Hóa đơn đỏ là gì? Hoá đơn đỏ điện tử là gì? Các mẫu hoá đơn đỏ hợp lệ và các điều cần lưu ý khi xuất hoá đơn đỏ là gì? Nếu bạn đang thắc mắc những vấn đề này thì bài viết của Việc Làm 24h chắc chắn dành cho bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn quan tâm mua hóa đơn đỏ, bán hóa đơn đỏ và các trường hợp xử lý khi mất hoá đơn đỏ thì không thể bỏ qua bài viết này!
Hóa đơn đỏ là gì?
Hóa đơn đỏ là tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn VAT được pháp luật ghi nhận tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Hoá đơn đỏ được Bộ Tài chính phát hành hoặc do bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ tự đăng ký mẫu với Cơ quan thuế và được phê duyệt. Hoá đơn đỏ chính là căn cứ xác định số tiền thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ mà doanh nghiệp cần phải nộp vào ngân sách nhà nước khi phát sinh giao dịch.
Hóa đơn đỏ là chứng từ kế toán được người bán hàng hóa, dịch vụ lập và ghi nhận giá trị hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho người mua. Hiện nay, các doanh nghiệp thường xuất hóa đơn đỏ theo theo hình thức hóa đơn đỏ điện tử.
Hoá đơn đỏ được sử dụng trong hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong nội địa; các hoạt động vận tải quốc tế; các hoạt động xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như là xuất khẩu; hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Vì sao việc xuất hóa đơn đỏ lại quan trọng?
Thứ nhất: Hóa đơn đỏ là bằng chứng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Thứ hai: Hóa đơn đỏ là căn cứ ban đầu giúp doanh nghiệp kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào – đầu ra và hạch toán các chi phí sản xuất kinh doanh.
Thứ ba: Hóa đơn đỏ là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán các chi phí phát sinh trong thực tế, hoàn thuế và xác định các chi phí hợp lệ khi tiến hành tính thuế với cơ quan thuế.
Thứ tư: Khi mua hóa đơn đỏ, doanh nghiệp có thể cân đối các khoản thuế giá trị gia tăng để hạn chế mức tiền thuế giá trị gia tăng phải đóng cho cơ quan nhà nước.
Xem thêm: Học chứng chỉ kế toán trưởng ở đâu? Bạn cần chuẩn bị những điều kiện gì?
Mua hóa đơn đỏ ở đâu?
Theo từng trường hợp, doanh nghiệp có thể mua hoá đơn đỏ bằng cách:
Trường hợp 1: Nếu hóa đơn bán hàng trực tiếp không bao gồm VAT (thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp mua hoá đơn đỏ theo cuốn của Cơ quan thuế trực thuộc và xuất hoá đơn đỏ cho khách hàng.
Trường hợp 2: Nếu hóa đơn bán hàng trực tiếp có VAT (thuế giá trị gia tăng) thì có 2 cách. Thứ nhất, doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp hoá đơn để đăng ký mẫu hoá đơn đỏ, nhà cung cấp hoá đơn sẽ chịu trách nhiệm đăng ký lên Cơ quan thuế thay doanh nghiệp. Sau khi hoàn tất thủ tục, nhà cung cấp hoá đơn sẽ phát hành hoá đơn đỏ có hiệu lực đến doanh nghiệp. Thứ hai, doanh nghiệp có thể chủ động đăng ký mẫu hoá đơn đỏ trực tiếp với Cơ quan thuế trực thuộc quản lý, sau khi được thông báo đã phát hành thành công thì hoá đơn đỏ đó mới có hiệu lực.
Xem thêm: Bảng cân đối kế toán là gì? Hướng dẫn các khâu lập bảng cân đối kế toán
Mua bán hoá đơn đỏ không hợp pháp sẽ bị xử phạt như thế nào?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang thực hiện hành động mua bán hóa đơn đỏ nhằm mục đích bù trừ hoặc cân đối giữa thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra để hạn chế số tiền thuế giá trị gia tăng phải nộp lên cơ quan nhà nước. Hành vi mua bán hoá đơn đỏ này mang lại nhiều rủi ro và là hành vi vi phạm pháp luật.
Hành vi mua bán hóa đơn đỏ sẽ bị truy cứu Tội mua bán trái phép hóa đơn đã được quy định tại Điều 203 theo Bộ luật Hình sự 2015, được sửa đổi vào năm 2017.
– Mua, bán hoá đơn đỏ chưa ghi nội dung hoặc ghi nội dung nhưng không đầy đủ, không chính xác theo quy định.
– Mua, bán hoá đơn đỏ đã ghi nội dung nhưng không có thông tin hàng hoá, dịch vụ kèm theo.
– Mua, bán hoá đơn giả, hóa đơn đã hết giá trị sử dụng, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc hóa đơn của các cơ sở kinh doanh, dịch vụ khác để cấp cho khách hàng khi bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào.
