Viết và gửi email thì có gì đâu mà khó? Dân công sở ngày nào chẳng phải kiểm tra, soạn thảo và gửi email. Đây có thể nói là một trong những kỹ năng hàng đầu giúp bạn giao tiếp và hợp tác hiệu quả trong môi trường công việc. Nhưng không phải ai cũng biết cách viết email chuyên nghiệp, truyền đạt được những thông tin quan trọng nhất.
Thế nào là email chuyên nghiệp?
Gửi Email hay gửi thư điện tử là một trong những phương thức giao tiếp hàng đầu nơi công sở. Bạn cần phải sử dụng kỹ năng này mỗi ngày để trao đổi công việc với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng,… hoặc gửi đơn xin việc, xin học bổng.
Một chiếc email chỉn chu, được soạn thảo đúng cách sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp của bạn. Trong nhiều trường hợp, dù chưa tiếp xúc nhiều với bạn, nhưng người nhận email vẫn sẽ đánh giá bạn qua cách viết email.
Vậy nên dù có vội vàng thế nào, bạn cũng không nên bỏ lỡ bước kiểm tra trước khi bấm nút “send”. Lời khuyên này đến từ “kinh nghiệm đau thương” của rất nhiều ứng viên vụt mất một cơ hội làm việc vì quên kiểm tra tập tin đính kèm.
Tiếp theo, hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h điểm qua những thành phần quan trọng, không thế thiếu của một chiếc email chuyên nghiệp cho công việc.
Cách viết email chuyên nghiệp phải đảm bảo những phần nào?
Người nhận
To (người nhận chính)
Đây là nơi bạn ghi email người nhận chính. Bạn có thể gửi cho nhiều hơn một người. Những người có tên trên dòng này được kỳ vọng sẽ phản hồi sau khi đọc email của bạn. Họ sẽ kiểm tra email và phản hồi hoặc có hành động nào đó để giải quyết vấn đề được đề cập đến trong thư.
Ví dụ, bạn đang cần ý kiến góp ý của cả hai đồng nghiệp về bản bản cáo mà bạn vừa thực hiện. Bạn nên đề tên cả hai người đó trong phần “To” này. Ngược lại, nếu bạn thấy tên mình có trong phần “To” của email, hãy phản hồi ngay lập tức.
CC (carbon copy)
Đây là nơi bạn ghi tên những người cần nắm thông tin, nhưng không phải là người nhận chính. Họ không bắt buộc phải phản hồi email của bạn.
Tiếp tục ví dụ ở phần trên, CC là nơi bạn điền thông tin của cấp trên trực tiếp, mục đích là để người quản lý theo dõi tiến độ công việc. Sếp của bạn sẽ biết là bạn đã soạn báo cáo và gửi cho đồng sự, sau đó sẽ theo dõi các đồng sự của bạn, xem họ có phản hồi hay không.
Lưu ý rằng khi bạn sử dụng CC, người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của tất cả những người nhận khác. Chính vì vậy, bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều người cùng một lúc trong những trường hợp không cần phải bảo mật thông tin và danh tính.
BCC (Blind Carbon copy)
Khi gửi cùng một email đến danh sách rất nhiều địa chỉ nhưng không muốn những người nhận biết bạn gửi cho những ai, bạn có thể sử dụng BCC.
Ví dụ như bạn cần gửi báo giá tới khách hàng (To), đồng thời muốn cấp trên của bạn cập nhật được thông tin. Bạn không muốn khách hàng biết được rằng luồng email này có người khác tham gia, bạn có thể điền email cấp trên của bạn tại dòng BCC.
Những ai nằm trong mục người nhận chính To và CC sẽ không thể nhìn thấy những được người tại dòng BCC. Người có địa chỉ email tại dòng BCC có thể nhìn thấy tất cả những người nhận chính To và CC. Chức năng này dùng để bảo vệ danh tính thành viên trong dòng BCC. Đây là một trong những cách viết email chuyên nghiệp mà bất cứ dân hành chính – văn phòng nào cũng cần “nằm lòng”.
SUBJECT LINE (Tiêu đề của email)
Dòng tiêu đề chính là nơi bạn tóm tắt nội dung email.
