Webinar là khái niệm đã quá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, nhất là những người làm truyền thông, sự kiện. Nhưng tổ chức webinar sao cho thành công, hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Nếu công việc của bạn phải thường xuyên tổ chức webinar, tham khảo ngay bài viết sau của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để hiểu hơn webinar là gì và cách tổ chức một webinar sao cho hiệu quả.
Webinar là gì?
Webinar là cụm từ kết hợp của “web” (nền tảng internet) và “seminar” (có nghĩa là hội thảo). Webinar có thể hiểu đơn giản là hội thảo trực tuyến – tổ chức online trên các nền tảng như Zoom, GoToWebinar, ClickMeeting…
Ưu điểm của Webinar
So với hội thảo trực tiếp (offline), webinar có nhiều ưu điểm như:
- Tham gia được ở mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có thiết bị kết nối Internet và truy cập được vào nền tảng webinar.
- Thuận tiện cho cả đơn vị tổ chức và người tham gia.
- Tiết kiệm chi phí tổ chức (không phải thuê địa điểm hoặc trang trí địa điểm…).
- Tiếp cận được tới số lượng người lớn trên internet.
- Cho phép chia sẻ màn hình và hình ảnh webcam: người tham dự có thể thấy hình ảnh của diễn giả, người thuyết trình và cả nội dung trình bày cùng lúc trên một màn hình.
- Tương tác đa chiều dễ dàng qua tính năng chat hoặc trò chuyện trên micro.
- Có thể tạo bảng khảo sát hoặc thăm dò ý kiến đơn giản của khách mời tham gia ngay trong suốt buổi hội thảo để tạo sự tương tác và hứng thú.
- Có thể thu lại video về buổi hội thảo đơn giản để bạn xem lại, chỉnh sửa video hoặc đơn giản là rút kinh nghiệm cho những buổi hội thảo sau.
Các dạng Webinar là gì?
Hiện nay có hai dạng Webinar phổ biến là: Webinar ghi sẵn và Webinar tổ chức trực tiếp.
- Webinar trực tiếp: buổi hội thảo diễn ra theo thời gian thực, cho phép người tổ chức, diễn giả tương tác theo thời gian thực với khách tham gia.
- Webinar ghi sẵn: là dạng Webinar đã được quay lại và dựng sẵn từ trước sau đó phát lại trên Internet. Người tham dự sẽ không thể tương tác với diễn giả trực tiếp, nhưng họ có thể xem đi xem lại nhiều lần thuận tiện.
Webinar phù hợp với ngành nghề nào?
Webinar có thể sử dụng trong nhiều ngành nghề đa dạng, trong đó hữu dụng nhất phải kể đến: Marketing, giáo dục…
- Webinar giáo dục: tổ chức lớp học online qua các buổi Webinar là ý tưởng tuyệt vời cho cả người tổ chức và người tham dự, tiết kiệm thời gian, chi phí và tiếp cận được số lượng học viên, học sinh tham gia đông đảo. Webinar hiện nay còn tích hợp cả nền tảng thanh toán như Paypal. Do đó, mô hình này rất phù hợp cho lĩnh vực giáo dục trực tuyến, cho phép nhiều đối tượng đa dạng tiếp cận các lớp học online mọi lúc mọi nơi hiệu quả hơn.
- Webinar Marketing: trong truyền thông và tiếp thị, Webinar là kênh giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới hiệu quả tới khách hàng. Hình thức này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong khi mở rộng phạm vi tiếp cận lên nhiều lần so với hội thảo trực tiếp.
- Webinar đào tạo nội bộ: với các doanh nghiệp nói chung, Webinar còn là nền tảng hữu ích giúp triển khai các hoạt động đào tạo nội bộ hiệu quả, nhất là với các doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn hoặc doanh nghiệp đa quốc gia.
Zoom Webinar là gì?
Zoom Webinar là Webinar diễn ra trên nền tảng ZOOM Cloud Meetings – một ứng dụng họp và học trực tuyến phổ biến hàng đầu hiện nay.
Zoom có nhiều tính năng ưu việt nổi bật như:
- Lên lịch Webinar.
- Gửi lời mời tham gia.
- Lưu trữ thông tin về người tham gia.
- Quản lý cuộc họp: quản lý video, audio, người tham gia, quyền tham gia…
- Q&A (Hỏi và đáp) trực tiếp.
