Báo cáo quản trị là gì và đóng vai trò như thế nào đối với việc điều hành một doanh nghiệp? Đây là câu hỏi mà bất cứ nhà quản lý cũng cần quan tâm để đưa ra các quyết định chuẩn xác, tối ưu. Thấu hiểu được tầm quan trọng của loại báo cáo này, ngay sau đây Việc Làm 24h sẽ cung cấp những thông tin quan trọng!
1. Báo cáo quản trị là gì?
Báo cáo quản trị (BCQT) là hệ thống báo cáo được lập ra để phục vụ nhu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp (DN). Qua BCQT, họ có thể nắm được thông tin tài chính và phi tài chính của DN để phục vụ công tác quản lý nội bộ ngành, DN. Vì chỉ sử dụng nội bộ nên báo cáo không có mẫu thống nhất cũng nhưkhông mang tính pháp lý. Tùy vào nhu cầu của từng DN mà nội dung, hình thức trình bày cũng như kỳ báo cáo có thể khác nhau.
Hiện nay, hệ thống BCQT bao gồm những báo cáo chính sau đây:
- Báo cáo doanh thu, lãi, lỗ: Chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng và loại hàng hóa, từ đó đánh giá biến động doanh thu, lãi, lỗ.
- Báo cáo hàng tồn kho: Kiểm soát lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn đầu kỳ, cuối kỳ một cách chuẩn xác.
- Báo cáo giá thành của từng loại sản phẩm: Theo dõi và tính giá thành mỗi loại sản phẩm theo từng kỳ.
- Báo cáo về chương trình khuyến mãi: Đánh giá hiệu quả của chiến dịch hay mã khuyến mãi.
- Báo cáo chi phí: Theo dõi các khoản chi trong kỳ như chi phí lương, chi phí bán hàng, chi phí khấu hao,… Từ đó, nhà quản trị sẽ đánh giá khoản chi có hợp lý không và đưa ra phương án quản lý tối ưu hơn.
- Báo cáo dòng tiền: Tính toán dòng tiền dự kiến để nhà lãnh đạo lập ra kế hoạch tài chính ổn định.
2. Báo cáo quản trị bao gồm những thông tin gì?
Báo cáo quản trị cung cấp thông tin tổng quan về tình hình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Theo đó, nó thường bao gồm các thông tin sau:
- Tổng quan về doanh nghiệp: Gồm mô tả về doanh nghiệp như lịch sử hình thành và phát triển, các mục tiêu chiến lược,… Ngoài ra, nó cũng cập nhật về tình hình nhân sự, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, cũng như hoạt động về văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc.
- Tình hình tài chính: Gồm bảng cân đối kế toán cung cấp thông tin về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng có thể tìm thấy thông tin về báo cáo hoạt động kinh doanh như doanh thu, chi phí, lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế, các dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp trong kỳ kèm những chỉ số tài chính khác.
- Hiệu suất kinh doanh: Bao gồm thông tin về kết quả sản xuất kinh doanh như sản phẩm, dịch vụ, doanh số bán hàng, thị phần, marketing, nghiên cứu và phát triển,…
- Thị trường và phương án cạnh tranh: Báo cáo các phân tích về thị trường, thông tin đối thủ và đề xuất chiến lược cạnh tranh.
- Chiến lược và kế hoạch phát triển: Báo cáo tình hình triển khai các chiến lược ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp, những mục tiêu quan trọng và kết quả đạt được trong kỳ báo cáo. Mặt khác, nó cũng trình bày giải pháp kinh doanh, kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.
- Những rủi ro và thách thức: Đánh giá những rủi ro và thách thức về tài chính, nhân sự, sản xuất, thị trường hoặc công nghệ,… tác động đến hoạt động của doanh nghiệp và cách để giảm thiểu tối đa.
