Nếu các cuộc họp là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của các công ty thì biên bản cuộc họp là phần không thể thiếu để quản lý thời gian và ghi lại toàn bộ nội dung được đề cập trong cuộc họp. Qua bài viết này, Vieclam24h.vn sẽ giới thiệu đến các bạn cách viết và mẫu biên bản phổ biến được nhiều người sử dụng nhất hiện nay.
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản là loại văn bản ghi chép lại toàn bộ nội dung quan trọng theo diễn biến cuộc họp nhằm mục đích lưu trữ để làm cơ sở minh chứng các vấn đề đã được đề cập và thống nhất trong cuộc họp. Nội dung cuộc họp thường là các thông tin được mang ra thảo luận, các ý kiến đóng góp của của các thành viên tham gia và quyết định cuối cùng được thông qua. Mỗi cuộc họp sẽ có ít nhất một thư ký – trợ lý được chỉ định ghi chép.
Ý nghĩa của biên bản cuộc họp?
Mặc dù biên bản không có hiệu lực về mặt pháp lý nhưng lại là tài liệu quan trọng để làm cơ sở minh chứng cho các nội dung diễn biến trong cuộc họp. Nếu có bất kỳ sự cố xảy ra, nội dung biên bản sẽ là căn cứ quan trọng để giải quyết mâu thuẫn.
Biên bản giúp tổng hợp các ý kiến đóng góp của nhân viên và các chỉ thị của cấp trên để xác định phương hướng giải quyết công việc dễ dàng. Dựa vào biên bản, nhà lãnh đạo sẽ xác định cấu trúc cuộc họp hợp lý và bám sát quy trình họp chặt chẽ hơn. Nhờ đó, nhà lãnh đạo dễ dàng điều phối công việc theo đúng kế hoạch đã vạch ra cho nhân viên, những nhân sự không tham dự cuộc họp và cho chính mình. Nhân sự cũng có thể dựa vào biên bản để sắp xếp, điều chỉnh và giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Đồng thời, biên bản còn xác nhận cam kết của nhân sự được phân công thực hiện công việc, nhờ đó làm thước đo hiệu suất để đánh giá làm việc có đạt hiệu quả hay không. Bên cạnh đó, biên bản sẽ giúp những thành viên vắng mặt hoặc thành viên tham dự buổi họp kế tiếp có thể hiểu và theo sát tình hình dễ dàng hơn.
Yêu cầu của biên bản cuộc họp
Biên bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Số liệu, dữ liệu, sự kiện phải chính xác và có độ tin cậy cao.
- Ghi chép đầy đủ, trung thực, không suy diễn chủ quan.
- Nội dung phải có trọng tâm và trọng điểm rõ ràng.
- Thủ tục chặt chẽ và cụ thể với các phụ lục diễn giải đính kèm nếu có.
- Thông tin trong biên bản phải được thông qua các thành viên tham dự nghe và sửa chữa đúng với thực tế. Quá trình này đòi hỏi sự khách quan và tự giác ký vào biên bản để các bên cùng chịu trách nhiệm.
Bố cục biên bản cuộc họp đúng chuẩn
Biên bản cần ghi chép chính xác, đầy đủ thông tin và đúng trọng tâm.
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Tên biên bản.
- Địa điểm và thời gian lập biên bản với giờ, ngày, tháng, năm cụ thể.
- Thành phần tham dự và vắng mặt.
- Mục đích cuộc họp.
- Diễn biến nội dung cuộc họp theo trình tự thời gian.
- Các quyết định, chỉ thị được đưa ra.
- Ý kiến đóng góp của các thành viên tham gia..
- Công việc sắp tới và phân công người đảm nhiệm.
- Lượt biểu quyết (nếu có).
- Kết thúc cuộc họp với lý do cụ thể và xác nhận đã được đọc cho các bên tham gia cùng nghe và thống nhất.
- Thời gian kết thúc cuộc họp.
- Thủ tục ký xác nhận của các bên liên quan.
Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất
1. Chuẩn bị mẫu biên bản phù hợp
Trước khi buổi họp diễn ra, bạn nên chuẩn bị sẵn mẫu biên bản phù hợp với nội dung cuộc họp để đảm bảo quá trình ghi chép thông tin được dễ dàng hơn. Không phải ai cũng nhanh chóng nắm bắt nhiều thông tin để ghi chép đúng toàn bộ nội dung, do đó, việc chuẩn bị mẫu biên bản phù hợp với quy định và yêu cầu của công ty sẽ cần thiết.
Biên bản phải đảm bảo những nội dung cơ bản như sau:
- Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp
- Thành phần tham gia
- Nội dung cuộc họp
- Kết luận cuộc họp
2. Trình bày ngắn gọn
Biên bản là nội dung quan trọng nên cần thể hiện đầy đủ thông tin, với độ chính xác cao. Các bạn nên chắt lọc những thông tin quan trọng, không nên sử dụng ngôn từ hoa mỹ và viết tràn lan tất cả những điều mà mọi người truyền đạt trong cuộc họp.
Xem thêm: Cách viết báo cáo thực tập từ A đến Z chuẩn không cần chỉnh cho sinh viên
3. Nội dung ngắn gọn, súc tích và chính xác
Nội dung biên bản được trình bày ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu sẽ giúp những người xem lại nắm bắt thông tin dễ dàng hơn. Biên bản phải cung cấp những thông tin chính xác đã được thống nhất trong quá trình thảo luận. Đồng thời, để đảm bảo biên bản được thể hiện khách quan và trung thực, người ghi chép không được thêm bớt hay bình luận ý kiến cá nhân vào nội dung này.
