực hiện báo cáo, vừa dễ dàng so sánh với các báo cáo trước đó.
Thông thường, nội dung của một bản báo cáo công việc chuyên nghiệp sẽ trình bày tất cả các thông tin liên quan. Bao gồm:
- Thông tin chi tiết tình trạng công việc.
- Kết quả công việc và sản phẩm.
- Nội dung đánh giá của người thực hiện và cấp trên.
- Đưa ra phương hướng giải quyết những khó khăn, tồn tại trong quá trình triển khai nhiệm vụ.
Tại sao phải lập các mẫu báo cáo công việc
Lập báo cáo công việc là nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với mỗi nhân viên khi đi làm. Xây dựng được một mẫu báo cáo công việc sẽ giúp từng cá nhân, phòng ban, tổ chức biết được tổng quan tình hình hoạt động tại công ty. Mọi người có thể hiểu được công ty đang thực hiện những dự án nào, tiến độ ra sao, ai đang làm gì và đạt được những hiệu quả cụ thế nào.
Tóm lại, một báo cáo công việc được soạn thảo chuyên nghiệp sẽ:
- Thể hiện năng lực làm việc của từng nhân viên trong công ty.
- Đánh giá khách quan trách nhiệm và tinh thần làm việc.
- Rút ra nhiều kinh nghiệm trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
- Bộc lộ thiếu sót, vướng mắc – nếu có – khi triển khai công việc.
Đồng thời, một bảng báo cáo công việc chuyên nghiệp sẽ giúp đội ngũ lãnh đạo trong công ty dễ dàng quản lý đội ngũ nhân viên, chủ động điều chỉnh khi cần. Ngoài ra, báo cáo công việc còn giúp các đội nhóm cộng tác hiệu quả, phân bổ công việc hợp lý, phù hợp với năng lực và yêu cầu của nhân viên.
Trong công việc thường có những loại báo cáo nào
Tuỳ vào từng doanh nghiệp, các mẫu báo cáo công việc có nhiều khác biệt. Tuy nhiên có thể chia thành các loại chính như sau:
1. Báo cáo chung
Báo cáo chung hay báo cáo tổng hợp là bảng báo cáo bao gồm nhiều vấn đề, nhiều mặt cùng được thực hiện trong công ty. Báo cáo này cho phép đánh giá toàn diện về năng lực, hiệu quả hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
2. Báo cáo chuyên đề
Đây là một dạng báo cáo chuyên sâu, đi vào một nhiệm vụ cụ thể, một vấn đề quan trọng. Các vấn đề, các nhiệm vụ khác không được đề cập. Nếu có thì các vấn đề khác chỉ được thể hiện như các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần được báo cáo.
Báo cáo chuyên đề chỉ đi sâu đánh giá một mảnh cụ thể, ví dụ như bán hàng, CEM, hoặc marketing. Mục đích của loại báo cáo này đề là tổng hợp, phân tích, nhận xét và đề xuất giải pháp cho vấn đề cụ thể được nêu.
Ngoài ra, tùy thuộc vào thời điểm thực hiện, chúng ta có thể chia các loại báo cáo trong công việc thành báo thường kỳ và báo cáo đột xuất.
3. Báo cáo thường kỳ
Báo cáo thường kỳ hay còn gọi là báo cáo theo định kỳ, ví dụ như báo cáo hàng tuần, hàng quý, hàng năm. Báo cáo thường kỳ dùng để phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động trong thời hạn xác định trước, là cơ sở quan trọng để mọi người trong công ty có thể nắm bắt được tình hình hoạt động hiện tại và so sánh với thời điểm trước đó. Từ đó, chúng ta có thể biết được doanh nghiệp có đi đúng hướng hay không.
4. Báo cáo đột xuất
Báo cáo đột xuất được thực hiện khi có vấn đề gì đó bất thường xảy ra. Hoặc đơn giản là nhà quản lý muốn kiểm tra đột xuất hoạt động của công ty hoặc một phòng ban cụ thể.