- Truyền file trong quá trình hội thảo.
- Breakout Rooms: chia cuộc họp thành các phiên để chủ trì dễ dàng hơn.
- Paypal Integration: tính phí đăng ký Webinar qua PayPal.
Hạn chế duy nhất của ứng dụng này là bạn cần trả phí để sử dụng được trọn vẹn tính năng và có được số lượng người tham gia lên đến 10.000 người.
Lợi ích của Webinar là gì?
Như vậy hẳn bạn đã hiểu được Webinar là gì. Với những đặc điểm này, Webinar mang tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:
- Lưu trữ thông tin của các Webinar làm tài liệu phục vụ đào tạo, nghiên cứu…
- Hỗ trợ đắc lực cho marketing.
- Tạo phễu thu hút email hoặc thông tin người quan tâm, tạo nên tệp người dùng tiềm năng cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Là một chiến thuật nội dung miễn phí hiệu quả có thể thay thế cho Instagram Live, Youtube Live, Facebook Live…
- Thu thập phản hồi của khách hàng đơn giản, chính xác qua hỏi đáp trực tiếp tại Webinar hoặc qua bảng khảo sát…
- Tạo không gian mở, không giới hạn người tiếp cận tới thương hiệu hoặc sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Các bước tổ chức Webinar thành công
Sau đây là các bước tổ chức một Webinar bạn có thể tham khảo:
- Bước 1: Lên kế hoạch tổ chức: gồm thời gian, chủ đề, nội dung, diễn giả, số lượng khách mời, số lượng người tham gia, nền tảng tổ chức…
+ Chủ đề của Webinar cần rõ ràng lợi ích của người tham dự.
+ Diễn giả tham gia nổi tiếng hoặc có tầm ảnh hưởng thường sẽ giúp thu hút nhiều người tham gia.
+ Nội dung Webinar thường được trình bày kèm slide thuyết trình hấp dẫn. Bạn có thể tham khảo những ứng dụng giúp thiết kế slide đẹp và chuyên nghiệp như Envato hoặc Prezi…
Xem thêm: Khám phá các cách làm slide thuyết trình chuyên nghiệp, ấn tượng
+ Nền tảng tổ chức Webinar là nền tảng nào: Zoom, ClickMeeting hay GoToWebinar…
+ Chọn ngày giờ tổ chức: ngày giờ này cần phù hợp với đối tượng tham gia của bạn. Ví dụ, với các Webinar có người tham gia đến từ nhiều quốc gia có múi giờ chênh lệch, bạn cần chọn khung giờ phù hợp.
+ Chuẩn bị sẵn nội dung khảo sát hoặc câu hỏi phỏng vấn người tham gia, tăng sức hấp dẫn cho Webinar bằng các ứng dụng như sli.do, kahoot…
- Bước 2: Gửi thư mời tham gia, quảng bá thông tin về Webinar để thu hút người tham gia.
Bạn có thể tạo Landing page để thu hút người tham gia hoặc thực hiện các hoạt động truyền thông trên mạng xã hội quảng bá về Webinar.
Thời gian quảng bá và gửi thư mời nên là khoảng 2 đến 3 tuần trước khi sự kiện bắt đầu.
- Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ thực hiện Webinar
+ Máy tính kết nối Internet.
+ Webcam, tai nghe, micro.
+ Cài đặt sẵn một trong các trình duyệt sau trên máy tính: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera.
+ Thiết lập sẵn slide và các tài liệu, nội dung cần thiết, liên quan đến Webinar lên máy tính;
+ Đừng quên chuẩn bị máy tính dự phòng và kiểm tra đường truyền mạng để đảm bảo buổi Webinar không bị gián đoạn vì bất cứ lý do gì.
Cẩn thận hơn, bạn có thể làm một buổi “chạy thử” để kiểm tra hoạt động của máy móc, âm thanh và độ trơn tru của kịch bản Webinar trước khi diễn ra chính thức.
- Bước 4: Triển khai
Khi đã hoàn tất chuẩn bị và người tham gia, diễn giả đã sẵn sàng, đến đúng ngày giờ tổ chức bạn thực hiện buổi Webinar như dự kiến.
- Bước 5: Theo sát khán giả sau khi hoàn tất
Bạn có thể gửi mail cảm ơn hoặc xin ý kiến phản hồi của người tham gia sau khi họ tham gia buổi Webinar để có thêm đánh giá và rút kinh nghiệm.
