Cuối năm là thời điểm được các doanh nghiệp và toàn thể nhân viên đón chờ nhất. Để khép lại năm cũ, các doanh nghiệp thường tổ chức Year End Party – bữa tiệc tất niên dịp cuối năm. Thậm chí, đối với nhiều doanh nghiệp đây còn là nét văn hoá không thể thiếu. Vậy làm thế nào tổ chức Year End Party thật ấn tượng và giàu ý nghĩa? Kịch bản tổ chức Year End Party như thế nào là chuẩn? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để Việc Làm 24h giải đáp toàn bộ thắc mắc cho bạn nhé!
Giới thiệu đôi nét về Year End Party
Year End Party là gì?
Year End Party được biết đến như bữa tiệc tất niên thân mật được tổ chức vào dịp cuối năm. Trong bữa tiệc này, các nhà lãnh đạo sẽ gửi lời tri ân đến các nhân viên, đối tác và khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp suốt năm vừa qua.
Đồng thời, Year End Party còn là cơ hội vinh danh những cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong công việc. Nhân buổi tiệc, nhà lãnh đạo có thể ghi nhận nỗ lực, sự cống hiện của toàn thể cán bộ công nhân viên sau một năm làm việc vất vả. Khi tham dự Year End Party, mọi người có thể thoải mái giao lưu, chia sẻ tâm tư, nguyện vọng và mục đích phấn đấu trong năm tiếp theo.
Kịch bản tổ chức Year End Party chuẩn dành cho doanh nghiệp
Kinh nghiệm tổ chức Year End Party hiệu quả là xây dựng trước một kịch bản cụ thể, rõ ràng. Thông qua kịch bản tổ chức Year End Party, doanh nghiệp có thể thực hiện các hạng mục chương trình một cách dễ dàng. Để buổi tiệc diễn ra trọn vẹn nhất, kịch bản của bạn cần đáp ứng các tiêu chí: độc đáo, sáng tạo và giàu ý nghĩa. Thời điểm tốt nhất để bạn “bắt tay” xây dựng kịch bản tổ chức Year End Party là khoảng 2 – 3 tháng trước khi buổi tiệc diễn ra.
Thông thường, kịch bản tổ chức Year End Party sẽ được xây dựng theo quy trình 5 bước, bao gồm:
- Tìm và lên ý tưởng cho buổi tiệc cuối năm.
- Đề xuất kế hoạch tổ chức chương trình.
- Chuẩn bị danh sách khách mời tham dự.
- Chọn thời gian, địa điểm phù hợp
- Lên kịch bản chương trình chi tiết.
1. Tìm và chọn chủ đề cho buổi tiệc cuối năm
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức Year End Party là tìm và lựa chọn chủ đề chính cho buổi tiệc cuối năm. Theo đó, chủ đề hay concept là tập hợp những nội dung ngắn gọn, mang tính khái quát các ý tưởng, nội dung mà chương trình sẽ diễn ra.
Ở bước này, bạn có nhiệm vụ liệt kê ra toàn bộ các yêu cầu cơ bản và mục đích của buổi tiệc. Trên thực tế, việc tìm và chọn chủ đề thường dựa vào điểm đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp. Về bản chất, các chủ đề sẽ mang tính hình tượng hoá, gắn với một hình ảnh và màu sắc cụ thể.
Bạn có thể lựa chọn concept theo phong cách truyền thống hoặc sáng tạo theo những ý tưởng sau:
- Tết cổ truyền: Concept này có màu đỏ là chủ đạo, đồ dùng trang trí chủ đạo là hoa đào, hoa mai, mâm ngũ quả, đèn lồng,…
- Tri ân – vinh danh: Concept này có mục đích vinh danh những cá nhân, tập thể đạt thành tích xuất sắc, đóng góp lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp.
- Year End Party on the beach: Nếu đã quá nhàm chán với phong cách tổ chức tiệc truyền thống, bạn có thể áp dụng concept Year End Party này. Buổi tiệc này sẽ được tổ chức trực tiếp trên bãi biển, diễn ra một cách thân mật, ấm cúng giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
- Gala Dinner: Concept này được thiết kế như một buổi tối ấm cúng với tiếng nhạc du dương. Những người tham gia có thể khiêu vũ cùng nhau dưới ánh đèn mờ ảo.
- Year End Party kết hợp Team Building: Concept này có thể tạo ra không khí sôi nổi với những trò chơi thú vị, hấp dẫn cho người tham gia.
