Trong môi trường làm việc hiện đại, quản lý công việc một cách khoa học,hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp đạt được mục tiêu và nâng cao năng suất. Lúc này, các công cụ lập kế hoạch trở thành trợ thủ đắc lực, giúp cá nhân, doanh nghiệp tổ chức, theo dõi tiến độ công việc cũng như tối ưu hóa nguồn lực. Vậy công cụ lập kế hoạch là gì và chúng có thể hỗ trợ như thế nào trong quản lý công việc? Cùng Việc Làm 24h khám phá những lợi ích và các công cụ lập kế hoạch phổ biến trong bài viết dưới đây.
1. Công cụ lập kế hoạch là gì?
Công cụ lập kế hoạch là giải pháp hiệu quả giúp người dùng tổ chức, quản lý và giám sát tiến độ công việc. Chức năng chính của công cụ này là cung cấp cái nhìn tổng thể về các nhiệm vụ cần thực hiện, phân bổ tài nguyên hợp lý và thiết lập những mốc thời gian để đảm bảo tiến độ. Bên cạnh đó, nó còn tích hợp nhiều tính năng để đánh giá kết quả công việc, giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh kế hoạch, nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Đặc biệt trong quản lý đội nhóm, công cụ lập kế hoạch giúp theo dõi tiến độ công việc từng ngày, phân loại nhiệm vụ đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá tình hình, kịp thời điều chỉnh chiến lược để tối ưu hóa hiệu quả công việc của cả cá nhân lẫn tập thể, đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
2. Nên sử dụng công cụ lập kế hoạch khi nào?
Các công cụ lập kế hoạch với khả năng tối ưu hóa quá trình quản lý và kiểm soát công việc đang là một trong những sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp. Thế nhưng, không phải lúc nào, các công cụ lập kế hoạch cũng phù hợp trong nhiều tình huống. Dưới đây là một số trường hợp mà bạn nên cân nhắc áp dụng phần mềm lập kế hoạch để nâng cao hiệu quả công việc:
- Khi cần thu thập đầy đủ dữ liệu và thông tin nhằm đưa ra các quyết định chính xác và hợp lý.
- Khi muốn thiết lập quy trình làm việc rõ ràng, thống nhất, nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu công việc.
- Khi cần có cái nhìn bao quát về khối lượng công việc, từ đó phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân.
- Khi xây dựng quy trình làm việc linh hoạt, thích hợp với từng loại công việc và mục tiêu khác nhau.
3. Lợi ích của công cụ lập kế hoạch đối với doanh nghiệp
Các công cụ lập kế hoạch mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích cho cá nhân và doanh nghiệp.
3.1. Sử dụng trên mọi thiết bị
Với công cụ lập kế hoạch, bạn có thể dễ dàng quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi một cách nhanh chóng và tiện lợi, không bị giới hạn như cách thủ công thông thường. Chúng sẽ tương thích với nhiều loại khác nhau gồm điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính để bàn. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng cập nhật thông tin và theo dõi tiến độ công việc dù ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào.
3.2. Lập kế hoạch công việc dễ dàng
Một trong những lợi ích lớn nhất của công cụ quản lý là khả năng tự động hóa quy trình lập kế hoạch và lên lịch cho nhiều dự án. Điều này không chỉ giúp các nhà quản lý xây dựng nền tảng vững chắc ngay từ đầu, mà còn hỗ trợ xác định rõ ràng mục tiêu và phân công công việc cụ thể cho từng thành viên.
3.3. Tăng năng suất công việc
Ngoài ra, các công cụ lập kế hoạch còn giúp giám sát tiến độ công việc của từng nhóm hoặc bộ phận một cách hiệu quả. Nhờ vậy, việc theo dõi và đánh giá trở nên dễ dàng, từ đó giúp tối ưu hóa năng suất cũng như nâng cao hiệu quả công việc trong suốt quá trình thực hiện.
3.4. Tiết kiệm thời gian hiệu quả
Bằng cách sử dụng công cụ lập kế hoạch, mỗi nhân viên đều có thể theo dõi và điều chỉnh thời gian làm việc của mình sao cho tối ưu nhất. họ sẽ nắm bắt được chi tiết những nhiệm vụ cần thực hiện trong từng dự án cũng như thứ tự công việc nào ưu tiên. Từ đây, nhân viên sẽ sắp xếp sao cho hợp lý và giúp đỡ đồng nghiệp khác hoàn thành đúng tiến độ.
