Hot desking – một thuật ngữ mới và đang trở thành một xu hướng phổ biến. Đặc biệt, hình thức này thường được áp dụng trong các mô hình văn phòng chia sẻ (Coworking), nơi mà sự tương tác và khả năng sáng tạo của nhân viên luôn được khuyến khích. Hot desking là gì? Liệu có phù hợp với môi trường công ty của bạn? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu tất tần tật về xu hướng làm việc này ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Hot desking là gì?
Hot desking là mô hình làm việc linh hoạt, nơi mỗi nhân viên không có một bàn làm việc cố định mà có thể sử dụng bất kỳ chỗ ngồi trống nào phù hợp với công việc của họ trong văn phòng. Mục tiêu của mô hình này là tối ưu hóa không gian làm việc và tạo ra sự linh hoạt trong làm việc nhóm, thúc đẩy trao đổi ý tưởng và đóng góp ý kiến của mỗi cá nhân.
Hot desking là một giải pháp hiện đại đặc biệt hữu ích đối với các tổ chức có nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc theo thời gian không cố định. Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi và giám sát hoạt động cũng như thời gian làm việc của nhân viên thông qua các phần mềm quản lý công việc.
2. Hot desking hoạt động như thế nào?
Khi sử dụng hình thức Hot desking, nhân viên sẽ không có một chỗ ngồi cố định như truyền thống. Thay vào đó, họ có thể truy cập hệ thống và chọn một chỗ ngồi phù hợp với nhu cầu của mình. Các không gian văn phòng trong hệ thống Hot desking được thiết kế để tối ưu hóa tiện ích và tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Hình thức này cũng cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như Wifi, máy in và máy photocopy tiện lợi để giúp tối ưu hóa khả năng làm việc của nhân viên. Bằng cách tận dụng các dịch vụ này, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn và đạt được năng suất cao hơn trong công việc của mình.
3. Ưu và nhược điểm của hệ thống Hot desking
Ưu điểm của Hot desking
Quản lý linh hoạt: Hot desking giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thời gian và lịch trình làm việc của nhân viên mà không cần đầu tư lớn vào nội thất văn phòng.
Tiết kiệm chi phí: Thuê chỗ ngồi linh hoạt với chi phí thấp giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng, nâng cao tốc độ tăng trưởng và giảm bớt rủi ro liên quan đến việc mở văn phòng riêng.
Linh hoạt cho cá nhân: Hot desking là lựa chọn tối ưu cho freelancer và doanh nghiệp có thời gian làm việc linh hoạt, giúp tiết kiệm chi phí và không gắn bó với hợp đồng thuê văn phòng dài hạn.
Xem thêm: Gig Work: Xu hướng làm việc của thời đại, tự do nhưng phải tự lo
Khả năng đổi mới và hợp tác: Mô hình Hot desking tạo điều kiện cho sự kết nối và hợp tác giữa các thành viên trong công ty, giúp gia tăng khả năng đổi mới và tăng cường hợp tác với khách hàng và đối tác.
Nhược điểm của Hot desking
Tính bảo mật: Một trong những hạn chế lớn nhất của Hot desking là tính bảo mật về công việc, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp yêu cầu tính bảo mật cao.
Đối xử không công bằng: Một số nhân viên có thể cảm thấy đối xử không công bằng khi luôn phải “chạy đua” để có chỗ ngồi tốt và thuận lợi.
Thiếu sự cá nhân hóa: Việc không có chỗ ngồi cố định có thể làm mất đi sự cá nhân hóa trong không gian làm việc, khi mỗi người không có một không gian riêng.
Đòi hỏi quản lý kỹ lưỡng: Để hệ thống Hot desking hoạt động hiệu quả, cần có sự tổ chức và quản lý kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội sử dụng không gian công bằng và hiệu quả.
4. Các tiện tích mà Hot desking thường cung cấp
Ổ cắm và điện
Bàn làm việc Hot desking thường được trang bị ổ cắm điện riêng, kết nối WiFi và có những không gian để nhận cuộc gọi, như bốt điện thoại hoặc trong các phòng chờ chung. Trong môi trường văn phòng tư nhân, đặc biệt là trong các công ty bán hàng, điện thoại cố định thường được gắn vào bàn làm việc để sử dụng khi cần thiết.
Đặt phòng họp
Hầu hết các sắp xếp Hot desking trong không gian làm việc chung thường cho phép đặt phòng họp thông qua ứng dụng hoặc trang web. Các tiện ích khác bao gồm việc sử dụng các phòng chờ chung, nhà bếp, khu vực thảo luận, phòng hội nghị.
In ấn
Các không gian Hot desking thường có một máy in trung tâm mà nhân viên có thể sử dụng thông qua ứng dụng hoặc trang web. Những máy in này được quản lý bởi nhóm cộng đồng trong không gian làm việc chung hoặc quản lý nội bộ bởi những người quản lý văn phòng trong từng doanh nghiệp.
Lưu trữ vật dụng cá nhân
Hot desking thường không có khu vực” chuyên dụng để giữ túi xách, áo khoác và các phụ kiện làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, trong một số không gian làm việc chung, người dùng được phép để đồ đạc của họ tại bàn làm việc Hot desking một khoảng thời gian nhất định khi họ tham gia các cuộc họp hoặc ăn trưa.
