Tuyển dụng nhân viên chỉ là bước khởi đầu cho hành trình gắn kết lâu dài giữa doanh nghiệp và người lao động. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua một bước quan trọng đó là Preboarding. Điều này có thể dẫn đến tỷ lên nhân viên nghỉ việc cao, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động. Preboarding là gì? Quy trình thực hiện Preboarding hiệu quả ra sao? Mời bạn cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu chi tiết về Preboarding qua bài viết dưới đây nhé!
Preboarding là gì?
Preboarding là giai đoạn quan trọng diễn ra từ khi ứng viên nhận lời mời làm việc đến ngày chính thức đi làm. Khoảng thời gian này tuy ngắn nhưng vẫn đóng vai trò then chốt trong việc tạo ấn tượng ban đầu, giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng và gắn bó với doanh nghiệp.
Mục đích chính của Preboarding là:
- Giảm tỷ lệ bỏ việc: Việc áp dụng Preboarding hiệu quả giúp giảm tỷ lệ bỏ việc trong vòng 6 tháng đầu tiên đến 80%.
- Tăng cường gắn kết nhân viên: Preboarding giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, quan tâm và có động lực.
- Nâng cao năng suất làm việc: Khi đã được trang bị đầy đủ kiến thức và thông tin cần thiết, nhân viên mới có thể bắt tay vào công việc nhanh chóng.
- Tạo dựng hình ảnh nhà tuyển dụng uy tín: Preboarding chuyên nghiệp thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến nhân viên.
Các yếu tố cần có khi thực hiện Preboarding là gì?
Kế hoạch rõ ràng, cụ thể
Để đảm bảo chương trình Preboarding diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc lập kế hoạch chi tiết là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp có thể:
- Xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể cho chương trình, ví dụ như: tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên mới, nâng cao hiệu suất làm việc,…
- Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn Preboarding, bao gồm thời gian, hoạt động, người phụ trách và nguồn lực cần thiết.
- Phân công trách nhiệm cho từng bộ phận và cá nhân liên quan rõ ràng sẽ giúp đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, tránh tình trạng chồng chéo công việc cũng như lãng phí nguồn lực.
Nội dung phong phú, thú vị
Thay vì cung cấp cho tân binh những thông tin khô khan, nhàm chán, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung Preboarding phong phú và thú vị.
- Cung cấp cho tân binh đầy đủ thông tin về công ty, văn hóa công ty, sản phẩm, dịch vụ,… là điều cần thiết, nhưng cần thực hiện sáng tạo và hấp dẫn.
- Sử dụng đa dạng các hình thức truyền tải thông tin như email, video, bài viết, infographic, trò chơi tương tác,…
- Tổ chức các hoạt động giao lưu, teambuilding cũng là cách hiệu quả để giúp tân binh hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc mới.
Tương tác và giao tiếp liên tục
Giao tiếp là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ gắn kết và hiệu quả trong mọi môi trường, đặc biệt là trong hành trình Preboarding. Doanh nghiệp cần:
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở giữa tân binh và quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, mentor.
- Tạo kênh giao tiếp trực tuyến hoặc ngoại tuyến để giải đáp thắc mắc.
- Tổ chức các buổi gặp gỡ, trò chuyện để lắng nghe ý kiến và chia sẻ của tân binh, giúp họ cảm thấy được quan tâm và có cơ hội đóng góp vào cộng đồng chung.
Hỗ trợ công nghệ
Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tân binh hòa nhập nhanh chóng và hiệu quả với môi trường làm việc mới. Doanh nghiệp cần:
- Cung cấp cho tân binh các công cụ và phần mềm cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả.
- Hướng dẫn tân binh cách sử dụng các công nghệ mới trong công ty.
- Đảm bảo nhân viên mới được kết nối internet và các thiết bị cần thiết để truy cập thông tin.
Hướng dẫn và hỗ trợ tận tình
Tân binh đến với môi trường làm việc mới thường gặp nhiều khó khăn và bỡ ngỡ. Chính vì thế, doanh nghiệp nên:
- Hỗ trợ tận tình để họ có thể hòa nhập nhanh chóng và hiệu quả.
- Chỉ định một mentor hoặc buddy để hỗ trợ tân binh trong những ngày đầu tiên làm việc là điều rất cần thiết. Mentor hoặc buddy sẽ là người hướng dẫn tân binh cách làm việc, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ họ vượt qua những khó khăn ban đầu.
- Cung cấp cho tân binh các tài liệu hướng dẫn, quy trình làm việc và các thông tin cần thiết khác.
- Tổ chức các buổi đào tạo ngắn hạn để giúp tân binh nắm bắt kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.
