Phần mềm quản lý công việc gần như là một công cụ không thể thiếu vì bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần dùng đến. Ở bài viết dưới đây, Việc Làm 24h sẽ giới thiệu đến bạn đọc 9 phần mềm giúp đơn giản hóa khi quản lý công việc và nâng cao năng suất.
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc giúp quản lý các nhiệm vụ của dự án hiệu quả và đúng tiến độ. Đây là công cụ không chỉ để lập kế hoạch, ước tính nguồn lực, timeline… mà còn giúp xác định vấn đề, thực hiện những thay đổi cần thiết khi triển khai dự án.
Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý công việc
Phần mềm quản lý công việc mang đến những lợi ích như:
Tổ chức khối lượng công việc
Thông thường, thông tin được truyền tải từ nhiều kênh và bạn cần cập nhật để biết nhiệm vụ của bản thân. Điều này làm giảm năng suất và tốn thời gian. Bằng cách quản lý các công việc chỉ trong một phần mềm, bạn có thể dễ dàng sắp xếp khối lượng công việc và thu thập thông tin để thực hiện.
Làm việc nhóm tốt hơn
Trong một dự án, có nhiều nhiệm vụ giao cho các thành viên. Với phần mềm quản lý công việc, bạn chỉ cần một cú nhấp chuột là đã gửi thông tin chi tiết đến mọi người. Đồng thời, các thành viên đều biết nhiệm vụ của nhau và cập nhật thông tin nhanh chóng hơn.
Xem thêm: Bỏ túi 8 kỹ năng làm việc nhóm cần phải biết để làm việc hiệu quả
Theo dõi tiến độ công việc
Hãy tưởng tượng nếu không có thời gian cụ thể hoàn thành và các giai đoạn của công việc thì việc theo dõi hiệu suất sẽ trở nên khó khăn như thế nào. Với phần mềm này, người quản lý sẽ cung cấp các tính năng giúp bạn theo dõi tiến độ sát sao hơn.
9 phần mềm quản lý công việc tốt nhất
1. monday.com
Phần mềm này có thể dùng cho bất kỳ dự án nào và cho phép người dùng phân công, theo dõi công việc, quy trình giữa các thành viên. monday.com có các tính năng như: nhắn tin, đồng bộ lịch, nhắc nhở deadline, theo dõi thời gian, đồ thị, biểu mẫu…
Ưu điểm:
- Khả năng tùy biến cao
- Rất dễ sử dụng
- Cung cấp tính năng cộng tác tốt
Nền tảng sử dụng
- Lưu trữ trên cloud
- API mở
- Windows
- Mac
- iPhone/iPad
- Android
- Website
2. ClickUp
ClickUP cung cấp một nền tảng làm việc tuyệt vời với nhiều tính năng quản lý. Phần mềm này giúp tổ chức công việc và thực hiện các thay đổi nhanh chóng.
Ưu điểm:
- Hỗ trợ 4 chế độ xem khác nhau
- Cả cá nhân và doanh nghiệp đều sử dụng được
- Có nhiều tính năng như: lên lịch hàng loạt, nhiệm vụ trong nhiều danh sách…
Nhược điểm
- Không xuất trang quản lý thông tin (dashboard)
- Quá nhiều tùy chọn để tùy chỉnh, dễ làm người dùng bối rối
- Kích thước chữ nhỏ và màu sắc mờ
Nền tảng sử dụng:
- Web
- iOS
- Android
Giá:
- Miễn phí
- Nâng cấp: 5$/người/tháng
3. Nifty
Đây là một công cụ quản lý công việc giúp người dùng tổ chức linh hoạt, ưu tiên và tự động hóa quy trình. Bạn có thể tạo danh sách mới để phù hợp với các thành viên hoặc nhập nhiệm vụ đã có vào Nifty.
Ưu điểm:
- Giao diện đẹp, trực quan
- Dễ dùng
- Được hỗ trợ nhiệt tình
Nền tảng sử dụng
- Website
- Android
- iOS
- Mac
- Windows
Giá:
- Người mới bắt đầu: 39$/tháng
- Gói Pro: 79$/tháng
- Doanh nghiệp: 124$/tháng
Các gói sẽ bao gồm các tính năng như:
- Không giới hạn dự án
- Không giới hạn người dùng
- Nhiều chế độ xem
- Sử dụng sơ đồ Gantt
- Tài liệu
- Trò chuyện nhóm
- Báo cáo
- Khối lượng công việc nhóm
- Theo dõi thời gian và báo cáo
4. Quire
Quire là phần mềm giúp người dùng lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các dự án dễ dàng. Phần mềm này cũng cho phép theo dõi quá trình làm việc mọi lúc mọi nơi.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản
- Có nhiều tính năng: xuất, sao lưu dữ liệu, mẫu dự án, nền tảng thiết bị chéo…
Nhược điểm:
- Các tùy chọn chủ đề không đa dạng
5. ProProfs
Đây là phần mềm giúp người dùng quản lý mọi giai đoạn của công việc, từ việc lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ đến theo dõi và thực hiện. Bảng điều khiển của ProProfs bao gồm: ưu tiên nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, làm việc nhóm… Bạn có thể quản lý tất cả công việc, đặt lời nhắc sự kiện và luôn cập nhật mọi thứ với tính năng Lịch. ProProfs cũng cung cấp sơ đồ Gantt để giúp hình dung tiến độ của dự án.
