Bật mí từ A – Z bộ kỹ năng quản lý thời gian giúp tối ưu hiệu quả công việc

Ngày Đăng:

Bạn luôn cảm thấy mình bận rộn nhưng khi kết thúc một ngày lại có cảm giác không làm được gì? Bạn cảm thấy áp lực khi deadline dồn dập và hàng tá công việc cần xử lý có đúng không? Bạn đã biết đến kỹ năng quản lý thời gian chưa? Trong bài viết sau, Việc Làm 24h sẽ giới thiệu một số kỹ năng quản lý thời gian cho dân văn phòng để giúp 24 giờ một ngày của bạn trở nên hiệu quả, hiệu suất đạt tối đa, không còn gặp khó khăn để hoàn thành bất cứ công việc nào. Tham khảo nhé!

Bí quyết trau dồi kỹ năng quản lý thời gian cần nắm nếu bạn muốn tối ưu hiệu quả công việc

Quản lý thời gian sẽ giúp 24 giờ một ngày của bạn trở nên hiệu quả.

Đặt mục tiêu hợp lý

Làm việc không có mục tiêu sẽ khiến bạn rơi vào trạng thái: “Tôi làm việc này để làm gì?” hay “Tại sao mình phải làm việc này”. Vậy nên, biết cách đặt mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng. Bởi đó là động lực buộc bạn giải quyết công việc và có sự nỗ lực trong suốt quá trình triển khai.

Một trong những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả và được sử dụng nhiều nhất là SMART. SMART là viết tắt của Specific – Measurable – Achievable – Relevant -Time-bound.

Đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART

  • Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng, không bị mông lung. Điều này sẽ giúp bạn biết mình sẽ cần phải làm gì để đạt được hay vượt qua.
  • Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi kết quả, tối ưu cách triển khai cũng như hạn chế sự sai lệch so với mục tiêu.
  • Achievable: Có thể đạt được. Mục tiêu không nên dễ dàng quá cũng không quá xa vời, có như vậy bạn mới kiên trì để hoàn thành công việc và thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
  • Relevant: Các mục tiêu đặt ra cần liên quan hay tác động trực tiếp đến sự nghiệp, cuộc của bạn. Điều này sẽ giúp bạn luôn có động lực để không ngừng nỗ lực hành động.
  • Time-bound: Việc phân bổ mục tiêu theo từng giai đoạn và giới hạn thời gian sẽ giúp bạn triển khai công việc tốt và dễ dàng tập trung hơn để hoàn thành.

Xem thêm: Phương pháp SMART là gì? Cách cực hữu ích ứng dụng SMART vào công việc

Xác định rõ nhóm công việc nào là khẩn cấp và quan trọng

Xác định rõ nhóm công việc nào là khẩn cấp và quan trọng sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Kỹ năng quản lý thời gian thứ 2 là biết cách phân loại được công việc thuộc nhóm khẩn cấp hay quan trọng. Đây chính là chìa khóa “vàng” để tối ưu thời gian và khối lượng công việc của bạn. Dưới đây là một số góc nhìn để bạn tham khảo:

  • Nhóm Công việc khẩn cấp: Đây là những công việc bạn cần lưu tâm nhưng chưa hẳn phải bỏ mọi thứ để làm ngay.
  • Nhóm công việc quan trọng: Đây là những công việc mà nếu không làm thì chắc chắn sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng cho công ty, cho bạn hay gia đình…

Một số ví dụ để bạn hình dung:

  • Đi gặp bác sĩ để khám bệnh: Đây là nhóm việc rất quan trọng vì nếu bạn không làm sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe, kéo theo nhiều hậu quả liên quan khác đến chất lượng công việc, cuộc sống.
  • Trả lời điện thoại: Là nhóm công việc khẩn cấp, vì nếu không nhấc máy bạn sẽ bỏ lỡ một số thông tin quan trọng. Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp đó có thể là cuộc gọi từ nhân viên tư vấn bảo hiểm, bất động sản – nhóm này thường không quan trọng.
  • Check email quảng cáo, ưu đãi, lướt Facebook hay TikTok: Đây là nhóm công việc không phải khẩn cấp hay quan trọng. Bạn có thể bỏ qua để dành thời gian làm việc quan trọng hay khẩn cấp khác.