2. Đề xuất kế hoạch tổ chức chương trình
Trong bước tiếp theo, bạn cần thiết lập một kế hoạch cụ thể để tổ chức chương trình. Kế hoạch chương trình sẽ dựa trên concept mà doanh nghiệp lựa chọn. Để concept có thể phát huy hết giá trị, kế hoạch của doanh nghiệp cần phù hợp với thực tế cũng như vừa đủ với ngân sách thực hiện.
Kế hoạch chương trình bao gồm 2 phương diện: nội dung và hình thức. Trong đó
- Nội dung chương trình: Kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện, phương thức thực hiện nghi lễ, các hoạt động văn nghệ diễn ra theo concept, agenda chương trình,…
- Hình thức: Cách trang trí buổi tiệc, bàn ăn, sân khấu, background chụp ảnh,…
Ngoài ra, kế hoạch tổ chức chương trình của bạn phải thật sự tinh giản nhưng vẫn đảm bảo tính chỉn chu và hoàn chỉnh. Đồng thời, bạn cũng cần cân nhắc đến các phương án rủi ro, biện pháp an toàn và kế hoạch backup trong chương trình.
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay có xu hướng tìm đến những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để buổi Year End Party cuối năm được thực hiện hoàn thiện hơn.
3. Chuẩn bị danh sách khách hàng tham dự
Số lượng người tham dự Year End Party cũng là một yếu tố quan trọng bạn cần chú ý khi lên kịch bản cho buổi tiệc. Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị trước danh sách khách mời để sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp hơn. Trong quá trình lập danh sách, bạn nên thống nhất số lượng, cơ cấu khách tham dự, giám sát và kiểm tra số lượng khách VIP, khách mời được ưu tiên, khách mời dự bị cũng như cơ quan truyền thông, báo chí (nếu có).
Một số thông tin cơ bản cần chuẩn bị khi lên danh sách khách mời như:
- Họ và tên khách mời tham dự.
- Chức vụ và đơn vị công tác.
- Địa chỉ.
- Thông tin liên hệ như số điện thoại, email, mạng xã hội.
- Các lưu ý khác (nếu có).
4. Chọn thời gian, địa điểm phù hợp
Về mặt thời gian, bạn cần lựa chọn ngày mà phần lớn khách mời đều có thể tham dự. Tốt nhất, bạn nên chọn khung giờ phù hợp và tổ chức Year End Party vào ngày cuối tuần. Đối với các buổi sự kiện cuối năm, thời lượng đẹp nhất thường kéo dài khoảng 120 phút.
Đồng thời, bạn có thể mời khách vào khung giờ chiều từ 18 giờ – 20 giờ tuỳ theo kế hoạch đã chuẩn bị. Nếu thời gian diễn ra sự kiện quá ngắn sẽ rất khó trong việc truyền tải nội dung, thông điệp chương trình. Ngược lại, nếu sự kiện diễn ra quá dài có thể gây nhàm chán, mệt mỏi cho khách mời. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ khi chọn thời gian.
Trên phương diện địa điểm, tuỳ vào không gian tổ chức sự kiện và số lượng người tham dự, bạn có thể phân thành các khu vực sau:
- Không gian ngoài trời: sân vận động, nhà hát, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái,…
- Không gian kín: các trung tâm tổ chức hội nghị/hội thảo, nhà hàng, khách sạn, nhà văn hoá,…
Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức Year End Party là:
- Địa chỉ dễ tìm, nằm gần trung tâm.
- Không gian, phong cách decor đẹp mắt, phù hợp với concept đã chuẩn bị.
- Sân khấu rộng rãi, có trần nhà cao nhằm đảm bảo cho các hoạt động diễn ra hiệu quả.
- Địa điểm đáp ứng tốt quy mô khách hàng đã dự định từ trước.
- Có bãi giữ xe rộng rãi, thoáng mát.
5. Lên kịch bản chương trình chi tiết
Công đoạn cuối cùng bạn cần thực hiện để tổ chức một sự kiện cuối năm thật hoành tráng, ý nghĩa là lên kịch bản chương trình chi tiết. Có thể nói, kịch bản đóng vai trò quyết định sự thành công hoặc thất bại của một sự kiện. Thông thường, kịch bản sự kiện Year End Party bao gồm những nội dung sau:
- Tiết mục.
- Thời gian thực hiện các tiết mục.
- Nhân sự phụ trách
- Trang thiết bị và đồ dùng cho từng tiết mục.
- …
Không chỉ hỗ trợ đội ngũ nhân sự và ban tổ chức kiểm soát tốt thời lượng chương trình, kịch bản còn giúp quy trình thực hiện sự kiện diễn ra chặt chẽ, thống nhất hơn.