Với ProProf, bạn có thể thiết lập quy trình và cung cấp cho các thành viên bức tranh chi tiết về nhiệm vụ nào đã hoàn thành và chưa được thực hiện. Công cụ hợp lý hóa việc quản lý sẽ giúp cải thiện khả năng làm việc nhóm và đảm bảo bạn không giờ trễ deadline.
Đây là phần mềm giúp người dùng quản lý ở mọi giai đoạn của công việc.
Ưu điểm:
- Các báo cáo có sẵn giúp nhanh chóng chia sẻ với những người liên quan
- Tối ưu hóa theo kích thước màn hình của thiết bị
Nhược điểm:
- Khi muốn tích hợp của bên thứ ba thì chỉ có sẵn thông qua phần mềm Zapier.
Giá:
- Tiêu chuẩn: 2$/người dùng/tháng
- VIP: 4$/người dùng/tháng
6. Process Bliss
Đây là phần mềm dành cho các nhóm cá nhân hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Process Bliss dễ sử dụng, phù hợp cho người mới bắt đầu. Nhưng không vì thế mà “xem thường” Process Bliss. Đây là phần mềm duy nhất tích hợp công cụ cải tiến quy trình. Bằng cách phân tích chất lượng, phản hồi mẫu và khả năng ghi lại thời điểm không thể thực hiện được và lý do vì sao, để người dùng có thể cải thiện trải nghiệm.
Ngoài ra, Process Bliss cũng sở hữu các mẫu báo cáo rất tốt, cho người dùng cái nhìn rõ ràng và chi tiết.
Ưu điểm:
- Xử lý công việc dễ dàng
- Thư viện mẫu được tạo sẵn
- Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình
Nhược điểm
- Không tích hợp tính năng theo dõi thời gian
Giá:
- Bản dùng thử miễn phí 14 ngày
- Bản tính phí 8$/người/tháng
- Giảm giá cho các tổ chức từ thiện, giáo dục và khởi nghiệp
Nền tảng sử dụng
- Cloud
- SaaS
- Website
- Android
- iOS
7. Trello
Đây có lẽ là một trong những phần mềm quản lý công việc được biết đến nhiều nhất. Trello khá đơn giản khi được dùng cho mọi lĩnh vực như: bán hàng, tiếp thị – quảng cáo, nhân sự…
Những tính năng chính:
- Bảng cá nhân không giới hạn
- Danh sách nhiệm vụ không giới hạn
- Tệp đính kèm
- Tự động hóa đơn giản
Giá:
- Bản miễn phí với các tính năng chính
- Gói nâng cao từ 9,99$/người/tháng
8. Wrike
Wrike sở hữu sự linh hoạt nên thường được dùng trong tiếp thị, phát triển sản phẩm. Người dùng có thể sử dụng phần mềm này để cộng tác và giao tiếp khi xử lý công việc. Với công cụ này, bạn có thể tùy chỉnh quy trình làm việc và tạo các trường để xuất dữ liệu.
Những tính năng chính:
- Chia sẻ file
- Quản lý nhiệm vụ
- Chế độ xem bảng tính
- Tích hợp với Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, MSFT Office 365
- 2Gb bộ nhớ
Giá:
- Miễn phí cho nhóm tối đa 5 người
9. Asana
Asana tập trung vào quản lý các nhiệm vụ mà còn là toàn bộ các quy trình có thể tùy chỉnh. Giao diện của Asana rất dễ dùng và linh hoạt, cho phép người dùng theo dõi hầu hết mọi giai đoạn trong dự án. Đồng thời cũng có thể điều phối và phân công công việc dễ dàng.
Các tính năng chính:
- Nhiệm vụ và dự án không giới hạn
- Nhật ký hoạt động không giới hạn
- Tích hợp theo dõi thời gian
- Bộ nhớ không giới hạn
Giá:
- Miễn phí cho các cá nhân, nhóm mới bắt đầu
- Bản nâng cấp tính năng: giá từ 10.99$/người.tháng
Kết luận:
Trên đây là 9 phần mềm quản lý công việc hữu ích dành cho dân hành chính – văn phòng. Hy vọng các bạn sẽ chọn được phần mềm phù hợp và đơn giản hóa việc quản lý. Hãy cùng đón đọc những bài viết mới nhất từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: Giải quyết nỗi lo ngoại ngữ với 11 phần mềm dịch tiếng Anh sang tiếng Việt mới nhất