4. Một số công cụ lập kế hoạch hiệu quả nhất
Hiện nay, có nhiều công cụ lập kế hoạch đã được ra mắt để phục vụ công tác quản trị của doanh nghiệp. Dưới đây là một số công cụ được đánh giá cao về mức độ hiệu quả:
4.1. Microsoft To Do
Microsoft To Do là phần mềm chuyên quản lý công việc cá nhân dựa trên đám mây. Nhờ thế, người dùng có thể theo dõi và lập kế hoạch ngay trên điện thoại thông minh, máy tính và máy tính bảng. Phần mềm Microsoft To Do có những tính năng nổi bật gồm:
- Lên kế hoạch mỗi ngày và quản lý hiệu quả.
- Cập nhật danh sách công việc cần thực hiện hàng ngày/hàng tuần.
- Cho phép tùy chỉnh danh sách nhiệm vụ theo nhu cầu với đa dạng chủ đề, màu sắc.
- Quản lý danh sách công việc trực tuyến.
- Chia sẻ danh sách công việc cần làm với đồng nghiệp, gia đình và bạn bè.
- Chia nhiệm vụ thành nhiều bước để dễ dàng quản lý, cho phép đặt lời nhắc khi đến hạn.
- Đồng bộ dữ liệu thuận tiện giữa các thiết bị để quản lý tốt hơn.
4.2. Trello
Trello là công cụ lập kế hoạch và quản lý công việc trực tuyến, giúp người dùng dễ dàng lên ý tưởng, lập kế hoạch, theo dõi các công việc, dự án cũng như quy trình làm việc. Một số tính năng của Trello có thể kể đến như:
- Bảng: Là nơi để theo dõi mọi thông tin. Mỗi bảng có thể đại diện cho một dự án, một nhóm công việc, hoặc một mục tiêu cụ thể.
- Danh sách: Lưu trữ thẻ hoặc thông tin ở các giai đoạn khác nhau của tiến trình. Mỗi danh sách giúp bạn phân loại và theo dõi tiến độ công việc.
- Thẻ: Là đơn vị nhỏ nhất, đại diện cho tác vụ và ý tưởng, mỗi công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể được tạo thành một thẻ. Bạn có thể tạo thẻ mới, đặt tên và thêm thông tin chi tiết, đồng thời thẻ cũng di chuyển được giữa các danh sách để phản ánh sự thay đổi trạng thái của nhiệm vụ
- Menu bảng: Menu ở bên phải Trello là trung tâm điều khiển, nơi bạn quản lý quyền của thành viên, cài đặt kiểm soát, tìm kiếm thẻ, bật Power-Up và tạo quy trình tự động. Bạn cũng có thể xem các hoạt động đang diễn ra trong thông báo của menu.
4.3. Todoist
Todoist là một trong những công cụ lập kế hoạch và quản lý công việc phổ biến nhất, giúp người dùng tổ chức, theo dõi các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Một số tính năng nổi bật của Todoist là:
- Quản lý công việc theo dự án.
- Thiết lập ưu tiên công việc, tạo và nhắc nhở ngày hết hạn nhiệm vụ, hỗ trợ các công việc có tính chất lặp lại.
- Dễ dàng chia sẻ kế hoạch, phân công công việc, cộng tác nhóm.
- Todoist tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác như Google Calendar, Slack, Zapier, Dropbox.
- Hỗ trợ nhiều nền tảng từ web đến các ứng dụng di động.
4.4. Evernote
Evernote là một công cụ giúp người dùng ghi chú, tổ chức công việc, và lập kế hoạch một cách hiệu quả. Evernote có một số tính năng nổi bật sau:
- Ghi chú đa dạng linh hoạt: Tạo ghi chú cho các công việc hoặc ý tưởng có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, liên kết, tệp đính kèm và thậm chí là âm thanh. Evernote cung cấp một số mẫu (templates) có sẵn cho việc lập kế hoạch có thể tùy chỉnh.
- Tạo danh sách công việc: Bạn có thể tạo danh sách việc cần làm với các hộp kiểm (checkbox) để đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành.
- Tổ chức và phân loại thông tin: Tạo các sổ tay (Notebooks) để tổ chức ghi chú của mình theo chủ đề hoặc dự án, bạn có thể gắn thẻ tag cho các ghi chú để dễ dàng tìm kiếm, quản lý.
- Tích hợp với các ứng dụng khác như Google Drive, Slack, Microsoft Teams nhằm dễ dàng giao tiếp trong nhóm, cải thiện quy trình làm việc.
- Đồng bộ hóa dữ liệu của bạn trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng.
