Chi phí đào tạo nhân viên là khoản đầu tư quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực và hiệu quả công việc của đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người lao động có thể phải bồi thường chi phí đào tạo nếu không hoàn thành các cam kết hoặc rời công ty trước thời gian đã thỏa thuận. Vậy chi phí đào tạo là gì và khi nào người lao động phải bồi thường khoản chi này? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu kỹ hơn về quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên trong vấn đề này.
1. Chi phí đào tạo nhân viên là gì?
Khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2021 quy định rõ hợp đồng đào tạo giữa người sử dụng lao động và người lao động, cũng như các khoản chi phí đào tạo nghề, có thể được hiểu như sau:
- Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo để nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, hoặc đào tạo tại trong và ngoài nước từ nguồn kinh phí của người sử dụng lao động, bao gồm cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.
- Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ như chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, cơ sở vật chất (trường, lớp, máy móc, thiết bị, vật liệu thực hành), các khoản chi hỗ trợ khác cho người học và tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời gian đi học. Đối với trường hợp đào tạo ở nước ngoài, chi phí đào tạo còn bao gồm các khoản chi phí đi lại, sinh hoạt trong suốt thời gian đào tạo.
2. Những quy định về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp
Trong quá trình đào tạo nhân sự, để tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định thuế, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp lý hiện hành, đồng thời thực hiện đầy đủ các thủ tục yêu cầu.
2.1. Chi phí đào tạo có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Theo hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí đào tạo nghề có thể được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh và được phép trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), theo quy định tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP. Tuy nhiên, để đảm bảo được việc trừ thuế, các khoản chi này cần phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ những điều kiện dưới đây:
- Việc chi trả chi phí đào tạo cho người lao động cần phải có hợp đồng đào tạo hoặc các chứng từ hợp lệ chứng minh.
- Các khoản chi phí đào tạo phải được ghi nhận một cách đầy đủ và chính xác, phản ánh đúng thời gian, số lượng, giá trị, cũng như chủng loại đào tạo.
- Chi phí đào tạo phải phù hợp với các quy định về đào tạo nghề, chính sách quản lý nhà nước, chế độ lao động, bảo vệ môi trường và các quy định pháp lý khác.
- Không được phép ghi nhận chi phí đào tạo trùng lặp trong các sổ sách kế toán.
- Chi phí đào tạo phải được thanh toán cho các đơn vị, tổ chức có thẩm quyền, hoặc những cá nhân, tổ chức đã đăng ký kinh doanh đào tạo nghề theo đúng quy định của pháp luật.
2.2. Chi phí đào tạo có được khấu trừ thuế GTGT không?
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, để có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào, thì chi phí đào tạo cần đáp ứng những điều kiện cụ thể dưới đây:
- Phải có hóa đơn GTGT hợp lệ hoặc các chứng từ thay thế liên quan đến việc nộp thuế GTGT nhập khẩu, hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho bên nước ngoài.
- Khi mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, nếu giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu mỗi lần dưới 20 triệu đồng, hoặc giá trị từng hóa đơn mua hàng dưới 20 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT) thì không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Trong trường hợp mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày với tổng giá trị trên 20 triệu đồng, thuế GTGT chỉ có thể được khấu trừ khi có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
2.3. Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN không?
Điểm đ, Khoản 2, Điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định rõ, chi phí đào tạo không được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.
- Ngoài tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động thì các khoản phúc lợi, cả bằng tiền và không bằng tiền sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.
- Chi phí đào tạo với mục đích nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động, nếu phù hợp với công việc chuyên môn hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động, thì không được tính vào thu nhập của người lao động.
3. Người lao động khi nào phải bồi thường chi phí đào tạo?
Trong nhiều trường hợp, người lao động cần phải bồi thường chi phí đào tạo cho đơn vị sử dụng lao động. Cụ thể:
3.1. Khi nào người lao động không phải bồi thường chi phí đào tạo nhân viên
Theo Điều 62 của Luật Lao động năm 2019, người lao động sẽ không phải bồi thường chi phí đào tạo trong các trường hợp sau:
- Khi người lao động tự nguyện tham gia đào tạo phục vụ cho nhu cầu cá nhân của mình.
- Khi có sự thay đổi công việc hoặc vị trí trong cùng một đơn vị mà người lao động không đồng ý, vì lý do sức khỏe hoặc sở thích cá nhân.
- Khi có sự thay đổi lớn trong cấu trúc của đơn vị sử dụng lao động như sáp nhập, phân chia, giải thể, hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu doanh nghiệp.
- Khi người lao động được đào tạo về các vấn đề an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường hoặc bảo vệ sức khỏe trong quá trình làm việc.
- Khi người lao động không thể tiếp tục làm việc tại đơn vị do sức khỏe hoặc sở thích cá nhân, mặc dù đã tham gia vào kế hoạch đào tạo của đơn vị sử dụng lao động.
3.2. Khi nào người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo nhân viên
Điều 36 của Luật Lao động Việt Nam năm 2019 quy định, người lao động có trách nhiệm bồi thường chi phí đào tạo cho đơn vị sử dụng lao động nếu:
- Trước khi hoàn thành thời gian đào tạo đã thỏa thuận, người lao động tự ý nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
- Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động sau khi hoàn tất đào tạo, nhưng chưa làm việc đủ thời gian đã cam kết với đơn vị sử dụng lao động.
- Ngay khi kết thúc chương trình đào tạo, người lao động chuyển sang công tác tại đơn vị khác.
