Hiện nay, Proposal được các doanh nghiệp sử dụng như một công cụ không thể thiếu trong lĩnh vực kinh doanh và tiếp thị truyền thông. Proposal phải được trình bày hợp lý và mang đến những thông tin hữu ích đến khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Bạn gặp khó khăn trong việc xây dựng cấu trúc Proposal và không biết cách viết Proposal nên bắt đầu như thế nào? Đừng lo lắng, hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu Proposal là gì và tham khảo các mẫu Proposal đẹp để tạo nên một bản Proposal lý tưởng cho mình nhé!
Proposal là gì?
Proposal là một bản tài liệu được trình bày để truyền đạt những thông tin đề xuất về dự án đến các đối tác hoặc khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Nội dung Proposal phải làm rõ các vấn đề cần thiết, đảm bảo tính khả thi và mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng.
Thông thường những thông tin nằm trong Proposal được trình bày theo hình thức đề xuất những ý tưởng, chiến lược, ngân sách, sự kiện truyền thông, phương thức tiếp thị, sản phẩm/dịch vụ mới ra mắt, thời gian thực hiện, điều khoản hợp đồng,… và những thông tin có liên quan khác. Proposal thường được trình bày dưới dạng file Excel, Word hoặc Powerpoint tùy vào nhu cầu sử dụng và nội dung trình bày.
Khi viết Proposal bạn phải trả lời các câu hỏi sau:
- What – Trình bày nội dung gì?
- Why – Lý do thực hiện là gì?
- Who – Người thực hiện là ai?
- When – Thời gian thực hiện vào lúc nào?
- Where – Thực hiện ở đâu?
- How – Thực hiện như thế nào?
Vì sao Proposal lại quan trọng?
Đối với hoạt động tiếp thị
Proposal như một hình thức tiếp thị sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp. Điều này cho thấy tính khả thi và tiềm năng phát triển các ý tưởng quảng cáo. Trước khi triển khai dự án, bộ phận marketing có thể khảo sát và chọn lọc các ý kiến phản hồi của khách hàng, đối tác hoặc cấp trên để hoàn thiện ý tưởng và tối ưu hóa Proposal để nâng cao hiệu quả truyền thông.
Đối với hoạt động kinh doanh
Doanh nghiệp có thể dựa vào Proposal để thu nhập những đề nghị, góp ý của khách hàng và điều chỉnh sản phẩm và dịch vụ sao cho phù hợp trước khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dự đoán tỷ lệ thành công và đưa ra biện pháp hoàn thiện những điều còn thiếu sót tốt hơn.
Bên cạnh đó, một bản Proposal được trình bày đúng chuẩn và mang đến những thông tin chi tiết được gửi đến những đối tác và khách hàng tiềm năng sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm ấn tượng và mang đến hiệu quả kinh doanh nhất định. Qua đó, vị thế doanh nghiệp được nâng cao trong lòng khách hàng và đối tác.
Thế nào là cấu trúc Proposal đúng chuẩn?
Phần 1: Giới thiệu
Phần này sẽ giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan nhất với các mục tiêu Proposal mà doanh nghiệp đang xây dựng như ý tưởng, kế hoạch, chương trình, dự án,… Đồng thời, cách trình bày phải ngắn gọn, súc tích và tạo được cảm hứng để thu hút người đọc.
Các nội dung bắt buộc phải có:
- Mục lục
- Tiêu đề
- Tên dự án, chương trình hoặc ý tưởng.
- Giới thiệu khái quát về cá nhân, bộ phận, công ty thực hiện.
- Mục đích Proposal.
- Khung nội dung chính.
- Thông tin liên hệ.
Phần 2: Giải quyết vấn đề
Đây là phần nội dung quan trọng để thu hút người xem và cho thấy Proposal đang trực tiếp hướng đến vấn đề mà họ đang quan tâm. Đối với khách hàng, Proposal cần xoáy vào việc kích thích nhu cầu và mong muốn của họ. Nếu là đối tác kinh doanh, Proposal phải gợi nên hứng thú hợp tác của đối tác để nhờ đó, đôi bên cùng đi đến ký kết hợp đồng.
Ở phần này, các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng hoặc dự án phải cho thấy giá trị thiết thực và truyền tải đúng đối tượng người tiếp nhận để nâng cao cơ hội nhận được sự đồng ý.
Các nội dung bắt buộc phải có:
- Lý do thực hiện là gì?
- Insight khách hàng ra sao?
- Lợi ích khi hợp tác là gì?
- Thời gian, địa điểm và dự trù kinh phí,… như thế nào?
