Biên bản sự việc là văn bản dân dụng được sử dụng phổ biến để ghi lại quá trình làm việc, trao đổi và thảo luận giữa các bên. Vậy biên bản sự việc là gì? Bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hướng dẫn các bạn cách lập biên bản tường trình sự việc và các mẫu biên bản đúng chuẩn.
Biên bản sự việc là gì?
Biên bản sự việc là văn bản ghi nhận nội dung, thông tin sự việc đã xảy ra giữa 2 hay nhiều bên cùng tham gia để làm căn cứ giải quyết các vấn đề liên quan. Thông qua biên bản sự việc, người đọc sẽ nắm bắt được thời gian, địa điểm và diễn biến chi tiết của sự việc.
Biên bản sự việc không phải là văn bản có hiệu lực pháp lý, do đó không cần tuân thủ nội dung và hình thức quá chặt chẽ. Phần lớn biên bản được dùng để minh chứng cho các sự việc đã diễn ra tại buổi họp, thảo luận,… từ đó những người đã tham dự hay không tham dự có căn cứ để thực hiện công việc dễ dàng hơn.
Biên bản sự việc được sử dụng khi nào?
Biên bản thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Các buổi họp đông người và có ý nghĩa quan trọng.
- Các buổi trao đổi thông tin và bàn bạc ý kiến của 2 hoặc nhiều người.
- Các cuộc họp, cuộc trao đổi, buổi làm việc, giải quyết vấn đề,… của các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị hành chính.
- Các buổi lễ tiến hành đề cử, bầu cử, biểu quyết, đại hội,…
- Cá nhân vi phạm hành chính, bị mất trộm tài sản, xảy ra tai nạn giao thông,…
Nội dung của biên bản
Mỗi sự việc khác nhau sẽ sử dụng mẫu biên bản khác nhau, tuy nhiên, các mẫu biên bản thường có những nội dung chính sau đây:
- Thời gian và địa điểm lập biên bản
- Thông tin thành phần tham gia bao gồm người lập biên bản, người chứng kiến, người liên quan đến sự việc,…
- Nội dung diễn biến sự việc
- Kết thúc biên bản
- Chữ ký của người tham gia và người lập biên bản.
Lưu ý khi soạn thảo nội dung
Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà được dùng để minh chứng cho các sự kiện đã xảy ra trong thực tế. Do đó, phải mô tả các sự việc kịp thời, tại chỗ với đầy đủ mọi tình tiết một cách khách quan, không bình luận hoặc thêm bớt nội dung. Nhờ đó, biên bản mới cung cấp thông tin chính xác để làm cơ sở cho các quyết định xử lý hoặc minh chứng cho các nhận định.
Yêu cầu khi lập biên bản:
- Số liệu và sự kiện trong biên bản phải cụ thể, chính xác.
- Ghi chép trung thực, đầy đủ và không suy diễn chủ quan.
- Nội dung phải có trọng tâm và trọng điểm rõ ràng.
- Thủ tục chặt chẽ, các thông tin phải có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ hoặc các phụ lục diễn giải phải đính kèm biên bản).
Hơn nữa, thông tin trong biên bản muốn có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa khách quan và ký vào để các bên cùng chịu trách nhiệm.
Yêu cầu về hình thức:
- Ngôn từ được sử dụng trong biên bản cần ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và nêu được vấn đề khái quát nhất, tránh các từ đa nghĩa, dễ gây hiểu nhầm, thiếu tính trang nghiêm.
- Trình bày gọn gàng, mạch lạc, nếu biên bản được đánh máy cần căn lề và giãn dòng theo quy định.
- Biên bản đảm bảo đầy đủ các phần: thời gian, địa điểm lập biên bản, tiêu đề, thành phần tham dự, nội dung biên bản, kết thúc biên bản, chữ ký.
Yêu cầu về nội dung:
- Các nội dung, thông tin được nêu trong biên bản phải hợp pháp, tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định pháp luật.
- Nội dung được ghi chép phải đầy đủ, chính xác và logic theo trình tự diễn ra sự việc, nhất là các vấn đề trọng tâm. Nếu là lời nói của các bên đại diện cần ghi chép nguyên văn và không được tự ý thêm bớt hoặc đưa cảm xúc cá nhân vào.
- Người lập biên bản có trách nhiệm xác định và ghi chép rõ ràng các vấn đề đã đi tới thống nhất bởi các bên tham gia; thời gian, địa điểm thực hiện các thỏa thuận, trao đổi và thống nhất. Nếu buổi làm việc diễn ra không suôn sẻ và không đi tới được thống nhất hoặc bất kỳ thỏa thuận nào được thống nhất thì người lập biên bản cũng nên tường thuật lại chi tiết để tìm ra những điểm còn khúc mắc.
- Biên bản phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp của các bên và chữ ký người lập biên bản.
Tải các mẫu biên bản đúng chuẩn hiện nay
Các bạn có thể tải về và sử dụng các mẫu biên bản phổ biến dưới đây:
Kết luận
Tuỳ vào mục đích sử dụng mà biên bản tường trình sự việc sẽ có cách viết phù hợp để làm căn cứ giải quyết các vấn đề giữa các bên liên quan. Hy vọng các mẫu mà Việc Làm 24h chia sẻ trên sẽ thực sự hữu ích cho các bạn khi cần thiết.
Xem thêm: Sếp muốn bạn thay đổi gì để thăng tiến hơn trong công việc?
