Thuật ngữ KPI xuất hiện ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp và được đề cập liên tục trong mục quản trị nhân sự. Vậy KPI là gì, KPI viết tắt của từ gì và cách xây dựng KPI cho nhân viên như thế nào để hiệu quả, tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây, cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h khám phá ngay nhé!
KPI là gì?
KPI là từ viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicator”, nghĩa là chỉ số đo lường hiệu quả công việc.
Định nghĩa theo Wikipedia: “KPI là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau”.
Định nghĩa theo từ điển Oxford: “KPI là một thước đo có thể định lượng được sử dụng để đánh giá sự thành công của một tổ chức, nhân viên,… trong việc đáp ứng các mục tiêu về hiệu suất”.
KPI sẽ cung cấp các mục tiêu để các đội nhóm có được các cột mốc quan trọng để đánh giá tiến độ, thông tin chi tiết, giúp mọi người trong đơn vị, tổ chức đưa ra các quyết định tốt hơn.
Tầm quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp
Sau khi nắm rõ được khái niệm KPI là gì thì chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về vai trò của KPI đối với tổ chức, doanh nghiệp. Có rất nhiều lý do giúp chỉ số KPI trở thành một phần quan trọng, trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp:
- Tạo nên sự liên kết giữa các thành viên trong nhóm: KPI được sử dụng để đo lường sự thành công của dự án hay hiệu suất làm việc của nhân viên, giữ vai trò giúp nhóm hoạt động theo hướng thống nhất, đảm bảo sự liên kết chung của nhóm để đạt được mục tiêu chung trong công việc.
- Giúp doanh nghiệp điều chỉnh đúng lúc: Chỉ số KPI sẽ cho người quản lý một cái nhìn thực tế, trực quan nhất về tình hình làm việc và hoạt động của công ty. Đặc biệt là các rủi ro về chỉ số tài chính để kịp thời điều chỉnh, giữ doanh nghiệp tránh khỏi những tổn thất lớn hơn.
- Cá nhân thực hiện điều chỉnh: KPI giúp người lao động có thể nhìn thấy rõ ràng những thành công và thất bại của mình, những điểm tốt và chưa tốt để điều chỉnh thích hợp, đạt được hiệu quả cao hơn theo một cách tốt hơn.
- Nâng cao tính trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm: KPI giúp mỗi nhân viên trong nhóm theo dõi được tiến trình, hiệu quả công việc của họ theo ngày, tháng, quý, năm và giúp người quản lý có thể quản trị tốt nhất công việc.
Phân loại KPI
Thực tế thì có rất nhiều loại KPI khác nhau được thiết lập cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân, tuy nhiên chúng ta sẽ cùng đề cập đến một số loại KPI phổ biến:
KPI chiến lược
Các chỉ số KPI mang tính chiến lược sẽ liên quan đến những vấn đề chủ chốt như chi phí, doanh thu, thị phần, lợi tức… của công ty, nó có tầm ảnh hưởng lớn và giám sát các mục tiêu của doanh nghiệp. Những người lãnh đạo thường sẽ chọn từ 1 đến 2 KPI chiến lược để đánh giá xem hoạt động của doanh nghiệp tại một thời điểm bất kỳ như thế nào, đang có chiều hướng tốt hay xấu. Từ đó đưa ra nhận định và điều chỉnh một cách thích hợp nhất, hiệu quả nhất.
Ví dụ như một công ty A đặt ra KPI chiến lược cho quý II/2024 đạt doanh thu 40 tỷ. Nếu không đạt được mốc doanh thu này, đối tác sẽ rút vốn đầu tư và các vị trí quan trọng như sale manager sẽ bị thay thế.
Hoặc một sàn bất động sản B cần đạt được doanh thu là 20 tỷ cho tháng 12/2024, nếu sàn không đạt được mức này thì đồng nghĩa với việc sàn sẽ phải ngừng hoạt động.