4. Đi đúng trọng tâm
Dựa vào mục đích cuộc họp, biên bản được ghi chép phải thể hiện đúng trọng tâm vấn để để mọi người có thể hiểu và nắm bắt chính xác vấn đề. Do đó, người ghi chép biên bản phải đảm bảo ghi đúng trọng tâm cuộc họp và tránh trình bày lan man, dài dòng những nội dung không thực sự cần thiết.
5. Sử dụng định dạng biên bản phù hợp
Tuỳ thuộc vào mục đích cuộc họp, bạn nên sử dụng mẫu biên bản phù hợp với quy định công ty.
Một số lưu ý khi viết biên bản cuộc họp
Biên bản được chuyển tới các cá nhân và tổ chức liên quan phải lưu ý một số vấn đề sau đây:
Những điều nên làm khi viết biên bản cuộc họp
- Nắm rõ khung thời gian cuộc họp để theo sát diễn biến cuộc họp và không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
- Liệt kê địa điểm, thời gian và danh sách người tham dự.
- Khi có cuộc bỏ phiếu hay biểu quyết, hãy ghi chú đầy đủ kết quả, số lượng phiếu tương ứng, động cơ và thời gian bỏ phiếu.
- Giữ thái độ khách quan và chỉ ghi lại những gì đã được thống nhất.
Những điều không nên làm khi viết biên bản
- Không ghi lại tất cả lời nói và ý kiến thảo luận trong cuộc họp.
- Không thiên vị hay đưa ra bất kỳ phán xét cá nhân nào.
- Không chờ đợi hay trì hoãn khi viết lại các sự kiện đang diễn ra.
- Không nên sử dụng mẫu biên bản viết tay, điều này sẽ giảm tốc độ ghi chép thông tin.
Các mẫu biên bản cuộc họp thông dụng nhất hiện nay
Mẫu 1:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày…….tháng…….năm …….
BIÊN BẢN HỌP
BỘ PHẬN, CƠ QUAN, CÔNG TY
——–
Số: ………………..
Về việc (1) ………………………..………………………………………………
Vào lúc …. giờ…. ngày ….. tháng …. năm….
Tại (2) ……… ……………………………………………………………………
Chúng tôi quyết định tổ chức cuộc họp với nội dung (3)…………………………………………………………………………………
I. Thành phần tham dự:
1. Chủ trì cuộc họp(4): Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………
2. Thư ký cuộc họp (5): Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………
3. Thành phần khác (6):
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
II. Nội dung cuộc họp: (7)
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu: …………. Phiếu
– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %
IV. Kết luận cuộc họp (8):
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào ….. giờ ….. phút … cùng ngày, toàn bộ nội dung đã được các thành viên tham dự cuộc họp thông qua và cùng ký tên vào biên bản.
Biên bản được nhất trí thông qua và bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày ký.
THƯ KÝ CHỦ TỌA
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC
(Ký, ghi rõ họ tên)
Trong đó:
(1) (3) Chủ đề chính của cuộc họp
(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị hoặc công ty tổ chức cuộc họp.
(4) Người chủ trì: Người chịu trách nhiệm đưa ra các vấn đề chính và phương hướng xử lý, tổng hợp các ý kiến của những người tham dự để giải quyết vấn đề.
(5) Thư ký: Người chịu trách nhiệm điểm danh những người tham dự và ghi chép các nội dung diễn ra trong suốt cuộc họp, lập biên bản họp.
(6) Các thành phần khác: Đại diện các bộ phận, phòng ban; nhân viên hoặc những người có liên quan tới mục đích tổ chức cuộc họp.
(7) Nội dung cuộc họp: Các thông tin diễn ra trong cuộc họp, đó có thể là các vấn đề được đưa ra thảo luận, những quan điểm hay ý kiến phát biểu của những người tham gia,…
(8) Kết luận cuộc họp: Căn cứ vào các nội dung đã được thống nhất trong quá trình trao đổi hoặc biểu quyết (nếu có), người chủ trì cuộc họp sẽ đưa ra quyết định.
Mẫu 2:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày…….tháng…….năm …….
BIÊN BẢN HỌP…
Số: ………………..
Về việc ………………………..………………………………….…………….……
Vào lúc …. giờ…. ngày ….. tháng …. năm…. Tại ……………………..……… Địa chỉ:.………….……………………………………………………………………
Chúng tôi gồm:
BÊN A: Công ty ABC
Địa chỉ:………….……………………………………………………………………
Điện thoại:………….…………………………………………………………………
Đại diện: Ông/Bà ………….……..………… Chức vụ:……………………………
BÊN B: Công ty XYZ
Địa chỉ:………….……………………………………………………………………
Điện thoại:………….…………………………………………………………………
Đại diện: Ông/Bà ………….……..………… Chức vụ:……………………………
Nội dung làm việc:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Kết luận cuộc họp:
Cuộc họp thành công tốt đẹp, chúng tôi đã thống nhất cách thức làm việc, thời hạn hoàn thành, mục tiêu đặt ra và nhân lực yêu cầu.
Buổi làm việc kết thúc vào lúc….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, biên bản này đã được 02 bên nhất trí thông qua và đồng ý ký tên xác nhận.
Biên bản này gồm 01 trang, được lập thành 02 biên bản có hiệu lực như nhau kể từ ngày ký.
BÊN A BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Kết luận
Biên bản cuộc họp là văn bản quan trọng ghi nhận những nội dung công việc quan trọng của công ty và cơ sở để triển khai các công việc trong tương lai. Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về biên bản, cách viết và các mẫu biên bản thông dụng nhất hiện nay để đảm bảo buổi họp sắp tới thêm phần hiệu quả nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV thực tập hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp, chỉn chu cho mọi tình huống
