Cuộc sống hiện đại kéo theo nhu cầu các khách hàng mong muốn giao tiếp nhanh chóng. Chính vì thế, nhân viên trực tổng đài đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Vậy nhân viên trực tổng đài là gì? Công việc trực tổng đài như thế nào? Tuyển nhân viênở đâu, mức lương ra sao? Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h khám phá sâu hơn về công việc trực tổng đài và những kỹ năng bạn cần có để trở thành một nhân viên thực thụ nhé!
Nhân viên trực tổng đài là gì?
Nhân viên trực tổng đài hay tổng đài viên là người chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các cuộc gọi điện thoại từ khách hàng hoặc đối tác của công ty. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc giải đáp thắc mắc, phản hồi ý kiến, xử lý các yêu cầu cần giúp đỡ của khách hàng hoặc kịp thời chuyển thông tin đến bộ phận liên quan.
Nhân viên trực tổng đài tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, nhân viên là Customer Service Representatives – CSR’s.
Mô tả chi tiết công việc trực tổng đài
1. Tiếp nhận cuộc gọi: Nhân viên tiếp nhận các cuộc gọi đến từ khách hàng, tìm hiểu các vấn đề.
2. Xử lý yêu cầu khách hàng: Nhân viên phải đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được xử lý đúng cách. Họ có thể giải quyết các vấn đề phát sinh từ các giao dịch mua bán sản phẩm, dịch vụ như giải đáp các thắc mắc; giới thiệu sản phẩm, dịch vụ; cung cấp thông tin hoặc hướng dẫn cho khách hàng cách sử dụng,…
3. Ghi nhận, lưu trữ thông tin: Khi tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng, nhân viên phải ghi lại thông tin chi tiết vấn đề khách hàng đang gặp phải. Thông tin này sẽ được cập nhật vào hệ thống quản lý khách hàng nhằm mục đích nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ khi cần thiết.
4. Chủ động tư vấn sản phẩm, dịch vụ: Trong trường hợp khách hàng để lại thông tin liên hệ thì nhân viên sẽ trực tiếp gọi cho khách hàng để thăm dò nhu cầu và khai thác thông tin cần thiết. Bên cạnh đó, nếu khách hàng đánh giá không tốt và phàn nàn thì nhân viên cũng cần giúp khách hàng nguôi ngoai và tìm cách giải quyết kịp thời.
5. Chăm sóc khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ: Sau khi khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của công ty, nhân viên sẽ liên lạc để khảo sát ý kiến và đánh giá của khách hàng. Việc này giúp công ty biết được những điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm, từ đó có thể cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn.
Xem thêm: Customer Service là gì? Kỹ năng nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cần có
Công việc trực tổng đài cần những kỹ năng nào?
Công việc trực tổng đài đòi hỏi bạn cần có những kỹ năng quan trọng như sau:
Hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu: Công việc trực tổng đài yêu cầu nhân viên phải nắm rõ thông tin về các sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu để có thể giải đáp kịp thời mọi thắc mắc của khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp tốt: Nhân viên trực tổng đài cần có kỹ năng giao tiếp tốt để nắm bắt được tâm lý và nhu cầu thực sự của khách hàng, từ đó đưa ra các giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách tốt nhất. Khi khách hàng gọi đến, nhân viên trực tổng đài cần trò chuyện với khách hàng bằng chất giọng dịu dàng, nhẹ nhàng, phong cách giao tiếp lịch sự, chuyên nghiệp và thân thiện.
Kỹ năng lắng nghe: Lắng nghe khách hàng giúp nhân viên trực tổng đài hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, nhờ đó thiết lập niềm tin và sự tín nhiệm.Nếu nhân viên trực tổng đài không biết cách lắng nghe, khách hàng có thể cảm thấy không được quan tâm và dễ dàng chuyển sang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của đối thủ cạnh tranh.
Kỹ năng tập trung, kiên nhẫn trong công việc: Không phải lúc nào khách hàng cũng tỏ ra bình tĩnh và lịch sự trong giao tiếp. Nhân viên cần phải có khả năng kiềm chế cảm xúc, giữ được bình tĩnh để tìm ra giải pháp tốt nhất và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Kỹ năng quản lý thời gian: Nhân viên cần phải xử lý nhiều cuộc gọi trong cùng một thời điểm, do đó, kỹ năng quản lý thời gian giúp phân bổ thời gian một cách hợp lý và hiệu quả.
Xem thêm: Bật mí từ A – Z bộ kỹ năng quản lý thời gian giúp tối ưu hiệu quả công việc
Kỹ năng tiếp nhận và giải quyết vấn đề: Kỹ năng này giúp nhân viên xử lý các cuộc gọi và đưa ra giải pháp thích hợp khi phải đối mặt với nhiều tình huống khác nhau trong quá trình trao đổi với khách hàng. Nhờ đó, các giải pháp được đưa ra nhanh chóng và hiệu quả.
Nhu cầu tuyển dụng như thế nào, mức lương ra sao?
Hầu hết các công ty đều có nhu cầu tuyển nhân viên, đặc biệt là trong những lĩnh vực như thương mại điện tử, ngân hàng, vận chuyển hoặc các công ty về giải pháp công nghệ,… Nhân viên có thể làm việc theo hình thức toàn thời gian hoặc bán thời gian.
Mức lương của nhân viên trực tổng đài bao gồm lương cơ bản và lương thưởng KPI. Đối với công việc trực tổng đài toàn thời gian, mức lương dao động từ 6 – 9 triệu. Nhân viên trực tổng đài bán thời gian, mức lương dao động từ 3 – 6 triệu và thời gian làm việc xoay ca linh hoạt. Tuy nhiên, mức lương này còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô công ty, vị trí làm việc, khả năng, hiệu suất và kinh nghiệm trong công việc. Công việc trực tổng đài thường phù hợp với các bạn sinh viên mới ra trường, các bạn sẽ có cơ hội lên vị trí team leader nếu cố gắng trong công việc từ 6 tháng – 1 năm.
Các bạn có thể tham khảo và apply các công việc trực tổng đài trên website Việc Làm 24h chẳng hạn như Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Mai Linh (mức lương từ 7 – 8 triệu), Công Ty TNHH Transcosmos Việt Nam (mức lương từ 6 – 8 triệu), Công Ty Cổ Phần Warning Zone (mức lương từ 6 – 8 triệu),…
4 bước ứng tuyển nhân viên trực tổng đài nhanh trên Việc Làm 24h
Các bạn có thể truy cập Việc Làm 24h và tìm kiếm cơ hội tuyển nhân viên phù hợp với 4 bước ứng tuyển nhanh chóng dưới đây:
Bước 1: Truy cập và đăng nhập tài khoản Việc làm 24h
- Truy cập trang chủ Việc Làm 24h
- Chọn Đăng nhập ở góc trên bên phải màn hình nếu đã có tài khoản.
- Nếu chưa có tài khoản, chọn Đăng ký tài khoản bằng Facebook, Google, Email,…
Bước 2: Tìm kiếm công việc trực tổng đài phù hợp
Cách 1: Tham khảo các công việc trực tổng đài đang được đăng tuyển trên Trang chủ được chia theo: Công ty hàng đầu, Việc làm tuyển gấp và Việc làm mới nhất.
Cách 2: Sử dụng Thanh tìm kiếm.
Tại màn hình trang chủ, các bạn có thể sử dụng Thanh tìm kiếm và nhập từ khóa về công việc trực tổng đài hoặc tên công ty mà bạn đang quan tâm.
Bước 3: Điền thông tin cá nhân và đăng tải hồ sơ ứng tuyển
Tại trang tin mô tả công việc, các bạn có thể ứng tuyển bằng cách chọn Nộp hồ sơ và điền đầy đủ thông tin cá nhân, sau đó chọn hồ sơ ứng tuyển với 1 trong 2 cách sau:
- Hồ sơ được tạo trực tiếp trên Việc Làm 24h với mục Tạo hồ sơ trực tuyến.
- Hoặc các bạn có thể chọn Tải lên hồ sơ mới để sử dụng hồ sơ cá nhân.
Bước 4: Nộp hồ sơ và chờ kết quả
Kiểm tra thông tin một lần nữa và chọn Xác nhận để gửi hồ sơ. Vậy là các bạn đã hoàn thành các bước ứng tuyển. Các bạn có thể theo dõi tình trạng hồ sơ tại mục Quản lý việc làm trong phần Tài khoản. Các bạn lưu ý email và điện thoại thường xuyên để kiểm tra kết quả ứng tuyển nhé! Với 4 bước ứng tuyển nhanh trên, các bạn đã có thể tìm kiếm các cơ hội tuyển dễ dàng trên Việc Làm 24h.
Kết luận
Nếu bạn đang tìm hiểu về công việc trực tổng đài và những kỹ năng cần thiết của nhân viên trực tổng đài, bài viết này của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h chắc chắn đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc này. Đừng quên truy cập Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để tìm kiếm thông tin tuyển dụng vị trí nhân viên trực tổng đài ngay hôm nay nhé!
Xem thêm: Tự học là gì? Bật mí các bí quyết xây dựng thói quen tự học hiệu quả