Kỹ năng lập kế hoạch 

kỹ năng quản lý thời gian
Trang bị kỹ năng lên kế hoạch sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý, tránh các rắc rối có thể xảy ra.

Sau khi biết cách đặt ra mục tiêu, để hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian, bạn cần học cách lên kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất. Điều này sẽ giúp giảm thiểu tối đa căng thẳng cùng sự lãng phí thời gian.

Dưới đây, Việc Làm 24h sẽ hướng dẫn bạn cách lập một kế hoạch công việc hiệu quả mà không làm lãng phí thời gian.

  • Bước 1: Vạch ra tất cả và lựa chọn mục tiêu: Thường một công việc sẽ có nhiều mục tiêu, bạn cần chọn ra những mục tiêu lớn nhất của mình.
  • Bước 2: Xác định các công việc cần triển khai để đạt các mục tiêu đó. Đây là các bước quan trọng bạn cần đưa vào kế hoạch. Điều này là cần thiết để nếu bạn có trình bày với cấp trên, đồng nghiệp sẽ giúp họ hiểu tiếp theo bạn sẽ làm gì và đưa ra lời khuyên nếu không hợp lý.
  • Bước 3: Chuẩn bị các nguồn lực cần thiết, ví dụ tài liệu, đồng đội hay kiến thức chuyên môn khác. Nếu thiếu bước liệt kê nguồn lực cần có để xử lý thì bạn sẽ khó để hoàn thành mục tiêu cũng như tối ưu được trong quá trình triển khai.
  • Bước 4: Cần phân bổ thời gian hợp lý. Đối với những nhóm công việc bạn đã từng làm trước đó sẽ không khó để bạn tính toán thời gian, tuy nhiên ở một số công việc khác chưa từng làm, bạn nên tham khảo và chia các giai đoạn triển khai để tránh bị động.
  • Bước 5: Xác định, thống nhất phương pháp đo lường, theo dõi. Khi bạn triển khai dự án một mình thì phương pháp bạn sẽ tự lựa chọn nhưng khi có sự tham gia cùng đồng nghiệp thì mọi người cần thống nhất về phương pháp để cùng theo dõi trên một góc nhìn. Có như vậy mới hạn chế xung đột và dễ dàng trao đổi các cách tối ưu.
Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn tối ưu thời gian hơn

Khi trao đổi về chủ đề kỹ năng quản lý thời gian, nhiều bạn có đặt câu hỏi cho các chuyên gia của Việc Làm 24h rằng: tại sao nhiều người biết việc lập kế hoạch hành động là quan trọng, đã từng làm nhưng lại không thành công. Dưới đây là một số lý do dẫn đến kế hoạch của bạn thất bại:

Không xác định rõ mục tiêu, hay đúng hơn là chưa biết mình muốn gì: Thiếu đích đến cũng giống như bạn đi ngoài đường mà không biết mình sẽ đi đâu. Vậy nên hãy xác định rõ mục tiêu trước, sau đó điều chỉnh các bước trong kế hoạch của bạn rõ ràng hơn.

Thiếu sự tập trung: Đây là sai lầm phổ biến nhất khiến cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn bị hạn chế. Việc cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc sẽ dẫn đến hiệu quả công việc sẽ không cao. Bạn cần tập trung vào các công việc thuộc nhóm ưu tiên và loại bỏ bất cứ điều gì không quan trọng hoặc khẩn cấp.

Chưa xác định rõ bối cảnh, giai đoạn: Nếu bạn đang không biết mình cần phải làm gì để bắt đầu và tiếp tục thì bạn đang phạm phải sai lầm này. Vậy nên phân tích tình huống, bối cảnh triển khai trước, sau đó quyết định những bước nào sẽ đưa bạn đến mục tiêu của mình và bước nào đưa chúng vào kế hoạch.

