Những người làm việc, nhất là dân văn phòng với lượng công việc nhiều thường có xu hướng mất tập trung khiến cho công việc không kịp tiến độ. Giải pháp tốt nhất để khắc phục được tình trạng mất tập trung này là phải có kế hoạch làm việc cụ thể để sử dụng thời gian làm việc hiệu quả. Ngày nay, phần lớn dân văn phòng thường tìm đến phương pháp Pomodoro như một biện pháp để cải thiện và nâng cao sự tập trung, nhờ đó kiểm soát năng suất làm việc và duy trì năng lượng tích cực.
Vậy phương pháp Pomodoro là gì? Lợi ích khi sử dụng phương pháp Pomodoro là gì? Làm cách nào để ứng dụng phương pháp này để gia tăng sự tập trung trong công việc? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu những kiến thức liên quan đến phương pháp Pomodoro để thay đổi tư duy, gặt hái được nhiều thành công trong công việc nhé!
Phương pháp Pomodoro là gì?
Phương pháp Pomodoro hay còn gọi là Pomodoro Technique hoặc phương pháp quả cà chua là phương pháp quản lý thời gian bằng cách sử dụng khoảng nghỉ ngắn giữa các giờ làm việc thay vì làm việc xuyên suốt. Phương pháp này mang đến cho mọi người sự tập trung cao độ trong quá trình làm việc, nhờ đó nâng cao hiệu quả công việc và học tập. Nguồn gốc của phương pháp Pomodoro xuất phát từ chiếc đồng hồ hình quả cà chua mà Francesco Cirillo vào năm 1980, trong tiếng Ý Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.
Phương pháp này được Francesco Cirillo sáng tạo khi nghiên cứu rằng tinh thần làm việc hăng say của mọi người chỉ tồn tại trong một thời điểm nhất định. Nếu trong quá trình làm việc mà bị xao nhãng bởi điều gì đó, khả năng tập trung của mọi người sẽ bị giảm mạnh, vì thế gây khó khăn trong việc giải quyết và hoàn thành công việc.
Để giảm thiểu việc mất tập trung và nâng cao hiệu quả công việc, Francesco Cirillo đưa ra cách thức làm việc trong thời gian 25 phút, sau đó tạm nghỉ 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này sẽ được kèm với 5 phút nghỉ ngơi được gọi là một Pomodoro và lặp lại liên tục cho đến khi hết thời gian làm việc hoặc hoàn thành xong mục tiêu công việc.
Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro là gì?
Nguyên tắc 1: Mục đích của phương pháp quả cà chua nhằm giúp bạn chỉ tập trung làm một nhiệm vụ quan trọng duy nhất với 100% thời gian đã đề ra, sau đó mới tạm nghỉ.
Nguyên tắc 2: Phương pháp Pomodoro cân bằng thời gian làm việc và nghỉ ngơi với quy trình làm việc 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút. Cứ một phiên làm việc – nghỉ ngơi này được gọi là 1 Pomodoro.
Trong trường hợp bạn bị gián đoạn trong khi áp dụng phương pháp quả cà chua, bạn sẽ phải bắt đầu 1 Pomodoro từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
Nguyên tắc 3: Hãy tập trung giải quyết công việc trong thời gian Pomodoro quy định. Nếu hoàn thành công việc sớm hơn thời gian Pomodoro, hãy kiểm tra để đảm bảo chất lượng công việc được hoàn thành đúng yêu cầu. Nếu Pomodoro kết thúc mà bạn vẫn chưa hoàn tất công việc, hãy thay đổi thời gian của Pomodoro hoặc tập thói quen chia nhỏ đầu việc với thời gian xử lý tương ứng.