KPI chiến lược thường sẽ đề ra trực tiếp cho những người lãnh đạo và những người quản lý. Những người này cần nghiên cứu và đưa ra chính sách cụ thể để đạt được mục tiêu KPI chiến lược công ty đưa ra.
KPI chiến thuật
Chỉ số KPI mang tính chiến thuật sẽ là các chỉ số đo lường nhỏ hơn để đưa doanh nghiệp đạt được mục tiêu về KPI chiến lược.
Ví dụ như công ty thời trang giao cho bộ phận marketing đạt được 200 ngàn người theo dõi trên trang mạng xã hội TikTok trong tháng 10/2024. Nếu KPI này đạt được cũng sẽ không quyết định hoàn toàn đến việc doanh số của công ty có đạt hay không nhưng nó sẽ đo lường được chiến thuật tiếp cận của công ty đến tệp khách hàng trên TikTok, xem công ty có đang thực hiện chiến lược truyền thông đúng hướng.
Những người quản lý sẽ được giao KPI chiến lược và bằng cách nào đó họ sử dụng KPI chiến thuật để đảm bảo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, đạt được KPI chiến lược của công ty đề ra. KPI chiến thuật còn là một yếu tố để xem xét về năng lực quản lý của cấp lãnh đạo.
Điều cần lưu ý đó chính là nếu bạn đạt được mục tiêu về KPI chiến thuật không có nghĩa là sẽ 100% đạt KPI chiến lược vì nhiều lý do khác nhau: KPI chiến thuật xa rời mục tiêu của KPI chiến lược, KPI chiến thuật đề ra quá dễ dàng…
Cách xác định KPI đơn giản
Để xác định KPI là gì một cách chính xác thì bạn hãy đặt ra các câu hỏi và trả lời cho từng câu hỏi đó.
Ví dụ, bạn là nhân viên kinh doanh của công ty bất động sản F, được giao KPI về doanh thu tháng thì các câu hỏi và câu trả lời để xác định KPI là:
- Kết quả mong muốn đạt được là gì? Đạt doanh thu 4 tỷ trên tháng.
- Vì sao cần đạt được mục tiêu KPI này? Tăng doanh thu chung của công ty, việc kinh doanh tốt hơn, nhận được mức lương cao hơn.
- Đo lường hiệu quả của công việc như thế nào? Dựa vào mức tăng doanh thu hàng tháng.
- Làm thế nào để đạt được kết quả đề ra? Lên chiến lược tiếp cận khách hàng hiệu quả, nắm chắc kiến thức dự án để tư vấn, rèn luyện kỹ năng bán hàng…
- Ai là người chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp? Giám đốc bán hàng
- Làm sao để biết bạn đã đạt được KPI? Doanh thu mang về cho công ty là 4 tỷ đồng.
- Thời gian bao lâu để đánh giá hiệu quả KPI công việc? Mỗi tháng.
Xem thêm: Bản mô tả công việc là gì? Bí kíp xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả
Cách xây dựng KPI cho nhân viên hiệu quả
Rất nhiều doanh nghiệp áp dụng KPI trong quản trị nhân lực nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng và thiết lập KPI hiệu quả cho nhân viên của họ. Chính vì thế cách xây dựng KPI dưới đây sẽ trở thành chìa khoá cho những người quản lý:
Xác định rõ người xây dựng KPI cho nhân viên
Đầu tiên cần xác định được ai là người xây dựng KPI cho nhân viên, vì điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình thực hiện:
- Phương pháp 1: Các đơn vị phòng, ban trực tiếp xây dựng KPI cho từng vị trí công việc tại phòng, ban đó, dưới sự chỉ dẫn và hỗ trợ của bộ phận quản trị nhân lực.
- Ưu điểm: KPI được xây dựng mang tính thực tế cao vì những người quản lý của phòng ban sẽ là người nắm rõ nhất hoạt động chức năng để xây dựng KPI cho từng vị trí cụ thể. Tính khả thi và hiệu quả mang lại sẽ được đảm bảo hơn.
