Gợi ý cách viết tờ trình xin kinh phí và các mẫu tờ trình xin cấp kinh phí thường gặp 

Tờ trình xin kinh phí là một văn bản hành chính quan trọng. Do đó, tờ trình cần được soạn thảo theo mẫu chuẩn, đảm bảo các quy định về văn bản hành chính theo pháp luật. Ngoài ra, nội dung xin hỗ trợ kinh phí phải rõ ràng, mạch lạc. Biết cách viết sẽ giúp bạn nhanh chóng soạn thảo các mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị, sửa chữa chuẩn mực, có thể sử dụng lâu dài. Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tham khảo qua bài viết bên dưới nhé!

Tờ trình xin kinh phí là gì?

tờ trình xin kinh phí
Lập tờ trình xin kinh phí khi cần mua sắm vật dụng cho văn phòng.

Tờ trình được dùng để trình bày, đề xuất với các cấp cao hơn khi cần phê chuẩn một sự việc hoặc chủ trương, chính sách nào đó. Tùy theo mục đích sử dụng, mỗi loại tờ trình có tên gọi cụ thể khác nhau.

Khi cần kinh phí để mua sắm, bạn có thể lập tờ trình xin hỗ trợ kinh phí, tờ trình xin mua sắm thiết bị, xin cấp kinh phí hoặc xin kinh phí sửa chữa,… Trong đó, mẫu tờ trình mua sắm trang thiết bị là mẫu giấy tờ được sử dụng tương đối phổ biến.

Tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị được lập ra để trình về việc xin hỗ trợ kinh phí mua sắm trang thiết bị cho cơ quan, tổ chức. Mẫu tờ trình xin cấp kinh phí cần nêu rõ cơ quan được gửi. Bố cục phải đảm bảo ít nhất ba nội dung cụ thể như sau:

tờ trình xin kinh phí
Kinh phí đề nghị trong tờ trình cần phù hợp ngân sách.
  • Lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
  • Các vấn đề cần đề xuất (bao gồm các phương án, phân tích và chứng minh tính khả thi).
  • Kiến nghị cấp trên.

Ngoài ra, bạn có thể nêu nhiều phương án đề nghị, yêu cầu cấp trên phê chuẩn, lựa chọn một hoặc nhiều phương án xếp theo thứ tự ưu tiên. Như vậy, khi phát sinh vấn đề, bạn có thể nhanh chóng chuyển sang các phương án từ chính thức dự phòng

Cách viết tờ trình xin kinh phí

tờ trình xin kinh phí
Tờ trình phải được trình bày theo đúng quy định.

Khi soạn thảo cần trình bày mẫu tờ trình theo đúng quy định văn bản hành chính vì tờ trình xin hỗ trợ kinh phí là một văn bản có tính pháp lý.

tờ trình xin kinh phí
Tờ trình được soạn thảo theo mẫu văn bản hành chính.

Khi soạn thảo, bạn phải tuân thủ các quy định chung về văn bản hành chính. Cụ thể như sau:

  • Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) theo chiều dài của khổ A4.
  • Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản hành chính có thể được trình bày theo chiều rộng.

Ngoài ra theo Nghị định 30, việc căn chỉnh, căn lề văn bản hành chính được thực hiện như sau:

  • Căn lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
  • Căn lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
  • Căn lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).
  • Căn lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).
  • Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 – 35 mm, cách mép phải 15 – 20 mm.
tờ trình xin kinh phí
Tờ trình phải có chữ ký của người có thẩm quyền.

Ngoài việc đảm bảo quy định căn lề, phần nội dung tờ trình cần phải đảm bảo giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính. Theo đó, nội dung văn bản trong các mẫu xin kinh phí mua sắm thiết bị phải được canh đều cả hai lề. Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt. Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

Bên cạnh đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định rõ thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau đây:

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Số, ký hiệu của văn bản.

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

– Nội dung văn bản.

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

– Nơi nhận.

tờ trình xin kinh phí
Việc mua sắm công cụ dụng cụ cho công ty cần được cấp trên phê duyệt.

Ngoài các thành phần này, tờ trình có thể bổ sung các nội dung khác như:

– Phụ lục.

– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

– Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Tóm lại, cách viết cũng tương tự như cách viết một văn bản hành chính chuẩn. Vì vậy, bạn có thể soạn sẵn một số mẫu để sử dụng lâu dài.

tờ trình xin kinh phí
Biết cách soạn một số mẫu tờ trình thông dụng giúp công việc thuận lợi hơn.

Một số mẫu tờ trình thường gặp

Tùy theo nội dung và yêu cầu công việc, bạn có thể lập tờ trình xin hỗ trợ kinh phí, tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị, tờ trình xin cấp kinh phí hoặc tờ trình xin kinh phí sửa chữa,… Dù có tên gọi khác nhau, nhưng nội dung chính của chúng cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:

  • Nơi nhận tờ trình (Kính gửi): là cơ quan cấp trên tiếp nhận tờ trình.
  • Tên phòng ban, đơn vị đề nghị xin kinh phí.
  •  Căn cứ thành lập tờ trình.
  • Lý do làm tờ trình. Ví dụ như phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị.
  • Mục đích sử dụng của kinh phí khi nhận được.
  • Ngày tháng làm đơn và chữ ký xác nhận của người đề xuất.
tờ trình xin kinh phí
Mỗi mẫu tờ trình lại có yêu cầu riêng.

Mẫu tờ trình xin hỗ trợ kinh phí chuẩn

 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……….. , ngày ……. tháng …… năm ……….

TỜ TRÌNH

V/v xin kinh phí….