Công nghệ và internet
Các bàn làm việc Hot desking thường được trang bị màn hình và kết nối VGA, DVI hoặc HDMI, cho phép người dùng sử dụng màn hình thứ hai tạm thời. Wi-Fi được cung cấp để đáp ứng nhu cầu kết nối internet của người dùng.
Không gian riêng tư khi cần thiết
Đối với những cuộc họp hoặc thảo luận quan trọng, các không gian làm việc Hot desking cũng cung cấp các phòng họp riêng tư hoặc không gian yên tĩnh để đảm bảo tính bảo mật và tập trung cho cuộc họp.
5. Các yếu tố cần lưu ý khi triển khai Hot desking
Hot desking là một mô hình làm việc linh hoạt với chỗ ngồi không cố định. Để triển khai mô hình này trong văn phòng một cách phù hợp và hiệu quả, các doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố quan trọng sau đây:
Kết nối cơ sở hạ tầng
Đảm bảo không gian làm việc được trang bị đầy đủ nội thất và trang thiết bị như bàn ghế, WiFi, tủ đựng tài liệu, kệ để đồ, ổ cắm điện.
Xem thêm: Cơ sở vật chất là gì, cần thiết như thế nào đối với doanh nghiệp?
Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Áp dụng phần mềm quản lý công việc từ xa để quản lý lịch trình và thời gian sử dụng bàn làm việc của từng nhân viên, giúp tránh tình trạng thiếu bàn làm việc hoặc trùng lặp.
Chỗ ngồi linh hoạt
Thiết kế không gian làm việc linh hoạt với các khu vực như bàn làm việc nhóm, bàn làm việc cá nhân, khu vực thư giãn, nghỉ ngơi, để đáp ứng đa dạng nhu cầu sử dụng của nhân viên.
Quy tắc và tiêu chuẩn rõ ràng khi ứng dụng Hot desking
Xác định rõ các quy tắc và tiêu chuẩn về thời gian làm việc tối thiểu/bàn làm việc, quy trình đặt bàn trước.
Bảo mật và ứng dụng thiết bị công nghệ
Đảm bảo tính bảo mật cao cho thông tin cá nhân và tài sản của nhân viên khi họ làm việc tại không gian chung. Tích hợp các thiết bị công nghệ như điện thoại, máy tính để bàn, tai nghe để nhân viên có thể làm việc hiệu quả và di chuyển tiện lợi giữa các bàn làm việc mà không gặp khó khăn.
6. Cách nhận biết Hot desking có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
Tính chất công việc
Nếu công việc của bạn đòi hỏi sử dụng nhiều tài sản cố định như máy tính để bàn, thiết bị đo lường hoặc các thiết bị chuyên dụng khác, Hot desking có thể không phù hợp. Tuy nhiên, nếu công việc của bạn không yêu cầu sử dụng nhiều trang thiết bị, áp dụng xu hướng chỗ ngồi linh hoạt có thể là một giải pháp tiết kiệm chi phí và linh hoạt.
Tính chất của ngành nghề
Các ngành nghề như bán lẻ, tài chính, bất động sản, Marketing, PR và quảng cáo thường sử dụng xu hướng chỗ ngồi linh hoạt để tạo sự linh hoạt cho nhân viên. Tuy nhiên, các ngành nghề như kỹ thuật, sản xuất hoặc yêu cầu sử dụng nhiều tài sản cố định hơn có thể không phù hợp.
Số lượng nhân viên
Nếu công ty của bạn có số lượng nhân viên lớn, việc sử dụng Hot desking có thể gặp khó khăn vì sẽ có nhiều người sử dụng chung một vị trí làm việc. Tuy nhiên, nếu số lượng nhân viên ít, việc sử dụng Hot desking có thể là một giải pháp tốt.
Phong cách làm việc
Nếu công ty của bạn yêu cầu sự tập trung hoặc riêng tư, áp dụng Hot desking có thể không phù hợp. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn có phong cách làm việc mở, có thể tạo điều kiện cho sự tương tác giữa các nhân viên.
Tạm kết
Hot desking không chỉ đem lại sự linh hoạt cho nhân viên mà còn tạo ra không gian làm việc đa dạng và sáng tạo trong các tổ chức. Dù có những thách thức riêng, nhưng Hot desking vẫn tiếp tục là xu hướng làm việc mới và tiềm năng, mang lại nhiều lợi ích đối với cả doanh nghiệp và cá nhân. Đồng thời, việc hiểu rõ về Hot Desking cũng giúp chúng ta tận dụng tối đa những cơ hội mà mô hình này mang lại. Chúc bạn có thể ứng dụng thành công mô hình này! Và cùng đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn hiện đã có tính năng tạo CV cực đơn giản với hàng ngàn mẫu CV ấn tượng, đầy đủ thông tin giúp bạn dễ dàng ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng trong lần gặp đầu tiên. Truy cập ngay để thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước nhé.
Xem thêm: Xu hướng ngắt kết nối sau giờ làm, làm sao để thôi không nghĩ về công việc?