Ví dụ: nếu là email apply một vị trí công việc mới, Marketing Assistant. Tiêu đề thường sẽ là “Ứng tuyển vị trí Marketing Assistant – Họ Tên Đầy Đủ Của Bạn”.
Nếu là một chiếc email yêu cầu phản hồi báo cáo có thời hạn, bạn bên ghi SUBJECT cụ thể như sau: “Góp ý Báo cáo doanh thu tháng 7 (vui lòng phản hồi trước 29/7)”.
Hãy viết một tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng để giúp đồng nghiệp của bạn nhận biết mức độ ưu tiên của công việc hoặc biết được tiếp theo họ cần làm gì.
Đặc biệt, đối với các email xin việc, bạn nên ghi dòng tiêu đề theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng. Nếu không, thư của bạn có thể bị coi là spam hay chứa virus (nhất là những email có tập tin đính kèm) và bị loại thẳng tay.
Bên cạnh đó, các ứng dụng email đều có tính năng lọc thư theo tiêu đề. Trong một đợt tuyển dụng, có hàng trăm email khác nhau (với vị trí công việc khác nhau) gửi về công ty. Bộ phận tuyển dụng sẽ dùng tính năng lọc thư theo tiêu đề để phân nhóm email ứng tuyển. Nếu tiêu đề không rõ ràng, CV của bạn có thể bị bỏ qua. Cách viết email chuyên nghiệp sẽ giúp CV của bạn “toả sáng”.
Nội dung chính của email
Lời mở đầu của một email chuyên nghiệp luôn là câu chào. Tuỳ vào mức độ trang trọng mà bạn có thể linh động sử dụng các mẫu câu:
- Kính gửi Bộ phận chăm sóc khách hàng
- Chào chị…
- Dear anh…
Thường thì bạn không cần ghi đầy đủ họ tên đồng nghiệp của mình. Bạn có thể ghi đơn giản “Gửi anh Minh”, hoặc “Dear Hoa” nếu là đồng nghiệp thân thiết cùng bộ phận.
Riêng đối với khách hàng, hoặc đối tác quan trọng, để đảm bảo mức độ trang trọng, bạn cần ghi đủ họ và tên. Ví dụ: “Gửi anh Nguyễn Ngọc Nam”.
Tiếp đến, bạn cần giới thiệu bản thân của mình ngắn gọn (nếu gửi mail cho người lạ) và đề cập đến những nội dung chính cần trao đổi.
Ví dụ:
“Gửi chị Minh Lan,
Em là Ngọc Hà, đến từ bộ phận bán hàng, công ty ABCD.
Như đã trao đổi với chị trước đó qua điện thoại, em gửi chị Bảng báo giá tháng này (đính kèm theo email). Lưu ý giúp em báo giá này có thay đổi một chút so với tháng trước, em đã note lại cụ thể trên file.
Để đặt hàng hay cần thêm bất kỳ thông tin gì khác, chị vui lòng phản hồi email này hoặc gọi cho em theo số điện thoại 012.3456.789.
Chúc chị ngày làm việc hiệu quả.
Trân trọng!”
.
Bạn nên chia email thành từng đoạn nhỏ. Mỗi đoạn chỉ nên bao gồm từ hai đến ba câu. Sau mỗi đoạn, bạn nên bỏ trống một dòng, trước khi bắt đầu đoạn mới. Mẹo này giúp email của bạn dễ đọc (kể cả khi người nhận check email bằng điện thoại). Đồng thời người nhận cũng sẽ nắm rõ cấu trúc email. Biết được email của bạn gồm những phần nào, có một hay ba yêu cầu cần phải lưu ý và phản hồi.
Nếu muốn người nhận chú ý một hoặc nhiều thông tin quan trọng, bạn có thể sử dụng định dạng văn bản như in đậm, in nghiêng. Gợi ý bạn nên sử dụng màu chữ khác cho ngày hết hạn phản hồi, như vậy đồng nghiệp của mình sẽ biết ngay họ cần trả lời trước thời gian nào và sắp xếp lịch trình phù hợp.
Tuy nhiên, cần hạn chế lạm dụng phương pháp này, vì sẽ khiến email của bạn trông rối rắm. Đặc biệt là một số bạn thích viết hoa toàn bộ hoặc viết size lớn để nhấn mạnh. Hoàn toàn không phải là phong cách viết email chuyên nghiệp! Điều này có thể gây khó chịu, một dòng chữ được viết hoa và in đậm toàn bộ trong giống như thể bạn đang hét vào mặt của người đọc!
