Một trong những yếu tố khiến cá nhân nổi bật, thành công hơn so với những người còn lại ở cùng trình độ, chuyên môn đó chính là khả năng sắp xếp, quản lý thời gian làm việc hiệu quả. Nếu một người biết quản lý thời gian hiệu quả, đạt hiệu suất tối đa thì có thể làm được khối lượng công việc nhiều hơn người khác trong cùng một lượng thời gian. Một trong những phương pháp quản lý thời gian vô cùng hiệu quả và dễ dàng để thực hiện, áp dụng theo đó chính là ma trận Eisenhower. Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu về chi tiết phương pháp này trong bài viết dưới đây nhé!
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower được tạo ra và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ là Dwight D.Eisenhower. Ông từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu, chịu trách nhiệm cho việc lên kế hoạch và tham gia vào chiến trường các nước, đóng góp lớn vào sự ra đời của Internet, các chương trình quan trọng của NASA. Ông cũng từng giữ chức hiệu trưởng Đại học Columbia, Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO trước khi trở thành Tổng thống. Bạn có thể thấy đây là một người nắm giữ nhiều công việc khác nhau từ chính trị cho tới khoa học, vật lý,… Chính do có rất nhiều công việc khác nhau cần thực hiện, ông đã sáng tạo ra ma trận nhằm quản lý thời gian rất hiệu quả.
Ma trận Eisenhower được phát triển dựa trên hai đặc tính duy nhất là tính quan trọng và tính khẩn cấp. Từ việc sắp xếp, phân loại và từ đó loại bỏ các hoạt động không cần thiết, lãng phí sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian, hoàn thành được các công việc quan trọng nhất. Phương pháp này được sinh ra cũng dựa trên một trong những lí do khiến bạn làm việc kém hiệu quả đó chính là mất thời gian vào những việc không thực sự cần thiết, quan trọng, hay trở nên lẫn lộn khi có quá nhiều công việc khác nhau chồng chéo.
Chúng ta có thể chia ngắn gọn nội dung trong ma trận Eisenhower thành hai mục trước khi đi vào chi tiết đó là:
- Những việc cần thiết và tạo ra giá trị dài hạn, giúp chúng ta đến gần với mục tiêu của mình.
- Những việc rất khẩn cấp, ảnh hưởng đến nhiều người do đó cần được giải quyết ngay lập tức.
Sự sắp xếp tính chất công việc, sàng lọc và phân chia cũng là một trong những công việc chính để bạn thực hành phương pháp ma trận Eisenhower này. Việc sắp xếp, nhận biết thứ tự ưu tiên cũng giúp bạn thực hiện các công việc một cách suôn sẻ, trôi chảy hơn.
Cách phân chia công việc trong ma trận Eisenhower
Theo ma trận Eisenhower, bạn sẽ cần phân chia các công việc mình cần thực hiện vào 4 nhóm cấp độ. Chúng ta sẽ có 2 cột gồm yếu tố Gấp và Không gấp, 2 hàng Quan trọng và Không quan trọng. Bốn nhóm cấp độ công việc được tạo thành từ việc kết hợp 2 hàng và 2 cột trên:
- Cấp 1: Các công việc quan trọng và cần làm gấp
- Cấp 2: Các công việc quan trọng nhưng không cần làm gấp
- Cấp 3: Các công việc không quan trọng nhưng cần làm gấp
- Cấp 4: Các công việc không quan trọng và không cần gấp
Xem thêm: To do list là gì? Các app To do list và các mẫu To do list không thể bỏ lỡ
Cấp độ 1 – Các công việc quan trọng và cần làm gấp
Các công việc nằm trong nhóm cấp độ 1 luôn được ưu tiên hàng đầu cần phải thực hiện ngay lập tức. Thường có thể rơi vào các công việc như:
- Sự việc không đoán trước được: tai nạn, bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, đầu việc phát sinh,…
- Đoán trước được, đã định sẵn và khó thay đổi: Các cuộc họp định kỳ, thường niên, sinh nhật người thân, bạn bè, lịch chuyển nhà,…
- Đã tới hạn chót: Báo cáo, buổi thuyết trình với khách hàng, lịch kiểm tra hàng hoá,…
Trong các loại công việc trên, chỉ có các công việc đã tới hạn chót là có thể tránh khỏi nếu bạn sắp xếp thời gian, công việc tốt hơn để đưa chúng vào nhóm công việc đã định trước. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng khả năng thương thảo để sắp xếp công việc.