Nguyên tắc 4: Khoảng thời gian tạm nghỉ giữa các phiên làm việc là 5 phút. Hãy tận dụng tối đa thời gian này để thư giãn với những việc đơn giản và không cần sử dụng tư duy nhiều như nhắm mắt thư giãn, thực hiện vài động tác thể dục, uống nước,… Lưu ý là tránh thói quen thư giãn bằng cách lướt Internet, Facebook,… vì điều này có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bộ não và gia tăng sự mệt mỏi khi bắt đầu phiên làm việc tiếp theo.
Xem thêm: Dân văn phòng thường xuyên đau lưng, cổ vai gáy, có ngay bài tập thể dục hiệu quả
Ứng dụng phương pháp Pomodoro để tăng sự tập trung tối đa trong công việc
Dân văn phòng đừng sợ bị đánh giá về năng suất lao động khi không làm việc liên tục suốt 8 tiếng. Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn yêu công việc và lao động hiệu quả hơn khi biết cách sắp xếp thời gian làm việc hợp lý và khoa học. Với cách tạo những khoảng nghỉ ngơi ngắn trong quá trình làm việc sẽ giúp cơ thể và tinh thần nạp lại năng lượng để tiếp tục hoàn thành công việc.
Các bước để dân văn phòng thực hiện phương pháp quả cà chua:
Bước 1: Lập kế hoạch những việc cần làm
Hãy lập danh sách các nhiệm vụ cần phải làm trong ngày để tránh tình trạng bỏ quên công việc. Sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân chia thời gian cụ thể cho mỗi công việc. Bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào cũng có thể chia thành nhiều đầu mục nhỏ, miễn sao các nhiệm vụ đó có thể được hoàn thành trong vòng 25 phút để bạn tập trung giải quyết công việc mà không phải mệt mỏi.
Xem thêm: Cách lập thời gian biểu hiệu quả cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Bước 2: Cài đặt thời gian Pomodoro
Hãy cài đặt thời gian cho mỗi nhiệm vụ, có thể là 25 phút hoặc tùy thuộc vào tính chất công việc để điều chỉnh thời gian phù hợp. Bạn có thể sử dụng các App hoặc Website hỗ trợ phân chia thời gian nghỉ ngơi và làm việc như Tomato Timer, Marinara Timer, Tomighty, Pomodorable, Simple Pomodoro, Focus Timer,… Các bạn chỉ cần truy cập và dễ dàng bấm Start để bắt đầu làm việc trong vòng 25 phút và tạm nghỉ 5 phút.
Bước 3: Thực hiện công việc cho đến hết 25 phút
Bắt tay vào làm việc với những nhiệm vụ đã đặt ra, sau đó cố gắng tập trung và hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn 25 phút.
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút
Với 5 phút, các bạn có thể thư giãn và lấy lại tinh thần để tiếp tục cho phiên làm việc tiếp theo. Hãy đứng dậy, làm vài động tác vươn vai, xoay cổ, mát xa đầu và khuôn mặt, sắp xếp lại bàn làm việc, hít thở không khí ngoài ban công, mục đích để cơ thể được thả lỏng và tinh thần được thoải mái hơn.
Bước 5: Tăng thời gian nghỉ ngơi sau 4 phiên Pomodoro
Sau 4 phiên Pomodoro, mọi người có thể dành 15 – 30 phút nghỉ giải lao để cơ thể và tinh thần được tái tạo năng lượng. Đương nhiên thời gian nghỉ ngơi này còn tùy thuộc vào tính chất công việc và sức khỏe của mỗi người.
Lợi ích khi áp dụng phương pháp Pomodoro trong công việc
Hạn chế tối đa thời gian sao nhãng trong công việc
Phương pháp quả cà chua tập trung vào việc quản lý thời gian, để khi làm việc đạt được sự tập trung tối đa. Dân văn phòng nếu không có phương pháp tập trung hiệu quả dễ bị phân tâm bởi nhiều yếu tố, có thể là tiếng chuông điện thoại, những cuộc họp đột xuất hay thói quen trò chuyện liên tục ở chỗ làm,… Thay vì quá hăng say làm việc liên tục, để rồi bị sao nhãng bởi việc khác và khó tập trung trở lại, dân văn phòng có thể chủ động tạm nghỉ ngơi rồi tiếp tục bắt kịp guồng quay. Nhờ đó, bạn vừa có thời gian nghỉ ngơi trong thời gian làm việc, bạn vừa hoàn tất những công việc cần thiết.
