Một trong những giải pháp hữu hiệu giúp dân văn phòng đơn giản hóa công việc là nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm văn phòng. Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, tận dụng tối đa tính năng thông minh của các phần mềm hiện đại là điều tất yếu. Việc Làm 24h sẽ giúp bạn khám phá top 5 phần mềm văn phòng hữu ích và phổ thông nhất qua bài viết dưới đây.
Giới thiệu tổng quan về phần mềm văn phòng
Phần mềm văn phòng là gì?
Phần mềm văn phòng đóng vai trò quan trọng như một trợ thủ đắc lực đối với người đi làm. Đây là những công cụ hữu ích tích hợp nhiều tính năng thông minh, hỗ trợ dân văn phòng thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn.
Với các phần mềm văn phòng, công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng, đạt hiệu quả cao hơn. Những phần mềm này sẽ phục vụ các tác vụ cơ bản của nhân viên hành chính – văn phòng như: soạn thảo văn bản, chỉnh sửa hình ảnh, xử lý hồ sơ, báo cáo, quản lý công việc,…
Ngoài ra, phần mềm văn phòng còn hỗ trợ nhân viên số hóa dữ liệu mà không cần quản lý theo cách thức thủ công. Việc này giúp thông tin, dữ liệu được đảm bảo an toàn, không bị hư hỏng hoặc thất lạc
Nhìn chung, đối với người đi làm, các phần mềm văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình làm việc. Thậm chí, đây còn là một kỹ năng bắt buộc đối với người đi làm. Biết sử dụng càng nhiều phần mềm văn phòng, bạn càng có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong công việc.
TOP 6 loại phần mềm văn phòng hữu ích mà bạn nên cài đặt
1. Phần mềm quản lý công việc
Đứng đầu trong danh sách các phần mềm văn phòng không thể thiếu của người đi làm là phần mềm quản lý công việc. Đây được xem là công cụ hữu ích giúp dân văn phòng kiểm soát, quản lý các tác vụ.
Với sự hỗ trợ của các phần mềm, bạn có thể thiết lập danh sách công việc, theo dõi tiến trình, hiệu suất làm việc,…, một cách cụ thể. Về bản chất, các phần mềm quản lý công việc là những công cụ có khả năng thiết lập kế hoạch chi tiết. Thông qua phần mềm, bạn sẽ dàng sắp xếp, phân bổ công việc ưu tiên, chỉ định nhân sự, đề xuất nhân sự tham gia dự án,…
Các tính năng thông minh của phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp vượt qua rào cản, sẵn sàng tiếp nhận các tác vụ khổng lồ. Tùy thuộc vào người sử dụng, chức vụ và khối lượng công việc của nhân viên, phần mềm quản lý công việc được phân thành nhiều loại khác nhau, bao gồm:
- Phần mềm quản lý công việc cá nhân.
- Phần mềm quản lý công việc nhân viên.
- Phần mềm quản lý công việc doanh nghiệp, tổ chức.
- …
Gợi ý một số phần mềm quản lý công việc phổ biến:
Phần mềm quản lý công việc cá nhân:
- Notion.
- Microsoft To-Do.
- Google Tasks.
- Apple Reminder.
- Todolist
- …
Phần mềm giao tác vụ, quản lý công việc cho doanh nghiệp:
- Bitrix24.
- Trello.
- MyXTeam.
- Zoho.
- Microsoft Team.
- …
Xem thêm: TOP 9 các phần mềm quản lý công việc cực hữu ích dành cho dân văn phòng
2. Phần mềm dịch tiếng Anh sang tiếng Việt
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, nhu cầu chuyển đổi ngôn ngữ giữa tiếng Anh và tiếng Việt ngày càng lớn. Đặc biệt, các doanh nghiệp làm việc trực tiếp với những công ty nước ngoài, dịch tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc ngược lại đã trở thành nhiệm vụ tất yếu.
Tuy nhiên, không phải nhân sự nào cũng thành thạo ngoại ngữ. Vì vậy, để tối ưu hóa công việc này, các phần mềm dịch tiếng Anh sang tiếng Việt đã xuất hiện. Ưu điểm của những phần mềm này là dễ sử dụng, dịch thuật sát nghĩa với mức độ chính xác và tốc độ dịch cực nhanh. Bên cạnh tiếng Anh, các phần mềm này còn hỗ trợ rất nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Đây là phần mềm văn phòng tiện ích và rất thiết yếu đối với người đi làm. Nhất là những người thường xuyên làm việc với tài liệu nước ngoài hoặc trong lĩnh vực ngoại thương. Gợi ý một số phần mềm dịch tiếng Anh sang tiếng Việt phổ biến:
- Google Translate.
- Microsoft Translator.
- Cambridge Dictionary.
- Oxford Dictionary.
- Reverso.
