Excel là một công cụ không thể thiếu đối với dân văn phòng, giúp xử lý dữ liệu, tính toán và phân tích thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng hết các tính năng tuyệt vời mà Excel mang lại để nâng cao hiệu suất công việc. Do đó, trong bài viết này, Việc Làm 24h sẽ giới thiệu top những thủ thuật Excel từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn nhanh chóng trở thành “chuyên gia” Excel chỉ trong thời gian ngắn. Hãy cùng cải thiện kỹ năng với Excel ngay hôm nay!
1. Bật mí các thủ thuật trong excel hữu ích nhất
Thực hiện tính toán, phân tích dữ liệu với Excel không hề khó, chỉ cần bạn nắm vững những thủ thuật Excel cho dân văn phòng đơn giản và hiệu quả dưới đây:
1.1. Đổi dữ liệu của dòng thành cột và cột thành dòng
Để thực hiện đổi dữ liệu của dòng thành cột và cột thành dòng, bạn cần thực hiện theo trình tự các bước sau:
- Chọn tất cả các ô trong cột hoặc dòng mà bạn muốn chuyển đổi.
- Nhấn Ctrl + C hoặc click chuột phải và chọn Copy (Sao chép).
- Chọn ô mà bạn muốn dán dữ liệu sau khi hoán đổi (ví dụ: ô A1 nếu bạn muốn chuyển từ cột sang dòng).
- Nhấn chuột phải vào ô đích (nơi bạn muốn dán dữ liệu).
- Trong menu xuất hiện, chọn Paste Special (Dán đặc biệt).
- Trong cửa sổ “Paste Special”, đánh dấu chọn vào Transpose (Hoán đổi).
- Nhấn OK để hoàn tất.
1.2. Xóa dữ liệu trùng nhau
Để xóa dữ liệu trùng nhau bạn cần thực hiện theo trình tự các bước sau:
- Chọn tất cả ô có chứa dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra và xóa giá trị trùng nhau. Nếu bạn muốn xóa dữ liệu trùng trong một cột/hàng nào đó thì chỉ cần chọn cột/hàng đó.
- Trên thanh công cụ, vào tab Data.
- Trong nhóm “Data Tools”, nhấn Remove Duplicates (Xóa trùng lặp).
- Một cửa sổ (tiêu đề Remove Duplicates) sẽ xuất hiện để hỏi bạn muốn kiểm tra và xóa trùng ở những cột nào.
- Nhấn OK để thực hiện thao tác xóa.
Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt trong Excel tiện lợi, nhanh chóng
1.3. Mở nhiều file Excel cùng lúc
Khi làm việc, đôi khi bạn cần mở nhiều file Excel cùng lúc để so sánh và đối chiếu thông tin giữa các file. Để thực hiện điều này, bạn có thể làm theo các trình tự sau:
- Đến thư mục chứa các file Excel bạn muốn mở.
- Giữ phím Ctrl và click vào từng file Excel bạn muốn mở. Hoặc bạn có thể chọn toàn bộ các file trong thư mục bằng cách nhấn Ctrl + A.
- Sau khi chọn các file, nhấn Enter hoặc nhấp đúp vào một trong các file đã chọn.
1.4. Sao chép dữ liệu
Để sao chép dữ liệu trong trang tính, bạn cần thực hiện theo trình tự các bước sau:
- Chọn ô hoặc vùng dữ liệu bạn muốn sao chép.
- Nhấn Ctrl + C hoặc nhấn chuột phải và chọn .
- Chuyển đến vị trí bạn muốn dán dữ liệu (có thể là một ô trong cùng một sheet hoặc một sheet khác).
- Nhấn Ctrl + V hoặc nhấn chuột phải và chọn Paste.
1.5. Nhập dữ liệu tự động
Để Excel tự động nhập dữ liệu, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
- Nhập thủ công công thức đúng vào ô mà bạn muốn Excel tự động tính toán.
- Sau khi nhập công thức, bạn di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô (nơi có dấu “+” nhỏ).
- Giữ chuột trái và kéo ô xuống dưới hoặc sang ngang, tùy theo các ô mà bạn muốn điền thông tin.
- Excel sẽ tự động áp dụng công thức và tính toán giá trị cho các ô mà bạn đã kéo.