Phần chữ ký
Một chiếc email chuyên nghiệp không thể thiếu phần chữ ký. Đây không chỉ là nơi bạn đề tên và chức vụ mà còn thể hiện cá tính của bạn. Phần chữ ký chỉn chu có thể khuyến khích người nhận email hồi âm, cung cấp thêm thông tin liên lạc và giúp người nhận nhớ tới bạn.
Bạn có thể xem phần cuối của email như là chiếc danh thiếp dành cho công việc. Phần này cần đảm bảo có:
- Tên của bạn
- Số điện thoại liên hệ – Địa chỉ email
- Chức vụ – Bộ phận – Tên công ty
- Ngoài ra, bạn có thể thêm Logo công ty, trang web, địa chỉ công ty,… hoặc các thông tin khác.
Có rất nhiều mẫu chữ ký “gợi ý” cho cách viết email chuyên nghiệp có sẵn trên mạng và trong Gmail. Bạn có thể tham khảo và tạo sẵn một mẫu cho mình, lưu lại để tái sử dụng. Tuy nhiên, bạn nên chọn những mẫu chữ ký email rõ ràng, tối giản và hãy chắc chắn đã đưa vào đầy đủ các thông tin để người nhận có thể liên hệ.
Kiểm tra email trước khi gửi để đảm bảo tính chuyên nghiệp
Đừng quên kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi đi, đặc biệt là email công việc. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận. Hãy cắt ngắn các đoạn lê thê dài dòng. Nếu có thể, bạn hãy viết câu đơn, cô đọng để người nhận nắm được thông tin chính nhanh nhất.
Cuối email, hãy cho người nhận biết bạn cần họ đưa ra hành động gì. Ví dụ như thời hạn phản hồi, địa điểm tham dự hội thảo,… hoặc nếu cần thêm thông tin, họ nên liên hệ với ai, theo phương thức nào. Đây là một cách viết email chuyên nghiệp.
Khi có tập tin đính kèm, bạn hãy kiểm tra xem đã đầy đủ chưa. Tránh trường hợp “thư đi, nhưng file còn ở lại”. Nếu file quá lớn, hãy nén file zip hoặc gửi đường link Google drive. Đừng quên mở chế độ cài đặt cho phép người nhận xem nội dung mà không cần đăng nhập. Hãy đặt tên file chuyên nghiệp (ví dụ Bao-gia-thang-7-cty-ABCD.pdf, chứ không nên để tên là asdfg0123.pdf) và nên kèm theo ngày nếu file đó có nhiều phiên bản.
Nếu thường xuyên hay quên đính kèm file trong email, bạn hãy đính kèm trước khi soạn nội dung. Mẹo này sẽ giúp bạn tránh mất thời gian phải gửi đi gởi lại nhiều lần – rất kém chuyên nghiệp.
Nếu công việc đòi hỏi phải gửi email qua lại nhiều lần, hãy đảm bảo bạn luôn phản hồi trong một luồng email. Tránh gửi quá nhiều email đơn lẻ chỉ cho một vấn đề cần xử lý. Mẹo này ngoài việc giúp hộp thư của bạn – và đồng nghiệp – gọn gàng hơn, còn giúp bạn kiểm tra lại vấn đề dễ dàng hơn khi phát sinh lỗi.
Kết luận
Rõ ràng, biết cách viết email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả, từ đó xử lý công việc thuận lợi hơn. Kỹ năng này đòi hỏi bạn phải rèn luyện thường xuyên. Nhưng đừng lo lắng, chỉ cần thực hiện đầy đủ các mẹo trên, bạn đã có một chiếc email chuyên nghiệp. Từ đó, bạn sẽ giải quyết công việc tốt hơn, nhanh chóng hơn. Đồng thời, bạn cũng cải được thiện kỹ năng giao tiếp và nổi bật trước đồng nghiệp và khách hàng.
Đừng quên theo dõi Việc Làm 24h để cập nhật những kiến thức bổ ích và cẩm nang làm việc nơi công sở nhé!
Xem thêm: Mách bạn TOP 10 nguồn tải hình nền PowerPoint chuyên nghiệp và đẹp mắt