Phần 3: Mô tả chi tiết dự án
Phần này bao gồm những thông tin trung thực và chính xác nhất về ý tưởng, dự án và chương trình. Đồng thời, Proposal phải mang đến những cơ hội thành công phù hợp với thực tế đến đối tượng người xem. Phần này nên được trình bày rõ ràng, khoa học.
Các nội dung bắt buộc phải có:
- Tên ý tưởng, dự án, chương trình
- Nội dung, cách thức và phương thức triển khai
- Vai trò, ý nghĩa của ý tưởng, dự án, chương trình đối với khách hàng là gì?
- Khả năng thành công như thế nào?
- Chi phí mà đối tác hoặc khách hàng cần chi trả là bao nhiêu?
Phần 4: Chứng minh năng lực
Phần cuối Proposal là nội dung quan trọng nhằm củng cố niềm tin về khả năng thành công và chất lượng ý tưởng. Nội dung phần này cần được phân bổ sao cho hợp lý để tác động trực tiếp đến sự đồng ý hợp tác của đối tác và khách hàng.
Các nội dung bắt buộc phải có:
- Kiến thức, kỹ năng mềm, kinh nghiệm và cam kết của cá nhân, bộ phận, công ty triển khai ý tưởng, dự án, chương trình.
- Thành tích và danh hiệu đã đạt được
- Các dự án nổi bật đã triển khai
- Những đối tác từng hợp tác thành công
Cách viết Proposal chất lượng mà bạn nên biết
Bước 1: Khảo sát khách hàng
Khảo sát khách hàng sẽ giúp bạn thiết lập kế hoạch phù hợp nhất. Hiểu rõ các vấn đề cốt lõi mà khách hàng đang gặp phải sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân và đề xuất các phương án giải quyết hiệu quả.
Hãy cân nhắc trả lời một số câu hỏi về khách hàng như:
- Những khó khăn mà khách hàng đang gặp phải là gì?
- Họ giải quyết khó khăn trên bằng cách nào?
- Họ cần bao lâu để giải quyết những khó khăn này?
- Doanh nghiệp đo lường hiệu quả các giải pháp bằng những công cụ gì?
Bước 2: Thu thập thông tin và dữ liệu
Bạn cần tìm kiếm những thông tin và dữ liệu liên quan đến khách hàng và đối tác. Để làm được điều này, đòi hỏi bạn phải tìm ra insight khách hàng để nắm rõ văn hóa, đặc điểm, phong cách trong mua sắm và kinh doanh của họ. Nhờ đó, nội dung Proposal sẽ gần gũi với nhu cầu của khách hàng và đối tác hơn.
Bên cạnh đó, bạn cần phải thu nhập thông tin và dữ liệu liên quan tới ý tưởng, sản phẩm và dự án như:
- Có thể giải quyết vấn đề gì?
- Giá trị đem lại là gì?
- Chi phí triển khai là bao nhiêu?
- Có những hạn chế gì?
Khi trình bày các thông tin, bạn cần chú ý sắp xếp hợp lý và làm nổi bật những giá trị mà doanh nghiệp đem lại cho khách hàng và đối tác bằng cách giải quyết các vấn đề họ đang gặp phải.
Bước 3: Trình bày Proposal
Tùy vào đối tượng mục tiêu mà Proposal sẽ có cách trình bày nội dung tương ứng. Cách trình bày tối ưu nhất đến từ bước tìm kiếm và khai thác Insight người đọc, đặc biệt là kinh nghiệm và kỹ năng của người viết. Tuy nhiên, các bạn có thể tham khảo và tận dụng khéo léo các mẫu Proposal phù hợp. Khi trình bày cần chú trọng vào các số liệu thống kê, biểu đồ phân tích, hình ảnh minh họa.
Bước 4: Kiểm tra và hoàn thiện
Bước này nhằm đảm bảo Proposal tránh được các lỗi không đáng có.
Những lưu ý quan trọng khi viết Proposal chuyên nghiệp
1. Trau chuốt hình thức
Proposal được trình bày với hình thức đẹp sẽ gây ấn tượng và tạo sức hút đối với người đọc. Một bản Proposal đẹp mắt, được trình bày với bố cục hợp lý và làm nổi bật nội dung sẽ tạo thiện cảm với khách hàng, đối tác hơn. Hãy đặt mình vào vị trí của người đọc để hiểu được cách diễn đạt Proposal sao cho hợp lý nhất.