- Nhược điểm: Tính khách quan khá hạn chế vì có trường hợp các phòng ban sẽ đặt KPI thấp để đạt được mục tiêu.
- Hướng giải quyết: Sau khi các trưởng phòng, ban xây dựng KPI cho nhân viên bộ phận thì cần có sự phê duyệt của bộ phận quản lý cấp cao xem có phù hợp chưa.
- Phương pháp 2: Quản lý cấp cao sẽ là những người đưa ra KPI cho từng phòng, ban riêng.
- Ưu điểm: Tính khách quan được đề cao, bám sát vào KPI chung của toàn thể công ty.
- Nhược điểm: Tính thực tế và khả thi đôi lúc chưa phù hợp vì quản lý cấp cao không nắm được tình hình, bám sát công việc của từng phòng, ban cụ thể.
- Hướng giải quyết: Trước khi quản lý cấp cao đưa ra bộ KPI cho phòng ban thì nên tham khảo ý kiến của trưởng bộ phận chức năng để thiết lập cho hợp lý.
Xác định chỉ số KPI
Điều quan trọng nhất khi thiết lập các chỉ số KPI đó là sự gắn kết chặt chẽ với mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra, càng thực tế càng tốt. Dựa vào tiêu chí SMART để đánh giá chỉ số KPI trong công việc, nó được giải mã như sau:
- S (Specific): Mục tiêu cụ thể
- M (Measurable): Mục tiêu đo lường được
- A (Attainable): Mục tiêu có thể đạt được
- R (Relevant): Mục tiêu thực tế
- T (Timebound): Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Khi các chỉ số KPI đưa ra không đạt được mục trong tiêu chí SMART sẽ gây ra các tác động không tích cực như đánh giá hiệu quả không cao, ảnh hưởng đến mục tiêu đề ra của công ty, không đạt được kỳ vọng về doanh thu…
Xem thêm: Phương pháp SMART là gì? Cách cực hữu ích ứng dụng SMART vào công việc
Đánh giá mức độ hoàn thành KPI, liên hệ với chính sách lương thưởng
Khi đã áp dụng KPI cho từng vị trí công việc thì cần đánh giá để xem xét về hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng phòng ban. Mức độ đánh giá sẽ được phân chia thành 3 nhóm chính:
- Nhóm A: Đây là nhóm gây tốn kém nhiều thời gian nhất để thực hiện công việc, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung của bộ phận, công ty.
- Nhóm B: Nhóm này ít tốn thời gian hơn nhóm A để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
- Nhóm C: Tốn ít thời gian nhất, ảnh hưởng ít nhất.
Đối với mỗi nhóm sẽ có các trọng số % khác nhau, tùy vào mức độ quan trọng của nó. Mỗi nhân viên khi được đánh giá KPI sẽ bao gồm cả 3 yếu tố A, B và C.
Nhân sự sẽ liên hệ giữa chỉ tiêu KPI đã hoàn thành với phần lương, thưởng tương xứng, điều này thường sẽ quy định rõ ràng trong chính sách của từng công ty hoặc tập đoàn.
Điều chỉnh KPI và tối ưu hoá
KPI cho nhân sự không phải chỉ xây dựng cho 1 lần mà nó sẽ điều chỉnh để phù hợp với từng thời điểm, mục tiêu chung hướng tới. Điều quan trọng là người xây dựng KPI cần nắm bắt thông tin để xác định đâu là phương pháp tối ưu để mang lại hiệu quả cao nhất trong công việc của từng vị trí.
Vieclam24h.vn hy vọng rằng bài viết đã mang lại cho bạn những kiến thức hữu ích về KPI là gì cũng như xác định được cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên để đạt được mục tiêu, sự kỳ vọng đề ra trong quản trị nhân lực của công ty.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Hướng dẫn mẫu tính lương theo KPI chuẩn nhất doanh nghiệp cần biết