4.5. Asana
Asana được thiết kế để giúp các cá nhân, đội nhóm quản lý nhiệm vụ, dự án và tiến độ công việc một cách hiệu quả. Các tính năng nổi bật của Asana gồm:
- Tổ chức công việc: Bạn có thể chia các nhiệm vụ trong dự án thành nhiều mục (Sections) để dễ dàng quản lý, mỗi mục đại diện cho những giai đoạn hoặc nhóm nhiệm vụ có liên quan trong dự án.
- Quản lý nguồn lực và phân công nhiệm vụ: Tính năng Task Assignment giúp phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ công việc của họ. Tính năng Workload hỗ trợ theo dõi khối lượng công việc của mỗi thành viên trong nhóm để tránh tình trạng quá tải.
- Tích hợp với các công cụ khác: Asana có thể tích hợp với nhiều công cụ khác nhau như Google Drive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, Zoom… giúp tăng liên kết, cải thiện quy trình hiệu suất công việc.
4.6. Monday
Monday là công cụ quản lý công việc và dự án cực kỳ linh hoạt, mạnh mẽ, hỗ trợ tổ chức công việc, theo dõi tiến độ, cộng tác nhóm hiệu quả. Với các tính năng như bảng điều khiển trực quan, tự động hóa quy trình, tích hợp với nhiều công cụ khác và tương tích trên đa nền tảng,… Monday góp phần tối ưu hiệu suất thực hiện dự án.
4.7. Jira Software
Jira Software chủ yếu được sử dụng để quản lý dự án, theo dõi tiến độ công việc, và lập kế hoạch trong các nhóm phát triển phần mềm. Những tính năng nổi bật của Jira Software như:
- Lập kế hoạch và lộ trình: giúp tạo roadmap để quản lý tiến độ dài hạn, theo dõi công việc, phát triển phần mềm hay các dự án lớn.
- Báo cáo và theo dõi: Cung cấp các báo cáo, bảng điều khiển và biểu đồ giúp theo dõi tiến độ thực hiện, cũng như hiệu suất công việc.
- Cộng tác và giao tiếp: Bình luận, thông báo và chia sẻ tài liệu trực tiếp trong các issue để cải thiện giao tiếp nhóm tối ưu công việc.
- Tính năng tự động hóa: tạo ra các quy tắc tự động để quản lý công việc, ví dụ như gửi thông báo khi hoàn thành hoặc thay đổi nhiệm vụ.
- Ứng dụng di động: Jira có ứng dụng di động cho phép theo dõi và quản lý nhiệm vụ từ bất kỳ đâu. Điều này rất hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa hoặc phát triển phần mềm cần truy cập thông tin khi đang di chuyển.
4.8. LiquidPlanner
Là một công cụđược thiết kế đặc biệt cho các đội nhóm cần quản lý dự án phức tạp và thay đổi liên tục. Những tính năng nổi bật của LiquidPlanner có thể kể đến là:
- Lập kế hoạch tự động: Dự đoán thời gian hoàn thành dự án dựa trên ước tính và ưu tiên công việc.
- Quản lý ưu tiên: Tự động điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi ưu tiên.
- Theo dõi tiến độ: Cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ dự án và các nhiệm vụ.
- Quản lý tài nguyên: Giúp phân bổ và theo dõi khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm.
- Cộng tác nhóm: Chia sẻ tài liệu và giao tiếp trực tiếp trong dự án.
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo chi tiết về tiến độ và hiệu suất công việc.
- Tích hợp công cụ khác: Hỗ trợ kết nối với Slack, Google Drive, Microsoft Teams và nhiều công cụ khác.
4.9. ClickUp
ClickUp là một công cụ rất phổ biến,được thiết kế để giúp các nhóm, cá nhân và tổ chức có thể theo dõi, quản lý công việc một cách hiệu quả. Một số tính năng phổ biến của công cụ này phải kể đến là lập kế hoạch tự động, lời nhắc hoàn thành công việc và cho phép cộng tác nhóm thông qua chia sẻ tài liệu trực tiếp.
4.10. Planview
Planview giúp người dùng có thể lập kế hoạch và quản lý nhiều nhánh dự án khác nhau. Những tính năng sau đây sẽ hỗ trợ hiệu quả trong công việc:
- Cộng tác nhóm và chia sẻ: Các tính năng như comments, attachments giúp thành viên có thể bình luận về công việc cũng như đính kèm, chia sẻ tài liệu.
- Tự động hóa quy trình làm việc: Cho phép thiết lập các quy tắc tự động để thay đổi trạng thái, phân công nhiệm vụ. Bạn có thể tạo nhiều nhiệm vụ lặp lại theo chu kỳ, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, giúp tiết kiệm thời gian cho các công việc có tính chất định kỳ.