– Mua, bán và sử dụng hoá đơn có sự chênh lệch giá trị hàng hoá, dịch vụ giữa các liên hoá đơn.
Khoản 1 Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015, được sửa đổi năm 2017 có quy định hành vi mua bán hóa đơn đỏ trái phép chỉ cấu thành tội phạm khi thuộc một trong các trường hợp như sau:
- Dạng phôi từ 50 số cho đến dưới 100 số.
- Hóa đơn và chứng từ đã được ghi nội dung từ 10 số đến dưới 30 số;.
- Thu lợi bất chính từ 30 đến dưới 100 triệu đồng.
Xem thêm: Hướng dẫn cách đăng ký mã số thuế cá nhân nhanh nhất hiện nay
Thế nào là hóa đơn đỏ hợp lệ?
1. Hoá đơn đỏ giấy
Hoá đơn đỏ hợp lệ là hoá đơn viết đúng theo nguyên tắc được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và 219/2013/TT-BTC:
- Thông tin hóa đơn: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, email nhận hóa đơn.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu người mua có mã số thuế).
- Tên hàng hoá, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng và đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
- Thành tiền chưa tính thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng tùy theo từng loại thuế suất.
- Tổng cộng số tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã tính thuế giá trị gia tăng.
- Hai bên mua bán phải ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu đầy đủ và thời điểm ngày tháng năm lập hoá đơn.
Thông thường, hóa đơn đỏ sẽ được lập thành 3 liên với 3 màu là liên trắng, liên đỏ và liên xanh. Người bán không được viết tách riêng từng liên mà phải kẹp 3 liên để viết cùng lúc và nội dung trên các liên phải đồng nhất.
2. Hoá đơn đỏ điện tử
Việc phát hành và sử dụng hóa đơn đỏ dưới hình thức hóa đơn giấy đã rất quen thuộc với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, Chính phủ và Bộ Tài chính đã đưa ra quy định mới nhất về hoá đơn, chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Ngoài những yêu cầu cơ bản như hoá đơn đỏ giấy thì hóa đơn đỏ điện tử cần có thêm các tiêu chuẩn sau:
- Chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán.
- Chữ ký số và chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn đỏ điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí hoặc lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và những nội dung khác liên quan (nếu có).
Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn và chưa bị thay đổi từ khi thông tin được tạo ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Cụ thể thì hóa đơn đỏ điện tử có định dạng XML chỉ có tính chất pháp lý khi toàn vẹn thông tin và không bị sửa đổi, được kèm theo bản thể hiện định dạng PDF. Đồng thời, bản thể hiện hóa đơn điện tử, thông tin trên hóa đơn đỏ điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Doanh nghiệp có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn đỏ điện tử mà không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của phía người mua hoặc dấu của người bán trong các trường hợp như hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng.
Lưu ý:
Ngoài ra, hoá đơn đỏ phải đảm bảo những yêu cầu sau để:
- Hóa đơn đỏ điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu và phải đúng chính tả. Đối với trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì phải đặt chữ nước ngoài bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc được đặt ngay dưới dòng chữ tiếng Việt và phải có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng và không được viết đè chữ lên nhau hay gạch chéo phần còn trống.
- Hoá đơn đỏ giấy không được dấu hiệu tẩy sửa hoặc xóa.
- Thông tin về người mua và người bán hàng phải chính xác.
- Số hóa đơn phải lập liên tục và từ số nhỏ tới lớn.
- Hóa đơn đỏ điện tử không có liên, phải có ký hiệu số Serial và chữ ký điện tử.
- Mẫu hoá đơn đỏ điện tử phải hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.
- Thời gian ngày/tháng/năm hiển thị trên hóa đơn phải vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc sau khi hoàn thành việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho bên mua.
- Hình thức thanh toán có thể chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.
Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ khi nào?
Đối với hoá đơn đỏ giấy
Doanh nghiệp phải là các đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tên riêng được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Sau đó, doanh nghiệp sẽ đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế với Cơ quan thuế để được cấp quyền xuất hoá đơn đỏ.
Hoặc các doanh nghiệp mới thành lập có thể đăng ký thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế khi đảm bảo các điều kiện sau:
Thứ nhất: Các doanh nghiệp đang hoạt động và có nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc đã thực hiện mua sắm, đầu tư và nhận góp vốn bằng tài sản cố định, thiết bị, máy móc, công cụ, dụng cụ.
Thứ hai: Các doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được cấp phép in hóa đơn giá trị gia tăng. Nếu doanh nghiệp đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện liên quan đến quy định của pháp luật về đặt in hóa hoặc tự in hóa đơn.
Lưu ý:
- Các doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng thì phải chuẩn bị thông báo trình bày việc áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng và gửi đến Chi cục thuế hoặc Cục thuế quản lý.
- Theo quy định, các doanh nghiệp sau khi đăng ký tự áp dụng phương pháp khấu trừ thuế sẽ được sử dụng hóa đơn đỏ hợp pháp.
