Định luật Parkinson cho rằng càng dành ra nhiều thời gian cho một nhiệm vụ nhất định thì càng phát sinh thêm nhiều tác vụ không cần thiết. Do đó, mọi người thường sẽ làm việc với hiệu suất kém, kéo dài thời hạn, ngay cả khi khi nhiệm vụ đó có thể được hoàn thành sớm hơn. Nhưng cụ thể, định luật Parkinson là gì? Ứng dụng định luật Parkinson trong quản lý thời gian như thế nào? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới!
Định luật Parkinson là gì?
Nội dung định luật Parkinson có thể hiểu đơn giản như sau: thời gian thực hiện càng nhiều, khối lượng công việc phát sinh càng lớn. Định luật thú vị này lần đầu tiên xuất hiện trong một bài báo trên tờ The Economist và sau đó phát triển thành sách“Định luật Parkinson: Theo đuổi sự tiến bộ”.
Cyril Northcote Parkinson từng làm việc trong Cơ quan Dân sự Anh và tận mắt chứng kiến cách bộ máy quan liêu tại đây hoạt động. Ông nhận thấy rằng, nếu thời hạn hoàn thành một công việc là 6 tháng, chúng ta sẽ thực hiện nó trong vòng 6 tháng. Nhưng nếu thời hạn của công việc đó được kéo dài 1 năm, chúng ta sẽ “đẻ” ra rất nhiều tác vụ, quy trình phụ – có khi không cần thiết – để hoàn thành công việc trong một năm.
Parkinson tuyên bố “khối lượng công việc sẽ tăng lên để lấp đầy thời hạn hoàn thành”.
Xem thêm: Workaholic là gì? Những dấu hiệu tố cáo bạn chính là người nghiện việc
Ví dụ về Định luật Parkinson
Ví dụ bạn được giao nhiệm vụ soạn một báo cáo quý. Nếu thời hạn là 2 ngày, bạn có lẽ sẽ ưu tiên việc đối soát số liệu, phân tích, tổng hợp,.. Kết quả sau cùng là một bản báo cáo – mặc dù hình thức trình bày không bắt mắt, nhưng – chính xác và khoa học.
Nếu thời hạn là 5 ngày, bạn có lẽ sẽ vẫn mất hai ngày cho việc thu thập, phân tích số liệu. 3 ngày còn lại, bạn có thể sẽ cân nhắc việc trình bày báo cáo theo một mẫu khác với mẫu của quý trước đó. Có thể bạn sẽ tìm kiếm một mẫu báo đẹp mắt hơn, rồi vật lộn tùy chỉnh theo số liệu đang có.
Tất nhiên, đây là trong tình huống bạn toàn tâm toàn ý với công việc. Ngược lại, có lẽ bạn sẽ ngồi không suốt ba ngày đầu – bởi vì bạn thừa biết thời hạn năm ngày là dư dả. Bạn tin rằng mình có thể làm tốt nên không thực sự cố gắng. Đến ngày thứ tư, khi hạn nộp báo cáo đến gần, bạn mới bắt tay vào làm.
Rõ ràng, kéo dài thời hạn của một tác vụ không khiến công việc trở nên nhẹ nhàng hơn. Kéo dài thời hạn sẽ phát sinh thêm nhiều tác vụ con, khiến công việc trở nên phức tạp hơn, áp lực hơn. Kết quả, bạn sẽ mệt mỏi hơn và hiệu suất làm việc tổng thể giảm sút.
Quản lý thời gian theo định luật Parkinson
Khi quyết định ứng dụng Định luật Parkinson trong quản lý thời gian, bạn hãy lập danh sách các nhiệm vụ của mình và chia chúng theo lượng thời gian cần thiết để hoàn thành. Ví dụ: các công việc có thể hoàn thành trong 1 giờ, 1 buổi, 1 ngày,….
Thiết lập lại thời hạn công việc
Sau khi đã liệt kê hết những việc cần làm, bạn hãy rút ngắn thời hạn xuống còn một nửa. Bạn cần chấp nhận cắt giảm thời hạn là một nhiệm vụ quan trọng. Hãy làm việc thông minh hơn, chứ không phải chăm chỉ hơn. Vậy nên, bước đầu tiên khi ứng dụng Định luật Parkinson chính là phá vỡ giới hạn. Nếu bạn có thể viết báo cáo trong vòng 2 ngày, hãy đặt thời hạn mới là 1 ngày, để xem bản thân có thể bứt phá hay không.
Bạn có thể gặp khó khăn khi đột ngột cắt giảm một nửa thời hạn. Nhưng nãy đánh thức bản năng có sẵn trong con người bạn – khao khát chiến thắng, chinh phục những mục tiêu mới – vào công việc. Biến việc chinh phục thời hạn thành một trò chơi và cố gắng giành chiến thắng. Tất nhiên, bạn vẫn có thể điều chỉnh theo hướng giảm dần (ví dụ như thay vì rút ngắn 50%, bạn có thể rút ngắn 30% thời hạn), nhưng hãy chọn một mục tiêu đủ thách thức.
