Bạn quần quật làm việc mà không có thời gian dành cho gia đình, bản thân và các mối quan hệ xã hội khác, nhưng kết quả lại không như mong đợi, áp lực cứ thế chồng chất.
Vậy nên, hãy quản lý tốt thời gian, để mỗi giây phút trôi qua đều có ý nghĩa nhất định của nó, bạn sẽ không lãng phí một giờ nào trong suốt cuộc đời mình.
Phương pháp Eisenhover
Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower xây dựng. Ông đã sử dụng nó một cách rất hiệu quả cho lịch làm việc bận rộn của mình, điểm cốt lõi của phương pháp này là sắp xếp công việc ưu tiên theo ma trận (Ma trận Eisenhower)
Về cơ bản, bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:
- P1: Quan trọng, khẩn cấp
- P2: Quan trọng, không khẩn cấp
- P3: Không quan trọng, khẩn cấp
- P4: Không quan trọng, không khẩn cấp
(P= Priority: Sự ưu tiên)
Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi sau:
- Đối với mình, tại thời gian hiện tại thì việc này có quan trọng không?
- Đối với mình, tại thời gian hiện tại thì việc này có khẩn cấp không?
1. P1 – Quan trọng, khẩn cấp
Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay.
Bao gồm 3 loại công việc sau:
- Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
- Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
- Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, bản kế hoạch,…
Chúng ta thường không tránh được công việc loại 1 và 2. Nhưng đối với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong P1.
2. P2 – Quan trọng, không khẩn cấp
Ở cấp độ này, bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.
Bao gồm các công việc sau:
- Đọc sách
- Học kỹ năng
- Học ngoại ngữ
- Tập thể dục, thể thao
Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Bạn nên thực hiện những việc trong mục P2 điều đặn và kiên trì như một thói quen!
P3 – Không quan trọng, khẩn cấp
Đối với những việc này sẽ không quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được.
Bao gồm các công việc sau:
- Cuộc gọi từ bạn bè lâu ngày không gặp.
- Tin nhắn từ các nhóm hội.
- Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.
Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.
4. P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn không nên hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Bao gồm các công việc sau:
- Truy cập Facebook
- Xem Youtube
- Xem TV
- Xem phim
Trước khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình đạt được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?
Cách quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhover
1. Phân bổ thời gian theo từng cấp độ
- P1: ~15% – 20%
- P2: ~60% – 65%
- P3: ~10% – 15%
- P4: < 5%
2. Các công cụ hỗ trợ
Ghi chép
Bạn cần có 1 cuốn sổ ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên máy tính hoặc điện thoại. Mỗi ngày, mỗi tuần, bạn đưa ra những công việc cần thực hiện, sắp xếp độ ưu tiên cho chúng và bám sát đó thực hiện. Xong việc nào, bạn đánh dấu tích vào, lúc này, cảm giác được tận hưởng sau khi hoàn thành công việc thật sự rất tuyệt vời.
Ứng dụng khác
Bạn có thể dùng các ứng dụng dưới đây để sắp xếp việc vào cấp độ phù hợp:
Đối với phần mềm Android
- My Effectiveness: To do, Tasks
- Google Note
Đối với phần mềm IOS
Eisenhower App
Quản lý tốt thời gian của bản thân, chính là một trong những yếu tố giúp chúng ta làm chủ cuộc sống. Nếu bạn cứ lẩn quẩn trong khối công việc của mình mà không biết làm sao để thoát ra, hãy xây dựng cho mình một thời gian biểu khoa học.
