Bạn đã bao giờ phải đau đầu với việc đánh số thứ tự từng ô một trong Excel chưa? Trong quá trình sử dụng Excel, chắc hẳn bạn sẽ gặp những bảng thống kê cần đánh số thứ tự cho trang tính của mình.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rằng có nhiều cách để đánh số thứ tự trong Excel. Đừng sử dụng trang tính để gõ từng số một cách thủ công nữa. Trong bài viết này, Việc làm 24h sẽ hướng dẫn bạn các cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng và hiệu quả.
Cùng tìm hiểu ngay nhé!
1. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột
Đây là cách đơn giản và trực quan nhất để đánh số thứ tự cho trang tính của bạn. Bạn chỉ cần nhập số bắt đầu, sau đó kéo chuột để tự động điền số cho các ô tiếp theo. Áp dụng cách đánh số vô cùng tiện lợi với các bước.
Bước 1: Hãy mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự đầu tiên (ví dụ: 1) vào ô đầu tiên trong cột mà bạn muốn đánh số.
Bước 2: Nhập số tiếp theo (ví dụ: 2) vào ô liền kề.
Bước 3: Chọn hai ô vừa nhập số.
Bước 4: Đưa con trỏ chuột vào góc dưới cùng bên phải của vùng chọn cho đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng (+).
Bước 5: Kéo chuột xuống cho đến khi bạn đạt được số thứ tự mong muốn.
Chỉ cần với thao tác nhỏ đã có thể tối ưu thời gian.
2. Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel bằng Auto Fill
Auto Fill là tính năng hữu ích của Excel, cho phép bạn tự động điền các giá trị theo một quy luật nhất định. Đầu tiên bạn cần bật tính năng Auto Fill trước khi áp dụng vào đánh số thứ tự với các bước.
Bước 1: Tại góc trên bên trái màn hình, nhấp vào tab File.
Bước 2: Trong menu thả xuống, chọn Options.
Bước 3: Chọn Customize Ribbon > Chọn filter All commands > Chọn mục Filter series or Pattern.
Bước 4: Bên bảng Main Tabs tại cây thư mục Home > Nhấn chuột phải > Chọn Add new Group.
Bước 5: Nhấn chọn lại Filter Series or Pattern > Nhấn Add > Nhấn OK.
Sau khi đã cài Auto Fill bạn đã có thể bắt đầu đánh số thứ tự được rồi. Hãy thực hiện lần lượt các cách làm bên dưới.
Bước 1: Nhập số đầu tiên (ví dụ: 1) vào ô đầu tiên trong cột.
Bước 2: Đưa con trỏ chuột vào góc dưới cùng bên phải của ô đó cho đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng (+).
Bước 3: Giữ và kéo chuột xuống cho đến khi bạn đạt được số thứ tự mong muốn.
Bước 4: Nhả chuột và Excel sẽ tự động điền các số tiếp theo.
3. Cách đánh số thứ tự trong Excel sử dụng công thức đơn giản
Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng công thức đơn giản để tạo dãy số, đặc biệt khi cần tạo dãy số phức tạp hơn. Thử ngay công thức đơn giản với hàm ROW và các bước.
Bước 1: Nhập công thức =ROW(A1) vào ô đầu tiên trong cột (ví dụ: A1).
Áp dụng công thức ROW và kéo công thức tùy chỉnh.
Bước 2: Nhấn Enter để Excel hiển thị số thứ tự.
Bước 3: Kéo công thức xuống cho đến khi bạn đạt được số thứ tự mong muốn.
4. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm SEQUENCE
Hàm SEQUENCE là hàm mới trong các phiên bản Excel gần đây, giúp tạo ra mảng số liên tục. Để áp dụng hàm SEQUENCE để đánh số thứ tự, bạn cần áp dụng hướng dẫn cách làm sau.
Bước 1: Nhập công thức =SEQUENCE(n) vào ô đầu tiên trong cột, trong đó n là số lượng ô bạn muốn đánh số.
Bước 2: Nhấn Enter để Excel tự động điền các số thứ tự.
5. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm SUBTOTAL lồng với IF
Đây là phương pháp phức tạp hơn, thường được sử dụng khi bạn cần đánh số thứ tự kèm theo điều kiện nhất định. Hãy làm theo các bước để đánh số linh hoạt với hàm SUBTOTAL kết hợp với hàm IF trong Excel.
Bước 1: Nhập công thức =IF(B2=””;””;SUBTOTAL(3;$B$1:B2)) vào ô đầu tiên trong cột.
Bước 2: Nhấn Enter để Excel hiển thị số thứ tự.
Bước 3: Kéo công thức xuống cho đến khi bạn đạt được số thứ tự mong muốn.
6. Cách đánh số thứ tự trong Excel khi xóa dòng
Khi bạn xóa dòng trong Excel, các số thứ tự có thể bị lộn xộn. Vì vậy phương pháp này sẽ cần dùng khi bạn cần giữ thứ tự số khi xóa dòng. Thử ngay với các cách đánh số thứ tự trong Excel khi xóa dòng với các bước như sau:
Bước 1: Sử dụng công thức =ROW()-1 để đánh số thứ tự ban đầu.
Bước 2: Nhấn chuột trái chọn Delete và chọn hàng hoặc cột muốn xóa rồi nhấn OK.
- Bước 3: Khi bạn xóa dòng, Excel sẽ tự động điều chỉnh số thứ tự còn lại.
7. Lưu ý khi đánh số thứ tự trong Excel
Ở trên là các cách đánh số thứ tự nhanh trên trang tính Excel. Tuy nhiên, bạn đừng quên bỏ túi ngay các lưu ý khi đánh số thứ tự trong Excel để sử dụng chính xác và hiệu quả.
- Chọn phương pháp phù hợp: Tùy thuộc vào nhu cầu và độ phức tạp của dữ liệu, bạn nên chọn phương pháp đánh số phù hợp.
- Kiểm tra lại công thức: Luôn kiểm tra lại công thức để đảm bảo tính chính xác.
- Sử dụng định dạng số: Định dạng số cho cột đánh số để có hiển thị đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn.
- Bảo vệ dữ liệu: Nếu bạn không muốn người dùng thay đổi công thức, hãy bảo vệ các ô chứa công thức.
Kết luận
Đánh số thứ tự trong Excel là kỹ năng cơ bản nhưng rất hữu ích. Bài viết này đã giới thiệu đến bạn một số cách đánh số thứ tự phổ biến và linh hoạt. Bằng cách nắm vững các phương pháp này, bạn có thể dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu trong các bảng tính của mình. Dù bạn chọn phương pháp nào, hãy nhớ luôn kiểm tra lại kết quả để đảm bảo tính chính xác. Việc làm 24h chúc bạn thành công!