Địa điểm tổ chức Year End Party dành cho các doanh nghiệp
5 địa điểm tổ chức Year End Party Hà Nội
1. InterContinental Hà Nội Westlake
Đây là một trong những khách sạn 5 sao sang trọng phù hợp với các buổi tiệc Year End Party cho doanh nghiệp. InterContinental Hà Nội Westlake được thiết kế theo phong cách phương Đông mang âm hưởng văn hoá Việt Nam.
Kiến trúc khách sạn sở hữu vẻ đẹp trang nhã, tinh tế kết hợp cùng không gian ấm cúng. Đặc biệt, khu vực hội thảo, hội nghị của khách sạn có sức chứa lên đến 450 khách và được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại. InterContinental Hà Nội Westlake hứa hẹn sẽ tạo ra những giây phút đáng nhớ.
Địa chỉ: Số 05 Từ Hoa, Quảng An, Tây Hồ, Hà Nội.
2. Melia Hà Nội
Melia Hà Nội là một khách sạn thời thượng toạ lạc tại vị trí trung tâm quận Hoàn Kiếm. Địa điểm này rất thuận tiện cho việc đi lại giữa các khu vực tiện ích, di sản văn hoá, khu vui chơi giải trí và mua sắm tại Hà Nội. Melia sở hữu hệ thống phòng tiệc sang trọng, hiện đại với đầy đủ tiện nghi.
Ngoài ra, khách sạn này còn có các phòng đại với sức chứa lớn đến 600 khách hàng. Điểm cộng của Melia Hà Nội là có thực đơn vô cùng phong phú, đa dạng, phù hợp với mọi nhu cầu thưởng thức món ăn của khách mời. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự Melia được đào tạo chuyên nghiệp, bài bản với chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Địa chỉ: Số 44 Lý Thường Kiệt, Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
3. Sheraton Hà Nội
Khách sạn Sheraton Hà Nội sở hữu “chiếc” view triệu đô hướng ra Hồ Tây thơ mộng. Đây cũng là một trong những địa điểm tổ chức Year End Party đáng cân nhắc nhất tại Hà Nội. Sheraton sở hữu không gian mát mẻ, thoáng đãng và gần nhiều điểm du lịch nổi tiếng như Văn miếu Quốc Tử Giám, Lăng Bác Hồ, chùa Trấn Quốc,…
Khách sạn có tổng cộng 21 không gian tổ chức tiệc đẳng cấp 5 sao. Bạn có thể tùy chọn nhiều loại không gian của Sheraton như phòng họp, nhà hàng, phòng tiệc, sảnh lớn,… Không những thế, hệ thống phòng tiệc của Sheraton còn được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại tích hợp với ánh sáng chuyên dụng để phục vụ những sự kiện lớn nhỏ. Với sức chứa tối đa lên đến 500 người, Sheraton rất phù hợp để bạn tổ chức Year End Party tại Hà Nội.
Địa chỉ: Số 11, Xuân Diệu, Quảng An, Tây Hồ, Hà Nội.
4. Hương Sen
Hương Sen là một nhà hàng tổ chức Year End Party được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Điểm cộng của Hương Sen là có sức chứa lên đến 1000 khách với phong cách thiết kế hiện đại, sang trọng. Ngoài gọi món, Hương Sen còn phục vụ buffet hải sản cao cấp với hơn 100 món từ Á đến Âu. Nhà hàng cung cấp đầy đủ hệ thống âm thanh, sân khấu lớn hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức mọi sự kiện lớn nhỏ.
Địa chỉ: Số 52 Miếu Đầm, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
5. Nhà hàng 1946
Đây là nhà hàng được ưa chuộng bởi phong cách cổ điển mang đậm thời bao cấp từ không gian cho đến dụng cụ ăn uống. Chính bởi lối thiết kế mới lạ, vừa cổ điển lại vừa pha chút hiện đại khiến nhà hàng 1946 trở nên thu hút hơn. Phong cách nổi bật của 1946 là bình dị, mộc mạc nhưng vẫn đảm bảo sự ấm cúng, thoải mái cho thực khách. Vì vậy, nhà hàng 1946 đã trở thành một trong những địa điểm tổ chức Year End Party thân mật tại Hà Nội của nhiều doanh nghiệp.
