Khi tiếp cận với lĩnh vực kinh doanh và tài chính, chúng ta thường nghe nhắc đến các thuật ngữ như “lợi nhuận”, “tài sản”, “nợ phải trả”, “doanh số bán hàng”, và đặc biệt là “hạch toán”. Nhiều bạn sẽ thắc mắc hạch toán kinh tế là gì, hạch toán kinh doanh là gì,… đối với nhiều người, những khái niệm này có thể còn xa lạ và khá phức tạp. Tuy nhiên, không cần phải là chuyên gia kế toán, bạn cũng có thể hiểu sơ qua về ý nghĩa và vai trò quan trọng mà hạch toán đem lại trong việc quản lý tài chính. Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu về hạch toán là gì ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Hạch toán là gì?
Hạch toán là một quá trình cơ bản và không thể thiếu trong lĩnh vực kế toán và quản lý tài chính. Bằng cách kết hợp các 4 quy trình: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép, quá trình hạch toán giúp tạo ra một cơ sở thông tin đáng tin cậy và chính xác về tình hình hoạt động kinh tế của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Quan sát: Trong giai đoạn quan sát, việc định hướng và phản ánh các đối tượng cần thu thập thông tin là cực kỳ quan trọng. Điều này đảm bảo rằng mọi giao dịch và sự kiện kinh tế được quan sát và ghi nhận đầy đủ.
Đo lường: Sau khi đã thu thập thông tin, bước đo lường là để lượng hóa các chi phí hao tổn và các tài sản đã được sản xuất. Nhờ vào các đơn vị đo lường thích hợp, ta có thể cụ thể hóa giá trị và số lượng của các yếu tố kinh tế liên quan.
Tính toán: Tiếp theo, quá trình hạch toán thực hiện việc sử dụng các phép tính, phân tích và tổng hợp để đánh giá mức độ thực hiện và hiệu quả của mỗi quá trình kinh tế. Điều này giúp xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và tiềm năng cải tiến trong hoạt động kinh doanh.
Ghi chép: Cuối cùng, bước ghi chép đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và ghi lại thông tin về các hoạt động kinh tế. Từ đó, cung cấp căn cứ thông tin để ra quyết định hợp lý và hiệu quả trong việc quản lý tài chính và phát triển doanh nghiệp.
Hạch toán tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, hạch toán được gọi là “Accounting” hay “Bookkeeping” – đây là những từ phổ biến dùng để chỉ hoạt động ghi nhận, phân loại và xử lý thông tin tài chính trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Các bước trong quy trình hạch toán trong tiếng Anh là: Observing (quan sát), Measuring (đo lường), Calculating (tính toán), Recording (Ghi chép).
2. Phân loại hạch toán
Sau khi tìm hiểu về khái niệm hạch toán là gì, bạn có thể thấy đây là quy trình quan trọng và tương đối phức tạp, vì thế hạch toán thường được chia thành 3 loại.
Hạch toán nghiệp vụ là gì?
Đây là quá trình ghi nhận và xử lý các giao dịch kinh doanh hàng ngày của một doanh nghiệp. Hạch toán nghiệp vụ tập trung vào các hoạt động cơ bản như mua bán hàng hóa, dịch vụ, chi trả và thu tiền, quản lý kho, và các hoạt động khác liên quan trực tiếp đến sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Tập trung vào hoạt động cơ bản: Hạch toán nghiệp vụ tập trung vào các hoạt động hàng ngày giúp đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong việc ghi nhận các giao dịch cơ bản.
- Tối ưu hóa quản lý tài chính: Hạch toán nghiệp vụ giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ quyết định trong việc quản lý tài chính hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực.
- Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh: Thông tin từ hạch toán nghiệp vụ là căn cứ để quản lý đưa ra quyết định kinh doanh như tối ưu hóa sản xuất, quản lý chi phí, xây dựng chính sách giá, và tối đa hóa lợi nhuận.
Nhược điểm:
- Hạn chế trong phạm vi: Hạch toán nghiệp vụ chỉ tập trung vào các hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, do đó có thể bỏ qua những hoạt động không trực tiếp liên quan đến sản xuất và kinh doanh. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá toàn diện và chi tiết về tình hình kinh doanh.