Mục đích của loại báo cáo này được dùng để thông tin nhanh những vấn đề đang diễn ra trong công việc. Nhờ đó, người quản lý có thể nhanh chóng đưa quyết định chính xác, phù hợp với các tình huống bất thường trong quản lý.
Cần lưu ý gì khi thực hiện báo cáo công việc
Có rất nhiều mẫu báo cáo công việc khác nhau, từ những mẫu ngắn gọn một trang đến những báo cáo phân tích chi tiết dài hàng vài trang hoặc vài chục trang. Vì vậy, không có quy định mẫu báo cáo nào là chuẩn do mỗi công việc lại yêu cầu một kiểu cấu trúc riêng.
Điều quan trọng nhất là tại sao quản lý của bạn lại cần bản báo cáo này và tập trung cung cấp thông tin chính xác, đúng trọng tâm.
Cách viết báo cáo công việc chuyên nghiệp không hề đơn giản và bạn cần phải lưu ý những điều sau đây khi soạn thảo:
1. Ai là người nhận báo cáo
Bạn cần phải biết rõ ai là người sẽ nhận bảng báo cáo này để lựa chọn những thông tin chính xác nhất. Bạn hãy hỏi trực tiếp người nhận xem họ cần những thông tin nào. Họ là người nhận cuối cùng hay sẽ nộp lên cấp cao hơn?
Hãy nhớ rằng báo cáo của bạn có thể không chỉ được gửi lên cho sếp trực tiếp, có thể sẽ được chuyển tới nhiều phòng ban khác nhau hoặc công bố ra bên ngoài. Do đó, bạn cần phải biết người xem cuối cùng là những ai để có thể chọn được thông tin phù hợp nhất.
2. Cần thu thập loại thông tin gì
Thông tin là phần quan trọng nhất của báo cáo. Bạn cần phải xác định trước phải đưa những thông tin gì, số liệu tuyệt đối hay đã qua xử lý. Có nên sử dụng những từ ngữ chuyên ngành hay không?
Nếu báo cáo của bạn dùng để so sánh tình hình hoạt động theo giai đoạn, bạn nên sử dụng thông tin đã được xử lý – nghĩa là chuyển số liệu thành dạng phần trăm để so sánh hoặc sử dụng biểu đồ minh hoạ.
Nếu mục đích báo cáo của bạn là cung cấp thông tin ra bên ngoài công ty, nên hạn chế sử dụng các từ viết tắt để người đọc hiểu rõ hơn những thông tin này.
Hãy dành thời gian thu thập các thống kê, dữ liệu tài chính, bảng biểu,… mà bạn cho là cần thiết. Đây sẽ là phần trung tâm của báo cáo. Sau đó, bạn chỉ cần thêm một vài từ ngữ để diễn giải chúng chi tiết hơn. Tuy nhiên, bạn cần phải sắp xếp các thông tin hợp lý, logic để bất cứ ai đọc báo cáo cũng có thể hiểu được.
3. Trình bày báo cáo chuyên nghiệp
Dù bạn sử dụng mẫu báo cáo công việc nào đi chăng nữa, cũng nên đảm bảo có đủ các phần chính như sau:
- Tiêu đề báo cáo.
- Tóm tắt nội dung báo cáo.
- Phần giới thiệu, lý do viết báo cáo, nền tảng và cách thu thập thông tin.
- Phần nội dung chính liệt kê những thông tin đã thu thập được. Phần này nên được chia thành các mục nhỏ hơn cho dễ hiểu.
- Đưa ra kết luận hoặc đề xuất.
Bạn cần lên bố cục chung cho một bản báo cáo công việc chuyên nghiệp, sau đó bổ sung những thông tin cần thiết. Bạn cũng có thể hoàn thành phần nội dung chính trước rồi sau đó mới viết đến phần giới thiệu và kết luận.
Bên cạnh việc tự biên soạn, bạn có thể sử dụng những phần mềm tạo báo cáo trực quan chuyên nghiệp như Google Data Studio, Tableau, Power BI,… Lưu lại những mẫu báo cáo này để lần sau bạn chỉ cần thay đổi bảng dữ liệu để tạo một báo cáo khác nhanh chóng và hiệu quả.