Hãy chiến đấu với bản thân như cách các vận động viên hàng đầu tìm mọi cách rút ngắn thời gian hoàn thành cuộc đua của họ. Một khi đã thuần thục việc ứng dụng định luật Parkinson trong quản lý thời gian, bạn sẽ không còn chịu áp lực về thời hạn nữa.
Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng
Khi ứng dụng định luật Parkinson để quản lý thời gian, hãy tìm và loại bỏ các tác vụ có thể khiến bạn mất tập trung. Ví dụ như đọc email, phản hồi các tin nhắn – dù là tin nhắn công việc.
Các tác vụ này như những con gián nhỏ, chúng từ từ gặm nhấm năng suất làm việc của bạn. Thay vì nhàn nhã kiểm tra email trong 20-30 phút buổi sáng, hãy chỉ lướt nhanh chúng trong 5 phút thôi. Hãy tập trung hoàn toàn vào công việc trong 30 tới 45 phút. Sau đó, bạn có thể đứng dậy, làm gì đó (ví dụ check tin nhắn chờ và phản hồi) trong vòng 5 phút.
Hãy nhớ rằng, để áp dụng định luật Parkinson trong công việc, bạn phải tập trung vào việc đặt ra các ràng buộc về thời gian và đảm bảo rằng bạn luôn tuân thủ chúng.
Xem thêm: Cách vượt qua deadline để không còn bị dí nước đến chân mới nhảy
Xác định các tác vụ ưu tiên
Bạn còn nhớ nguyên tắc 20/80 chứ? Theo đó, bạn dành 20% thời gian để tạo ra 80% kết quả và 80% thời gian còn lại gần như lãng phí. Điều này cũng đúng nếu so sánh với Định luật Parkinson. Do đó, để quản lý tốt thời gian, bạn phải xác định được đâu là những tác vụ quan trọng, phải được ưu tiên làm trước và dành toàn bộ sự tập trung của bạn cho nhiệm vụ đó.
Cam kết thực hiện mục tiêu
Chúng ta có xu hướng bị cuốn vào những nhiệm vụ không thật sự quan trọng. Ví dụ như bạn đã lên kế hoạch lập báo cáo quý, nhưng đồng nghiệp nhờ bạn xem qua một email gửi khách hàng. Bạn có thể bị cuốn vào tác vụ đó mà quên mất dự định ban đầu.
Để tránh điều này, hãy viết những mục tiêu quan trọng trong ngày và dán chúng ở nơi dễ thấy (chẳng hạn như ghi chú dán trên máy tính của bạn), để bạn có thể nhắc nhở bản thân rằng mình cần phải tập trung vào tác vụ nào.
Đừng ngại nói cho đồng nghiệp biết mục tiêu hoàn thành trong ngày của bạn. Khi bạn nói với mọi người về những điều bạn muốn đạt được, trong tiềm thức bạn sẽ cảm thấy có nghĩa vụ phải hoàn thành chúng càng sớm càng tốt. Kết quả là bạn sẽ ít trì hoãn hơn và ít lãng phí thời gian hơn.
Ảnh hưởng của định luật Parkinson đến hiệu suất
Theo định luật Parkinson, nếu ai đó được giao một tuần để hoàn thành một nhiệm vụ mà lẽ ra họ chỉ mất một ngày để hoàn thành, họ sẽ kéo dài nhiệm vụ một cách không cần thiết. Lý do là vì mọi người tập trung vào “lượng thời gian có sẵn” thay vì “thời gian cần thiết” để hoàn thành công việc. Đồng thời, mọi người cũng có xu hướng trì hoãn các nhiệm vụ cho đến thời hạn.
Ban đầu, bạn có thể cảm thấy nhẹ nhõm vì mình có nhiều thời gian để hoàn thành một dự án, chỉ để trì hoãn nó càng lâu càng tốt. Nhưng sau đó, bạn nhanh chóng cảm thấy lo lắng.
Thời gian dôi thêm càng dài, áp lực, căng thẳng do lo lắng về việc hoàn thành nó càng kéo rộng ra. Đó là lý do tại sao, thi thoảng khi hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể cảm thấy nhẹ nhõm nhưng cũng tự hỏi tại sao một công việc đơn giản như vậy lại có thể trở thành gánh nặng trong tâm trí.
Có một câu ngạn ngữ như sau: nếu bạn chỉ còn đúng 1 phút để làm điều gì đó, bạn sẽ hoàn thành nó trong một phút. Vậy nên, đừng ngại thách thức bản thân với thời hạn mới.
Theo dõi Việc Làm 24h để không bỏ lỡ những cơ hội việc làm và bài viết thú vị cùng những mẹo nho nhỏ giúp công việc hiệu quả và cuộc sống nơi công sở thú vị hơn, bạn nhé!
Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên phục vụ, mức lương ra sao, tìm việc phục vụ uy tín
