Nhiều doanh nghiệp thực hiện Performance Review như một công cụ đánh giá hiệu quả làm việc và giúp nâng cao hiệu suất cho nhân sự. Vậy Performance Review là gì? Cần chuẩn bị gì để thực hiện Performance Review hiệu quả? Tham khảo bài viết của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để được giải đáp.
Performance Review là gì
Performance Review (đánh giá hiệu suất) là quá trình người quản lý thực hiện đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự theo định kỳ.
Mục đích của quy trình này để đánh giá chính xác về hiệu suất làm việc của nhân sự, từ đó, phát triển các kỹ năng nhân sự phù hợp với nhiệm vụ công việc. Cụ thể, thông qua đánh giá, quản lý xác định được các điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự, từ đó đưa ra những phản hồi, định hướng và giúp nhân sự đạt hiệu suất cao hơn trong tương lai. Đây cũng là quá trình nhân sự tự đánh giá lại năng lực của bản thân để điều chỉnh nâng cao năng lực chính mình. Thông qua Performance Review, nhân sự cũng có thể đề xuất mức lương mới phù hợp hơn với năng lực bản thân.
Thông thường, Performance Review được tiến hành hàng năm với toàn bộ nhân sự. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể thực hiện Performance Review thường xuyên hơn (hàng quý, hàng tháng, thậm chí hàng tuần) để tạo ra hệ thống quản lý hiệu suất tốt hơn.
Performance Review có thể tiến hành dưới hình thức thông qua bảng khảo sát, email, văn bản hoặc gặp mặt trực tiếp.
Lợi ích của Performance Review là gì?
Khi thực hiện đúng, Performance Review mang tới lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên.
Về phía quản lý
- Đánh giá đúng hiệu suất hiện tại của nhân sự.
- Xác định lĩnh vực nhân viên có thể nâng cao, cải thiện kỹ năng để hoàn thành công việc tốt hơn.
- Tăng cường sự tập trung của nhân sự vào mục tiêu doanh nghiệp.
- Giúp nhân viên thiết lập mục tiêu
- Xác định chính xác nhu cầu về đào tạo cho từng nhân viên
- Truyền đạt kỳ vọng, khuyến khích sự phát triển của nhân sự.
- Cải thiện giao tiếp và mối quan hệ giữa quản lý với nhân viê.
Về phía nhân sự
- Cơ hội đánh giá lại năng lực công việc của bản thân.
- Cải thiện hiệu suất công việc hiện tại và tương lai.
- Giúp nhận diện điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, từ đó có phương pháp tự phát triển, nâng cao năng lực
- Giúp định hình rõ hơn con đường phát triển sự nghiệp.
Với doanh nghiệp
- Giúp nhân viên có phản hồi công bằng, thẳng thắn về hiệu suất cá nhân – tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và tích cực.
- Làm cơ sở cho quá trình giao việc và bố trí nhân sự tối ưu nhất.
- Giúp phát triển đồng đều đội nhóm nhân sự.
- Sử dụng như một công cụ cho chiến lược nhân sự trong tương lai (tuyển dụng thêm hoặc đào tạo…).
Các phương pháp thực hiện Performance Review là gì?
Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp thực hiện Performance Review khác nhau tùy theo mục tiêu và định hướng riêng. Sau đây là một số phương pháp thực hiện Performance Review phổ biến.
- Đánh giá 360 độ: là phương pháp thu thập ý kiến khách quan từ quản lý trực tiếp, đồng nghiệp cùng đội nhóm, phòng ban liên quan, khách hàng, cấp dưới hoặc đối tác trực tiếp.
- Đánh giá theo thang điểm BARS (Behaviorally Anchored Rating Scale): phương pháp này dựa trên thang điểm của từng hạng mục cho trước dựa theo hành vi. Ưu điểm của phương pháp này là đưa ra đánh giá công bằng cho mọi vị trí.
- Đánh giá dựa theo mục tiêu (MBO – Management By Objectives): thể hiện rõ sự tập trung, nỗ lực của nhân sự dựa theo mục tiêu đặt ra ban đầu. Thông qua số lượng và chất lượng các mục tiêu đã hoàn thành, người quản lý sẽ đưa ra đánh giá phù hợp.
- Phương pháp đánh giá trung tâm: người quản lý ghi chép lại các tình huống thực tế liên quan đến công việc của nhân sự rồi dựa trên đó để đưa ra đánh giá dự đoán hiệu suất công việc trong tương lai.
- Đánh giá dựa trên chi phí: phương pháp này dựa trên phân tích và so sánh lợi ích nhân viên mang lại cho doanh nghiệp. Khi mức lợi ích mang lại tăng, lợi ích của nhân sự cũng tăng.
Trong thực tế, người quản lý có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp trên cùng lúc để đánh giá hiệu suất chính xác nhất.
Xem thêm: Tiết lộ 8 phương pháp đánh giá nhân sự cuối năm chính xác dành cho doanh nghiệp
Các bước thực hiện Performance Review là gì?
