Để trở thành nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, được sếp thương, đồng nghiệp quý thì ngoài kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ còn cần có kỹ năng trong công việc. Sau đây, Việc Làm 24h sẽ bật mí cho bạn 7 kỹ năng cho nhân viên văn phòng mà bạn cần trang bị để luôn hoàn thành công việc vượt KPI, mở ra sự nghiệp tốt hơn.
1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong kinh doanh và quyết định lớn đến sự thành công trong công việc, giao dịch, đàm phán. Nhân viên văn phòng thường sẽ cần kỹ năng giao tiếp trực tiếp Face – to – Face, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, giao tiếp qua tin nhắn, email..
Bạn không cần phải nói một cách hay và chuyên nghiệp như diễn giả mà cần chú ý đến sự rõ ràng, ngắn gọn, súc tích. Mọi sự giao tiếp của bạn cần dựa trên sự lắng nghe, xây dựng niềm tin, tôn trọng ý kiến, quan điểm của người khác. Không sử dụng những từ ngữ mang tính hàm ý trong giao tiếp ở văn phòng vì rất dễ dẫn đến các hiểu lầm không đáng có.
Kỹ năng cho nhân viên văn phòng trong giao tiếp cần phải rèn luyện mỗi ngày, giao tiếp không chỉ qua lời nói, văn bản mà còn bằng ánh mắt, nụ cười, ngôn ngữ cơ thể. Một nhân viên văn phòng với kỹ năng giao tiếp tốt sẽ thuận lợi hơn trong công việc, nhận được nhiều sự tín nhiệm và giao phó các công việc quan trọng.
Nếu bạn cho rằng nhân viên văn phòng chỉ làm việc với máy tính, giấy tờ mà không cần thiết phát triển kỹ năng giao tiếp thì hoàn toàn sai lầm nhé. Hãy bắt đầu bằng suy nghĩ cởi mở hơn, giao tiếp với mọi người nhiều hơn, chắc chắn bạn sẽ nhận được các đánh giá tích cực.
2. Kỹ năng sáng tạo trong công việc
Không ai dạy bạn cách sáng tạo trong công việc, nếu có chỉ là hướng dẫn bạn nên làm như thế nào để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Vậy kỹ năng sáng tạo trong công việc do chính bạn nắm bắt và khơi nguồn. Một công việc quen thuộc, làm hàng ngày theo một cách rập khuôn chỉ mang lại cho bạn kết quả như những lần trước. Hãy thử tìm cách khác để thực hiện công việc đó nhanh hơn, sáng tạo hơn và cho kết quả tốt hơn.
Pierre Reverdy – nhà thơ nổi tiếng người Pháp đã viết: “Sáng tạo là suy nghĩ một cách hiệu quả hơn” cho nên mọi việc sự sáng tạo luôn được đề cao. Trong suy nghĩ của nhiều người, nhân viên văn phòng thì chỉ làm đi làm lại các công việc giống nhau mỗi ngày như một cái máy. Nhưng thực tế không phải như vậy, công việc của nhân viên văn phòng khá đa dạng và đòi hỏi tính sáng tạo cao để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Chắc chắn một người sếp sẽ rất hài lòng nếu như nhân viên của họ luôn nghĩ ra những cách làm mới để tiết kiệm thời gian và mang lại kết quả tốt hơn.
Để phát huy kỹ năng cho nhân viên văn phòng về sự sáng tạo trong công việc thì cần sự tự giác của mỗi người, liên tục suy nghĩ để khiến não bộ hoạt động mạnh hơn. Đồng thời sự ghi nhận và khuyến khích của cấp trên cũng là chìa khóa tạo động lực cho nhân viên văn phòng phát huy sự sáng tạo.
3. Kỹ năng sử dụng vi tính
Trong các kỹ năng cho nhân viên văn phòng thì kỹ năng sử dụng vi tính khá quan trọng. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, công nghệ thông tin, hầu như tất cả mọi việc đều được xử lý bằng phần mềm và Internet. Cho nên bên cạnh việc sử dụng thông thạo Word, Excel thì đòi hỏi nhân viên văn phòng cần tìm tòi, học hỏi để thành thạo các phần mềm, công cụ nâng cao trên máy tính.
Kỹ năng sử dụng vi tính chuyên nghiệp sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian, công sức. Đặc biệt các phần mềm trên máy tính ngày càng được cải tiến và hỗ trợ rất lớn trong mọi thao tác công việc nên hãy dành thời gian để học và thành thạo kỹ năng này nhé.
Hiện tại có rất nhiều khoá học hay giúp cải thiện kỹ năng vi tính cho nhân viên văn phòng bạn có thể cân nhắc đăng ký tham gia, hoặc đơn giản học qua Youtube cũng khá thú vị.