4. Kiểm tra kỹ báo cáo trước khi gửi
Nếu công ty của bạn yêu cầu phải trình bày báo cáo theo một mẫu nhất định, hãy chỉnh sửa lại thông tin theo yêu cầu đó. Nếu không, đảm bảo bạn đã sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc và đúng các thuật ngữ trong ngành. Bạn cũng nên chia báo cáo thành các phần nhỏ để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt ý chính.
Nếu có thời gian, bạn hãy nhờ một người đồng nghiệp hiệu đính bản báo cáo này trước khi gửi lên cho cấp trên. Tham vấn họ xem ngôn ngữ sử dụng như vậy đã rõ ràng hay chưa? Các ý chính và đề xuất của báo cáo có khả thi không? Cuối cùng là kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Bạn sẽ trở nên thiếu chuyên nghiệp nếu như mắc phải những lỗi sai cơ bản này trong báo cáo công việc.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp, chỉn chu cho mọi tình huống
Những lỗi dân văn phòng cần tránh khi viết báo cáo công việc
1. Lỗi chính tả
Sai chính tả là một trong những lỗi cơ bản nhưng khá nhiều người mắc phải khi viết báo cáo công việc nói riêng và tất cả các loại văn bản, giấy tờ khác nói chung. Viết sai lỗi chính tả sẽ khiến cấp trên đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả trong công việc.
2. Lỗi định dạng
Nếu sử dụng nhiều các bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ trong báo cáo công việc thì bạn cần phải chú ý tới định dạng.
Bạn nên sử dụng thống nhất một kiểu chữ, làm nổi bật các đầu mục và cách dòng phù hợp. Các yếu tố như đánh số mục lục, viết hoa các chữ cái đầu dòng,… cũng cần phải được chú ý.
3. Quá nhiều hoặc ít thông tin
Báo cáo công việc không nên quá dài hoặc quá ngắn, đặc biệt là khi viết báo cáo công việc hàng ngày. Bạn không nhất định phải liệt kê lại các vấn đề đã lặp đi lặp lại từ những ngày trước mà nên tập trung vào các vấn đề quan trọng, mới phát sinh và cần được giải quyết ngay.
4. Nội dung báo cáo thiếu chính xác
Nội dung báo cáo thiếu chính xác, mô tả những công việc không có thực sẽ khiến mọi người nghi ngờ năng lực làm việc và cả đạo đức nghề nghiệp của bạn.
Đừng nộp báo cáo khi bạn còn thậm chí không hiểu mình viết gì. Thay vào đó, hãy hỏi những đồng nghiệp có kinh nghiệm và quản lý trực tiếp của bạn. Mọi người sẽ đánh giá cao tính ham học hỏi của bạn
Đừng cố gắng lấp đầy báo cáo bằng hàng đống dữ liệu, bảng biểu,.. không quan trọng chỉ để cho bản báo cáo đủ dài. Đây là lỗi sai cực kỳ nghiêm trọng mà bạn cần tuyệt đối tránh trong quá trình làm báo cáo.
Kết luận
Tóm lại, không có mẫu báo cáo công việc nào chuẩn chỉnh và áp dụng được trong mọi tình huống, mọi công ty. Bạn nên hiểu bản chất của việc lập báo cáo, dựa vào loại báo cáo và yêu cầu mà người nhận báo cáo đưa ra để thực hiện chính xác.
Nếu báo cáo của bạn phục vụ cho việc thuyết trình hoặc công bố ra bên ngoài, đừng quên áp dụng các mẫu báo cáo trực quan. Những công cụ tạo lập báo cáo chuyên nghiệp như Google Data Studio, Tableau, Power BI,… đều có phiên bản miễn phí. Bạn chỉ cần dành chút thời gian nghiên cứu, làm quen để sử dụng hiệu quả.
Theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để thường xuyên “bỏ túi” những bí kíp hữu ích nơi công sở để nâng hiệu suất làm việc cao hơn, bạn nhé!