Để mang lại sự minh bạch cho toàn thể công ty, thông thường, Performance Review sẽ được thực hiện theo quy trình công khai, thường gồm các bước sau:
- Bước 1: Thiết lập biểu mẫu đánh giá: biểu mẫu này mô tả rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng ban, từng nhân viên giúp xác định rõ kỳ vọng công việc, tiêu chuẩn và quy trình làm việc. Từ đó, đảm bảo cho quy trình Performance Review khách quan và không bỏ sót bất cứ điều gì.
- Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá: tuỳ theo mục tiêu và nguồn lực mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp đánh giá hiệu suất phù hợp.
- Bước 3: Thực hiện đánh giá: ở bước này có thể gồm 2 bước nhỏ: đó là nhân sự tự đánh giá hiệu suất bản thân dựa theo biểu mẫu được cung cấp dưới dạng bản cứng hoặc bản mềm.
Bạn có thể tham khảo một số mẫu Performance Review template sau đây
- Performance Review template tiếng Anh
- Performance Review template tiếng Việt 1
- Performance Review template tiếng Việt 2
- Performance Review template tiếng Việt 3
Sau đó là buổi trao đổi trực tiếp 1:1 với quản lý trực tiếp của từng vị trí và có những đánh giá chi tiết, rõ ràng nhất.
Cấu trúc của buổi đánh giá thường gồm các nội dung sau:
+ Nhân viên tự đánh giá
+ Quản lý trực tiếp đánh giá
+ Trao đổi về kế hoạch phát triển cá nhân nhân sự
+ Thống nhất kế hoạch trước khi kết thúc
- Bước 4: Ghi nhận, phản hồi: sau buổi trao đổi, đánh giá 1:1, nhà quản lý sẽ đưa ra những phản hồi về đánh giá đối với nhân sự.
- Bước 5: Tổng hợp kết quả: bên cạnh buổi trao đổi 1:1, nhiều doanh nghiệp thực hiện thu thập các đánh giá khác về nhân sự thông qua khảo sát hoặc dữ liệu ghi chép… Đây là bước tổng hợp lại toàn bộ thông tin đánh giá nhằm mang tới góc nhìn tổng quan và chính xác nhất.
- Bước 6: Định hướng sau đánh giá: khi đã hoàn tất tổng hợp, kết quả Performance Review sẽ được nhà quản lý kết luận cùng các định hướng phù hợp cho nhân sự trong tương lai gần. Kết luận và định hướng này có thể bao gồm cùng kết quả thưởng hoặc quyết định tăng lương hoặc không, được gửi tới bộ phận nhân sự và nhân viên.
Tips giúp Performance Review hiệu quả
Như vậy, hẳn bạn đã hiểu rõ Performance Review là gì, vai trò cũng như quy trình thực hiện.
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều thực hiện Performance Review định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm. Tuy nhiên, một nghiên cứu từ Gallup cho thấy chỉ có 14% nhân viên hoàn toàn đồng ý rằng những đánh giá về hiệu suất mà họ nhận được sẽ truyền cảm hứng để họ cải thiện công việc tốt hơn. Điều này có nghĩa để Performance Review thực sự mang lại giá trị cho người lao động nhiều hơn, các lãnh đạo cần có sự phản hồi ý nghĩa, kịp thời cũng như bản thân người lao động có sự chuẩn bị Performance Review. Đồng thời, người làm công tác nhân sự phụ trách Performance Review cần có sự hỗ trợ tích cực để quy trình này diễn ra suôn sẻ và đạt đúng kỳ vọng.
Sau đây là một số lời khuyên để bạn chuẩn bị cho việc đánh giá hiệu suất đạt được đúng giá trị.
Về phía quản lý
- Thiết lập mục tiêu đánh giá hiệu suất ngay từ đầu kỳ làm việc (năm, quý, tháng…) và trao đổi rõ với nhân sự trong phòng ban, đội nhóm để họ hiểu rõ công ty và sếp đang mong đợi hiệu suất như thế nào.
- Luôn cung cấp thông báo đầy đủ cho mọi thành viên trong nhóm về buổi đánh giá hiệu suất và thảo luận để họ có sự chuẩn bị trước hoặc hỗ trợ nếu họ cần giúp đỡ.
- Trước buổi đánh giá hiệu suất, bạn nên lên sẵn các câu hỏi bạn dự định trao đổi với nhân viên.
- Luôn thu thập và chuẩn bị trước các thông tin cần thiết để tăng sự thuyết phục và gần gũi với nhân viên hơn.
- Trò chuyện với nhân sự theo hình thức 1:1 như trong buổi Performance Review cần được thực hiện thường xuyên, thậm chí hàng ngày và xuyên suốt cả năm để giúp nhân viên có những cải thiện kịp thời, phản hồi đúng lúc. Điều này còn giúp nhân viên cải thiện hàng ngày thay vì một sự kiện khiến họ đột nhiên bị chỉ trích bởi nhiều lỗi sai hơn.