- Địa chỉ:
- Cơ sở 1: 03 ngõ Yên Thành, 61 Cửa Bắc, Ba Đình, Hà Nội
- Cơ sở 2: Biệt thự số 50, hồ Hoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội
- Cơ sở 3: Tòa nhà số 292 Nghi Tàm, Yên Phụ, Tây Hồ, Hà Nội
5 địa điểm tổ chức Year End Party TP.HCM
1. Gem Center
Tọa lạc ngay tại trung tâm Quận 1, Gem Center được biết đến như một “thiên đường” tổ chức sự kiện bậc nhất TP.HCM. Với không gian đậm chất nghệ thuật đương đại, Gem Center đáp ứng hoàn hảo mọi yêu cầu về thiết kế và tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
Gem Center có quy mô rất lớn bao gồm không gian đa chức năng trong nhà và ngoài trời. Tổng diện tích của khu vực lên đến 10.000m2. Đến với Gem Center, doanh nghiệp có thể tạo ra một buổi Year End Party cực kỳ đáng nhớ.
Địa chỉ: Số 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đa Kao, Quận 1, TP.HCM.
2. White Palace
White Palace chắc hẳn là cái tên quen thuộc đối với nhiều người sinh sống và làm việc tại TP.HCM. Đây là một trung tâm hội nghị lớn tại Sài thành, được thiết kế theo phong cách châu Âu vừa thanh lịch, trang nhã, vừa thời thượng, sang trọng. Sở hữu tổng diện tích lên đến 6500m2, White Palace có tổng cộng 4 đại sảnh lớn, phù hợp với nhiều loại hình sự kiện, hội nghị với chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp. Có thể nói, White Palace chính là địa điểm lý tưởng cho những sự kiện trọng đại của doanh nghiệp.
Địa chỉ: Số 194 Hoàng Văn Thụ, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP.HCM.
108 đường Phạm Văn Đồng, Hiệp Bình Chánh, TP.Thủ Đức, TP.HCM.
3. New World Saigon Hotel
Được biết đến như một khách sạn hàng đầu về sự sang trọng, đẳng cấp giữa trung tâm Sài Gòn, New World Saigon Hotel là địa điểm đáng cân nhắc khi doanh nghiệp muốn tổ chức Year End Party.
Sở hữu hội trường rộng với sức chứa đến 500 khách kết hợp cùng các tiện ích hiện đại đi kèm, New World Saigon Hotel đã trở thành nơi diễn ra vô số sự kiện lớn nhỏ của doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Địa chỉ: Số 76 Lê Lai, Phường Bến Thành, Quận 1, TP.HCM.
4. Grand Palace
Đây cũng là một “ứng cử viên” sáng giá khi nhắc đến các địa điểm tổ chức Year End Party TP.HCM. Trung tâm hội nghị kết hợp tiệc cưới Grand Palace là nơi tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp bậc nhất Sài Gòn. Grand Palace tọa lạc tại Quận Tân Bình dễ dàng di chuyển đến các quận lân cận khác.
Được thiết kế theo phong cách châu Âu sang trọng với 6 sảnh tiệc lớn, Grand Palace đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Hệ thống ánh sáng, âm thanh, màn hình LED hiện đại,…, càng khiến Grand Palace trở nên tiện nghi hơn. Hiện tại, trung tâm hội nghị, tiệc cưới này đã có sức chứa lên đến 2.500 khách.
- Địa chỉ: Số 18 đường Cộng Hòa, Phường 4, Tân Bình, TP.HCM.
5. Intercontinental SaiGon
Cái tên cuối cùng bạn không thể bỏ qua khi nhắc đến các địa điểm tổ chức Year End Party tại TP.HCM là Intercontinental Saigon. Đây là điểm tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo hàng đầu của các doanh nghiệp Sài thành. Trung tâm này tọa lạc ngay tại Quận 1 – khu vực xa hoa, náo nhiệt bậc nhất TP.HCM.
Điểm cộng của Intercontinental Saigon là có sảnh đón khách rất lớn với hội trường khép kín có sức chứa đến 600 người. Ngoài ra, trung tâm tổ chức sự kiện này còn được trang bị đầy đủ hệ thống máy chiếu, âm thanh, ánh sáng,…, nhằm mang lại chất lượng chương trình tốt nhất cho khách mời.
Địa chỉ: Số 39 Lê Duẩn, Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM.
Kết luận
Một năm mới gần kề với những bận rộn, lo toan cùng những nhiệm vụ còn dang dở, việc chuẩn bị bữa tiệc Year End Party chỉn chu từ A – Z có thể chiếm phần lớn quỹ thời gian của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu biết cách sắp xếp, lên kế hoạch rõ ràng, cụ thể, buổi tiệc tất niên sẽ diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn.
Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng bài viết trên sẽ là nguồn tham khảo hữu ích đối với doanh nghiệp trong quá trình chuẩn bị Year End Party cuối năm. Chúc bạn thành công!
Xem thêm: Bật mí 5 ý tưởng giúp gắn kết nhân viên với tập thể dành cho doanh nghiệp