4.11. Google Tasks
Cũng tương tự như Microsoft To Do, Google Tasks cũng do chính Google phát triển. Đây là ứng dụng cho phép bạn truy cập trên điện thoại, máy tính với nhiều phương tiện tích hợp như Gmail, Google Assistant,… Với công cụ này, bạn có thể:
- Quản lý dự án và nhiệm vụ: Bạn được hỗ trợ tạo các dự án và nhiệm vụ, hoặc chia nhỏ các nhiệm vụ để phân công cho thành viên trong nhóm.
- Tạo ghi chú, nhắc nhở thời hạn công việc trên nhiều thiết bị.
- Hỗ trợ nắm bắt, quản lý và chỉnh sửa tác vụ mọi lúc mọi nơi.
4.12. Wrike
Wrike là công cụ lập kế hoạch cho phép theo dõi mọi giai đoạn của công việc từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Nổi bật nhất phải kể đến khả năng quản lý dự án cực kỳ chi tiết và báo cáo kết quả trực quan. Một số tính năng khác cũng được cung cấp như tự động hóa những việc lặp đi lặp lại hoặc xác định vấn đề qua dữ liệu phân tích.
4.13. Project manager
Project manager cho phép đo lường, theo dõi tiến độ công việc bằng nhiều tính năng thông minh. Dự án có thể được trình bày theo dạng gantt, dạng bảng để bạn dễ dàng theo dõi và nắm bắt mức độ hoàn thành. Song, phần mềm hiện chỉ đang cung cấp bản tính phí nên bạn phải bỏ ra tối thiểu 15 USD/người/tháng để sử dụng.
4.14. Wunderlist
Wunderlist hỗ trợ người dùng là cá nhân, doanh nghiệp có thể lập danh sách công việc và sắp xếp một cách khoa học nhất. Điểm cộng là công cụ có thể sử dụng miễn phí ở mọi hệ điều hành và cho phép đồng bộ với điện thoại cực kỳ tiện lợi. Bên cạnh đó, tính năng đẩy thông báo mỗi ngày sẽ giúp mỗi người có tinh thần tự giác hơn.
4.15. OmniFocus
OmniFocus là ứng dụng thích hợp với những ai muốn quản lý cùng lúc nhiều công việc phức tạp, yêu cầu phải theo dõi chi tiết. Giao diện của ứng dụng cực kỳ trực quan kết hợp khả năng tùy biến cao nên bạn hoàn toàn có thể chia nhỏ các công việc thành những bước nhỏ để ưu tiên, gán người thực hiện.
5. Hướng dẫn cách để lập kế hoạch công việc hiệu quả
Để lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện dưới đây:
Bước 1: Xác định rõ ràng mục tiêu công việc
Bạn nên xác định rõ ràng và cụ thể về mục tiêu của mình ngay từ đầu, những mục tiêu này nên có sự đo lường cũng như tính khả thi, đảm bảo thực hiện được trong khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: Hoàn thành dự án phần mềm trong 2 tháng…
Bước 2: Lên danh sách các việc cần làm
Tiếp theo, chúng ta nên liệt kê, lập danh sách tất cả những việc cần phải làm, càng chi tiết thì hiệu quả càng cao.
Bước 3: Sắp xếp công việc dựa trên thứ tự ưu tiên
Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch hiệu quả. Bạn nên xác định những công việc nào là quan trọng, cần thiết để thực hiện trước, đảm bảo công việc được trơn tru, đặt kết quả cao.
Bước 4: Làm rõ thời gian hoàn thành cùng người thực hiện
Để hoàn thành dự án theo yêu cầu, bạn phải xác định được thời gian để hoàn thành công việc thông qua độ phức tạp của mỗi nhiệm vụ. Hãy lập lịch làm việc với các mốc thời gian cụ thể cho chúng.
Xác định những ai liên quan đến nhiệm vụ nào để phân công công việc cũng như trách nhiệm.
Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh tiến độ
Bạn phải theo dõi tiến độ các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần một cách sát sao. Mỗi công việc, nhân lực, nhiệm vụ có thể xảy ra những sự cố ngoài ý muốn nên cần kịp thời đưa ra điều chỉnh phù hợp để hoàn thành đúng tiến độ.
Tham khảo các bước lập kế hoạch rõ ràng, hiệu quả.Bài viết trên đây đã gợi ý Top 15 công cụ lập kế hoạch hiệu quả mà cả cá nhân lẫn doanh nghiệp đều có thể tham khảo sử dụng. Nhờ vậy, công việc của bạn sẽ được đảm bảo tiến độ hoàn thành và thậm chí tăng năng suất. Hy vọng với những thông tin mà Việc Làm 24h chia sẻ, bạn sẽ đạt được thành tựu cao nhất trong công việc!