Biết cách cân đối thời gian làm việc hiệu quả
Đối với công việc hành chính – văn phòng, việc đột nhiên thay đổi lịch trình làm việc là hoàn toàn bình thường. Dân công sở muốn giải quyết khối lượng công việc đồ sộ cần bám sát danh sách công việc với thời gian được sắp xếp thật khoa học. Với phương pháp quả cà chua, mỗi người có thể cân đối thời gian làm việc khi biết cách sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và ước lượng chính xác thời gian cần bỏ ra cho mỗi đầu việc. Sau đó, tập trung giải quyết công việc quan trọng và hoàn thành mục tiêu công việc đề ra.
Loại bỏ cảm giác mệt mỏi và tăng động lực khi làm việc
Khi áp dụng phương pháp Pomodoro, dân văn phòng sẽ tìm ra nguyên nhân khiến mình bị phân tâm và tái tạo năng lực khi làm việc. Dành thời gian nghỉ ngơi khoa học sẽ cung cấp năng lượng cho bộ óc hoạt động và sáng tạo hiệu quả hơn. Bạn sẽ thấy bản thân sẽ làm được nhiều công việc hơn mà không thấy mệt mỏi hay nhàm chán. Nhờ đó, giúp bạn giữ được tinh thần sảng khoái và lòng nhiệt huyết cao độ trong công việc.
Xem thêm: 6 bước đơn giản để xua tan căng thẳng và mệt mỏi do não quá tải
Nâng cao nhận thức trước các quyết định
Phương pháp quả cà chua còn giúp nâng cao nhận thức của mọi người trước các quyết định trong công việc và củng cố thêm quyết tâm hoàn thành công việc. Khi tập trung cao độ, bạn sẽ cảm nhận rõ ràng và dễ dàng tìm ra cách giải quyết công việc hơn.
Cân bằng công việc và cuộc sống
Tuy công việc quan trọng, nhưng chắc chắn rằng không phải là tất cả cuộc sống. Thay vì “tham công tiếc việc” để rồi gia tăng áp lực tiêu cực lên cuộc sống, hãy áp dụng phương pháp quả cà chua để cân đối thời gian làm việc và thời gian cho cuộc sống cá nhân. Sau 8 tiếng làm việc tại văn phòng, hãy dành thời gian cho bản thân hoàn toàn nghỉ ngơi như đi dạo, mua sắm, tập thể dục,… Chắc chắn rằng, khi tinh thần được refresh sẽ giảm bớt căng thẳng của não bộ, đầu óc trở nên minh mẫn hơn, hiệu quả công việc sẽ được nâng cao hơn.
Xem thêm: Gợi ý 5 cách xả stress cho dân văn phòng khi làm việc căng thẳng
Kết luận
Nếu những ai đang bị động và mất tập trung trong quá trình làm việc, hãy thử áp dụng phương pháp Pomodoro để học cách cân bằng thời gian làm việc thật khoa học và hợp lý. Khi đó, chắc chắn bạn sẽ tập trung hoàn thành công việc trong thời gian sớm nhất, không tồn đọng bất kỳ việc gì ảnh hưởng đến tiến độ cũng như chất lượng công việc.
Việc Làm 24h hy vọng những thông tin trên sẽ giúp mọi người, đặc biệt là dân văn phòng nhận biết phương pháp Pomodoro là gì và áp dụng phương pháp này để tập trung xử lý công việc một cách nhanh chóng. Chúc các bạn gặt hái được nhiều thành công trong công việc.
Xem thêm: Các tuyệt chiêu dùng hàm trong Excel cực đơn giản dân văn phòng cần biết