1.6. Hiển thị công thức
Nếu bạn muốn kiểm tra lại các công thức trong bảng tính Excel thì cần thực hiện theo các bước sau:
- Nhấn đồng thời Ctrl + ~ (dấu ~ nằm ngay dưới phím ESC trên bàn phím).
- Sau khi nhấn tổ hợp phím, Excel sẽ hiển thị toàn bộ công thức trong bảng tính thay vì kết quả tính toán.
1.7. Tìm kiếm trên Excel
Trong Excel, bạn có thể tìm kiếm dữ liệu rất dễ dàng và nhanh chóng bằng các bước dưới đây:
- Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F hoặc vào Home – nhóm Edit – chọn Find.
- Trong hộp thoại “Find and Replace”, nhập từ hoặc giá trị mà bạn muốn tìm.
- Nhấn vào Options, sau đó nhấn vào Format để mở cửa sổ Find Format. Tại đây, bạn có thể chọn các tùy chọn định dạng như màu sắc, kiểu chữ, định dạng số, v.v.
- Nhấn vào nút Find All để tìm tất cả các kết quả phù hợp trong bảng tính. Hoặc nhấn Find Next để tìm kiếm lần lượt từ kết quả này đến kết quả khác.
1.8. Kết nối dữ liệu trong bảng tính bằng phím “&”
Để kết nối hai dữ liệu trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Nhập dấu “=” vào ô bạn muốn hiển thị kết quả kết hợp dữ liệu.
- Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn kết nối (ví dụ: ô B2).
- Nhập dấu “&” để kết nối ô đầu tiên với ô tiếp theo.
- Nhập dấu cách giữa 2 dữ liệu, bằng cách nhập ” ” (dấu cách trong dấu ngoặc kép).
- Nhập dấu “&” lần nữa.
- Chọn ô thứ hai bạn muốn kết nối (ví dụ: ô C2).
- Nhấn Enter để hoàn tất công thức (ví dụ =B2&” “&C2)
1.9. Sắp xếp dữ liệu trong Excel
Ví dụ, có 1 bảng dữ liệu học sinh bao gồm các thông tin như tên, lớp, điểm, ngày sinh. Để sắp xếp dữ liệu bảng này, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu trên bảng
- Chọn ô đầu tiên của bảng (ví dụ: ô A2).
- Để chọn toàn bộ dữ liệu, thực hiện: Nhấn Ctrl + Shift + Mũi tên xuống để chọn từ ô A2 đến ô cuối cùng của cột. Sau đó, nhấn Ctrl + Shift + Mũi tên sang phải để chọn đến cột cuối cùng của bảng tính.
Bước 2: Mở hộp thoại Sort
- Từ thanh công cụ, chọn tab Data.
- Trong nhóm Sort & Filter, chọn Sort. Hộp thoại Sort sẽ xuất hiện cho phép bạn thiết lập cách sắp xếp dữ liệu.
- Trong hộp thoại Sort, bạn sẽ cần điền các thông tin vào các mục sau:
- Sort by: Chọn Điểm (hoặc bất kỳ cột nào bạn muốn sắp xếp).
- Sort on: Chọn Values (giá trị trong ô tính).
- Order: Chọn Largest to Smallest nếu bạn muốn sắp xếp theo Điểm từ cao đến thấp, hoặc Smallest to Largest nếu muốn sắp xếp từ thấp đến cao.
Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất.
1.10. Căn lề trong Excel
Để thực hiện căn lề trong Excel, bạn cần đảm bảo rằng đơn vị đo là Centimeters. Nếu đơn vị mặc định là inch, bạn có thể thay đổi như sau:
- Mở Excel và chọn vào mục File ở góc trên bên trái.
- Chọn More sau đó chọn Options.
- Trong cửa sổ Excel Options, chọn Advanced.
- Tìm phần Display và trong mục Ruler units, chọn Centimeters.
- Nhấn OK để lưu thay đổi.
Sau khi thực hiện chuyển đổi đơn vị đo thành công, bạn có thể căn lề trong Excel bằng các thao tác dưới đây:
- Bước 1: Vào tab Page Layout trên thanh công cụ. Chọn Margins, sau đó chọn Custom Margins.
- Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, bạn có thể điều chỉnh các lề trên, dưới, trái, phải theo ý muốn. Sau khi căn lề xong, bạn nhấn OK.
Xem thêm: Làm việc nhanh hơn với những cách tính tổng trong Excel đơn giản
1.11. Chọn in một vùng dữ liệu
Để in một vùng dữ liệu cụ thể trong Excel mà không in toàn bộ bảng tính, bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Bôi chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn in ra.
Bước 2: Đặt vùng in:
- Chọn tab Page Layout trên thanh công cụ. Trong nhóm Page Setup, bạn chọn Print Area.
- Tiếp theo, chọn Set Print Area để thiết lập vùng in. Excel sẽ chỉ in vùng dữ liệu bạn đã chọn, không in toàn bộ bảng tính.
Bước 3: In dữ liệu: Sau khi đã thiết lập vùng in, bạn có thể in bằng cách:
- Chọn tab File.
- Chọn Print.
- Trong mục Print Preview, bạn sẽ thấy chỉ vùng đã chọn sẽ được in ra.
- Tiến hành căn chỉnh nếu cần (như thay đổi kích thước trang, lề, v.v.).
- Nhấn Print để in.
1.12. Định hướng cho con trỏ khi nhấn phím Enter
Để thay đổi hướng di chuyển của con trỏ chuột khi nhấn Enter trong Excel, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1: Mở Excel và chọn File ở góc trên bên trái, sau đó chọn Options (Cài đặt). Lúc này, cửa sổ Excel Options sẽ mở ra.
Bước 2: Chỉnh sửa cài đặt di chuyển con trỏ khi nhấn Enter:
- Trong cửa sổ Excel Options, chọn Advanced (Nâng cao) ở cột bên trái.
- Cuộn xuống mục Editing options.
- Tìm đến phần After pressing Enter, move selection (Sau khi nhấn Enter, di chuyển lựa chọn).
- Chọn vào Direction và từ menu thả xuống, bạn có thể chọn các hướng di chuyển con trỏ sau khi nhấn Enter:
- Down: Con trỏ di chuyển xuống ô bên dưới (mặc định).
- Up: Con trỏ di chuyển lên ô bên trên.
- Right: Con trỏ di chuyển sang ô bên phải.
- Left: Con trỏ di chuyển sang ô bên trái.
- Sau khi chọn xong, nhấn OK để lưu thay đổi.
1.13. Ẩn dữ liệu của ô trong Excel
Để ẩn dữ liệu trong các ô của bảng tính Excel mà không làm mất dữ liệu, bạn cần thực hiện theo trình tự dưới đây:
- Chọn vùng dữ liệu cần ẩn.
- Vào tab Home -> Nhấn vào Format -> Chọn Format Cells (hoặc nhấn Ctrl + 1).
- Trong cửa sổ Format Cells, chọn Number -> Custom.
- Trong ô Type, nhập ;;; (ba dấu chấm phẩy).
- Nhấn OK.
1.14. Cố định nhiều cột
1.14.1. Cách cố định cột đầu tiên
Để cố định cột đầu tiên trong Excel, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Mở bảng tính Excel và chọn bất kỳ ô nào trong bảng tính.
- Vào tab View trên thanh công cụ.
- Chọn Freeze First Column.
1.14.2. Cách cố định nhiều cột
Để cố định nhiều cột trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Chọn ô nằm ngay bên cạnh cột cuối cùng bạn muốn cố định. Ví dụ, nếu bạn muốn cố định cột A, B và C, bạn cần chọn ô D1 (ô ngay sau cột C).
- Vào tab View trên thanh công cụ, nhấp vào Freeze Panes.
1.15. Nhập dữ liệu có số 0 đầu tiên
Để giữ số 0 ở đầu trong các giá trị số trong Excel, bạn có thể sử dụng một trong hai cách sau:
Cách 1: Sử dụng dấu nháy đơn (‘):
- Nhập dữ liệu vào ô, ví dụ bạn muốn nhập 002.
- Gõ dấu nháy đơn (‘) trước khi nhập số (ví dụ: ‘002).
- Nhấn Enter. Excel sẽ hiển thị 002 mà không bỏ số 0.