4. Kỹ năng rèn luyện óc tổ chức
Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.
Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.
Chẳng ai đánh giá cao một nhân viên văn phòng không có kỹ năng tổ chức mọi việc một cách khoa học cả. Chỉ cần nhìn vào cách bạn sắp xếp bàn làm việc, hồ sơ và lịch trình công việc là có thể đánh giá một phần năng lực của bạn. Với khối lượng công việc khổng lồ mỗi ngày, nếu bạn không rèn luyện óc tổ chức thì chắc chắn công việc sẽ bị trì trệ, chậm deadline và ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Kỹ năng cho nhân viên văn phòng trong việc tổ chức sắp xếp không nên quá vội vàng mà hãy bắt đầu với những thứ nhỏ nhất. Từ việc sắp xếp tốt những điều nhỏ rồi dần dần bạn sẽ kiểm soát được điều lớn hơn, bao quát tất cả vấn đề và trở nên chuyên nghiệp.
5. Kỹ năng ham học hỏi và năng động
Trở thành một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ dừng lại ở mức khẩu hiệu. Văn phòng ngày nay đòi hỏi bạn phải không ngừng trau dồi các kỹ năng mới. Việc tích cực đón nhận những cái mới, hiện đại hơn là cực kỳ cần thiết.
Năng động sẽ giúp chúng ta có nhiều mối quan hệ và luôn được đánh giá cao. Khi là người tự tin, năng động bạn cũng cần phải thể hiện được khả năng chinh phục, lãnh đạo của bản thân từ đó khiến mọi người nể trọng và luôn ủng hộ bạn trong mọi việc.
Tất cả mọi người đều đánh giá cao sự ham học hỏi, bạn có thể không phải là người thông minh nhất nhưng nếu bạn biết học hỏi điều hay từ người khác, bạn sẽ trở nên tốt hơn mỗi ngày.
6. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Không phải lúc nào cuộc sống cũng như công việc luôn thuận lợi, suôn sẻ bởi vì sẽ có những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Lúc này bắt buộc bạn phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần phải có.
Kỹ năng cho nhân viên văn phòng giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn đó chính là biết cách giải quyết vấn đề một cách đúng lúc, chính xác. Một nhân viên giỏi là khi họ luôn nắm được những vấn đề phát sinh và hướng xử lý tối ưu nhất, đặc biệt luôn có một backup plan (kế hoạch dự phòng). Kỹ năng giải quyết vấn đề cần được trau dồi qua thời gian và kinh nghiệm, đồng thời dựa vào sự linh hoạt, nhanh nhạy của mỗi người.
7. Kỹ năng lắng nghe và chấp nhận
Dĩ nhiên rằng ai cũng biết nghe và lắng nghe, nhưng nghe làm sao để đạt được hiệu quả thì không phải ai cũng làm được. Vì vậy muốn thành công, bạn phải trau dồi kỹ năng lắng nghe người khác nói.
Trong công việc chắc chắn sẽ có nhiều ý kiến trái chiều, tranh cãi, bạn cũng sẽ luôn mong muốn ý kiến của mình được ghi nhận và lựa chọn. Tuy nhiên, bạn cũng không được bảo thủ mà phải xem xét những ý kiến của người khác để có được nhận định tốt nhất. Tranh luận nơi công sở là điều được khuyến khích vì có thể rèn luyện kỹ năng cho nhân viên văn phòng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sáng tạo và kỹ năng giải quyết vấn đề…
Hãy biết chấp nhận những lỗi sai mà bạn mắc phải để sửa chữa, đừng bao giờ biện minh hay lảng tránh. Chỉ khi tự nhận trách nhiệm và sửa lỗi thì bạn mới trở nên tốt hơn và có nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc.
Xem thêm: 8 nguyên tắc giúp dân văn phòng rèn luyện kỹ năng lắng nghe để “luôn luôn thấu hiểu”
Kết luận
Bên cạnh 7 kỹ năng cho nhân viên văn phòng ở trên thì bạn có thể rèn luyện, học hỏi các kỹ năng khác như kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng phán đoán, kỹ năng tổng hợp thông tin, kỹ năng phân tích… Càng trau dồi nhiều kỹ năng tốt sẽ giúp cho bạn trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, được trọng dụng.
Không phải lúc nào trong cuộc sống sẽ luôn đạt được những điều mình mong muốn. Đôi khi phải biết chấp nhận thử thách mà vươn lên. Hãy dần thay đổi và áp dụng 7 kỹ năng cho nhân viên văn phòng mà Nghề Nghiệp Việc Làm 24h đề cập ở trên, chắc chắn bạn sẽ đạt được thành công trong công việc và sự nghiệp sau này!
