Là người làm sản xuất kinh doanh, chắc hẳn bạn đã nghe tới khái niệm WIP. Ngày nay, WIP không chỉ ứng dụng trong sản xuất mà còn trở thành công cụ đắc lực giúp quản lý công việc cho bất cứ ai. Vậy WIP là gì? WIP được đo lường như thế nào cũng như làm sao để ứng dụng WIP hiệu quả? Mời bạn cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết
WIP là gì?
WIP là thuật ngữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Work in Progress – có nghĩa là những công việc đang được tiến hành dang dở.
Trong sản xuất, WIP dùng để mô tả hàng hoá thành phẩm đang chờ hoàn thành hoặc một quá trình sản xuất sản phẩm còn dang dở.
Trước đây, WIP là thuật ngữ xuất hiện chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất hoặc thi công xây dựng – nơi để tạo ra một sản phẩm cần trải qua thời gian và nhiều công đoạn khác nhau.
Ngày nay, WIP trở thành công cụ có thể ứng dụng trong bất cứ ngành nghề nào có sản phẩm (vô hình hoặc hữu hình) được tạo ra qua chuỗi công đoạn và cần thời gian chờ để hoàn thiện. Đó có thể là lĩnh vực Marketing với chuỗi công đoạn từ lên ý tưởng với khách hàng cho tới triển khai hoàn thiện, nghiệm thu một dự án. Đó có thể là lĩnh vực bán hàng với chuỗi hoạt động từ tiếp cận khách hàng cho tới chốt sale.
Xem thêm: Khám phá những công cụ livestream bán hàng chốt đơn thành công 100%
Trong nguyên lý sản xuất tinh gọn, WIP là tiêu chí đánh giá độ hiệu quả của quy trình sản xuất. Nếu quy trình nhiều WIP hoặc WIP kéo dài, có thể quy trình sản xuất tại nhà máy đang tồn tại nhiều nút thắt cổ chai hoặc không ổn định. Điều này đồng nghĩa với việc tiền bị giam trong quy trình sản xuất lâu hơn và làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Trong tài chính doanh nghiệp và kế toán, WIP là chi phí kinh doanh dở dang, phản ánh giá trị sản phẩm trong giai đoạn trung gian của sản xuất.
Cụ thể, WIP đề cập các chi phí về nguyên liệu thô, nhân công, chi phí phát sinh cho các sản phẩm đang trong giai đoạn sản xuất.
WIP là một thành phần trong tài khoản tài sản tồn kho trong bảng cân đối kế toán. Về sau, những chi phí này được chuyển vào tài khoản hàng hoá thành phẩm, cuối cùng là chuyển vào chi phí bán hàng.
Chỉ số WIP thường phản ánh giá trị sản phẩm nào đó trong một số giai đoạn sản xuất trung gian, không bao gồm giá trị nguyên liệu thô chưa tích hợp vào mặt hàng bán. Chỉ số này cũng loại trừ giá trị sản phẩm hoàn chỉnh đang được giữ làm hàng tồn kho nhằm dự đoán doanh số tương lai.
Ngoài ra, trong một số trường hợp nhất định, WIP còn có các định nghĩa khác như sau:
- Work in Place: địa điểm làm việc
- Workcentre information package: gói thông tin người lao động (thường dùng trong hành chính nhân sự và kinh doanh)
- Wartime Intelligence Plan: kế hoạch tình báo (thường dùng trong quân sự)
Trong từng ngành nghề WIP là gì?
Như vậy, hẳn bạn đã hiểu được WIP là gì? Trong từng ngành nghề khác nhau, WIP bao gồm các nội dung khác nhau.
WIP trong hàng tồn kho
Trong sản xuất, hàng hoá thường trải qua nhiều giai đoạn trước khi chính thức tung ra thị trường và đến tay người tiêu dùng. Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng hoá cũng bán ra một loạt mà luôn có tồn kho. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho như: lỗi trong kế hoạch sản xuất, lỗi trong kiểm soát kho… Dù là nguyên nhân nào, bộ phận kiểm soát kho đều cần có trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho để có phương án giải quyết phù hợp – đây được xem là một giai đoạn WIP – giai đoạn giải quyết hàng hoá tồn đọng tại kho.
WIP với thành phẩm
Quá trình sản xuất ra một sản phẩm thường trải qua nhiều công đoạn. Ví dụ như quy trình tìm kiếm nguyên liệu, sản xuất, đóng gói… Tất cả các công đoạn này đều có thể coi là WIP. Thông qua các chỉ số WIP, người quản lý quá trình sản xuất có thể giám sát được tiến độ thực hiện sản phẩm, từ đó điều chỉnh và thúc đẩy quá trình sản xuất kịp với nhu cầu thị trường.
WIP trong nguyên liệu
Một công đoạn quan trọng trong sản xuất là tìm kiếm, xử lý nguyên vật liệu. Nguyên liệu có thể bao gồm nguyên liệu thô hoặc nguyên liệu đã qua xử lý phục vụ cho quá trình sản xuất.
Vai trò của WIP là gì?
Đối với hoạt động của doanh nghiệp, WIP có nhiều ý nghĩa.
- Thứ nhất, tối ưu hiệu suất lao động
Theo dõi và quản lý WIP tốt sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được hiệu suất lao động. Đó là bởi bạn hạn chế được tình trạng nhân viên tự ý chuyển sang nhóm công việc mới trong khi công việc cũ chưa hoàn thành.
Đồng thời, doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện ra công việc bị trì hoãn, từ đó kiểm tra nguyên nhân và tìm ra cách khắc phục, đảm bảo tiến độ công việc hợp lý.
- Thứ hai, điều chỉnh luồng công việc hợp lý
Theo dõi WIP sẽ giúp người quản lý phát hiện ra những khu vực đang quá tải cũng như khu vực đang quá nhàn rỗi. Từ đó, người lãnh đạo có được sự điều chỉnh hợp lý để phân bổ và điều chỉnh luồng công việc hợp lý hơn.
- Thứ ba, kiểm soát doanh thu hiệu quả hơn
Bằng việc đo lường tỷ lệ các công việc đã thực hiện xong, tỷ lệ nhóm việc còn dang dở trên tổng giá trị hợp đồng, người quản lý có thể kiểm soát được doanh thu theo dự án hiệu quả hơn.
- Thứ tư, đánh giá vị thế trên thị trường
Việc theo dõi tỷ lệ WIP còn giúp người quản lý có thể so sánh và đánh giá được thực trạng hoạt động của công ty so với các đối thủ trên thị trường. Từ đó, bạn có thể đánh giá được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường để có những kế hoạch phát triển trong tương lai.
Tổng hợp lại, các vai trò của WIP bao gồm:
- Đảm bảo mức lợi nhuận tối đa khi đưa sản phẩm ra thị trường.
- Tăng hiểu biết về cấu trúc chi phí, từ đó có phương án cải thiện.
- Tăng hiệu quả quản lý nhân sự và quản lý dự án.
- Cải thiện hiệu suất làm việc và KPI làm việc của nhân sự.
- Mang tới cái nhìn toàn cảnh giúp công ty đưa ra đường hướng phát triển phù hợp.
Cách ứng dụng WIP hiệu quả
Trên đây, Việc Làm 24h đã giới thiệu tới bạn khá niệm WIP là gì cũng như vai trò của WIP với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Và để ứng dụng WIP hiệu quả, bạn cần có cách theo dõi, báo cáo WIP chính xác cũng như nhận diện được các dấu hiệu cần cải thiện và biết cách giảm WIP hiệu quả.
Theo dõi WIP là gì?
Để theo dõi các công việc đang dang dở, bạn chỉ cần tạo một hệ thống theo dõi tiến độ của công việc hoặc tiến độ dự án.
Bạn có thể dùng bảng Kanban (hiển thị trực quan hoá) hoặc biểu đồ Gantt để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, tiến độ dự án qua bảng tính. Lưu ý rằng cần theo dõi cả thời gian triển khai cũng như tài nguyên sử dụng để có được đánh giá tổng thể. Đồng thời, cách làm này còn giúp phân tích được hiệu quả của quy trình làm việc cũng như thấy rõ được các yếu tố cần cải thiện.
Hiện nay, có nhiều ứng dụng và phần mềm như Trello, Asana, Jira… có tính năng lập biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban giúp bạn theo dõi WIP dễ dàng hơn.
Các lưu ý khi báo cáo WIP là gì?
Để báo cáo WIP chính xác và phát huy vai trò, bạn cần lưu ý:
- Đảm bảo độ chính xác của thông số trong báo cáo.
- Đảm bảo độ chuẩn xác của thời gian kết toán chi phí nội bộ.
- Đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ và thông tin báo cáo minh bạch.
Dấu hiệu cho thấy WIP cần cải thiện
Sau đây là một số dấu hiệu bất thường cho thấy WIP trong dự án của bạn đang đi ngoài tầm kiểm soát và cần có điều chỉnh trước khi cả quy trình bị làm hỏng.
- Công việc của người này phải đợi người khác tiếp tục thực hiện
- Công việc bị ngắt quãng hoặc gián đoạn
- Phản hồi về công việc chậm trễ
- Các công đoạn thường xuyên overload
- Nhân sự phải thực hiện công việc đa nhiệm
Cách giảm WIP là gì?
Trong phương pháp quản trị doanh nghiệp tinh gọn, WIP được xem là một trong các loại dư thừa cần giảm thiểu tối đa. Mục tiêu của việc theo dõi WIP cũng là để giảm thiểu WIP nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất.
Vậy, lời khuyên giúp giảm WIP là gì?
- Xác định và loại bỏ các nút thắt cổ chai (bottleneck) trong quy trình làm việc, trình bày nó trong buổi họp WIP định kỳ.
- Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, tập trung hoàn thành trước.
- Đặt ra giới hạn công việc phù hợp để tránh quá tải và ùn tắc công đoạn.
- Ứng dụng các công cụ tự động hoá để giảm tác vụ thủ công, từ đó giảm bớt sai sót của con người trong quá trình sản xuất.
Lời kết
Như vậy, WIP là một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng có thể ứng dụng để nâng cao hiệu quả kinh doanh, sản xuất. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, thiết lập báo cáo WIP, theo dõi và giảm thiểu WIP có cách thức triển khai khác nhau. Không có công thức về theo dõi, đánh giá WIP chung cho tất cả các doanh nghiệp.
Bài viết trên đây của Việc Làm 24h hi vọng giúp bạn hiểu hơn WIP là gì, từ đó, giúp bạn sáng tạo nên cách theo dõi, đánh giá WIP riêng của phòng ban, doanh nghiệp mình.
Xem thêm: Trainee là gì? TOP vị trí trainee có triển vọng phát triển, thu nhập cao