Ví dụ, cấp trên yêu cầu bạn thực hiện công A cần gấp trong ngày hôm nay. Có những người sẽ nhận công việc đó ngay lập tức mà khiến ngày hôm đó có nhiều công việc đến hạn hơn. Thay vì thế bạn có thể thử trao đổi kỹ càng hơn với cấp trên rằng công việc đó có thực sự cần hoàn thành trong ngày hôm nay, liệu bạn có thể dời sang ngày mai vì đang có một công việc khác cần làm trong ngày.
Hãy cố gắng loại bỏ các công việc đã tới hạn chót này để giảm thiểu áp lực về thời gian, khối lượng công việc một khi đã bị dồn lại.
Cấp độ 2 – Các công việc quan trọng nhưng không gấp
Công việc quan trọng nhưng không gấp thường là những việc đã nằm trong kế hoạch, không thể bỏ qua nhưng được dự tính sẽ thực hiện trong dài ngày. Đó có thể là những việc như lên kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, họp vào cuối tháng, cuối năm, đào tạo,… Bạn không thể bỏ qua việc đào tạo, hướng dẫn nhân viên nhưng đó rõ ràng là việc cần thực hiện dài hạn, liên tục để có thể đảm bảo hiệu suất làm việc cho nhân viên.
Một lưu ý rằng các công việc thuộc nhóm cấp độ 2 này rất dễ rơi vào nhóm cấp độ 1 nếu bạn thường xuyên trì hoãn, không đặt ra yêu cầu cụ thể về tần suất thực hiện. Chẳng hạn như việc lên kế hoạch kinh doanh hàng tháng là một việc rất quan trọng, không thể nào không làm. Bạn có thể làm sớm vào giữa tháng trước đó hoặc cuối tháng trước đó. Nhưng nếu không đặt ra thời hạn cụ thể, rất có thể bạn sẽ kéo dài việc đó và để đến sát hạn nộp kế hoạch mới thực hiện. Khi đó rõ ràng công việc này đã rơi vào nhóm cấp độ 1 là quan trọng và cần làm gấp.
Một công việc thuộc nhóm cấp độ 2 nhưng thường xuyên bị trì hoãn sẽ trở thành công việc luôn cần làm gấp và quan trọng
Cấp độ 3 – Không quan trọng nhưng cần làm gấp
Những công việc thuộc nhóm này thường là những việc khá nhỏ, không tốn quá nhiều thời gian hoặc công sức thực hiện ví dụ như phản hồi thư từ, email, gọi điện thoại, được uỷ quyền từ người khác như đồng nghiệp nhờ chuyển tài liệu cho khách hàng,.. .Các công việc này tuy nhỏ nhưng nếu dồn tải lại với số lượng lớn vẫn sẽ làm mất thời gian và sự tập trung của bạn. Những công việc này có thể được xử lý bằng cách nhờ sự trợ giúp từ người khác nếu bạn có thể hoặc thương thảo. Chẳng hạn khi đồng nghiệp nhờ chuyển tài liệu trong khi bạn đang có rất nhiều đầu việc cấp độ 1 là gấp và cần làm ngay, hãy nói với họ thử nhờ một người khác đang có nhiều thời gian hơn.
Những công việc thuộc cấp độ này nếu đều là đầu việc nhỏ bạn có thể cân nhắc dồn vào một khung thời gian để thực hiện hết để tránh làm bản thân xao nhãng khi làm các việc quan trọng hơn.
Xem thêm: Cách tập trung làm việc hiệu quả không bị ảnh hưởng bởi những vấn đề cá nhân
Cấp độ 4 – Không quan trọng và không gấp
Đây là những công việc không quá ảnh hưởng đến mục tiêu dài, quan trọng của bạn nhưng dễ khiến bạn mất thời gian và sự tập trung, tâm trí. Bạn thường làm những việc này vì thói quen, sở thích hay sự trì hoãn đối với các công việc quan trọng hơn.
Những việc cấp độ 4 như xem phim, đọc truyện tranh, chơi game,… Các công việc này không phủ nhận rằng vẫn mang lại lợi ích để giải trí, giảm tải áp lực công việc nhưng trừ khi bạn đang ở trạng thái cực kỳ căng thẳng, làm việc quá độ thì vẫn có thể dừng lại và làm sau.
Dưới đây là một gợi ý về tỷ lệ phân bổ các công việc vào 4 nhóm cấp độ trên như sau:
Cấp độ 1: ~15% – 20%
Cấp độ 2: ~60% – 65%
Cấp độ 3: ~10% – 15%
Cấp độ 4: < 5%
Các bạn có thể tham khảo và thay đổi tùy thuộc vào khối lượng công việc mình đang đảm nhận cũng như tính chất ngành nghề của bạn. Bên cạnh đó bạn cũng có thể xem xét lại tỷ lệ các nhóm công việc này để đưa ra hướng thay đổi cho phù hợp, tạo lối sống lành mạnh nhất.
