Bạn gặp vấn đề trong việc sắp xếp công việc? Bạn không biết làm cách nào để quản lý thời gian và công việc hằng ngày hiệu quả? Bạn đang tìm kiếm phương pháp khắc phục điều này? Bài viết này của Việc Làm 24h sẽ mang đến các cách sắp xếp công việc cho nhân viên văn phòng và cách hoàn thành công việc hiệu quả cao nhất mà bạn không thể bỏ qua!
Với nhịp sống hiện đại, dân hành chính – văn phòng hầu như ai cũng than vãn tại sao một ngày trôi qua bận “tối mặt tối mày’’ như thế mà công việc lại chẳng đi tới đâu. Đã đến lúc mọi người nên nhận ra kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả quan trọng như thế nào trong việc nâng cao hiệu suất làm việc cũng như giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng và theo đúng tiến độ.
Bạn hiểu thế nào về kỹ năng giải quyết công việc hiệu quả?
Kỹ năng giải quyết công việc hiệu quả là quá trình xác định, phân chia và sắp xếp các nhiệm vụ cần hoàn thành sao cho phù hợp với thời gian của bản thân. Kỹ năng mềm này quyết định rất lớn đến tinh thần trách nhiệm và năng lực cá nhân của mỗi người. Vì vậy, dân văn phòng nên thành thạo các cách sắp xếp, quản lý và giải quyết công việc một cách hiệu quả và khoa học nhất.
Xem thêm: 3 câu hỏi độc đáo nhận diện kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên
Vì sao mọi người nên sở hữu kỹ năng sắp xếp công việc?
Bằng cách sắp xếp công việc hiệu quả, dân văn phòng hoàn toàn có thể tối ưu quá trình làm việc, giải quyết các vấn đề nhanh chóng và mang lại kết quả năng suất hơn.
Giữ được sự bình tĩnh dù công việc trở nên quá tải
Khối lượng công việc lớn với nhiều nhiệm vụ đan xen hoặc liên tục phát sinh nhiều vấn đề sẽ khiến bạn thấy choáng ngợp và loay hoay không biết nên xử lý như thế nào. Bạn lúng túng không biết nên ưu tiên nhiệm vụ nào và phân bổ thời gian xử lý các nhiệm vụ ra sao. Đó là một trong những lý do khiến dân văn phòng thường bị stress, mệt mỏi và chán nản trước núi công việc quá tải. Cũng vì thế mà kỹ năng sắp xếp thời gian làm việc sẽ giúp bạn giữ được sự bình tĩnh và làm chủ bản thân khi đối mặt với quá nhiều công việc.
Nâng cao tinh thần tập trung
Khi sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả, bạn sẽ nắm bắt khối lượng công việc cần phải hoàn thành với deadline cụ thể. Nhờ vào kế hoạch và mục tiêu công việc được phân chia sẽ là động lực giúp bạn tập trung hoàn thành từng đầu việc theo đúng tiến độ và không bị phân tâm bởi những việc khác gây mất thời gian. Đồng thời, điều này sẽ giúp bạn không bị quá tải vào thời điểm gần kết thúc hay lúc gần bàn giao công việc.
Năng suất làm việc được cải thiện
Cách sắp xếp công việc hiệu quả phân chia mức độ ưu tiên của từng công việc và cách triển khai đúng hướng, tránh phân tâm bởi các công việc không liên quan đến mục tiêu cuối cùng. Nhờ đó, bạn hoàn toàn chủ được công việc và thời gian làm việc mà không bị tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Với những người biết cách sắp xếp công việc, họ sẽ tìm tòi và nghiên cứu các cách thức để cải thiện năng suất và nâng cao chất lượng công việc.
Dễ dàng đối phó với các vấn đề phát sinh
Nếu biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, bạn sẽ phân tích yêu cầu công việc cần làm gì, nên ưu tiên nhiệm vụ nào và cần có sự cộng tác của bộ phận nào. Nhờ đó, bạn sẽ hoạch định công việc rõ ràng, chủ động xử lý công việc kịp thời và hạn chế các vấn đề phát sinh có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Đồng thời, điều này còn giúp bạn phán đoán trước những tình huống khẩn cấp phát sinh và chủ động kiểm soát mọi thứ chuyên nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến lộ trình đã đặt ra.
Được cấp trên đánh giá cao
Dựa theo góc nhìn của nhà quản lý, một nhân viên ưu tú là một nhân viên có thể sắp xếp công việc khoa học, hoàn thành công việc đúng thời hạn và xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng. Hơn nữa, nhân viên thành thạo kỹ năng sắp xếp công việc thường sẽ là những người có có tư duy tổ chức tốt và tính kỷ luật cao. Điều này sẽ là nền tảng giúp bạn thăng tiến hơn trong sự nghiệp khi được cấp trên nhìn nhận và đánh giá.