- …
Xem thêm: Giải quyết nỗi lo ngoại ngữ với 11 phần mềm dịch tiếng Anh sang tiếng Việt mới nhất
3. Phần mềm chỉnh sửa hình ảnh
Ngày nay, thị hiếu của người dùng Internet là “nghe – nhìn”. Vì vậy, bên cạnh nội dung, hình ảnh đẹp và thiết kế bắt mắt cũng là yếu tố chiếm trọn tình cảm của người xem. Đặc biệt, nếu hoạt động trong lĩnh vực Marketing, việc đầu tư vào hình ảnh đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các nhà tiếp thị.
Trên thực tế, hình ảnh đẹp và thu hút sẽ dễ dàng giữ chân người xem, khiến họ tò mò để đọc thông tin từ bài đăng của bạn. Ngoài ra, hình ảnh được thiết kế chỉn chu, sản phẩm truyền thông của bạn chắc hẳn sẽ mang lại hiệu ứng tích cực.
Khi sử dụng phần mềm, bạn có thể thay đổi, chỉnh sửa hình ảnh theo ý muốn như: cắt ảnh, thay đổi giao diện, điều chỉnh màu sắc, tăng hiệu ứng,…, để hình ảnh trở nên đẹp và độc đáo hơn. Bên cạnh đó, để tăng trải nghiệm cho người dùng, các phần mềm chỉnh sửa hình ảnh hiện nay cung cấp rất nhiều phiên bản khác nhau, tương thích với cả máy tính lẫn điện thoại.
Gợi ý một số phần mềm chỉnh sửa hình ảnh phổ biến:
Phần mềm chỉnh sửa hình ảnh trên máy tính:
- Photoshop CS6.
- PhotoScape.
- Paint.
- Pixlr Express.
- Photoshop CC
- Lightroom.
- …
Phần mềm chỉnh sửa hình ảnh miễn phí trên điện thoại:
- VSCO.
- Snapseed.
- Foodie.
- Photo Collage.
- Layout from Instagram.
- …
Phần mềm chỉnh sửa hình ảnh online miễn phí:
- Canva.
- Pixlr.
- FotoFlexer.
- Picmonkey.
- Photo Express Editor.
- …
Xem thêm: 7 phần mềm chỉnh sửa ảnh giúp dân văn phòng nâng cấp công việc
4. Phần mềm chỉnh sửa video
Phần mềm chỉnh sửa video cũng nằm trong top các phần mềm văn phòng hữu ích đối với người đi làm. Nếu hoạt động trong lĩnh vực social, truyền thống, Marketing,…, thiết bị điện tử của bạn phải cài đặt ít nhất một phần mềm chỉnh sửa video. Tùy vào kỹ năng, kinh nghiệm và nhu cầu về thành phẩm, bạn có thể chọn phần mềm chỉnh sửa video chuyên nghiệp hoặc cơ bản.
Hiện tại, video đã trở thành một yếu tố không thể thiếu trong cuộc sống thường nhật. Bạn có thể bắt gặp những video với đa dạng chủ đề, nội dung ở bất kỳ đâu như: Youtube, Facebook, TikTok,… So với hình ảnh và văn bản thông thường, khả năng truyền đạt thông điệp của video mạnh mẽ hơn rất nhiều. Vì vậy, các đoạn video đã trở thành một trong những ấn phẩm truyền thông có sức hút người xem nhất.
Để quay video, người dùng có thể sử dụng nhiều thiết bị khác nhau, đó có thể là một máy ảnh, máy quay chuyên nghiệp hoặc đơn giản là smartphone.
Tuy nhiên, để tạo ra thành phẩm chất lượng nhất, bạn cần phải sử dụng phần mềm để chỉnh sửa video. Thông qua các phần mềm, bạn có thể chèn hiệu ứng, chèn âm thanh, cắt bỏ phần thừa, thêm chú thích,…
Gợi ý một số phần mềm chỉnh sửa video phổ biến:
- LightWorks.
- Premier.
- HitFilm Express.
- Shotcut.
- Capcut.
- Blender.
- VSDC Free Video Editor.
- …
Xem thêm: TOP 9 phần mềm chỉnh sửa video hiệu quả, dễ sử dụng
5. Phần mềm diệt virus
Phần mềm văn phòng thông dụng tiếp theo mà Việc Làm 24h muốn giới thiệu đến bạn đó là phần mềm diệt virus. Công nghệ số phát triển kèm theo nhiều rủi ro về tính bảo mật, an toàn thông tin. Trong đó, virus được biết đến như những loại mã độc, dễ lây lan, có thể xuất hiện ở bất kỳ nơi đâu để kiểm soát máy tính của bạn.
Virus có thể lan truyền từ chương trình này sang chương trình khác. Chúng có thể ẩn mình trong những email hay mẫu tin quảng cáo. Thậm chí, máy tính của bạn cũng có thể bị nhiễm virus khi tải các tệp tin, ứng dụng ở các trang web uy tín. Tất nhiên, những thiệt hại mà virus gây ra không thể nào đo lường được.