Phản hồi, đánh giá liên tục
Một số hoạt động giúp chương trình Preboarding luôn được cải thiện và hoàn thiện, bao gồm:
- Xây dựng cơ chế phản hồi và đánh giá liên tục.
- Yêu cầu tân binh đánh giá chương trình Preboarding và cung cấp phản hồi để doanh nghiệp có thể điều chỉnh, cải thiện chương trình.
- Theo dõi tiến độ hòa nhập của tân binh và đánh giá mức độ hiệu quả của chương trình Preboarding.
Vì sao Preboarding lại quan trọng?
Thúc đẩy tinh thần gắn kết
Preboarding là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm và chào đón nhân viên mới, giúp họ cảm thấy hào hứng và mong muốn được cống hiến cho công ty. Đây là nền tảng vững chắc cho một mối quan hệ hợp tác lâu dài và hiệu quả.
Giảm nguy cơ nhân viên mới rời đi
Nhận được lời mời làm việc không đồng nghĩa với việc nhân viên sẽ chắc chắn gia nhập công ty bạn. Họ có thể đang cân nhắc các lựa chọn khác hoặc sử dụng lời mời này để đàm phán với công ty hiện tại. Preboarding giúp doanh nghiệp chủ động giữ chân nhân viên mới bằng cách cung cấp cho họ thông tin chi tiết về công ty, văn hóa doanh nghiệp, vai trò và trách nhiệm của công việc. Nhờ đó, nhân viên mới có thể đưa ra quyết định sáng suốt và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Ứng phó với sự biến đổi của thị trường lao động
Nhân viên ngày nay có nhiều sự lựa chọn công việc hơn. Vì vậy, họ sẵn sàng chuyển sang một công ty khác nếu nhận được đãi ngộ tốt. Đặc biệt, thế hệ Millennials – những người được mệnh danh là: “thế hệ nhảy việc” (chiếm đến 75% lực lượng lao động vào cuối năm 2021).
Thế nên, Preboarding chính là giải pháp giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân những nhân sự tài năng. Bằng cách thể hiện sự quan tâm, chuyên nghiệp ngay từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể tạo ấn tượng tốt và khiến nhân viên mới cảm thấy hài lòng.
Quy trình 5 bước Preboarding ấn tượng là gì?
Bước 1: Mở đầu đầy ấn tượng – Gửi lời chào mừng và thông tin cơ bản (1-2 ngày sau khi nhận lời mời)
Mục đích: Thể hiện sự chào đón nồng nhiệt, giới thiệu về công ty, văn hóa doanh nghiệp và khơi gợi niềm hứng khởi cho tân binh.
Hoạt động:
- Gửi email chào mừng từ quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự, thể hiện sự trân trọng và mong muốn được hợp tác.
- Chia sẻ bộ tài liệu giới thiệu về công ty, bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp và những thành tựu nổi bật.
- Cung cấp thông tin liên hệ của quản lý trực tiếp và các phòng ban liên quan.
Bước 2: Chuẩn bị kỹ lưỡng – Gửi bộ thủ tục onboarding (3-5 ngày sau khi nhận lời mời)
Mục đích: Đảm bảo tân binh hoàn thành đầy đủ thủ tục cần thiết trước khi chính thức làm việc.
Hoạt động:
- Gửi email thông báo về ngày làm việc đầu tiên và hướng dẫn chi tiết từng bước.
- Cung cấp đầy đủ các mẫu đơn cần thiết, bao gồm đơn khai báo thông tin cá nhân, bảo hiểm, cam kết bảo mật thông tin,…
- Giải thích rõ ràng từng yêu cầu và quy định, đảm bảo tân binh dễ dàng nắm bắt và thực hiện đúng trình tự.
- Xác định rõ thời hạn nộp hồ sơ cho từng loại thủ tục.
Bước 3: Quà tặng ý nghĩa – Thể hiện sự quan tâm và chào đón (1 tuần trước ngày làm việc đầu tiên)
Mục đích: Tạo ấn tượng tốt đẹp, thể hiện sự quan tâm và trân trọng, giúp tân binh cảm thấy được kết nối và gắn bó với công ty.
Hoạt động:
- Lựa chọn quà tặng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
- Gửi quà đến địa chỉ nhà riêng hoặc trao trực tiếp khi tân binh đến công ty.
- Một số gợi ý quà tặng: sổ tay, bút logo công ty, áo thun, cốc cà phê, sách liên quan đến ngành nghề, cây xanh, thẻ quà tặng.
Bước 4: Gặp gỡ giao lưu – Kết nối và hòa nhập (1-2 ngày trước ngày làm việc đầu tiên)
Mục đích: Giúp tân binh làm quen với môi trường làm việc, đồng nghiệp và văn hóa doanh nghiệp.