Ví dụ nếu nhóm công việc cấp độ 1 của bạn chiếm đến 40-50% trong một khoảng thời gian dài, tức bạn thường xuyên trong trạng thái cần xử lý nhiều công việc quan trọng, gấp gáp. Khi này mức độ căng thẳng vì công việc của bạn có thể tăng cao, lâu ngày dễ ảnh hưởng đến sức khoẻ tâm lý. Hoặc nếu nhóm công việc số 4 của bạn chỉ chiếm 1 khoảng quá nhỏ 1-2% cũng chưa hẳn là tốt. Các nhóm công việc này thường giúp bạn thư giãn, giải tỏa. Nhưng nếu các hoạt động này quá ít, hiếm khi được thực hiện cũng có thể gây ra sự mất cân bằng trong cuộc sống.
Xem thêm: Bóng ma trầm cảm gây hoảng sợ cho dân văn phòng: Làm sao để vượt qua?
Cách áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower và lưu ý
Khi đã nắm rõ được đặc tính và các điểm mấu chốt của phương pháp này rồi hẳn bạn sẽ khá dễ dàng để thực hiện theo. Hãy thử bắt đầu theo các bước sau nhé:
- Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc bạn cần thực hiện, sắp tới cần làm hoặc muốn làm.
- Bước 2: Đánh giá tính chất cho các công việc trên dựa theo những tiêu chí gồm quan trọng, không quan trọng, gấp, không gấp.
- Bước 3: Sắp xếp các công việc trên sau khi đánh giá vào bảng sơ đồ ma trận Eisenhower.
Ngoài ra, chúng tôi cũng có một vài lưu ý cho bạn trong quá trình sắp xếp công việc để sao cho hiệu quả, tối ưu nhất như:
- Sắp xếp công việc trên ma trận Eisenhower vào đầu ngày để đảm bảo bạn không bỏ sót việc nào hoặc đến cuối ngày bạn mới nhớ ra đưa một công việc nào đó quan trọng, cần gấp vào danh sách. Khi ngày thời gian thực hiện công việc của bạn sẽ càng trở nên eo hẹp.
- Tổng kết, rà soát lại danh sách ma trận của mình vào cuối ngày. Việc này để tránh trường hợp có một công việc nào đó quan trọng, không cần gấp nhưng bạn đã để kéo dài trở thành công việc quan trọng, cần gấp. Tuy nhiên, vì bạn vẫn giữ đầu việc đó ở nhóm cấp độ 2 nên không chú ý thực hiện.
- Lập ma trận riêng biệt cho khung thời gian tuần, tháng, năm. Đừng nên trộn lẫn khung thời gian cùng với nhau bởi bạn có thể khiến các đầu việc của mình trở nên lẫn lộn, cần nhiều ghi chú nhỏ, khó đánh giá hơn. Ngoài ra việc chia nhỏ khung thời gian kèm theo các đầu việc cần thực hiện cũng giúp bạn nhanh chóng hoàn thành khối lượng công việc cần thiết.
- Giữ số lượng công việc tối đa trong khoảng hợp lý. Hãy để số lượng việc mình cần làm trong khung thời gian cho phép vừa đủ để bạn có thể hoàn thành tốt Chẳng hạn trong ma trận thời gian một ngày của bạn mà cấp độ 1 có đến hơn 20 đầu việc thì khó lòng nào bạn có thể thực hiện được tất cả hoặc sẽ hoàn thành ở mức độ chưa thật xuất sắc. Trong trường hợp có quá nhiều đầu việc như vậy hãy cân nhắc thay đổi, tìm cách chuyển bớt một số công việc sang nhóm khác.
- Đánh giá thật chính xác, khách quan tính chất của các đầu việc. Đừng vội vàng mà đánh giá tính chất các công việc không chính xác vì khi đó bạn đã làm xáo trộn ma trận Eisenhower ngay từ đầu, áp dụng sai phương pháp ngay từ bước đầu tiên.
Trên đây là phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower mà Việc làm 24h chia sẻ đến bạn. Phương pháp này khi được thực hiện đúng cách, một cách nghiêm túc sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm việc, tối đa hoá khả năng sắp xếp, tổ chức công việc. Phương pháp này có thể được sử dụng linh hoạt trong công việc hằng ngày tại văn phòng hoặc các công việc ngoại khoá khác của bạn. Hy vọng bạn có thể làm việc hiệu quả hơn nhờ có ma trận Eisenhower.
Đừng quên truy cập vào Blog của Việc Làm 24h để cập nhật các thông tin hữu ích về các cách phát triển bản thân và website Việc Làm 24h để tìm kiếm công việc phù hợp với mình nhé!
Xem thêm: Phân loại công việc – Cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
