10 cách sử dụng Powerpoint cực hữu ích cho dân văn phòng 

PowerPoint là ứng dụng quan trọng được sử dụng thường xuyên trong thuyết trình hoặc trình chiếu, trình bày một nội dung nào đó. Với nhiều tính năng và công cụ hỗ trợ, bằng cách sử dụng Powerpoint thành thạo, bạn có thể tạo nên những bản trình chiếu hấp dẫn, thu hút người xem, người nghe và tăng hiệu quả công việc. Bài viết sau của Việc Làm 24h sẽ hướng dẫn bạn 10 cách sử dụng Powerpoint hữu ích cần thiết cho dân hành chính – văn phòng

Cách tải Powerpoint trên máy tính

Trước khi nắm vững cách sử dụng PowerPoint, bạn cần tải phần mềm về máy trước đã.

Bạn có thể tải PowerPoint về máy tính: Tại đây

Sau khi truy cập vào trang, bạn sẽ được hỏi sẽ mua gói sản phẩm Microsoft hay sử dụng bản dùng thử miễn phí trong 1 tháng. 

Nếu click vào mua ngay, trang web sẽ dẫn đến các gói gia đình hoặc doanh nghiệp cùng so sánh giá và lợi ích để bạn lựa chọn. Trong cửa sổ tiếp theo, theo yêu cầu của Microsoft, bạn cần bổ sung phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Sau phần thanh toán hoàn tất có thể tải phần mềm về.

Nếu click vào dùng thử, bạn sẽ được Microsoft cho phép dùng PowerPoint với đầy đủ tính năng trong vòng 30 ngày. Để tải phần mềm, bạn cần đăng nhập tài khoản Microsoft của mình sau đó chỉ cần ấn nút tải về và cài đặt trên máy tính. 

cách sử dụng powerpoint
Tải PowerPoint trên máy tính đơn giản từ trang web của Microsoft.

Cách tải hình nền Powerpoint 

Cách sử dụng PowerPoint để làm cho bài trình bày thêm ấn tượng và đẹp mắt là chèn thêm hình nền đẹp mắt và phù hợp với nội dung. Để tải hình nền PowerPoint, với các phiên bản PowerPoint từ 2013 đến các phiên bản gần đây ,bạn có thể làm theo các bước sau:

  • Bước 1: Bạn chọn vào slide ở bên trái màn hình, ấn phải chuột, sau đó chọn Format Background
  • Bước 2: Ở hộp thoại Format Background, bạn chọn Picture or texture fill
  • Bước 3: Thông thường trong PowerPoint đã tích hợp sẵn một số mẫu hình nền, bạn chọn vào ô Texture sẽ thấy hiện ra các hình nền có sẵn để lựa chọn. 

Nếu muốn sử dụng hình nền khác có sẵn trong máy, ở hộp thoại Format background, bạn chọn picture Source >> Insert >> From a file sau đó chọn hình ảnh mong muốn.

  • Bước 4: Nếu muốn áp dụng hình nền này cho toàn bộ các slide, bạn chọn Apply to All.

Với phiên bản Powerpoint 2010 trở về trước, cách tải hình nền PowerPoint có sẵn bạn làm tương tự hướng dẫn trên. Nếu muốn chọn hình nền từ máy tính lên, ở hộp thoại Format background, bạn chọn Fill >> File. Sau đó, bạn tải lên hình nền muốn chọn và chọn “Apply to All” để áp dụng hình nền cho tất cả các slide. 

Ngoài ra, Microsoft cho phép bạn thực hiện một số chỉnh sửa hiệu ứng hình nền như:

– Transparency: tùy chỉnh độ trong suốt của ảnh nền

– Offset left: dịch hình nền sang trái

– Offset right: dịch hình nền sang phải

– Offset top: dịch hình nền lên trên

– Offset bottom: dịch hình nền xuống dưới

cách sử dụng powerpoint
Cách sử dụng PowerPoint để tạo hình nền cho slide, tăng sức hấp dẫn cho bài trình bày

Xem thêm: Mách bạn TOP 10 nguồn tải hình nền PowerPoint chuyên nghiệp và đẹp mắt

Cách chèn video vào Powerpoint 

Bên cạnh hình nền sinh động, bạn có thể thêm video vào PowerPoint để giúp bài trình bày cuốn hút hơn bằng cách sau:

  • Bước 1: Chọn slide muốn chèn video
  • Bước 2: Tại mục Insert, chọn video
  • Bước 3: Bạn có thể chọn tải lên video có sẵn trong máy tính hoặc gắn link của một video online. PowerPoint hiện tại cho phép gắn video online từ nhiều nền tảng như Youtube, Vimeo…
  • Bước 4: Sau khi chọn được video muốn chèn vào slide, bạn chọn Insert

Sau khi chèn video, bạn có thể chỉnh sửa màu sắc, khung viền, kích cỡ cùng nhiều hiệu ứng khác trong mục Format Video và Playback.

cách sử dụng powerpoint
Cách sử dụng PowerPoint để chèn video và tăng độ sinh động cho bài trình bày. Ảnh: tự chụp màn hình

Cách trình chiếu Powerpoint 

Có hai hình thức trình chiếu PowerPoint: chiếu từ slide đầu tiên hoặc chọn chiếu từ một slide bất kỳ. 

Khi cần chiếu từ slide đầu tiên bạn có thể làm theo một trong các cách sau

  • Cách 1: Ấn F5 hoặc Fn+F5 trên máy tính (tùy theo từng dòng máy)
  • Cách 2: Chọn slide đầu tiên và chọn vào biểu tượng Slide Show ở góc phải bên dưới màn hình (biểu tượng hình màn hình chiếu nằm cạnh thanh thu nhỏ hoặc phóng to)
  • Cách 3: Tìm đến tab Slide show ở trên cùng, sau đó chọn From Beginning

Để trình chiếu slide bất kỳ, đầu tiên bạn chọn slide muốn bắt đầu, sau đó làm theo một trong 3 cách sau:

Cách 1: Nhấn tổ hợp Shift + F5 hoặc Shift + Fn + F5/ Shift + Ctrl + F5 tùy theo từng dòng máy tính 

Cách 2: Chọn slide đầu tiên và chọn vào biểu tượng Slide Show góc phải dưới cùng của màn hình

Cách 3: Chọn tab Slide Show trên cùng, sau đó chọn From Current Slide

Khi trình chiếu, để chuyển slide bạn có thể click chuột, chọn vào nút chuyển qua lại ở góc dưới của slide hoặc nhấn nút tiến và lùi trên bàn phím. 

Khi cần che màn hình để hiển thị các nội dung khác, bạn chọn phím B (màn hình chiếu chuyển sang màu đen) hoặc W (màn hình chiếu chuyển sang màu trắng)

cách sử dụng powerpoint
Cách trình chiếu PowerPoint.

Sau đây là bản tóm tắt một số cách sử dụng PowerPoint với những thao tác đơn giản

Thao tácThực hiện
Trình chiếu từ slide đầu tiênF5
Trình chiếu từ slide bất kỳ đang chọnShift+F5
Chuyển sang slide tiếp theoN, Enter, Page down, mũi tên sang phải, mũi tên xuống, phím cách
Lùi về slide trước đó P, Page up, mũi tên sang trái, mũi tên lên, Backspace 
Toàn bộ màn hình chiếu chuyển sang màu đenB, Dấu chấm (.)
Toàn bộ màn hình chiếu chuyển sang màu trắngW, Dấu phẩy (,)
Dừng hoặc chiếu lại slideS
Nhảy tới slide cụ thểNhập số slide muốn chiếu và Enter
Trở về slide đầu tiênHome
Đi tới slide cuối cùngEnd
Tạm dừng chiếu videoAlt+P, từ PowerPoint 2013 trở lên: Ctrl+Dấu cách
Tăng âm lượng Alt+Mũi tên lên
Giảm âm lượngAlt+Mũi tên xuống
Tắt âm Alt+U
Chọn con trỏ laserCtrl+L
Đổi con trỏ thành bútCtrl+P
Đổi con trỏ thành mũi tên.Ctrl+A

Cách chèn ảnh vào PowerPoint 

Bên cạnh chèn video, chèn hình ảnh cũng giúp bài trình bày thêm chuyên nghiệp, giúp bạn mô tả kỹ hơn các nội dung cần truyền đạt và tạo hứng thú cho người xem. Cách sử dụng PowerPoint để chèn hình ảnh như sau: 

Bước 1: Chọn slide cần chèn ảnh, chọn tab Insert >> Picture >> This Device hoặc online picture.