Kính gửi: Ban lãnh đạo công ty

Căn cứ theo Quyết định ……… của Công ty.

Căn cứ theo tình hình thực tế: …………

Nhằm mục đích ………, Tên phòng ban / đơn vị xin trình lên ……… xin được sử dụng kinh phí vào:

  1. Mục đích sử dụng kinh phí 1
  2. Mục đích sử dụng kinh phí 2
  3. Mục đích sử dụng kinh phí 3,…

[Tên phòng ban/đơn vị] kính đề nghị Ban lãnh đạo Công ty tạo điều kiện hỗ trợ kinh phí…………

STTKhoản mục cần chiSố lượngĐơn giáThành tiền
     
     

Tổng kinh phí là: …………………….. (Bằng chữ)

Kính mong nhận được sự chấp thuận từ Ban lãnh đạo Công ty.

Người đề xuất

(Ký rõ họ tên)

tờ trình xin kinh phí
Cần kiểm tra kỹ tờ trình trước khi gửi lên cấp trên.

Mẫu tờ trình xin hỗ trợ kinh phí xây dựng

ĐƠN VỊ GỬI………………….Số: …./CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………….., ngày …. tháng …. năm ……

TỜ TRÌNH

V/v xin tài trợ kinh phí xây dựng [tên công trình]

Kính gửi: ……………..

[Trình bày lý do cho tờ trình xin cấp, hỗ trợ kinh phí theo mẫu chung].

Nội dung cụ thể như sau:

  1. Tên công trình: …………………………
  2. Địa điểm xây dựng: ……………..
  3. Chủ đầu tư: ……………………………………………………………
  4. Hình thức quản lý dự án: Theo quy định hiện hành.
  5. Nhiệm vụ công trình: ………………………………………………
  6. Hình thức đầu tư: ……………………………………………………
  7. Nội dung và quy mô đầu tư:
  8. Tổng mức đầu tư: …………………………………………………… triệu đồng.

(Bằng chữ: ………………………. triệu đồng).

  1. Nguồn vốn đầu tư:
  2. Thời gian thực hiện dự án: ……………………………………………………

[Nơi đề nghị] ………… kính đề nghị ………….. xem xét chấp thuận tài trợ kinh phí để đơn vị sớm triển khai các bước tiếp theo.

Rất mong sự giúp đỡ của quý đơn vị./.

Nơi nhận Người đề nghị

(Ghi rõ học tên)

Một số lưu ý khi viết tờ trình

tờ trình xin kinh phí
Tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị phải được trình bày khoa học, rõ ràng.

Khi soạn thảo tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị, người viết đề xuất cần phải lưu ý những điểm sau để quá trình được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi: 

Mẫu phải được trình bày khoa học, rõ ràng, chính xác. Nhờ đó, cấp trên mới nắm được đúng nội dung yêu cầu để quyết định có nên phê duyệt cấp kinh phí hoạt động không.

Hình thức mẫu tờ trình phải đảm bảo đúng quy định soạn thảo văn bản hành chính. Không sai chính tả, dấu câu và ngữ pháp

Chú ý dấu ngăn cách trong tiền tệ. Không ít người khi viết, sử dụng lại bảng Excel dẫn đến lẫn lộn giữa dấu phẩy và chấm. Ví dụ 10.500đ bị viết nhầm thành 10,500đ. Luôn nhớ ghi rõ số tiền bằng chữ và đơn vị tính để tránh sai sót.

tờ trình xin kinh phí
Nhờ đồng nghiệp kiểm tra để đảm bảo tờ trình không sai sót.

Tờ trình xin kinh phí phải có lý do thuyết phục cho việc xin kinh phí và trình bày cụ thể số tiền cần có. Tốt nhất, bạn nên tham khảo các quy chế chi tiêu nội bộ để biết số tiền cần chi thuộc khoản mục nào, có vượt định mức hay không.

Một tờ trình để được xét duyệt ngoài nội dung chuẩn chỉnh, còn cần phải kèm theo các giấy tờ chứng minh cho số tiền cần hỗ trợ. Hãy chuẩn bị sẵn các bảng báo giá, hợp đồng mua sắm cũ để đối chiếu. Trong trường hợp gia hạn hợp đồng, cần chuẩn bị phụ lục và bản sao hợp đồng để đối chiếu.

Tờ trình cần có sự xác nhận và chữ ký của người có thẩm quyền thì mới có hiệu lực. Về phía cơ quan nhận tờ trình, sau khi nhận được tờ trình phải kiểm tra xem xét tình hình thực tế tại mỗi đơn vị rồi mới đưa ra quyết định.

Như vậy, bạn đã biết cách viết tờ trình xin cấp kinh phí và một số mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị thường gặp. Để việc phê chuẩn diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, bạn đừng quên đọc lại tờ trình nhiều lần, đảm bảo không có sai sót. Ngoài ra, hãy tham khảo các mẫu tờ trình cũ hoặc nhờ đồng nghiệp có kinh nghiệm kiểm tra đối chiếu giúp bạn một lần nữa trước khi gửi lên cấp trên để trình ký.

Theo dõi những bài viết khác trên Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để “nâng tầm” văn bản nơi công sở bạn nhé! Bên cạnh đó nhiều cơ hội việc làm với mức lương hấp dẫn đang chờ bạn ứng tuyển trên website Việc Làm 24h, hãy ấn ngay vào nút bên dưới để tham khảo nhé!

Xem thêm: Dự đoán tử vi tuổi Hợi 2023: Là năm tam hợp nhưng cũng cần lưu ý những việc sau

Top công việc mới nhất

Cùng chuyên mục