2. Ngắn gọn, dễ hiểu và đúng trọng tâm
Proposal không giới hạn nội dung, tuy nhiên, proposal chỉ nên sử dụng các câu văn và từ ngữ ngắn gọn, súc tích để truyền đạt ý tưởng rõ ràng nhất đến người đọc. Bên cạnh đó, Proposal cần chú trọng vào trọng tâm là khách hàng và đối tác để đánh đúng Insight người đọc và tránh trình bày dài dòng, lê thê.
3. Khách hàng là trung tâm
Khi xây dựng Proposal, bạn cần đảm bảo lấy khách hàng làm trung tâm để đáp ứng đúng và đủ những nhu cầu của khách hàng, đối tác.
4. Tối ưu Proposal
Nội dung Proposal cần được thiết kế tối ưu nhất và đảm bảo truyền tải những hoạt động, sự kiện, nhân sự phụ trách, công việc triển khai và số liệu tài chính cụ thể để xây dựng một Proposal hoàn hảo.
5. Tìm hiểu đối thủ
Các bạn cần tìm hiểu đối thủ cạnh tranh và đúc kết những điểm nổi bật của doanh nghiệp so với đối thủ. Đồng thời, hãy giới thiệu khéo léo những điểm khác biệt của doanh nghiệp để nhờ đó thuyết phục được khách hàng và đối tác đi đến quyết định dễ dàng hơn.
Xem thêm: Bí quyết rèn luyện kỹ năng thuyết trình trước đám đông thu hút, thuyết phục
Tham khảo các mẫu Proposal đẹp mắt và ấn tượng mà bạn không thể bỏ lỡ
Các bạn có thể truy cập vào các website và phần mềm dưới đây để tham khảo và lựa chọn cho mình các mẫu Proposal đẹp, phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm công sức và thời gian thiết kế mà vẫn đem lại hiệu quả tối ưu nhất.
1. Canva
Các bạn có thể tham khảo các mẫu Proposal đẹp, chuyên nghiệp trên Canva và lựa chọn mẫu Proposal phù hợp, thể hiện đúng phong cách, nội dung cần truyền đạt. Sau đó chỉnh sửa nội dung và cách trình bày để biến nó trở thành Proposal phù hợp với mục tiêu mà bạn bạn hướng đến. Sau đó, bạn có thể tải xuống dưới dạng tệp PDF, JPG hay PNG để in ấn hoặc chia sẻ đều được. Canva cung cấp các mẫu Proposal đa dạng nhiều lĩnh vực, ngành nghề với các thiết kế ấn tượng.
2. Freepik
Freepik là trang web quen thuộc khi cần tìm kiếm và chọn lựa các mẫu Proposal đẹp để phục vụ cho việc sáng tạo. Website này là cung cấp các mẫu Proposal ấn tượng với chất lượng hình ảnh cao. Các bạn có thể tham khảo hoặc tải về các mẫu Proposal, đương nhiên các mẫu Proposal ấn tượng thường sẽ phải trả phí để được sử dụng.
3. Better Proposals
Better Proposals là website cung cấp các mẫu Proposal đẹp với chi phí chỉ từ $13/tháng/tài khoản với 10 bộ proposal chuyên nghiệp. Bên cạnh các mẫu template đa dạng có sẵn, Better Proposals còn có các tính năng tiện ích khác như chữ ký số, đo lường thiết kế và tùy chỉnh tên miền.
4. Proposify
Proposify là website cung cấp các mẫu proposal đẹp có sẵn, với tài khoản $19/tháng cho 1 tài khoản được kích hoạt cho 3 người dùng. Bạn có thể tha hồ lựa chọn hàng trăm mẫu thiết kế ấn tượng và tùy chỉnh phù hợp theo lĩnh vực kinh doanh cũng như mục đích sử dụng. Proposify còn cung cấp các tính năng như thông báo, đo lường và chữ ký số.
5. Qwilr
Qwilr là phần mềm chuyên cung cấp các mẫu Proposal có sẵn đẹp mắt, bạn có thể xây dựng Proposal cá nhân dựa theo template có sẵn. Chỉ cần bỏ ra $29/tháng bạn có thể sử dụng được 3 tài khoản để sáng tạo những bản Proposal ấn tượng và chuyên nghiệp cho mình.
Kết luận
Proposal sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp để kết nối thành công đế đối tác, khách hàng. Hy vọng những thông tin hữu ích của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h về Proposal là gì và cách viết Proposal hiệu quả sẽ mang đến những kiến thức cần thiết cho mọi người. Đừng quên cập nhật thêm nhiều thông tin hấp dẫn từ Việc Làm 24h mỗi ngày nhé!
Xem thêm: Banner là gì? Gợi ý các cách thiết kế banner đơn giản và hiệu quả