Với online Picture, Microsoft cho phép bạn sử dụng kho ảnh online từ Bing tương đối đa dạng với rất nhiều chủ đề khác nhau.. Tuy nhiên, nguồn ảnh này sẽ có một số nội dung chưa được cấp phép nên bạn không thể tải về. Do đó, nếu có sẵn ảnh trong máy tính phù hợp, bạn chọn This Device để tải lên hình ảnh.

Bước 2: Tải ảnh lên và chọn Ok

Sau khi chèn ảnh vào slide, bạn có tùy ý di chuyển, thay đổi kích thước, thêm khung hoặc chỉnh sửa tùy ý trong tab Picture Format.

cách sử dụng powerpoint
Cách sử dụng PowerPoint để chèn hình ảnh online

Cách tạo hiệu ứng trong PowerPoint 

Một trong các điểm mạnh của Microsoft PowerPoint là cung cấp cho người dùng rất nhiều tùy chỉnh hiệu ứng, giúp bài trình bày của bạn trở nên hấp dẫn. Sau đây Việc Làm 24h sẽ giới thiệu cách sử dụng PowerPoint với những hiệu ứng cơ bản.

Bước 1: Bạn chọn slide muốn tạo hiệu ứng, chọn vào vùng nội dung (văn bản, hình ảnh…) muốn tạo hiệu ứng

Bước 2: Chọn Tab Animations.

Bước 3: Trong mục Animation sẽ hiện ra rất nhiều hiệu ứng khác nhau để bạn lựa chọn.

Bước 4: Sau khi chọn được hiệu ứng, bạn tiến hành chỉnh sửa hiệu ứng. 

Bước 5: Chỉnh sửa hiệu ứng ở mục Timing

– Start: Thời điểm bắt đầu hiệu ứng

+ On Click: Khi bắt đầu click.

+ With Previous: Bắt đầu cùng thời điểm với hiệu ứng trước đó.

+ After Previous: Ngay sau khi hoàn tất hiệu ứng trước.

– Duration: Thời lượng của hiệu ứng

– Delay: độ trễ khi diễn ra hiệu ứng

Bước 6: Bạn xem lại hiệu ứng diễn ra bằng cách chọn vào Preview và điều chỉnh tốc độ cho tới khi cảm thấy ưng ý.

Lưu ý, để xóa hiệu ứng, bạn chọn lại vào phần nội dung đã gắn hiệu ứng và chọn Animation >> None.

Bạn muốn phần nội dung nào hiển thị hiệu ứng trước thì thực hiện cài đặt hiệu ứng trước với nội dung đó, số thứ tự xuất hiện hiệu ứng sẽ hiển thị ở góc trái ngay trên nội dung để bạn dễ dàng theo dõi. Nếu muốn đổi trật tự hiệu ứng, bạn có thể điều chỉnh các thay đổi này trong tab Animation Pane. 

cách sử dụng powerpoint
Cách sử dụng PowerPoint với những hiệu ứng cơ bản

Cách chèn nhạc vào PowerPoint 

Đôi khi, trong quá trình sử dụng PowerPoint bạn có thể thêm nhạc hoặc file âm thanh vào bản trình chiếu để tăng sự sinh động cho phần trình bày. Cách sử dụng PowerPoint để thêm nhạc được thực hiện đơn giản như sau:

Bước 1: Bạn chọn Slide muốn thêm nhạc hoặc file âm thanh

Bước 2: Chọn Insert >> Audio 

Bước 3: Bạn chọn tải file âm thanh có sẵn trong máy (Audio on My PC) hoặc file ghi âm mới (Record Audio) và chọn Insert.

Bước 4: Điều chỉnh độ dài của âm thanh, thời gian bắt đầu phát… trong mục Audio Format và Playback

Hoặc chỉnh sửa trực tiếp ở Animations Pane >> Timing:

With Previous: Phát nhạc tự động ngay khi mở slide.

On Click: Phát nhạc khi click chuột.

After Previous: Phát nhạc tự động ngay sau khi kết thúc hiệu ứng trước.

cách sử dụng powerpoint
Cách sử dụng PowerPoint để chèn thêm âm thanh.

Cách lưu PowerPoint 

Sau khi soạn thảo hoàn tất bài trình bày , bạn có thể lưu lại bài PowerPoint bằng cách:

Bước 1: Chọn File >> Save as >> Browse.

Bước 2: Chọn thư mục bạn muốn lưu bản trình bày và đặt tên cho file.

Bước 3: Bấm chọn Save để hoàn thành. 