Cân bằng công việc và cuộc sống
Thời gian làm việc của bạn có thể ít hơn người khác nhưng nếu biết cách sắp xếp công việc hiệu quả, bạn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn. Ngoài 8 tiếng tại văn phòng, chẳng ai muốn phải mang công việc về để xử lý cả, với cách làm việc hiệu quả và khoa học bạn sẽ có thêm thời gian cho bản thân như chăm sóc gia đình, tập thể dục thể thao, học thêm các chứng chỉ khác để nâng cao nghiệp vụ,…
Xem thêm: Work Life Balance là gì? Làm cách nào để xây dựng môi trường làm việc cân bằng cho nhân viên
Các cách sắp xếp công việc hiệu quả mà dân văn phòng cần biết
Lập danh sách những việc cần làm
Cách sắp xếp công việc hiệu quả là liệt kê tất cả những nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày, tuần, tháng và lên danh sách công việc, các mốc thời gian phù hợp, mục tiêu công việc, người thực hiện, người hỗ trợ,… để kiểm soát và theo dõi lộ trình dễ dàng. Việc lập danh sách chi tiết như thế này sẽ giúp bạn tránh gặp phải những rắc rối không cần thiết khi bỏ sót bất kỳ công việc nào và tạm thời gác lại những công việc không cần gấp.
Xem thêm: Cách lập thời gian biểu hiệu quả cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Điều tiếp theo bạn cần làm đó là biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Đó có thể là mục tiêu lớn của tháng và tiếp tục chia nhỏ mục tiêu theo tuần, ngày; đồng thời phân loại công việc từ lớn đến nhỏ. Điều này giúp bạn nắm bắt được lộ trình công việc đang đi đúng hướng và đúng mục tiêu bạn đề ra. Nhất là những công việc khẩn cấp cần được ưu tiên, bạn sẽ phải dành thời gian hoàn thành nhiều hơn hoặc gấp rút hoàn thành những nhiệm vụ dễ dàng hơn, để tiết kiệm thời gian cho những nhiệm vụ khác.
Bạn có thể phân tích và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên như sau:
- P1 – Việc khẩn cấp và quan trọng: Nên ưu tiên hoàn thành sớm nhất có thể.
- P2 – Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nên lập kế hoạch thực hiện.
- P3 – Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: Nên chuyển công việc cho bộ phận khác hoặc khéo léo từ chối hoặc làm nhanh nhất có thể.
- P4 – Việc không quan trọng và không khẩn cấp: Có thể làm hoặc không, nên hạn chế.
Xem thêm: Phương pháp SMART là gì? Cách cực hữu ích ứng dụng SMART vào công việc
Tạo ghi chú và đặt ở những nơi dễ nhìn thấy
Trong quá trình làm việc, giấy note và bút hoặc các phần mềm nhắc nhở là những dụng cụ không thể thiếu giúp bạn ghi lại kế hoạch và nhiệm vụ cần làm, đồng thời đánh dấu mức độ hoàn thành công việc để không bỏ sót nhiệm vụ nào. Bạn nên tạo và đặt ghi chú ở những nơi dễ thấy để nhắc nhở mình về sự hiện diện của các mục tiêu công việc cần phải thực hiện. Sau khi hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào, bạn có thể đánh dấu để phân biệt với những công việc khác vẫn chưa thực hiện.
Sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả
Một trong những cách sắp xếp công việc cho nhân viên văn phòng đạt được hiệu quả cao đó là xếp thời gian làm việc hiệu quả trong ngày. Hãy đặt deadline cho tất cả công việc để có ý thức hoàn thành công việc đúng thời hạn, thay vì mất quá nhiều thời gian cho những việc chưa thực sự cần thiết. Đồng thời, bạn có thể lựa chọn khung giờ làm việc phù hợp với tính chất công việc và khả năng của bản thân. Việc sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn chủ động quản lý quỹ thời gian và cân đối để tránh công việc bị chồng chéo và dàn trải.
Tập trung cao độ khi làm việc
Tại sao cùng một nhiệm vụ với thời gian như nhau, nhưng có người hoàn sẽ thành đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao, còn một số người lại phân tâm. Đây là lúc cần đến tinh thần tập trung cao độ để xử lý những việc quan trọng trước và tận dụng tối đa thời gian. Điều này bắt buộc bạn phải thực sự nghiêm khắc với bản thân để tuân thủ lộ trình đã đặt ra, tránh xao nhãng bởi những cuộc tán gẫu vô bổ, hay những âm thanh ồn ào khác,… khiến cho công việc bị gián đoạn. Cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp bạn “lên dây cót” tinh thần để tránh những tác động nhỏ khiến bạn sao nhãng, gây mất thời gian và khiến hiệu quả công việc bị giảm sút.
