Sơ đồ Gantt là gì? Các ứng dụng sơ đồ Gantt trong công việc và học tập hiệu quả

Sơ đồ Gantt hay còn gọi là biểu đồ Gantt (Gantt chart) được biết đến như một công cụ hỗ trợ quản lý dự án. Nhưng cụ thể, tác dụng của sơ đồ Gantt là gì? Cách xây dựng sơ đồ Gantt ra sao? Ứng dụng của sơ đồ Gantt trong công việc và học tập như thế nào? Hiệu quả có thật sự ấn tượng “như lời đồn”? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu qua bài viết sau đấy nhé! 

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt được đặt theo tên của Henry Laurence Gantt (1861 – 1919). Năm 1910, khi ấy Gantt đang là kỹ sư cơ khí và là cố vấn dự án của công ty sản xuất thép tại Mỹ. Ông bắt đầu lập kế hoạch trực quan bằng nhiều biểu đồ thanh và cho phép các giám sát viên theo dõi tiến độ công trình thông qua các biểu đồ này. Tuy nhiên, cha đẻ của sơ đồ Gantt lại là Karol Adamiecki – một giáo sư quản lý dự án người Ba Lan vì ông là người đầu tiên có ý tưởng thể hiện các quy trình, lịch sử sản xuất theo biểu đồ trước Henry Gantt 15 năm (tức là năm 1896). 

Sơ đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến được mô tả dưới dạng một dạng biểu đồ thanh ngang. Trong sơ đồ Gantt, các hạng mục công việc được thể hiện trên trục tung (trục dọc), thời gian được thể hiện trên trục hoành (trục ngang), giúp biểu thị một cách trực quan tiến độ, thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hạng mục trong toàn bộ dự án. 

Xem thêm: Stakeholder là gì? Gợi ý các cách quản lý stakeholder hợp lý và hiệu quả

sơ đồ gantt
Sơ đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến được mô tả dưới dạng một dạng biểu đồ thanh ngang

Cụ thể, sơ đồ Gantt giúp bạn nhìn rõ dự án và tự giải đáp các câu hỏi quan trọng:

  • Các hạng mục công việc nào cần thực hiện cụ thể?
  • Thời gian từng hạng mục là bao lâu? Khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc? Tiến độ từng hạng mục đã thực hiện ra sao?
  • Người nào phụ trách chính từng hạng mục?
  • Những hạng mục công việc nào phải thực hiện trong cùng một khoảng thời gian? Và đó là khung thời gian nào?
  • Thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án là bao lâu?

Lợi ích của sơ đồ Gantt là gì? 

Bằng việc liệt kê chi tiết các đầu việc từ khâu đầu tiên tới việc làm cuối cùng của một dự án, thiết lập thời hạn hoàn thành từng việc và phân công nhiệm vụ đó cho ai, sơ đồ Gantt giống như một bản tóm tắt hoàn hảo. 

Thông qua biểu đồ Gantt, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan toàn bộ dự án, dễ dàng trong việc theo dõi tiến độ, quản lý một lúc được nhiều thông tin, nhanh chóng nắm được các thông tin chính, điều chỉnh lộ trình thực hiện dự án một cách linh hoạt, lên kế hoạch phân bổ nhân lực, tài nguyên tối ưu và hiệu quả, giúp nâng cao hiệu suất công việc. 

Đồng thời, sơ đồ cũng giúp hoạch định được các nhiệm vụ nào có thể được thực hiện song song, nhiệm vụ nào bắt buộc phải hoàn thành trước khi bắt đầu một nhiệm vụ mới trong tiến trình. Từ đó, người quản lý có thể nhận biết được dự án đang vướng mắc ở khâu nào, cá nhân nào đang làm sai lệch kế hoạch để kịp thời đưa ra hướng điều chỉnh.

Trong kỷ nguyên số hiện nay, mỗi người đều phải nhạy bén và đa nhiệm hơn để có thể theo kịp nhịp sống hối hả. Bộ não dần “hết dung lượng” vì chứa quá nhiều thông tin mới mỗi ngày. Do đó, việc sử dụng các công cụ làm trợ lý cho trí nhớ như sơ đồ Gantt là vô cùng cần thiết. Bất kể đang đi học, đã đi làm, đang làm công việc gì, vị trí nào, lĩnh vực nào, bạn đều có thể dùng Gantt để sắp xếp lại danh sách nhiệm vụ hỗn độn trong bộ não một cách có trình tự. Đây còn là “cộng sự đắc lực” cho những người giữ vai trò quản lý, như: 

  • Tổng Giám đốc 
  • Trưởng phòng / Trưởng nhóm 
  • Giám sát viên / Quản lý dự án / Quản lý vận hành 
  • Trợ lý
  • Người làm nghiên cứu 
  • Người đang theo học chương trình Thạc sĩ / Tiến sĩ / Giáo sư
  • Những nhà khởi nghiệp (start-up)

Trong doanh nghiệp, dù ở lĩnh vực nào, chế tạo – sản xuất, xây dựng hay phân phối bán hàng, công nghệ thông tin… ,sơ đồ Gantt đều thật sự cần thiết cho việc lập kế hoạch mới, triển khai dự án và tổng kết hoạt động kinh doanh. Một số công ty quy mô vừa và lớn sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó sẽ tích hợp sẵn trình tạo lập biểu đồ Gantt hoặc sử dụng Microsoft Excel. Dù tồn tại dưới hình thức nào, Gantt vẫn là mô hình trực quan và hữu ích cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt trong Excel mà dân văn phòng nào cũng cần biết

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt qua 4 bước

Bước 1: Xác định các hạng mục công việc  

Từ mục tiêu và yêu cầu cần đạt được của dự án, hãy liệt kê chi tiết các hạng mục công việc và hoạch định thời gian dự kiến hoàn thành cho từng đầu việc. Lưu ý, làm nổi bật mục thời gian bắt đầu và deadline kết thúc.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc.

Sắp xếp công việc theo mối liên kết “tuần tự” và “song song”. Việc sắp xếp theo thứ tự “tuần tự” nghĩa là công việc này hoàn thành mới thực hiện công việc kế tiếp được. Công việc “song song” có nghĩa là có thể thự hiện đồng thời trong cùng một khoảng thời gian. Trong dự án, nhiều hạng mục được thực hiện song song giúp rút ngắn thời gian thực hiện toàn bộ dự án.

sơ đồ gantt
Trình bày sơ đồ Gantt một cách rõ ràng và khoa học

Việc sắp xếp cẩn thận theo “công việc tuần tự” và “công việc song song” vô cùng quan trọng. Qua đó giúp việc trình bày sơ đồ Gantt một cách rõ ràng và khoa học. Quản lý dự án được tối ưu, người quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin của toàn dự án.

Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt

Sau khi đã lên danh sách chi tiết và sắp xếp các hạng mục một cách logic và khoa học, bạn có thể bắt đầu lên biểu đồ Gantt. Hai yếu tố quan trọng tương ứng với 2 trục của biểu đồ là checklist công việc và mốc thời gian. Trong đó, checklist công việc nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về mặt thời gian (việc nào cần thực hiện trước thì liệt kê trước). 

Thông thường, checklist được sắp xếp theo trục tung (hàng dọc), thời gian thể hiện trên trục hoành (hàng ngang). Bạn có thể đánh dấu chúng bằng cách in đậm, viết hoa hoặc đổi màu chữ đối với những công việc quan trọng. Sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch học tập thường đơn giản hơn sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch công việc vì checklist ít hơn, thời gian thực hiện ngắn hơn và ít nhân sự tham gia hơn. 

sơ đồ gantt
Sắp xếp các hạng mục một cách logic và khoa học giúp bạn dễ dàng theo dõi dự án

Bạn có thể chọn vẽ bằng tay hoặc dùng công cụ hỗ trợ. Hiện nay có 4 cách để vẽ sơ đồ Gantt dễ dàng, nhanh gọn: Excel, Microsoft Project, Canva và phần mềm quản lý công việc (Zoho Project, Base Wework, Gantto… )

Việc sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ giúp bạn có thể dễ dàng quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, chia sẻ thông tin cho những người liên quan, thảo luận, báo cáo công việc một cách dễ dàng và chuyên nghiệp.

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án.

Bạn nên liên tục cập nhật tiết độ từng hạng mục đã thực hiện vào sơ đồ Gantt. Trong quá trình thực hiện dự án, có thể có tác động của nhiều yếu tố dẫn đến việc phải điều chỉnh thời gian, thứ tự thực hiện từng hạng mục. Do đó, cần chú ý cập nhật thường xuyên để không làm ảnh hưởng đến tiến độ toàn dự án. 

sơ đồ gantt
Cần chú ý cập nhật thường xuyên để không làm ảnh hưởng đến tiến độ toàn dự án

Các phần mềm vẽ sơ đồ Gantt khoa học và nhanh chóng 

Phần mềm Gantt Canva

Gantt Canva có đa dạng các mẫu biểu đồ được thiết kế đẹp mắt, bạn có thể lựa chọn thiết kế phù hợp với mình. Gantt Canva rất dễ dàng sử dụng mà không cần phải học quá nhiều về kỹ năng sử dụng phần mềm. Ngoài ra, bạn có thể tải xuống, chia sẻ với người khác để mọi thành viên đều có thể xem và chỉnh sửa trực tiếp.