Nếu muốn lưu file PowerPoint thành định dạng khác (PDF, hình ảnh…), sau khi đặt tên file, ở mục Save As Type, bạn click vào mũi tên chỉ xuống để lựa chọn định dạng muốn lưu và chọn “Save” để hoàn thành. 

Một cách khác nữa để lưu file PowerPoint thành định dạng khác là chọn như sau: File >> Export. Tại đây, Microsoft PowerPoint cho phép bạn lưu file thành nhiều định dạng như: PDF, ảnh, video, GIF…

cách sử dụng powerpoint
Cách sử dụng PowerPoint và lưu thành file với nhiều định dạng khác nhau.

Ngoài ra, trong trường hợp gặp sự cố tắt máy đột ngột hoặc mất điện, bạn có thể sử dụng tính năng Auto Recover để khôi phục dữ liệu dễ dàng mà không lo mất file. 

Cụ thể, bạn mở lại PowerPoint, Cửa sổ Document Recovery sẽ xuất hiện ngay phía trái màn hình. Tại đó sẽ có các bản sao lưu theo các mốc thời gian, bạn chọn file muốn khôi phục, chọn “Hoàn thành”. Ngoài ra, bạn có thể mở lại bản sao lưu này bằng cách chọn File >> Info >> Manage Presentation >> Recover Unsaved Presentations. Sau đó, lựa chọn file bạn muốn khôi phục và chọn “Hoàn thành”.

Cách đánh số trang Powerpoint 

Một trong các cách sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp không thể bỏ qua là nên đánh số trang cho bản PowerPoint. Số trang không những giúp bạn nhanh chóng tìm đến nội dung cần trình bày khi cần thiết mà còn giúp người theo dõi dễ dàng tương tác với nội dung trình bày của bạn hơn.

Cách đánh số cho tất cả các trang Slide như sau:

Bước 1: Chọn Insert >> Text >> tìm đến biểu tượng Insert Slide Number 

Bước 2: Ở cửa sổ Header and Footer, trong tab Slide, bạn đánh dấu vào mục Slide Number để chọn đánh số trang. Ngoài ra, trong cửa sổ này còn có thêm tùy chọn hiển thị ngày tháng, chân trang của slide…

Bước 3: Chọn vào mục “Apply to All” để đánh số cho toàn bộ trang slide hoặc chọn Apply để đánh số 1 từ trang slide đang chọn. Thông thường, trang đầu tiên của Slide sẽ được đánh số 1 và liên tục cho tới hết.

Để thay đổi số trang theo ý muốn, bạn chọn như sau: Design >> Slide Size >> Custom Slide Size

Tại cửa sổ Custom Slide Size, bạn đánh số trang bắt đầu mong muốn tại ô Number slides from và chọn OK để kết thúc. 

cách sử dụng powerpoint
Đánh số trang cho Slide là một trong những cách sử dụng PowerPoint giúp bài trình bày của bạn chuyên nghiệp và dễ theo dõi.

 Cách xóa slide trong PowerPoint

Nếu chỉ muốn xóa một slide bất kỳ, bạn click phải chuột vào hình thu nhỏ của slide muốn xóa và chọn Delete hoặc Delete Slide.

Để xóa nhiều slide cùng lúc, bạn nhấn và giữ Ctrl, sau đó nhấp chuột để chọn hình thu nhỏ của các slide muốn xóa. Sau đó thả phím Ctrl, chọn phải chuột rồi click vào Delete hoặc Delete Slide.

Đối với chuỗi các slide liền nhau, bạn chọn vào hình thu nhỏ của slide cần xóa, nhấn và giữ Shift thay cho Ctrl, sau đó nhấn mũi tên lên hoặc xuống để đánh dấu toàn bộ slide cần xóa, tiếp đó chọn phải chuột và Delete hoặc Delete Slide.

cách sử dụng powerpoint
Xóa Slide đơn giản trong PowerPoint.

Lời kết

Trên đây, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h đã giới thiệu tới bạn cách sử dụng PowerPoint với những thao tác cơ bản. Hi vọng những mẹo nhỏ hữu ích này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và tự tin để tạo ra những bản trình bày thật đẹp mắt và cuốn hút với phần mềm này. 

Xem thêm: Các tuyệt chiêu dùng hàm trong Excel cực đơn giản dân văn phòng cần biết

Top công việc mới nhất

Cùng chuyên mục