Đối với hoá đơn đỏ điện tử
Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm xuất hoá đơn đỏ điện tử hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm và phải đáp ứng các quy định tại theo thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo hóa đơn đỏ điện tử.
Doanh nghiệp sẽ có quyết định áp dụng hóa đơn đỏ điện tử và gửi lên Cơ Quan Thuế để được phê duyệt. Sau đó, doanh nghiệp có thể đưa ra thông báo phát hành hóa đơn đỏ điện tử theo quy định.
Cá nhân có được xuất hóa đơn đỏ được không?
Cá nhân có thể xuất hóa đơn đỏ dựa trên quy định tại Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC vào ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính, đã sửa đổi và bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau: Trường hợp khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên cho mỗi lần, nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu có) thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ trong hoá đơn là “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”
Xem thêm: Biểu thuế lũy tiến là gì? Phân biệt các loại thuế suất lũy tiến nhanh chóng
Hướng dẫn doanh nghiệp xử lý mất hóa đơn đỏ đầu ra
Trong trường hợp bên người bán làm mất hóa đơn đỏ trước khi khách hàng nhận được, doanh nghiệp phải lập báo cáo mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC và gửi thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp trong thời gian 5 ngày, kể từ ngày mất hóa đơn.
Cách nộp báo cáo mất hóa đơn đỏ
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK – Hỗ Trợ Kê Khai Thuế.
- Click vào mục Hóa đơn.
- Tìm mục Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC).
- Chọn nộp trực tiếp hoặc nộp báo cáo qua mạng.
Cách làm báo cáo xử lý mất hóa đơn đỏ trên phần mềm HTKK
Đầu tiên, bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK, trên màn hình sẽ hiển thị tờ khai bao gồm 10 cột để khai báo.
Cột 1 đánh thứ tự.
Cột 2 mẫu hóa đơn. Bạn chọn khai báo mẫu xử lý mất hoá đơn đỏ. Ví dụ, khi mất hóa đơn giá trị gia tăng, bạn chọn 01/GTKT.
Cột 3 tên loại hóa đơn. Phần mềm cập nhật tự động.
Cột 4 mẫu số. Phần mềm tự động cập nhật, tuy nhiên bạn phải xem lại mẫu số này trên liên 1 của quyển hóa đơn để đảm bảo điền đầy đủ thông tin. Ví dụ: Khi doanh nghiệp báo mất hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu số tự cập nhật sẽ là 01GTKT. Tuy nhiên, bạn phải xem và điền chính xác mẫu số trên quyển hóa đơn, chẳng hạn như 01GTKT3/001.
Cột 5 ký hiệu hóa đơn. Bạn cần xem lại ký hiệu trên liên 1 của quyển hóa đơn để điền thông tin.
Cột 6 (Từ số ) và Cột 7 (Đến số). Nếu mất một hóa đơn đỏ, bạn sẽ nhập cùng một số cho 2 cột nay. Nếu mất nhiều hoá đơn đỏ liên tiếp bạn cần nhập rõ từ số nào cho đến số nào. Trong trường hợp bạn mất nhiều hoá đơn nhưng không liên tiếp, bạn có thể nhấn phím F5 để tạo thêm dòng và nhập bình thường.
Cột 8 số lượng: Phần mềm sẽ tự cập nhật.
Cột 9 liên hóa đơn: Bạn chỉ cần ghi 2 để khai báo mất hóa đơn liên 2.
Cột 10 ghi chú: Bạn phải chọn đúng trường hợp mất hoá đơn đỏ của doanh nghiệp chẳng hạn như mất hóa đơn chưa sử dụng hoặc mất hóa đơn chưa viết chưa báo cáo,… vì các mức phạt của các trường hợp này sẽ khác nhau. Cụ thể theo quy định tại Thông tư 176/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính phạt mất hóa đơn đầu ra từ 4.000.000 đồng – 8.000.000 đồng đối với các hành vi làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn:
- Hóa đơn đã được phát hành nhưng chưa lập.
- Hóa đơn đã được lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được.
- Hóa đơn đã được lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
- Trừ các trường hợp mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn, các sự kiện bất ngờ, các sự kiện bất khả kháng khác thì sẽ không bị xử phạt hành chính.
Cột lý do: Bạn điền lý do mất hóa đơn của doanh nghiệp vào cột này. Sau khi điền đầy đủ các thông tin, bạn xuất báo cáo thành File XML và gửi báo cáo qua mạng.
Kết luận
Hy vọng bài viết trên của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h đã giúp bạn hiểu hóa đơn đỏ là gì, hóa đơn đỏ điện tử là gì, những yêu cầu khi xuất hoá đơn đỏ và đặc biệt là biện pháp xử lý khi mất hoá đơn đỏ. Đừng quên theo dõi những bài viết khác của Việc Làm 24h để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác liên tục nhé!
Xem thêm: Có nên làm Freelancer? Tiết lộ những áp lực vô hình khi trở thành Freelancer
