Trong môi trường kinh doanh, chi phí là một yếu tố quan trọng định hình hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của một doanh nghiệp. Ngoài những chi phí trực tiếp rõ ràng như nguyên vật liệu hay nhân công, Overhead Cost – hay còn gọi là Chi phí chung – thường là một khái niệm gây hiểu lầm và ẩn chứa nhiều điều thú vị. Overhead Cost là gì? Có những phương pháp nào để định lượng và quản lý chi phí này sao cho hợp lý và tối ưu nhất? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Overhead Cost là gì?
Overhead Cost (chi phí chung) là một loại chi phí không trực tiếp liên quan đến sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ cụ thể mà thường liên quan đến việc duy trì hoạt động hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất hoặc dịch vụ đó. Điều này bao gồm các chi phí cho các hoạt động quản lý, hậu cần, hỗ trợ kỹ thuật, tiện ích, chi phí văn phòng, chi phí marketing, chi phí đào tạo nhân viên, và nhiều yếu tố khác.
Những ví dụ cụ thể về Overhead Cost có thể là tiền thuê nhà xưởng, chi phí bảo trì thiết bị, tiền lương nhân viên phòng hậu cần, tiền điện nước, chi phí quảng cáo, và các chi phí phát sinh khác mà không thể được gán trực tiếp cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
Quản lý Overhead Cost hiệu quả rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi Overhead Cost được kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí tài nguyên và tăng tính cạnh tranh trong thị trường. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ chi tiết các khoản chi phí chung và áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả để đảm bảo sự hiệu suất và hiệu quả trong mọi hoạt động.
2. Các loại Overhead Cost là gì?
Overhead Cost có thể chia thành một số loại khác nhau, và các loại Overhead Cost là gì sẽ tuỳ thuộc vào doanh nghiệp và ngành công nghiệp cụ thể. Đây là một số loại Overhead Cost phổ biến:
- Chi phí quản lý: Bao gồm các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí lương của ban giám đốc, chi phí điều hành, chi phí tư vấn,…
- Chi phí hậu cần và bảo trì: Đây là các chi phí phát sinh từ việc duy trì và bảo trì cơ sở hạ tầng và thiết bị của doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, chi phí bảo vệ, và chi phí bảo trì hệ thống.
- Chi phí tiện ích: Bao gồm các chi phí liên quan đến sử dụng tiện ích như điện, nước, gas, Internet, và các dịch vụ tiện ích khác.
- Chi phí văn phòng: Bao gồm các chi phí liên quan đến văn phòng, chẳng hạn như chi phí thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị và chi phí hỗ trợ văn phòng.
- Chi phí đào tạo và phát triển nhân viên: Đây là các chi phí liên quan đến việc đào tạo và phát triển nhân viên, chẳng hạn như chi phí đào tạo, chương trình phát triển kỹ năng, và các khoản chi phí liên quan đến việc nâng cao năng lực nhân viên.
- Chi phí quảng cáo và tiếp thị: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc quảng bá và tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí quảng cáo, chi phí triển khai chiến lược tiếp thị, và chi phí tổ chức sự kiện.
- Chi phí nghiên cứu và phát triển: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc công nghệ mới của doanh nghiệp.
3. Mục đích doanh nghiệp quản lý Overhead Cost là gì?
Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động
Quản lý Overhead Cost giúp doanh nghiệp xác định các khoản chi phí không cần thiết hoặc lãng phí, từ đó đưa ra các biện pháp tối ưu hóa hoạt động.
Định giá sản phẩm và dịch vụ
Phân bổ Overhead Cost vào sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể giúp doanh nghiệp xác định giá thành sản phẩm chính xác, đảm bảo rằng giá cả được tính toán công bằng, bao gồm cả chi phí chung và chi phí trực tiếp, và đáp ứng được lợi nhuận mong muốn của doanh nghiệp.
Quyết định kinh doanh
Hiểu rõ Overhead Cost giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và cân nhắc đến các yếu tố chi phí trong quá trình lập kế hoạch và định hướng phát triển. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Kiểm soát tài chính
Theo dõi Overhead Cost giúp doanh nghiệp kiểm soát và duy trì sự ổn định về tài chính. Nắm vững và quản lý hiệu quả các khoản chi phí làm tăng khả năng tạo ra lợi nhuận và đảm bảo sự bền vững của doanh nghiệp trong dài hạn.
Lập kế hoạch và dự đoán
Cung cấp thông tin về Overhead Cost giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính và dự đoán trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho những biến đổi và thay đổi trong môi trường kinh doanh và đưa ra các chiến lược phù hợp.
4. Cách tính Overhead Cost như thế nào?
Bước 1: Xác định các khoản chi phí Overhead
Đầu tiên, bạn cần xác định và danh mục các khoản chi phí Overhead, bao gồm việc liệt kê tất cả các chi phí không trực tiếp liên quan đến sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ cụ thể.
Bước 2: Tính tổng chi phí Overhead
Tổng hợp tất cả các khoản chi phí Overhead được xác định ở bước trước để tính tổng chi phí Overhead. Hãy cộng tất cả các số tiền của các khoản chi phí quản lý, hậu cần, tiện ích, chi phí văn phòng, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
Bước 3: Phân bổ Overhead cost là gì?
Sau khi tính tổng chi phí Overhead, bạn cần phân bổ chi phí này vào các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà doanh nghiệp sản xuất hoặc cung cấp. Phân bổ Overhead Cost giúp xác định chi phí chung cho mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp định giá sản phẩm và tính toán lợi nhuận chính xác.