- Trong thời gian đào tạo, người lao động do vi phạm các quy định của đơn vị tuyển dụng hoặc luật lao động.
Khi bồi thường chi phí đào tạo, người lao động cần trả hoàn lại một phần hoặc toàn bộ số tiền mà đơn vị sử dụng lao động chi trả. Tuy nhiên, số tiền bồi thường này không được vượt quá tổng mức lương hoặc thù lao mà người lao động nhận được trong suốt thời gian làm việc tại đơn vị trước đây.
3.3. Cách để tính mức bồi thường chi phí đào tạo
Mức bồi thường chi phí đào tạo sẽ được tính bằng công thức sau:
S = F / T1 × (T1 – T2)
Cụ thể:
- S: Tổng số tiền cần bồi thường.
- F: Tổng chi phí mà đơn vị sử dụng lao động đã chi trả cho người lao động khi tham gia các khóa đào tạo.
- T1: Thời gian yêu cầu người lao động phải làm việc tại doanh nghiệp sau khi hoàn thành khóa đào tạo, được tính bằng số tháng (làm tròn lên).
- T2: Số tháng mà người lao động đã làm việc tại doanh nghiệp sau khi hoàn thành khóa học, cũng được tính theo số tháng làm tròn.
4. Chi phí đào tạo bao gồm những gì?
Chi phí đào tạo cho nhân viên thường bao gồm các khoản dưới đây:
- Chi phí đào tạo cơ bản: Đây là khoản chi dùng để cung cấp cho nhân viên những kiến thức nền tảng về công việc và nền tảng như mua khóa học, mua tài liệu học tập, sách, video hướng dẫn,…
- Chi phí đào tạo nâng cao: Khoản chi liên quan đến việc phát triển kiến thức chuyên sâu trong một lĩnh vực cụ thể cho nhân viên, như các khóa học chuyên môn, chứng chỉ, hoặc các chương trình đào tạo đặc biệt.
- Chi phí đào tạo định kỳ: Chi phí dùng để duy trì và cập nhật kỹ năng cho nhân viên theo định kỳ, bao gồm việc tổ chức các buổi hội thảo, cuộc thi, hoặc các hoạt động giáo dục khác.
- Chi phí cho giảng viên: Bao gồm khoản chi trả cho giảng viên hoặc nhân viên công ty tham gia giảng dạy các khóa đào tạo.
- Chi phí di chuyển: Chi phí này này dùng để chi trả cho việc di chuyển của nhân viên đến các địa điểm tổ chức đào tạo, hội thảo hoặc sự kiện.
- Chi phí thiết bị và phần mềm: Khoản chi nào cần thiết để nhân viên mua sắm thiết bị, công cụ hoặc phần mềm cần thiết.
- Chi phí thời gian: Là chi phí dùng để chi trả thời gian mà nhân viên phải dành ra để tham gia các khóa đào tạo.
5. Cách xác định và dự trù chi phí đào tạo cho nhân viên
Đào tạo nhân viên là giải pháp hiệu quả mà doanh nghiệp thường áp dụng để nâng cao kỹ năng và năng suất của nhân viên. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình đào tạo nhân viên diễn ra hiệu quả và tiết kiệm, các đơn vị sử dụng lao động cần xác định rõ ràng các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí đào tạo và lập kế hoạch dự trù một cách chi tiết.
- Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo: Cần làm rõ mục tiêu đào tạo là gì, chẳng hạn như nâng cao chuyên môn, phát triển kỹ năng mềm, hay cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên.
- Bước 2: Xác định số lượng nhân viên tham gia đào tạo: Các đơn vị sử dụng lao động cần xác định số lượng nhân viên tham gia đào tạo, dựa trên mục tiêu đã đặt ra từ trước.
- Bước 3: Lựa chọn phương thức đào tạo: Tùy theo ngân sách và yêu cầu đào tạo, đơn vị sử dụng lao động có thể lựa chọn hình thức đào tạo như đào tạo nội bộ, mời giảng viên bên ngoài hoặc sử dụng các khóa học trực tuyến.
- Bước 4: Chọn giảng viên và nhà cung cấp dịch vụ đào tạo: Dựa trên hình thức đào tạo đã chọn, đơn vị sử dụng lao động sẽ quyết định có nên sử dụng giảng viên nội bộ trong công ty hay tìm kiếm các tổ chức cung cấp các dịch vụ đào tạo chuyên nghiệp.
- Bước 5: Tính toán các chi phí phát sinh: Ngoài các khoản chi trực tiếp cho khóa đào tạo, cần phải xác định thêm những chi phí đi kèm khác như mua sắm thiết bị, phần mềm, chi phí đi lại, ăn uống, và chỗ ở (nếu có). tính toán chi tiết khoản phí này sẽ giúp xác định một ngân sách đào tạo đầy đủ và chính xác.
- Bước 6: Lập kế hoạch ngân sách đào tạo: Dựa trên tất cả những khoản chi đã lập ở trên, đơn vị sử dụng lao động sẽ tổng hợp và lập kế hoạch ngân sách cho chương trình đào tạo. Tuy nhiên, tổng chi phí đào tạo không được vượt quá ngân sách hiện có của doanh nghiệp.
Chi phí đào tạo là một khoản đầu tư quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả công việc và phát triển nguồn nhân lực bền vững cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ của Việc Làm 24h, đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về chi phí đào tạo, cũng như các phương pháp xác định và dự trù chi phí đào tạo cho nhân viên một cách hiệu quả nhất.