- Thiếu sự phân tích chi tiết: Hạch toán nghiệp vụ thường không cung cấp thông tin chi tiết và phân tích sâu về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có thể làm hạn chế khả năng hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác: Hạch toán nghiệp vụ yêu cầu tính chính xác và cẩn thận cao trong việc ghi nhận các giao dịch và số liệu tài chính.
Hạch toán thống kê là gì?
Đây là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin tài chính nội bộ, nhằm hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định chiến lược và quản lý hoạt động kinh doanh. Hạch toán thống kê giúp quản lý có cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Cung cấp thông tin chi tiết và sâu hơn: Hạch toán thống kê giúp quản lý hiểu rõ hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Thông tin từ hạch toán thống kê cung cấp căn cứ để đưa ra các quyết định chiến lược như định hướng phát triển doanh nghiệp, đầu tư mở rộng, tối ưu hóa sản xuất và quản lý chi phí.
- Định hướng tối ưu hóa tài nguyên: Hạch toán thống kê giúp xác định rõ ràng về việc sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ quản lý tối ưu hóa các nguồn lực như vốn, lao động và tài sản.
Nhược điểm:
- Yêu cầu sự phân tích chuyên sâu: Hạch toán thống kê yêu cầu sự phân tích và hiểu biết sâu hơn về lĩnh vực kế toán và quản lý. Điều này đòi hỏi chuyên môn cao để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin thu thập và xử lý.
- Đòi hỏi thời gian và chi phí: Quá trình hạch toán thống kê đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và chi phí. Cần phải có các hệ thống và quy trình kỹ lưỡng để thu thập, xử lý và phân tích thông tin tài chính nội bộ của doanh nghiệp.
- Có thể phức tạp và khó hiểu: Hạch toán thống kê có thể phức tạp và khó hiểu đối với những người không chuyên trong lĩnh vực kế toán và quản lý.
Hạch toán kế toán là gì?
Đây là quá trình ghi nhận và báo cáo thông tin tài chính của doanh nghiệp dưới dạng báo cáo tài chính. Hạch toán kế toán đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu tài chính, từ đó cung cấp thông tin cho các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp như cổ đông, nhà đầu tư, ngân hàng, và cơ quan quản lý thuế.
Ưu điểm:
- Minh bạch và chính xác: Hạch toán kế toán đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu tài chính. Việc ghi nhận các giao dịch và sự kiện kinh tế theo quy tắc kế toán chuẩn giúp đảm bảo rằng thông tin tài chính được hiển thị một cách đáng tin cậy và rõ ràng.
- Cung cấp thông tin quản lý: Hạch toán kế toán cung cấp thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin từ hạch toán kế toán là căn cứ để quản lý đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến kế hoạch tài chính, đầu tư, và mục tiêu kinh doanh.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Hạch toán kế toán phải tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn kế toán quốc tế. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy của thông tin tài chính được báo cáo.
Nhược điểm:
- Tính phức tạp: Hạch toán kế toán có thể phức tạp và yêu cầu kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực kế toán.
- Chi phí và thời gian: Quá trình hạch toán kế toán đòi hỏi đầu tư về thời gian và chi phí
- Khả năng sai sót: Trong quá trình hạch toán kế toán, có khả năng xảy ra sai sót trong việc ghi nhận và xử lý các giao dịch tài chính. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin tài chính được báo cáo.
3. Mối quan hệ giữa 3 loại hạch toán
Ba loại hạch toán – hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán – có mối quan hệ chặt chẽ và tương tác với nhau trong quá trình quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp.
Hạch toán nghiệp vụ và Hạch toán thống kê
Cả hai loại hạch toán này đều là các quá trình tập trung vào việc thu thập, xử lý và ghi nhận thông tin tài chính nội bộ của doanh nghiệp. Hạch toán nghiệp vụ ghi nhận các giao dịch kinh doanh hàng ngày như mua bán hàng hóa, chi trả và thu tiền, trong khi hạch toán thống kê tập trung vào việc phân tích và báo cáo thông tin tài chính nội bộ để hỗ trợ quản lý ra quyết định.
Thông tin từ hạch toán nghiệp vụ cung cấp cơ sở dữ liệu cho hạch toán thống kê và giúp quản lý có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về hoạt động kinh doanh.