3. Báo cáo tài chính (BCTC) và Báo cáo quản trị (BCQT) có gì khác nhau?
Sự khác nhau giữa Báo cáo tài chính (BCTC) và Báo cáo quản trị (BCQT) được thể hiện tóm tắt qua bảng sau:
| Tiêu chí | Báo cáo tài chính (BCTC) | Báo cáo quản trị (BCQT) |
| Đối tượng sử dụng | Chủ yếu là các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như: Cổ đông, chủ nợ, khách hàng, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước,… | Chủ yếu là các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp. |
| Nội dung | Các thông tin về tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ. | Các thông tin về chiến lược, thị trường, hiệu quả hoạt động, phân tích quản lý. |
| Tính pháp lý | Tính pháp lý cao. | Thông tin sử dụng nội bộ và có tính pháp lý thấp hơn. |
| Tính chất thông tin | Khách quan, chính thức và theo chuẩn mực kế toán. | Chủ quan, linh hoạt nhằm phục vụ nhu cầu quản lý và ra quyết định. |
| Định kỳ thời gian báo cáo | Được lập định kỳ theo quy định, thường là theo quý, hoặc năm. | Linh hoạt trong thời gian báo cáo, có thể hàng tháng, hàng quý tùy theo nhu cầu quản lý. |
| Độ chính xác và chuẩn mực | Tuân thủ các chuẩn mực kế toán như IFRS, VAS, US GAAP, và được kiểm toán độc lập. | Không bắt buộc phải tuân thủ chuẩn mực kế toán, thường không yêu cầu kiểm toán độc lập. |
4. Báo cáo quản trị có vai trò gì đối với doanh nghiệp?
Sau khi tìm hiểu định nghĩa báo cáo quản trị là gì, chúng ta cùng đi sâu vào làm rõ tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. Cụ thể, một báo cáo quản trị chi tiết sẽ đóng vai trò như sau:
4.1. Cung cấp thông tin
Vì được lập theo mục đích của nhà quản trị nên BCQT bao gồm những thông tin đầy đủ về hoạt động, tình hình tài chính của DN. Dữ liệu thực tế về thị trường và phân tích đối thủ cạnh tranh cũng được đề cập chi tiết tại đây. Bên cạnh đó, BCQT cũng giúp cổ đông và nhà đầu tư đánh giá được tiềm năng/rủi ro đầu tư qua các số liệu cụ thể.
4.2. Đem lại cái nhìn bao quát về hoạt động kinh doanh
Với báo cáo kế toán quản trị chi tiết, đầy đủ, ban lãnh đạo có thể nhìn nhận một cách bao quát về tình hình kinh doanh, bao gồm doanh thu, chi phí cho đến dòng tiền, tồn kho,… Những yếu tố này được mô tả trực quan qua số liệu, bảng biểu thay vì slide mơ hồ. Nhờ vậy, họ sẽ đánh giá chính xác bối cảnh doanh nghiệp để xem có đang đi đúng hướng hay không.
4.3. Hỗ trợ đưa ra quyết định ở doanh nghiệp
Khi đã nắm rõ về tình hình doanh nghiệp qua BCQT, ban lãnh đạo sẽ nắm được hoạt động DN đang ở đâu để đưa ra kế hoạch phù hợp, kịp thời. Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ thiết kế khung chuẩn KPI phù hợp nhằm thực hiện mục tiêu định hướng ngắn hạn và dài hạn.
5. Quy trình xây dựng báo cáo quản trị hiệu quả
Quy trình xây dựng báo cáo quản trị là chuỗi các bước thu thập, phân tích và trình bày thông tin quan trọng về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể,:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin
Trước tiên, bạn cần xác định mục tiêu báo cáo bằng cách trao đổi với nhà lãnh đạo, ban quản trị hoặc đối tượng liên quan để nắm nhu cầu sử dụng thông tin của họ là gì. Ví dụ: Đối tượng đọc báo cáo là ai, các thông tin phải cung cấp, yêu cầu trong báo cáo,…
Bước 2: Xác định nội dung của báo cáo
Khi có được nhu cầu thông tin ở bước 1, người lập báo cáo tiến hành lập bố cục trình bày, sắp xếp thông tin hợp lý, đảm bảo truyền tải thông tin phù hợp đến người đọc.
Bước 3: Thu thập dữ liệu
Trước khi bắt đầu nội dung báo cáo, dữ liệu phải được thu thập từ các nguồn khác nhau và đảm bảo tính chính xác, đầy đủ. Nguồn dữ liệu có thể lấy từ hệ thống kế toán, báo cáo tài chính, phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP),…
Bước 4: Xử lý dữ liệu, xây dựng báo cáo quản trị
Khi thu thập xong, dữ liệu cần được xử lý và phân tích để chuyển thành thông tin có thể sử dụng trong báo cáo. Theo đó, chúng sẽ được sàng lọc, tính toán và phân tích bằng các phần mềm xử lý dữ liệu. Đây sẽ là căn cứ để lập thành báo cáo quản trị được truyền đạt trực quan, hiệu quả cao.
Đặc biệt, bạn có thể điều chỉnh báo cáo từ nội dung đến cách trình bày tùy thuộc vào đơn vị của mình, không nhất thiết phải theo khuôn mẫu nhất định. Song, báo cáo vẫn cần ưu tiên ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu.