Có nhiều phương pháp để phân bổ Overhead Cost, như phân bổ theo tỷ lệ phần trăm doanh thu, số lượng sản phẩm, số giờ lao động, hoặc theo các chỉ tiêu khác phù hợp với ngành công nghiệp và quy trình sản xuất của doanh nghiệp.
Ví dụ: nếu kết quả ra 30% thì chi phí Overhead là 30% (chi phí mặt bằng, điện nước, nhân viên, hành chính…) cho mỗi sản phẩm, dịch vụ mà nhà hàng, khách sạn đó bán ra thị trường.
5. Làm thế nào để tối ưu Overhead Cost?
Sau khi biết Overhead Cost là gì, chắc hẳn nhiều bạn cũng mong muốn biết được cách để giảm bớt phần chi phí này cho doanh nghiệp.
Đánh giá và ưu tiên các chi phí Overhead
Xem xét lại tất cả các khoản chi phí Overhead và xác định những khoản chi phí không cần thiết hoặc có thể giảm bớt. Ưu tiên các chi phí cần thiết và ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động, đồng thời tìm cách cắt giảm những chi phí không đóng góp tích cực vào hoạt động kinh doanh.
Sử dụng công nghệ hiện đại
Đầu tư vào công nghệ tiên tiến có thể giúp tối ưu hóa hiệu suất lao động và giảm thiểu sự phụ thuộc vào lao động thủ công. Công nghệ thông tin và tự động hóa quy trình là những ví dụ minh chứng giúp giảm chi phí nhân lực và tăng cường năng suất lao động.
Sử dụng nguồn nhân lực linh hoạt
Tùy chỉnh lịch trình làm việc và sử dụng nhân lực linh hoạt, chẳng hạn như nhân viên thuê theo hợp đồng tạm thời hoặc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài, có thể giúp giảm chi phí nhân sự cố định và phù hợp với nhu cầu sản xuất và kinh doanh.
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh
Đánh giá và cải tiến các quy trình kinh doanh để tối đa hóa hiệu suất và giảm thiểu thời gian và tài nguyên. Sử dụng phương pháp quản lý chất lượng và công nghệ quản lý tiên tiến để cải thiện quy trình làm việc và làm cho các hoạt động trở nên hiệu quả hơn.
Đào tạo nhân viên
Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên giúp nâng cao năng lực và kỹ năng làm việc của họ, giúp tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường khả năng thích ứng của doanh nghiệp.
Theo dõi và đánh giá kết quả
Quan trọng là doanh nghiệp phải theo dõi và đánh giá kết quả sau khi thực hiện các biện pháp tối ưu hóa Overhead Cost. Điều này giúp đánh giá hiệu quả của các biện pháp và điều chỉnh nếu cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất.
6. Một số phương pháp quản lý Overhead Cost hiệu quả
Hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting)
Hệ thống dự báo ngân sách là quá trình dự đoán và lập kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai, bao gồm dự đoán chi phí và thu nhập.
Ví dụ:
Nhà hàng ABC đang lập kế hoạch cho ngân sách tháng tới (Tháng 8/2023). Để xây dựng hệ thống dự báo ngân sách, nhà hàng tiến hành các bước sau:
- Bước 1: Thu thập dữ liệu lịch sử: Nhà hàng thu thập dữ liệu về doanh thu, chi phí và các yếu tố khác liên quan trong các tháng trước đó (Tháng 7/2023, Tháng 6/2023, và Tháng 5/2023).
- Bước 2: Dự đoán doanh thu: Dựa trên dữ liệu lịch sử và các yếu tố như mùa vụ, sự kiện địa phương và các yếu tố kinh tế, nhà hàng ước tính doanh thu trong Tháng 8/2023 là 150,000 đô.
- Bước 3: Dự đoán chi phí: Dựa vào dữ liệu lịch sử và các thông tin về giá cả, nhà hàng ước tính các chi phí như lương nhân viên, chi phí nguyên vật liệu, chi phí quảng cáo, chi phí vận hành và chi phí khác. Ước tính tổng chi phí trong Tháng 8/2023 là 120,000 đô.
- Bước 4: Lập kế hoạch tài chính: Dựa vào doanh thu và chi phí ước tính, nhà hàng xây dựng kế hoạch tài chính cho Tháng 8/2023, với kế hoạch lợi nhuận là 30,000 đô.
Hệ thống ABC (Activity-Based Costing)
Hệ thống ABC là một phương pháp tính toán chi phí dựa trên hoạt động. Hệ thống này giúp doanh nghiệp nhìn thấy rõ hơn các hoạt động có đóng góp lớn vào chi phí và tối ưu hóa hiệu suất trong từng hoạt động đó, giúp giảm thiểu chi phí không cần thiết.
Ví dụ: Nhà hàng phát hiện ra rằng hoạt động chế biến món ăn chiếm tỷ trọng lớn chi phí, nhưng lại mang lại lợi nhuận thấp. Nhà hàng quyết định tối ưu hóa quy trình chế biến, cắt giảm các bước không cần thiết và tăng cường hiệu suất lao động để giảm chi phí trong hoạt động này.
Tạm kết
Trong bài viết trên, chúng ta đã tìm hiểu về khái niệm Overhead Cost là gì và tầm quan trọng của việc quản lý chi phí này trong doanh nghiệp. Overhead Cost là những khoản chi phí không trực tiếp liên quan đến sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ cụ thể, nhưng vẫn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Hy vọng rằng với những chia sẻ về Overhead Cost là gì có thể giúp bạn hiểu hơn về loại chi phí này để tối ưu hoá cho doanh nghiệp. Chúc bạn luôn thành công! Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Việc Làm 24 nhé!
Xem thêm: Hạch toán là gì? Quy trình hạch toán đúng chuẩn gồm bao nhiêu bước?