Xem thêm: Quy tắc viết Email bằng tiếng Anh giúp chuyên nghiệp hơn trong mọi tình huống
Lưu ý
Với các bước thực hiện đơn giản trên, bất cứ ai cũng có thể triển khai tổ chức Webinar. Tuy nhiên, để có một buổi Webinar thành công, sau đây là một số điểm bạn nên lưu ý:
- Phân chia vai trò nhân sự rõ ràng.
Một buổi Webinar tổ chức online nhưng vẫn cần có sự phân công rõ ràng ai là người điều phối, ai là người thuyết trình (theo chủ đề nào) và ai là trợ lý hội thảo.
Mỗi người một trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp buổi Webinar diễn ra trơn tru hơn và hạn chế những sai sót không đáng có.
- Chất lượng hình ảnh, âm thanh.
Chất lượng này phụ thuộc phần nhiều vào tốc độ đường truyền internet. Bạn nên đảm bảo tốc độ đường truyền không dưới 512Kb/s. Nếu không dùng webcam, tốc độ đường truyền cần tối thiểu là 256KB/s.
Ngoài ra, bạn nên ngắt kết nối với các phần mềm chat khác và tạm dừng mọi quá trình tải xuống, đồng thời đóng các tab trình duyệt khác không cần thiết khi đang tổ chức Webinar. Điều này vừa giúp tăng sự tập trung của người tham gia, đồng thời tối ưu chất lượng đường truyền tốt nhất.
Xem thêm: Tổng hợp các website giúp bạn tự học SEO tại nhà hiệu quả nhất hiện nay
- Đầu tư cho hình ảnh và nội dung.
Webinar sẽ gây ấn tượng nhất cho người xem qua hình ảnh và nội dung truyền tải (không có các yếu tố như hiệu ứng sân khấu…). Do đó, các slide thuyết trình với văn bản thuần tuý hoặc nội dung nhàm chán sẽ khiến người xem thoát ra nhanh chóng.
- Cân nhắc chi phí tổ chức Webinar.
Webinar giúp tiết kiệm ngân sách thuê địa điểm, trang trí sân khấu… tuy nhiên vẫn tiêu tốn các chi phí như mời diễn giả, chi phí quảng bá và chi phí cho phần mềm tổ chức Webinar trả phí. Do đó, bạn cần cân nhắc về toàn bộ ngân sách này sao cho phù hợp với mục tiêu và khả năng của doanh nghiệp.
- Gửi câu hỏi và nội dung Webinar trước cho diễn giả.
Diễn giả là khách mời, đồng thời cùng dẫn dắt nội dung của buổi Webinar, do đó, việc nắm trước nội dung, có sự chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp Webinar hấp dẫn và hiệu quả hơn.
- Với những Webinar có tính phí hoặc có tính bảo mật: bạn có thể cân nhắc yêu cầu mật mã tham dự với người tham gia. Tính năng này có thể được thiết lập ở phần Webinar Password.
- Khoá hội thảo.
Khi lượng người tham dự đã đủ hoặc để ngăn chặn những truy cập lạ có thể ảnh hưởng tới chất lượng Webinar, bạn có thể sử dụng tính năng khoá để đảm bảo chất lượng Webinar tốt hơn.
- Bình tĩnh xử lý các sự cố.
Là hội thảo tổ chức online nhưng không thiếu các trường hợp có sự cố phát sinh hoặc người tham gia gây rối cho hội thảo. Với các Webinar, cách thức xử lý đơn giản hơn rất nhiều so với hội thảo trực tiếp, bạn có thể bình tĩnh xử lý bằng cách chủ động nắm quyền tắt tiếng (tắt micro) của người tham gia đó và mời họ ra khỏi cuộc họp.
Tạm kết
Trên đây, Việc Làm 24h đã chia sẻ với bạn những thông tin cơ bản về Webinar là gì, các ưu điểm Webinar mang lại cho doanh nghiệp cũng như cách thức tổ chức Webinar đơn giản ai cũng có thể bắt đầu. Mong rằng những chia sẻ hữu ích này giúp bạn có thêm thông tin và tự tin hơn khi cần tổ chức Webinar trong tương lai.
Xem thêm: Thời đại VUCA là gì? Gen Z làm thế nào để tồn tại trong kỷ nguyên bất ổn?