Hạch toán thống kê và Hạch toán kế toán
Hạch toán thống kê tập trung vào việc cung cấp thông tin nội bộ để hỗ trợ quản lý ra quyết định kinh doanh, trong khi hạch toán kế toán tập trung vào việc ghi nhận và báo cáo thông tin tài chính theo quy tắc và tiêu chuẩn kế toán quốc tế để đáp ứng yêu cầu bên ngoài doanh nghiệp như cổ đông, ngân hàng, cơ quan quản lý thuế.
Thông tin từ hạch toán thống kê đóng vai trò quan trọng trong quá trình hạch toán kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính.
Hạch toán nghiệp vụ và Hạch toán kế toán
Hai hạch toán trên đều là các quá trình tập trung vào việc ghi nhận và xử lý thông tin tài chính của doanh nghiệp.
Thông tin từ hạch toán nghiệp vụ cung cấp căn cứ dữ liệu cho hạch toán kế toán, giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính được báo cáo.
4. Các dạng hạch toán khác
Ngoài ba loại hạch toán bên trên, còn có hai dạng hạch toán khác là hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc.
Hạch toán độc lập là gì?
Hạch toán độc lập hay hạch toán tài chính độc lập là gì chắc sẽ là thắc mắc của nhiều bạn khi mới biết đến các quy trình hạch toán.
Đây là dạng hạch toán được áp dụng đối với các đơn vị hoạt động, tổ chức, hoặc công ty con có sự tự chủ và hoạt động độc lập về tài chính và quản lý. Trong hạch toán độc lập, các đơn vị này phải thực hiện hạch toán riêng biệt. Điều này đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong báo cáo tài chính của từng đơn vị và cho phép các quyết định quản lý được đưa ra dựa trên dữ liệu cụ thể của từng đơn vị.
Hạch toán phụ thuộc là gì?
Hạch toán phụ thuộc áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con. Trong trường hợp này, công ty mẹ (hoặc công ty cổ đông chủ đạo) phải thực hiện hạch toán và báo cáo tài chính cho cả công ty mẹ và các công ty con (các đơn vị con). Hạch toán phụ thuộc đảm bảo sự kết hợp và tính chính xác của dữ liệu tài chính của tất cả các công ty trong hệ thống. Việc này thường áp dụng các quy tắc và tiêu chuẩn định sẵn để đảm bảo sự thống nhất và minh bạch trong báo cáo tài chính của cả hệ thống công ty.
5. Những sai sót hay gặp phải khi hạch toán
Sai sót ghi nhận thông tin
Một trong những sai sót thường gặp nhất là việc ghi nhận thông tin sai về số tiền, ngày tháng, hoặc các chi tiết liên quan đến giao dịch kinh tế. Điều này có thể xảy ra do sự nhầm lẫn, sai sót trong nhập liệu hoặc thiếu sự chính xác trong việc xác định thông tin.
Sai sót tính toán
Đôi khi, việc tính toán các con số liên quan đến hạch toán có thể gặp sai sót, dẫn đến các số liệu không chính xác.
Thiếu sót trong phân loại hạch toán
Việc phân loại sai loại hạch toán hoặc đưa vào tài khoản không đúng cũng là một sai sót phổ biến. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính và khó khăn trong việc theo dõi các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Bỏ sót hoặc ghi nhận trùng lặp
Khi thực hiện hạch toán, người thực hiện có thể bỏ sót việc ghi nhận một số giao dịch hoặc ghi nhận trùng lặp một số thông tin, dẫn đến số liệu không đúng.
Không tuân thủ quy định kế toán
Nếu không tuân thủ đúng các quy định kế toán và tiêu chuẩn kế toán quốc tế, có thể dẫn đến việc sai sót trong hạch toán và báo cáo tài chính không đáng tin cậy.
Sai sót trong việc phối hợp giữa các loại hạch toán là gì?
Nếu không có sự phối hợp chặt chẽ giữa các loại hạch toán như hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán, có thể dẫn đến không đồng nhất trong thông tin và số liệu kế toán.
Tạm kết
Hạch toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy và hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định kinh doanh. Bằng việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình hạch toán, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và đạt được sự minh bạch trong các báo cáo tài chính.
Hy vọng với những chia sẻ về hạch toán là gì trong bài viết trên, có thể giúp bạn hiểu hơn về quy trình này để áp dụng tốt hơn trong kinh doanh. Chúc bạn luôn thành công. Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: GS25 tuyển dụng: Môi trường lý tưởng, thu nhập hấp dẫn đang thu hút nhiều bạn trẻ