Cách 2: Định dạng ô để hiển thị số 0:
- Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần nhập số có chữ số 0 ở đầu.
- Nhấp chuột phải và chọn Format Cells.
- Trong cửa sổ Format Cells, chọn tab Number.
- Chọn Custom và trong ô Type, bJN nhập “0000” (số lượng 0 tùy thuộc vào số chữ số bạn muốn hiển thị).
- Nhấn OK.
1.16. Cách đổi chữ hoa, chữ thường
Trong Excel, bạn có thể dễ dàng thay đổi giữa chữ hoa (uppercase) và thường (lowercase) bằng cách sử dụng các hàm có sẵn.
- Cách đổi chữ cái thành chữ thường (lowercase): “=LOWER (…)”
- Cách đổi chữ cái thành chữ in hoa (Uppercase): “=UPPER(…)”.
- Cách đổi chữ cái đầu tiên thành chữ hoa (Proper case): “=PROPER(…)”.
2. Một số phím tắt trong Excel mà dân văn phòng phải biết
Dưới đây là một số phím tắt cơ bản trong Excel mà dân văn phòng nên biết để làm việc nhanh chóng và hiệu quả:
- Ctrl + Home: Di chuyển đến ô A1 (đầu bảng tính).
- Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng có dữ liệu trong bảng tính.
- Page Up: Di chuyển lên một trang.
- Page Down: Di chuyển xuống một trang.
- Ctrl + mũi tên: Di chuyển đến ô cuối cùng có dữ liệu trong hàng/cột hiện tại.
- Arrow keys (mũi tên): Di chuyển giữa các ô theo hướng mũi tên.
- Ctrl + A: Chọn toàn bộ bảng tính (hoặc vùng dữ liệu).
- Ctrl + Shift + mũi tên: Mở rộng vùng chọn đến ô có dữ liệu cuối cùng trong dòng/cột.
- Shift + mũi tên: Mở rộng vùng chọn một ô theo hướng mũi tên.
- Ctrl + Space: Chọn toàn bộ cột.
- Shift + Space: Chọn toàn bộ hàng.
- Ctrl + C: Sao chép dữ liệu.
- Ctrl + X: Cắt dữ liệu.
- Ctrl + V: Dán dữ liệu.
- Ctrl + Z: Hoàn tác (Undo).
- Ctrl + Y: Làm lại (Redo).
- Delete: Xóa nội dung ô đã chọn.
- Ctrl + Shift + V: Dán đặc biệt (Paste Special).
- Ctrl + B: Định dạng in đậm (Bold).
- Ctrl + I: Định dạng in nghiêng (Italic).
- Ctrl + U: Định dạng gạch chân (Underline).
- Ctrl + 1: Mở hộp thoại Format Cells.
- Ctrl + Shift + L: Bật/tắt bộ lọc.
- Ctrl + E: Sử dụng Flash Fill (tự động điền dữ liệu
- Ctrl + F: Mở hộp thoại Find (Tìm kiếm).
- Ctrl + H: Mở hộp thoại Find and Replace (Tìm kiếm và thay thế).
- Ctrl + Shift + F: Mở hộp thoại Format Cells.
- Ctrl + N: Mở một workbook mới.
- Ctrl + O: Mở một file Excel có sẵn.
- Ctrl + S: Lưu file hiện tại.
- Ctrl + P: Mở hộp thoại in (Print).
- Alt + E, S, V: Dán đặc biệt (Paste Special).
- Ctrl + Shift + “+”: Chèn một hàng hoặc cột mới.
- Ctrl + “-“: Xóa một hàng hoặc cột hiện tại.
- Ctrl + K: Mở hộp thoại chèn liên kết (Insert Hyperlink).
- Ctrl + T: Tạo bảng từ vùng dữ liệu đã chọn.
Kết bài
Hy vọng qua bài viết của Việc Làm 24h, bạn đã nắm vững một số thủ thuật Excel cơ bản giúp công việc văn phòng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Đừng quên áp dụng và luyện tập thường xuyên để không ngừng nâng cao kỹ năng và cải thiện năng suất công việc của chính mình. Chúc bạn thành công và luôn làm việc hiệu quả với Excel!