sơ đồ gantt
Gantt Canva rất dễ dàng sử dụng

Phần mềm Zoho Project

Với các thao tác kéo thả đã được cài đặt sẵn trên Zoho Project, bạn có thể dễ dàng thiết lập mối quan hệ giữa các hạng mục công việc và thời gian tương ứng, giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn. Với những mẫu có sẵn trên phần mềm, bạn sẽ không cần phải suy nghĩ quá nhiều. Phần mềm Zoho quản lý trên nền tảng đám mây giúp bạn dễ dàng cập nhật và chia sẻ với các thành viên trong nhóm dù ở bất kỳ đâu với giao diện trực quan.

sơ đồ gantt
Zoho quản lý trên nền tảng đám mây giúp bạn dễ dàng cập nhật và chia sẻ với các thành viên trong nhóm

Phần mềm Base Wework

Base Wework là phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp được tích hợp thêm tính năng vẽ Gantt chart. Đặc biệt, ứng dụng này còn có chức năng hiển thị các công việc dưới dạng biểu đồ. Gantt Chart giúp hỗ trợ bạn theo dõi và quản lý dự án dễ dàng hơn.

sơ đồ gantt
Base Wework có chức năng hiển thị các công việc dưới dạng biểu đồ

Một số sơ đồ Gantt mẫu ứng dụng trong thực tế

Một công ty mỹ phẩm cần lên kế hoạch để đưa sản phẩm mới trong vòng 2 tháng để kịp giới thiệu sản phẩm trong hội chợ thương mại. Để đảm báo mọi thứ hoàn thành đúng kế hoạch quản lý, trưởng nhóm phụ trách dự án đã dùng sơ đồ Gantt để theo dõi và quản lý. 

sơ đồ gantt
Sơ đồ Gantt giúp theo dõi và quản lý dự án thuận tiện hơn

Thứ tự các công việc cần thực hiện cho dự án này gồm: 

  • Nghiên cứu thị trường
  • Lên kế hoạch sản xuất sản phẩm
  • Thiết kế hộp và bao bì
  • Phát triển sản phẩm 
  • Training cho các chuyên viên tư vấn và nhân viên bán hàng
  • Chuẩn bị các tài liệu, catalog sản phẩm. 

Nhìn vào Sơ đồ Gantt phía trên, người quản lý có thể biết được dự án đang ở giai đoạn nào, những gì đã hoàn thành, sự phụ thuộc về thời gian của công việc. Chẳng hạn như, training (đào tạo nội bộ) sản phẩm mới cần hoàn tất ở tuần thứ 7, muốn training được sản phẩm mới bắt buộc dự án phải hoàn tất các công việc trước đó.

Sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch học tập cũng là công dụng vô cùng hữu ích của Gantt để quản lý các hoạt động phục vụ việc học. Cụ thể là, bạn cần lập kế hoạch thực hiện luận án báo cáo tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ hoặc đơn giản chỉ là một bài thuyết trình quan trọng. Sử dụng biểu đồ Gantt, bạn sẽ tạo được một biểu đồ trực quan thể hiện được bộ khung các công việc cần làm và làm trong bao lâu để hoàn thành luận án, như là: 

  • Lập dàn bài đề cương luận án
  • Viết nội dung chi tiết chương I – chương II – chương III
  • Hoàn thành bảng khảo sát ý kiến 100 người
  • Bổ sung hình ảnh minh hoạ
  • Dàn trang và kiểm tra lỗi
  • In ấn và nộp bài

Như vậy bạn sẽ không phải làm luận án trong sự vô định nữa mà sẽ theo một tiến trình từng bước (step by step). 

Lưu ý rằng chúng ta không cần thiết lập sơ đồ Gantt cho những việc nhỏ nhặt mà có thể nhớ hoặc ghi vào giấy ghi chú (giấy note) để tránh áp dụng một cách máy móc gây mất thời gian.

Lời kết

sơ đồ gantt
Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ giúp bạn quản lý dự án tốt hơn

Hy vọng bài viết giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất về việc lên sơ đồ Gantt và ứng dụng nó vào mọi công việc của mình. Lên kế hoạch cho học tập và công việc là một việc rất cần thiết. Kế hoạch kỹ giúp tăng hiệu suất công việc, quản lý thời gian và tài nguyên một cách tối ưu nhất. Hãy theo dõi Việc Làm 24h để biết thêm nhiều công cụ hữu ích khác nhé! 

Xem thêm: SQL là gì? Học SQL ở đâu để kiếm được việc làm lương cao?

Top công việc mới nhất

Cùng chuyên mục