Hoạt động:
- Tổ chức buổi gặp gỡ thân mật với sự tham gia của quản lý trực tiếp, đồng nghiệp cùng nhóm và các thành viên khác trong công ty.
- Giới thiệu tân binh với mọi người, tạo cơ hội giao lưu và kết bạn.
- Chia sẻ thông tin về văn hóa doanh nghiệp, quy định và chế độ làm việc.
- Tạo bầu không khí cởi mở, thân thiện để tân binh cảm thấy thoải mái và dễ dàng hòa nhập.
Bước 5: Hỗ trợ nhiệt tình – Hướng dẫn và đồng hành trong ngày đầu tiên (Ngày đầu tiên đi làm)
Mục đích: Giúp tân binh làm quen với công việc, hòa nhập với môi trường làm việc và cảm thấy được hỗ trợ.
Hoạt động:
- Hỗ trợ giải quyết các vấn đề gặp phải trong ngày đầu tiên đi làm.
- Dành thời gian trò chuyện, lắng nghe và giải đáp thắc mắc của tân binh.
- Giới thiệu tân binh với các thành viên khác trong nhóm và khuyến khích họ giao lưu, hợp tác.
- Tạo môi trường làm việc thân thiện, cởi mở và khích lệ tinh thần làm việc nhóm.
- Gửi email chào mừng chính thức, nhắc lại các thông tin quan trọng và thể hiện sự mong đợi về sự hợp tác lâu dài.
Điểm khác nhau giữa Onboarding và Preboarding là gì?
Preboarding và Onboarding là hai giai đoạn quan trọng trong hành trình của nhân viên mới, nhưng lại có những điểm khác biệt. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để bạn dễ dàng nắm bắt:
| Đặc điểm | Preboarding | Onboarding |
|---|---|---|
| Mục đích | Chào mừng và tạo ấn tượng ban đầu với nhân viên mới, giúp họ chuẩn bị tinh thần và tâm lý cho công việc sắp tới. | Giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc, văn hóa công ty và bắt đầu thực hiện công việc hiệu quả. |
| Thời gian | Bắt đầu từ khi ứng viên nhận lời mời làm việc đến trước ngày chính thức đi làm (thường từ 1 tuần đến 1 tháng). | Bắt đầu từ ngày đầu tiên nhân viên mới đi làm và kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định (thường từ 3 tháng đến 1 năm). |
| Hoạt động chính | Gửi email chào mừng và thông tin cơ bản về công ty. Gửi bộ thủ tục onboarding. Chuẩn bị quà tặng chào mừng. Tổ chức buổi gặp gỡ giao lưu. Gửi hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới trong ngày đầu tiên đi làm. |
Đào tạo về kỹ năng công việc và văn hóa công ty. Giao nhiệm vụ và hướng dẫn cách hoàn thành. Kết nối nhân viên mới với đồng nghiệp và mentor. Đánh giá và hỗ trợ nhân viên mới phát triển. |
Bí quyết thực hiện Preboarding hiệu quả
Cá nhân hóa trải nghiệm Preboarding
Mỗi nhân viên đều có những sở thích, nền tảng và nhu cầu khác nhau. Do đó, việc cá nhân hóa trải nghiệm preboarding cho từng nhân viên là vô cùng quan trọng. Hãy dành thời gian để tìm hiểu về từng nhân viên mới, bao gồm:
- Kỹ năng và kinh nghiệm
- Mục tiêu nghề nghiệp
- Sở thích
- Văn hóa làm việc ưa thích
Tránh những sai lầm thường gặp khi thực hiện Preboarding là gì?
Dưới đây là một số sai lầm thường gặp trong preboarding và cách khắc phục:
- Thiếu thông tin liên lạc: Cung cấp cho nhân viên mới đầy đủ thông tin về công ty, văn hóa công ty, vai trò của họ và những gì mong đợi ở họ.
- Quá tải thông tin: Đừng cung cấp cho nhân viên mới quá nhiều thông tin cùng lúc. Hãy chia nhỏ thông tin thành các phần dễ hiểu và dễ quản lý.
- Thiếu sự hỗ trợ: Hãy đảm bảo rằng nhân viên mới có người để liên hệ khi họ cần trợ giúp.
- Quá trình Onboarding quá dài: Quá trình Onboarding nên được thiết kế để giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công ty và bắt đầu làm việc hiệu quả.
- Thiếu sự đánh giá: Hãy theo dõi tiến độ của nhân viên mới phản hồi họ thường xuyên.
Trên đây là toàn bộ thông tin về Preboarding. Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn Preboarding là gì? Hãy theo dõi chúng tôi để đón đọc thêm những bài viết mới nhất bạn nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Offboarding là gì? 6 bước xây dựng quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp cho nhân sự