6. Những nội dung mà bạn cần lưu ý khi xây dựng báo cáo quản trị
Khi lập báo cáo quản trị, để nội dung được chuẩn xác, chi tiết thì bạn không nên bỏ qua những lưu ý sau đây:
- Mục tiêu và đối tượng của báo cáo: BCQT có thể phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như theo dõi hiệu quả công việc, đánh giá tình hình tài chính, phân tích phát triển của doanh nghiệp,… Nhờ thế, ban lãnh đạo mới đưa ra các quyết định chiến lược, điều chỉnh kế hoạch hoặc phát hiện vấn đề cần giải quyết.
- Tính khách quan: Báo cáo phải đảm bảo yếu tố khách quan từ thu thập đến trình bày, không bị ảnh hưởng từ các yếu tố khác có thể làm sai lệch báo cáo.
- Lựa chọn các chỉ số và thông tin quan trọng: Nguồn dữ liệu có thể đa dạng nên cần tập trung vào thông tin quan trọng nhất để cho ra báo cáo có hiệu quả.
- Minh bạch và dễ hiểu: Báo cáo cần có cấu trúc mạch lạc và dễ theo dõi. Các mục tiêu, phân tích và kết luận nên được trình bày rõ ràng. Bạn có thể sử dụng hình ảnh, đồ thị minh hoạ hay các từ ngữ chuyên môn sao cho người xem dễ nắm bắt.
- So sánh và phân tích: So sánh kết quả, chỉ số báo cáo với kế hoạch đề ra để xem đã đạt hay không . Từ đó phân tích tìm ra nguyên nhân cũng như đưa ra điều chỉnh phù hợp.
- Đưa ra đề xuất và giải pháp: Báo cáo nên đi kèm với đưa ra các đề xuất, giải pháp, dự báo cũng như xu hướng tương lai.
- Thời gian và tần suất cập nhật: Người lập BCQT cần căn cứ theo tình hình, yêu cầu thực tế để xác định thời gian cũng như tần suất cập nhật báo cáo. Tần suất thường là theo tháng, hoặc quý để kịp thời theo dõi cũng như đưa ra điều chỉnh hợp lý.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Bạn có thể dùng công cụ xử lý dữ liệu, hỗ trợ phân tích, thống kê giúp mang đến sự chính xác, hiệu quả.
- Đối tượng độc giả: Xác định đối tượng từ đầu để đưa ra cách thức thực hiện báo cáo phù hợp.
- rủi ro và biện pháp khắc phục: Báo cáo cần đưa ra những rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh như rủi ro tài chính, pháp lý, cung ứng hoặc rủi ro cạnh tranh,… Từ đó đề xuất phương án hoặc giải pháp cụ thể để phòng ngừa hoặc giảm thiểu các rủi ro này.
7. Một số thắc mắc liên quan đến báo cáo kế toán quản trị
Liên quan đến khái niệm báo cáo kế toán quản trị là gì, Việc Làm 24h cũng đã tổng hợp những thắc mắc thường gặp sau đây:
7.1 . Quy định của pháp luật về báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp?
Thông tư 53/2006/TT-BTC quy định rằng báo cáo kế toán quản trị được lập để phục vụ cho công tác quản lý và ra quyết định của chủ doanh nghiệp. Đây là các báo cáo nội bộ, không bắt buộc phải công khai nhưng phải tuân thủ nguyên tắc chính xác, đầy đủ và có thể linh hoạt tùy vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
7.2. Thời điểm nào cần thiết để lập báo cáo quản trị?
Báo cáo kế toán quản trị có thể được lập định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo yêu cầu lãnh đạo hoặc khi có sự kiện, thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp. Thời điểm lập báo cáo phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của các nhà quản trị giúp họ theo dõi, đánh giá cũng như điều chỉnh hoạt động kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu chiến lược.
7.3. Ai được quyền quy định nội dung báo cáo quản trị?
Nội dung báo cáo kế toán quản trị thường do cơ quan quản lý nhà nước xây dựng dựa trên một số tiêu chuẩn nhất định. Song, doanh nghiệp và các tổ chức chuyên ngành có thể thiết kế lại để phục vụ mục đích quản trị của mình.
Báo cáo quản trị của doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc đầy đủ, chính xác.Trên đây là những thông tin hữu ích để làm rõ khái niệm báo cáo quản trị là gì cũng như các bước xây dựng báo cáo hiệu quả. Thông qua báo cáo này, ban lãnh đạo có thể đưa ra được những quyết định hợp lý, sáng suốt cho hướng đi của doanh nghiệp. Hy vọng với những gì Việc Làm 24h đã chia sẻ, doanh nghiệp của bạn có thể vận hành một cách ổn định nhất!