Quản trị cảm xúc hay quản lý căng thẳng

kỹ năng quản lý thời gian
Quản trị cảm xúc là một trong những kỹ năng cần thiết khi làm việc ở môi trường công sở.

Quản trị cảm xúc hay quản lý căng thẳng trong công việc là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng bạn cần trau dồi cho mình. Khi bạn đang chịu áp lực, căng thẳng hay có những xung đột nơi môi trường công sở sẽ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc và chất lượng công việc của bạn.

Một vài phương pháp giúp bạn cải thiện khả năng quản trị cảm xúc như:

  • Tự điều chỉnh, cân bằng cảm xúc: Chỉ khi cơ thể của bạn cần ở trong trạng thái tốt nhất thì bạn mới có thể quản trị cảm xúc. Giữ cho bản thân luôn khỏe mạnh, tinh thần thoải mái, thường xuyên cười đùa… là cách để thu hút những cảm xúc tích cực.

Xem thêm: Thực đơn giảm cân nhanh gọn, dễ chuẩn bị dành cho dân văn phòng

kỹ năng quản lý thời gian
Luôn giữ cho mình những suy nghĩ, góc nhìn tích cực
  • Luôn giữ cho mình những suy nghĩ, góc nhìn tích cực trong các tình huống.
  • Tìm cách chia sẻ, giải tỏa cảm xúc, đặc biệt là khi nóng giận, buồn bã: Thay vì giam mình trong phòng thì bạn có thể ra ngoài đi dạo, tâm sự với bạn thân, đồng nghiệp… Việc giải tỏa cảm xúc những lúc đó sẽ giúp cảm xúc của bạn nhẹ nhàng hơn, suy nghĩ, nhìn nhận tích cực hơn.
  • Tìm đến các bài tập nhẹ nhàng như thiền, yoga: Các bài tập này sẽ giúp bạn tĩnh tâm hơn. Khi bạn bị sếp mắng, dự án không được duyệt hay khách hàng phàn nàn, bạn có thể thiền trong 10 phút để tránh bị cảm xúc tiêu cực điều khiển.

Xem thêm: Dân văn phòng cần cẩn thận với 4 dấu hiệu của các bệnh tâm lý thường gặp

kỹ năng quản lý thời gian
Bật mí các kỹ năng quản lý thời gian giúp làm việc hiệu quả hơn

Trên đây là những chia sẻ kinh nghiệm về việc trau dồi kỹ năng quản lý thời gian từ các chuyên gia của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h. Hy vọng sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành công việc với hiệu suất cao nhất, đưa bạn đến thành công một cách nhanh chóng, thuận lợi.

Xem thêm: Tìm hiểu phương pháp quản lý thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower, biết cách này sẽ không còn sợ deadline

Share post:

Mới Nhất

Bài Viết Liên Quan

Bất mãn với sếp lớn cả nhóm quyết định xin nghỉ việc, có nên hay không?

Để đưa ra quyết định nghỉ việc là một việc rất khó khăn với tôi. Và càng khó hơn khi cả nhóm đều muốn nghỉ việc vì cái tính "khó ở" của sếp.

Các mẫu đơn xin chuyển công tác đúng chuẩn dành cho mọi ngành nghề

Người xưa thường quan niệm rằng “an cư mới...

Cách viết bản tường trình sự việc trong công việc và học tập đúng chuẩn

Bản tường trình có nhiều cách viết khác nhau...

10 cách tăng năng suất làm việc đơn giản giúp bạn hoàn thành mọi mục tiêu

Bạn đã bao giờ về nhà muộn, kiệt sức và mệt mỏi sau khi dành cả ngày ở công sở và cay đắng nhận ra năng suất làm việc của mình gần như bằng không. Nếu bạn đã từng đặt câu hỏi cho mình rằng phải giải quyết tình trạng này như thế nào thì hãy đọc bài viết này, Việc Làm 24h chia sẻ cho bạn những bí quyết dưới đây.