Để khắc phục tình trạng này, các phần mềm diệt virus đã ra đời. Những phần mềm cung cấp các tính năng mạnh mẽ giúp bạn miễn nhiễm khỏi mã độc. Cài đặt phần mềm diệt virus chất lượng sẽ giúp máy tính của bạn thoát khỏi sự xâm nhập, đảm bảo an toàn trước những mối đe dọa bị đánh cắp thông tin.
Mỗi phần mềm diệt virus sẽ mang lại những tính năng và có phương thức hoạt động khác nhau. Nếu máy tính chứa những dữ liệu quan trọng, bạn chắc chắn không thể bỏ qua các phần mềm diệt virus tốt nhất.
Gợi ý một số phần mềm diệt virus phổ biến:
- Bitdefender Antivirus Plus.
- Trend Micro Antivirus + Security.
- McAfee Antivirus Plus.
- Malwarebytes Premium.
- Sophos Home Premium.
- …
Xem thêm: Khám phá TOP 10 phần mềm diệt virus hiệu quả mà bạn nên cài đặt ngay
6. Bộ phần mềm Office
Microsoft Office hay bộ phần mềm Office là phần mềm văn phòng không thể thiếu mà Việc Làm 24h muốn gợi ý đến bạn. Bộ phần mềm này được phát triển và ra mắt bởi tập đoàn công nghệ Microsoft.
Về cơ bản, đây là tập hợp các công cụ hỗ trợ người dùng xử lý các tác vụ văn phòng từ cơ bản đến nâng cao như: soạn thảo văn bản, trình chiếu slide, xử lý số liệu, quản lý công việc,…
Microsoft Office khiến công việc trở nên đơn giản và sinh động hơn. Nhìn chung, với sự hỗ trợ của bộ phần mềm Office, quy trình quản lý cá nhân và thực hiện công việc sẽ được nâng lên một tầm cao mới.
Ưu điểm của bộ phần mềm Microsoft Office tương thích với mọi nền tảng khác nhau từ máy tính như Windows, Mac đến các thiết bị di động như Android, iOS. Dù sử dụng trên bất kỳ nền tảng nào, Microsoft Office vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng, mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời và liền mạch nhất.
Gợi ý bộ phần mềm Office đến từ “nhà” Microsoft phổ biến:
- Microsoft Word.
- Microsoft Excel.
- Microsoft PowerPoint.
- Microsoft OneDrive.
- Microsoft OneNote.
- Microsoft OutLook.
Một số tiêu chí khi chọn phần mềm văn phòng hiệu quả
- Tính năng đa dạng: Đây là tiêu chí bạn cần phải ưu tiên khi chọn phần mềm văn phòng. Một phần mềm tích hợp đa tính năng sẽ mang đến nhiều hiệu quả vượt trội, giúp bạn xử lý cùng lúc nhiều tác vụ mà không ảnh hưởng đến dung lượng máy.
- Dễ sử dụng: Nếu không quá am hiểu về công nghệ, tốt nhất bạn nên chọn những phần mềm sử dụng đơn giản, dễ thao tác. Thậm chí, bạn có thể lựa chọn những phần mềm tích hợp ngôn ngữ tiếng Việt để tiết kiệm thời gian.
- Giá thành: Không phải phần mềm văn phòng nào cũng miễn phí. Nhất là khi sử dụng các tính năng chuyên sâu, các phần mềm sẽ yêu cầu bạn trả một khoản phí nhất định. Vì vậy, bạn nên tìm hiểu và cân nhắc kỹ lưỡng về giá thành để lựa chọn phần mềm tốt nhất.
- Sự hỗ trợ từ nhà cung cấp: Đây cũng là một trong những tiêu chí không thể thiếu khi chọn phần mềm văn phòng. Tìm hiểu về dịch vụ, chính sách hỗ trợ, tư vấn cần thiết cũng là cách giúp bạn đảm bảo quyền lợi sử dụng của mình.
- Độ uy tín của nhà cung cấp: Đánh giá mức độ uy tín và khả năng phủ sóng của nhà cung cấp cũng là cách giúp bạn lựa chọn những phần mềm văn phòng chất lượng.
- Mức độ khả thi: Một phần mềm tốt luôn đi kèm với khả năng ứng dụng vào thực tiễn hiệu quả. Tốt nhất bạn nên kiểm tra thông tin chi tiết của phần mềm để đánh giá mức độ tương thích và phù hợp với công việc.
Trên đây là top 6 phần mềm văn phòng hữu dụng mà người đi làm cần phải có. Tuy nhiên, các phần mềm chỉ thật sự cần thiết khi đáp ứng tốt nhu cầu công việc của bạn. Vì vậy, thay vì cài đặt phần mềm một cách vô tội vạ, bạn cần xác định nhu cầu sử dụng của mình là gì để lựa chọn phần mềm văn phòng phù hợp.
Đừng quên theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để tìm kiếm những công việc hấp dẫn với chế độ đãi ngộ hợp lý nhé!
Xem thêm:
