Cùng với sự phát triển kinh tế hiện nay, công việc của nhân viên thu mua ngày càng được đánh giá cao và tuyển dụng nhân viên thu mua cũng trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Vậy nhân viên thu mua là gì? Tuyển nhân viên đòi hỏi những kỹ năng nào? Trong bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h, chúng ta sẽ tìm hiểu công việc của nhân viên thu mua, bài test và các kỹ năng cần có để thành công trong công việc này.
Nhân viên thu mua là gì?
Nhân viên thu mua hay nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là người chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu mua và đảm bảo số lượng cũng như chất lượng nguồn nguyên liệu đầu vào phù hợp với nhu cầu công ty. Nhân viên sẽ tìm kiếm các nguồn thu uy tín, chất lượng; làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp để đàm phán về giá cả nhằm đảm bảo chi phí hợp lý. Đồng thời thương thảo các điều khoản, hợp đồng và đảm bảo quá trình vận chuyển đúng hàng hoá thời hạn cũng như kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá. Không những thế, nhân viên cũng đảm bảo duy trì các mức tồn kho, quản lý ngân sách và theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp để đảm bảo quy trình mua sắm được hiệu quả, tiết kiệm chi phí và có thể sử dụng trong sản xuất bất cứ lúc nào.
Xem thêm: Học không giỏi nên học ngành gì? Cách giúp bạn định hướng nghề nghiệp tương lai
Công việc của nhân viên thu mua là gì?
1. Xác định nhu cầu công ty
Nhân viên thu mua phải liên lạc với các bộ phận, phòng ban hoặc cá nhân có liên quan trong công ty và tham khảo kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh và định hướng phát triển. Từ đó, xác định nhu cầu và đưa ra các giải pháp tối ưu về nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, thiết bị và dịch vụ để phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh.
2. Nghiên cứu thị trường
Nhân viên thu mua tiến hành nghiên cứu thị trường và xác định các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của công ty. Đồng thời, nhân viên tiến hành khảo sát bảng giá sản phẩm, dịch vụ của nhiều nhà cung cấp khác nhau để có kế hoạch thương lượng mức giá hợp lý với nguồn cung ứng uy tín, chất lượng.
3. Tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp
Nhờ nghiên cứu thị trường, nhân viên có thể tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, giá cả, quy trình giao hàng, các chương trình ưu đãi, chính sách chăm sóc khách hàng,…
4. Đàm phán và ký hợp đồng
Nhân viên thu mua tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp về giá cả, điều khoản, hợp đồng,… đảm bảo rằng các điều khoản được thỏa thuận đáp ứng nhu cầu của công ty và tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp đó.
Xem thêm: Phương pháp rèn luyện kỹ năng đàm phán từ A-Z hiệu quả tăng tính thuyết phục
5. Theo dõi và đánh giá thực hiện hợp đồng
Sau khi ký hợp đồng, nhân viên theo dõi và đánh giá việc thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp. Nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhân viên cần phải đàm phán với nhà cung cấp để giải quyết tình huống và đảm bảo quyền lợi của công ty.
6. Quản lý tồn kho
Nhân viên phải theo dõi các mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu của công ty, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục mà không gây lãng phí tài nguyên.
- Theo dõi số lượng và tình trạng của các sản phẩm trong kho
- Xác định sản phẩm cần mua để bổ sung vào kho
- Điều chỉnh mức tồn kho bằng cách tăng hoặc giảm số lượng sản phẩm trong kho.
- Lập kế hoạch nhập kho
- Tối ưu hóa quá trình nhập kho
- Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra số lượng và tình trạng của sản phẩm trong kho
7. Quản lý ngân sách
Nhân viên thu mua phải đảm bảo việc thu – chi được cân bằng và biết cách phân bổ chi phí hợp lý trong giới hạn ngân sách được phê duyệt. Do đó, nhân viên phải kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn, phiếu chi và chứng từ để đảm bảo rằng số tiền chi tiêu cho mua sắm là chính xác và hợp lệ.
8. Đánh giá nhà cung cấp
Việc đánh giá hiệu suất làm việc của các nhà cung cấp giúp nhân viên xác định các nhà cung cấp hợp tác lâu dài.
Tuyển dụng nhân viên thu mua đòi hỏi các kỹ năng quan trọng nào?
Nhằm đáp ứng tính chất công việc, các công ty tuyển dụng thường đòi hỏi các kỹ năng cần thiết sau:
Kiến thức về sản phẩm và thị trường: Nhân viên cần có kiến thức chuyên môn về sản phẩm và thị trường để có thể đánh giá chất lượng sản phẩm, đàm phán giá cả và tìm kiếm những nhà cung cấp đáng tin cậy.
Tư duy chiến lược: Khả năng suy nghĩ toàn diện và kế hoạch hóa trong việc quản lý quy trình mua hàng là yếu tố cực kỳ quan trọng để giúp công ty tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất và tăng cường độ cạnh tranh trên thị trường.
Kỹ năng đàm phán: Việc đàm phán giá cả là một phần quan trọng trong công việc của nhân viên thu mua để đạt được giá cả hợp lý và giảm thiểu chi phí cho công ty.
Kỹ năng quản lý thời gian: Kỹ năng này giúp nhân viên giám sát quá trình vận chuyển của nhà cung ứng theo đúng thời gian đã thống nhất và đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được diễn ra theo đúng tiến độ,…
Xem thêm: Bật mí từ A – Z bộ kỹ năng quản lý thời gian giúp tối ưu hiệu quả công việc
Kỹ năng giao tiếp, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt: Do tính chất công việc liên quan đến nhiều khâu sản xuất trong công ty nên nhân viên cần có kỹ năng giao tiếp tốt để liên lạc với các nhà cung cấp, đối tác và các bộ phận khác trong công ty.
Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Kỹ năng này giúp nhân viên phân tích thị trường, nhà cung ứng cũng như đối thủ kinh doanh để đưa ra các quyết định đúng đắn. Nhiều lựa chọn về sản phẩm và nhà cung ứng đòi hỏi nhân viên phải cân đối các tiêu chí giá cả, chất lượng, dịch vụ vận chuyển và dịch vụ tổng thể tối ưu trong bất kỳ tình huống, kể cả các tình huống xấu.
Kỹ năng sử dụng máy tính và phần mềm: Công việc của nhân viên yêu cầu sử dụng nhiều phần mềm để quản lý quá trình mua hàng và lưu trữ thông tin để thực hiện tốt công việc của mình.
Các bài test nhân viên thu mua mà bạn không thể bỏ qua
Các bài test là một trong những phương pháp tuyển dụng hiệu quả để đánh giá khả năng của ứng viên. Các bài test thường bao gồm các câu hỏi liên quan đến kiến thức chuyên môn và các kỹ năng quan trọng.
1. Làm thế nào bạn đảm bảo việc mua hàng được tiến hành đúng thời gian và theo đúng ngân cách công ty?
2. Bạn có thể đưa ra một ví dụ về việc bạn đã đạt được mức giá tốt hơn so với mức giá ban đầu từ nhà cung cấp không? Hãy cho chúng tôi biết cách bạn làm được điều đó.
3. Bạn có kinh nghiệm trong việc quản lý các dự án thu mua lớn không? Nếu có, hãy cho chúng tôi biết về kinh nghiệm của bạn trong việc quản lý các dự án đó.
4. Theo bạn, giá cả hay chất lượng sản phẩm quan trọng hơn? Vì sao?
5. Nếu bạn muốn mua sản phẩm từ nhà cung ứng đó, nhưng không thể trả mức giá theo yêu cầu của họ, bạn sẽ làm như thế nào?
6. Lý do mà bạn nghĩ mình sẽ trở thành nhân viên phù hợp với vị trí tại công ty chúng tôi là gì?
7. Những điểm mạnh giúp ích cho bạn trong công việc này là gì?
8. Nếu nhà cung cấp không giao đúng mẫu mã hoặc số lượng sản phẩm, bạn sẽ làm gì?
Tuyển nhân viên thu ngay trên Việc Làm 24h
Các bạn có thể tìm kiếm thông tin tuyển dụng trên Việc Làm 24h để chọn cho mình công việc phù hợp. Nhiều công ty hàng đầu Việt Nam tuyển nhân viên thu mua như Công ty Cổ phần Thực phẩm Cholimex (mức lương từ 10 – 15 triệu), Công Ty TNHH Green And Happy Life (mức lương từ 8 – 9 triệu), Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Không Taseco Sài Gòn (mức lương từ 9 – 11 triệu), Công Ty TNHH Bánh Kẹo Tân Thế Kỷ (mức lương từ 8 – 10 triệu)…
Trên trang tuyển dụng Việc Làm 24h, các bạn có thể tham khảo chi tiết vị trí công việc; mô tả và yêu cầu công việc; mức lương, thưởng và phụ cấp; tên công ty và địa chỉ làm việc,… Đặc biệt, các bạn có thể nộp hồ sơ ứng tuyển bằng cách tải hồ sơ lên hoặc tự tạo hồ sơ trực tuyến trên Việc Làm 24h và dễ dàng theo dõi tình trạng hồ sơ để kiểm tra kết quả ứng tuyển.
Kết luận
Trong bài viết trên, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h đã giới thiệu đến các bạn công việc của nhân viên thu mua là gì, các bài test nhân viên thu mua thường được sử dụng trong phỏng vấn cũng như các kỹ năng cần có để thành công trong công việc này. Nếu bạn đang tìm kiếm công việc trong lĩnh vực này, đừng quên tìm kiếm thông tin tuyển dụng nhân viên thu mua trên Việc Làm 24h ngay hôm nay nhé!
Xem thêm: Nhân viên kho là gì? 4 kỹ năng cần có để trở thành nhân viên kho xuất sắc