- Phản hồi cả WHAT và HOW cho nhân viên: WHAT gồm các thành tích họ đã đạt được so với mục tiêu và HOW là thái độ, cách nhân viên tương tác trong công việc.
- Tránh tiêu cực khi nói về các điểm nhân viên cần cải thiện.
- Đừng đánh giá chỉ để chỉ trích hay chỉ nói về các thứ hạng hoặc con số mà nên thảo luận cách để giúp nhân sự của bạn tiếp tục phát triển.
- Cởi mở nếu cần thảo luận cả những vấn đề cá nhân, nếu nó giúp định hướng cho nhân viên của bạn hiệu quả hơn.
- Để tránh những buổi đánh giá lan man và không đi vào trọng tâm, bạn có thể tham khảo mô hình Stop – Start- Continue.
+ Stop: những hành vi, công việc, cách làm nào đang không hiệu quả.
+ Start: những cách làm, hành vi, đầu việc mới nào có thể áp dụng để cải thiện hiệu suất trong tương lai.
+ Continue: những cách làm, hành vi, thái độ nào đang hiệu quả cần được phát huy.
- Khuyến khích nhân sự của bạn trao đổi cởi mở để tạo nên cuộc trò chuyện 2 chiều trên nguyên tắc trung thực và tôn trọng.
- Nên tách thông báo về tăng lương, thưởng khỏi các buổi đánh giá hiệu suất để có một buổi trao đổi cởi mở hơn thay vì chỉ tập trung vào quyết định tăng lương hoặc chi phối thưởng của nhân sự.
Về phía người làm nhân sự
- Thiết lập mục tiêu của Performance Review là gì ở cấp độ toàn công ty ngay từ đầu năm, nhằm giúp ban lãnh đạo và các cấp quản lý có sự phối hợp theo đúng phương pháp đánh giá mà doanh nghiệp lực chọn.
- Chuẩn bị kỹ cho từng bước trong quy trình đánh giá: hỗ trợ trong thiết lập biểu mẫu, thu thập thông tin, tổng hợp thông tin để giúp quá trình trao đổi với nhân sự được thuận lợi, thuyết phục hơn…
- Thông báo cho toàn thể nhân sự về quy trình, thời gian Performance Review để nhân sự công ty nắm được và có sự chuẩn bị.
Về phía nhân viên
- Thực hiện nghiêm túc và trung thực phần đánh giá hiệu suất theo biểu mẫu đã được HR cung cấp trước buổi Performance Review.
- Đừng đợi tới thời điểm cuối năm hoặc định kỳ của công ty mới thực hiện đánh giá hiệu suất, bạn có thể làm bản tự đánh giá hiệu suất của mình hàng ngày hoặc hàng tuần để theo dõi và có bằng chứng cụ thể cho sự tiến bộ của bản thân.
- Xem lại bản mô tả công việc để xem bạn đã thực hiện vượt quá mong đợi ở những phần việc nào, phần việc nào vẫn đang là thách thức mà bạn cần cố gắng.
- Để tóm tắt đơn giản hơn hiệu quả công việc, bạn có thể sử dụng phương pháp START:
+ Situation (bối cảnh): mô tả rõ bối cảnh cần thực hiện nhiệm vụ
+ Task (đầu việc): đầu việc bạn cần thực hiện và mục tiêu của đầu việc này.
+ Action (Hành động): các bước bạn đã triển khai để giải quyết công việc.
+ Result (Kết quả): bạn đã đạt được kết quả gì với đầu việc này.
+ Take away (bài học): bạn rút ra được điều gì từ công việc này.
- Nếu có thể, bạn nên lượng hoá kết quả của mình bằng con số (điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc liên quan đến doanh thu, bán hàng…). Con số sẽ là minh chứng sắc bén cho những thành tựu bạn viết trong bản đánh giá hiệu suất.
- Đừng ngại thêm phản hồi của những người khác hoặc lời khen bạn nhận được trong quá trình làm việc hoặc các phản hồi chứng thực vào bản tự đánh giá hiệu suất của mình.
- Đừng quên xem lại phần tự đánh giá của mình trước khi gửi đi.
- Trong buổi trao đổi 1:1, nên có thái độ lắng nghe cởi mở với những hạn chế của bản thân.
- Mạnh dạn bày tỏ ý kiến, mong muốn cá nhân cũng như những dự định phát triển bản thân trong tương lai với sếp. Bởi đây sẽ là cơ hội quý giá để bạn thể hiện tiềm năng của mình cũng như xin lời góp ý về sự nghiệp của mình tại công ty.
Lời kết
Trên đây, Việc Làm 24h đã chia sẻ tới bạn những thông tin hữu ích về Performance Review là gì. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn tự tin hơn khi chuẩn bị cho buổi đánh giá hiệu suất tại doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Xem thêm: Làm thế nào để xây dựng văn hóa tương trợ trong doanh nghiệp?