Xem thêm: Phương pháp Pomodoro là gì? Bí quyết hiệu quả tăng sự tập trung cho công việc
Xen kẽ thời gian nghỉ ngơi ngắn hợp lý
Với bảng kế hoạch chi tiết các nhiệm vụ và thời gian cần phải hoàn thành, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và chủ động thực hiện công việc để đảm bảo kịp tiến độ. Nhưng cũng đừng quên cân đối thời gian làm việc và nghỉ ngơi ngắn hợp lý để cho não bộ được thư giãn. Việc cho mình một khoảng thời gian nghỉ ngơi sau khi kết thúc một nhiệm vụ bất kỳ sẽ giúp bạn tỉnh táo hơn trước khi bắt đầu cho nhiệm vụ tiếp theo.
Thời gian nghỉ ngơi ngắn nhưng lại giúp tinh thần bạn được sảng khoái hơn và nạp lại năng lượng đã mất để làm việc hiệu quả mà không gặp sai sót. Bỏ qua thời gian nghỉ ngơi sẽ khiến bạn mãi lao đầu vào công việc và gặp phải tình trạng stress, kiệt sức, chán nản, mệt mỏi, kéo theo giảm hiệu suất làm việc.
Luôn kiểm tra tiến độ công việc
Trong quá trình làm việc, thường xuyên kiểm tra tiến độ giúp bạn dễ dàng theo dõi và đánh giá các nhiệm vụ có thực hiện đúng lộ trình ngay tại thời điểm cập nhật hay không. Đồng thời điều này giúp bạn kiểm soát mức độ hiệu quả của công việc có đáp ứng chính xác yêu cầu đã đặt ra mà không mất quá nhiều thời gian. Đặc biệt là những công việc mang tính tập thể, việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp bạn phát hiện những sự cố hoặc sai sót kịp thời, từ đó đưa ra cách thức xử lý và khắc phục phù hợp trước khi làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc hoặc gây nên những hậu quả nặng nề khác.
Tạo thời gian dự phòng
Không phải lúc nào công việc luôn được suôn sẻ như kế hoạch đã đặt ra, bất kỳ công việc nào phải luôn biết chủ động tạo ra thời gian dự phòng cho việc sửa chữa những trường hợp sai sót khó tránh khỏi. Hơn nữa, một vài nhiệm vụ sẽ cần nhiều thời gian hơn kế hoạch đã đặt ra bởi những gián đoạn không mong muốn. Tạo thời gian dự phòng giúp bạn bình tĩnh giải quyết những vấn đề phát sinh không mong muốn nhanh chóng để không làm ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc.
Thiết kế không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp
Một trong những cách làm việc hiệu quả và khoa học đó chính là thiết kế không gian làm việc thật gọn gàng và ngăn nắp, bởi điều này cũng là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến mức độ tập trung trong công việc. Một núi công việc chưa xử lý kết hợp với bừa bộn của không gian làm việc sẽ khiến bạn thấy khó chịu và không muốn làm bất kỳ điều gì. Do đó, một không gian gọn gàng, vệ sinh sẽ mang đến nguồn năng lượng tích cực, giúp bạn tạo ra nhiều ý tưởng mới mẻ và sáng tạo hơn.
Chú ý giữ gìn sức khỏe
Sức khỏe là điều quan trọng giúp bạn hoàn thành tốt công việc, bởi lẽ chẳng ai tập trung làm việc hiệu quả nếu tình trạng sức khỏe kém hay thường xuyên đau ốm cả. Do đó, hãy chú ý giữ gìn sức khoẻ và chăm sóc bản thân thật tốt, đừng để việc kiếm thật nhiều tiền rồi lại nuôi bệnh. Thường xuyên tập thể dục và nghỉ ngơi điều độ sẽ giúp cơ thể tái tạo lại năng lượng để chiến đấu trước hàng tá công việc phía trước. Hơn nữa đây cũng là cách giúp bạn giảm stress trong công việc đấy.
Xem thêm: Thực đơn giảm cân nhanh gọn, dễ chuẩn bị dành cho dân văn phòng
Kết luận
Cách sắp xếp công việc hiệu quả là kỹ năng quan trọng mà bất cứ dân văn phòng nào cũng cần có để nắm bắt công việc và tận dụng thời gian tối đa để nâng cao năng suất. Không những thế, kỹ năng này còn giúp bạn thể hiện được năng lực cá nhân trong công việc và gặt hái nhiều cơ hội phát triển hơn trong tương lai.
Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng qua bài viết trên, bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức bổ ích để tham khảo và vận dụng vào thực tế phù hợp. Ngoài kỹ năng giải quyết công việc hiệu quả, đừng quên tìm hiểu các bài viết hữu ích khác của Việc Làm 24h để phát triển bản thân hơn mỗi ngày nhé!
Xem thêm: Bỏ túi ngay 10 kỹ năng nghề nghiệp bạn cần có để tìm được công việc tốt
