Hầu hết các lĩnh vực/ngành nghề hiện nay đều sử dụng workshop để trao đổi thông tin, tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hoặc truyền thông cho một sự kiện ra mắt. Vậy workshop là gì? Làm sao tổ chức buổi workshop hiệu quả? Mời bạn cùng tham khảo bài viết sau của Việc Làm 24h.
Workshop là gì?
Workshop là sự kiện được tổ chức bởi một tổ chức/đơn vị/cá nhân với nhiều người tham gia để cùng trao đổi, thảo luận, chia sẻ về một chủ đề trong lĩnh vực nhất định.
Người tham gia workshop có cơ hội thu lượm, bổ sung thêm kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực nào đó hoặc chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức với cộng đồng tham gia.
Tại Việt Nam hiện nay, Workshop là hoạt động được tổ chức phổ biến ở nhiều nghề nghiệp, lĩnh vực. Thời gian của một buổi workshop thường kéo dài từ 2-4 tiếng với hoạt động chính là chia sẻ/nói chuyện từ khách mời và phần hỏi đáp, chia sẻ từ các thành viên tham gia.
Các hình thức tổ chức Workshop
Hiện nay có 3 hình thức tổ chức workshop, tuỳ theo mục đích tổ chức workshop là gì mà bạn lựa chọn hình thức phù hợp.
Workshop chia sẻ kiến thức
Mục tiêu của dạng workshop này là chia sẻ những kiến thức về một lĩnh vực/ngành nghề nào đó. Người chia sẻ trong workshop thường là chuyên gia trong lĩnh vực/ngành nghề. Qua buổi chia sẻ, các thành viên tham gia thu lượm được nhiều kiến thức mới về lĩnh vực họ quan tâm hoặc được giải đáp những vấn đề trong cuộc sống.
Workshop Marketing
Đây là workshop thường được tổ chức với mục đích giới thiệu sản phẩm mới hoặc quảng bá thương hiệu. Các workshop này có thể kết hợp với các hình thức workshop khác. Thành phần tham gia workshop gồm đơn vị tài trợ, đại diện của nhãn hàng ra mắt, các đại diện báo chí hoặc chuyên gia am hiểu về sản phẩm.
Workshop thực hành
Hình thức workshop này thường phổ biến trong các lĩnh vực như thời trang, nghệ thuật, nấu ăn… Thành viên tham dự workshop vẫn được lắng nghe các chia sẻ về kinh nghiệm, kiến thức từ chuyên gia. Nhưng phần hỏi đáp sẽ được thay bằng thực hành trải nghiệm.
Lợi ích khi tổ chức workshop là gì?
Việc tổ chức workshop mang đến cho đơn vị tổ chức và người tham gia nhiều lợi ích.
Với người tổ chức
- Kênh quảng bá/truyền thông hiệu quả
- Thu hút khách hàng tiềm năng
- Tiết kiệm chi phí marketing
Với người tham gia
- Bổ sung kiến thức, kỹ năng mềm
- Mở rộng vòng kết nối với những người chung sở thích, đam mê
- Rèn kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi và phản biện
Mẫu kế hoạch tổ chức Workshop
Như vậy, hẳn là bạn đã hiểu được workshop là gì cũng như các hình thức tổ chức workshop phổ biến. Hiện nay, không có mẫu kế hoạch cụ thể cho việc tổ chức workshop. Tuy nhiên, khi nắm được quy trình của một buổi workshop, bạn có thể tự lên kế hoạch tổ chức workshop tuỳ theo hình thức và mục đích tổ chức.
Cụ thể, để tổ chức một buổi workshop, bạn thực hiện theo các bước sau: Chuẩn bị, tiến hành, đánh giá.
Chuẩn bị
Chuẩn bị luôn là khâu quan trọng nhất ảnh hưởng đến thành công của workshop. Những đầu việc cần chuẩn bị cho buổi workshop là gì:
- Xác định rõ ràng mục đích của buổi workshop, mục tiêu và hình thức sẽ tổ chức workshop.
- Xác định các thành phần tham gia workshop, số lượng người tham gia dự kiến
- Phân công nhân sự tổ chức, người điều phối, người hỗ trợ, người giám sát, người ghi chép…với vai trò, nhiệm vụ chi tiết, cụ thể.
- Lên kế hoạch chương trình (agenda) chi tiết, kịch bản chương trình (nếu có).
- Thuê địa điểm tổ chức workshop.
- Các khu vực cần set-up (sắp xếp bàn ghế, trang trí phòng ốc, quà cho khách mời hoặc người tham gia…).
- Thư mời/giấy mời các thành phần tham gia.
- Gửi thông tin về kịch bản (nếu có) hoặc agenda của workshop cho các thành phần tham dự để tăng hiệu quả cho buổi workshop.
- Kế hoạch đưa thông tin về sự kiện…
- Chuẩn bị bài phỏng vấn/phát biểu/phiếu khảo sát trước hoặc sau workshop.
Xem thêm: Bí quyết rèn luyện kỹ năng thuyết trình trước đám đông thu hút, thuyết phục
Nếu chưa biết cách lên kế hoạch như thế nào cho hiệu quả, bạn có thể tham khảo cách lên kế hoạch cho workshop theo 5W1H
- Why: mục đích tổ chức workshop là gì? Mục tiêu cụ thể nào cần đạt được sau khi kết thúc workshop
- What: chủ đề, ý tưởng của workshop là gì? Những hoạt động chính trong workshop là gì?
- Who: các thành phần tham gia workshop là những ai, họ làm gì ở workshop này hoặc thu được giá trị gì từ workshop này?
- Where: địa điểm tổ chức workshop dự kiến là ở đâu (online hay offline)
- When: Thời gian tổ chức workshop là khi nào? Thời lượng là bao lâu?
- How: Checklist các đầu việc cần thực hiện để đảm bảo 5W trên đạt được là gì? Với những đầu việc liên quan đến chi phí (mua sắm dụng cụ/thuê nhân sự/ thuê địa điểm…) thì cần chi phí là bao nhiêu?
Sau khi làm rõ được các nội dung trên, bạn bắt đầu phân bổ hoạt động theo mức độ ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng. Bạn càng chuẩn bị kỹ càng, việc tổ chức workshop càng diễn ra thành công thuận lợi.
Tiến hành workshop
Trong quá trình thực hiện workshop, để buổi workshop thành công, người tổ chức cần tuân thủ theo các quy tắc:
- Tôn trọng quan điểm, ý kiến của người tham dự
- Thảo luận, trao đổi trên tinh thần lành mạnh
- Phân rõ khung thảo luận trong phạm vi thời gian nhất định, không để làm ảnh hưởng tới các hoạt động chung khác của workshop
- Luôn tập trung vào nội dung thảo luận chính của workshop, tránh bị lạc đề.
- Không đả kích hoặc có thái độ quá khích, không đúng mực với người khác
- Kết thúc thảo luận cần có sự tổng kết và đồng thuận vào cuối buổi workshop
Lưu ý, trong quá trình diễn ra workshop, người điều phối đóng vai trò vô cùng quan trọng trong dẫn dắt nhịp độ và nội dung chính của cả buổi workshop.
Người giám sát cần bám sát thời gian theo lịch trình của workshop và liên lạc với người điều phối để đảm bảo workshop diễn ra theo đúng thời gian dự kiến.
Đánh giá/ tổng kết workshop
Đây là hoạt động diễn ra sau khi workshop kết thúc nhằm đánh giá mức độ hiệu quả của workshop là gì. Từ đó, đơn vị tổ chức có thể rút ra kinh nghiệm và tổ chức các buổi workshop tiếp theo thành công hơn.
Cách đơn giản nhất là dựa trên bảng khảo sát thu được từ người tham gia và đánh giá dựa trên bản kế hoạch bạn đã chuẩn bị. Càng nhiều mục tiêu đạt được hoặc càng nhiều đánh giá tốt từ thành phần tham gia sẽ chứng tỏ workshop của bạn càng hiệu quả.
Các lưu ý khi tổ chức workshop
Sau đây là một số lưu ý Việc làm 24h muốn nhắc bạn để có một buổi workshop hiệu quả hơn:
- Chọn địa điểm tổ chức workshop phù hợp: nếu tổ chức online, bạn nên chọn những nền tảng như Zoom, Google Meet, Skype, Gotomeeting… Nếu tổ chức offline, bạn nên chọn những địa chỉ thuận lợi di chuyển và đảm bảo người tham gia cảm thấy an toàn, thoải mái khi tham gia.
- Không quá rạch ròi trong nhận định đúng sai trong workshop: tôn trọng quan điểm cá nhân và chia sẻ từ những người tham gia là nguyên tắc quan trọng hàng đầu để buổi workshop ổn định và thú vị
- Không đi xa khỏi chủ đề chính của buổi workshop: trong quá trình chia sẻ hoặc thảo luận, đôi khi diễn giả hoặc người tham gia có thể quá hào hứng và dẫn nội dung của buổi workshop đi lệch khỏi định hướng ban đầu. Lúc này, người điều phối cần lựa chọn thời điểm phù hợp khéo léo kết thúc cuộc thảo luận ngoài lề và dẫn dắt để đưa nội dung buổi workshop tập trung lại vào chủ đề chính.
- Luôn có tổng kết cuối cùng sau mỗi thảo luận và tổng kết vào cuối workshop: Việc tổng kết lại giúp người tham gia nắm được thông tin của buổi workshop liền mạch hơn và không bị xa rời khỏi chủ đề chính.
- Đừng quên khảo sát đánh giá từ người tham gia về buổi workshop: hoạt động này nên được diễn ra khi buổi workshop gần kết thúc. Thông qua bảng đánh giá, bạn sẽ hiểu hơn những điểm tốt và điểm hạn chế của buổi workshop để cải thiện trong các lần tổ chức tiếp theo.
Lời kết
Với những chia sẻ trên, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng bạn đã hiểu được workshop là gì cũng như các lưu ý để tổ chức một buổi workshop thành công. Từ đó, càng ngày bạn biết cách sử dụng workshop phục vụ cho các mục tiêu phát triển thương hiệu, mở rộng marketing hiệu quả.
Đừng quên thường xuyên theo dõi Việc Làm 24h để bổ sung thêm nhiều kiến thức hữu ích.
Xem thêm: Mất phương hướng nghề nghiệp, tuổi 27 của tôi là những chuỗi ngày đầy bế tắc
