Việc đặt câu hỏi có sức nặng nhiều hơn bạn nghĩ, có thể giúp bạn hiểu hơn về người khác, tìm kiếm những ý tưởng sáng tạo và khám phá thế giới xung quanh. Cho dù bạn là ai, kỹ năng đặt câu hỏi sẽ giúp ích rất nhiều trong cả công việc hay trong cuộc sống. Vậy cách đặt câu hỏi sao cho hiệu quả? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ở bài viết dưới đây.
Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
Kỹ năng đặt câu hỏi đề cập đến khả năng phân tích khái niệm, ý tưởng, tình huống và đặt những câu hỏi liên quan. Qua đó, bạn hiểu các khía cạnh khác nhau thông qua việc:
– Thu thập thông tin: Lý do chính của việc đặt câu hỏi là để thu thập thông tin về một chủ đề cụ thể.
– Làm rõ vấn đề: Kỹ năng đặt câu hỏi sẽ giúp bạn làm rõ điều mà mình chưa hiểu.
– Kiểm tra kiến thức: Đặt câu hỏi là cách để kiểm tra kiến thức của người khác.
– Thể hiện sự quan tâm: Những câu hỏi còn được dùng để thể hiện sự quan tâm chẳng hạn như cơ hội việc làm, điều này có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
– Khuyến khích suy nghĩ: Bạn có thể sử dụng các câu hỏi để thử thách người khác suy nghĩ về vấn đề.
Học cách đặt câu hỏi giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp, phát triển mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp, khách hàng và các chuyên gia. Ngoài ra, còn giúp thu thập thông tin quan trọng, học hỏi những điều mới mẻ.
Những khía cạnh của kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng của mỗi một người sẽ khác nhau tùy thuộc vào trải nghiệm, hoàn cảnh. Việc sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi sẽ bao gồm một số hoạt động sau:
Nhận biết loại câu hỏi
Nhận biết loại câu hỏi sẽ giúp bạn dễ dàng tư duy và tạo ra những câu hỏi cụ thể tùy thuộc vào đối phương là ai. Một số loại câu hỏi điển hình và phổ biến có thể kể đến như:
1. Câu hỏi mở
Sử dụng câu hỏi mở là cách lý tưởng để thu thập thêm thông tin chi tiết về một tình huống cụ thể. Khi hỏi câu hỏi mở sẽ tạo cơ hội để đối phương giải thích chi tiết, đưa ra câu trả lời rõ ràng, sâu sắc. Bạn có thể chọn loại câu hỏi này khi muốn tìm hiểu thêm về lý do tại sao điều gì đó xảy ra, hiểu rõ hơn về hoàn cảnh của một sự kiện hoặc lắng nghe ý kiến. Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng những từ như: làm sao, tại sao…
2. Câu hỏi đóng
Loại câu hỏi này sẽ hữu ích khi bạn cần một câu trả lời đơn giản, thường là có hoặc không. Bạn có thể sử dụng câu hỏi đóng nếu đang tìm kiếm sự xác nhận về một vấn đề cụ thể hoặc xem xét liệu người khác có đồng ý với bạn hay không. Việc đặt câu hỏi đóng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và cung cấp phản hồi trực tiếp.
3. Câu hỏi thăm dò
Câu hỏi thăm dò yêu cầu những chi tiết cụ thể nên thường được dùng để làm rõ vấn đề. Câu hỏi này còn giúp bạn thu thập thông tin từ những người “kín miệng”.
4. Câu hỏi dạng phễu
Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng phễu bắt đầu bằng những câu hỏi chung chung, sau đó dần dần trở nên cụ thể hơn trong suốt cuộc trò chuyện. Việc bắt đầu bằng câu hỏi chung chung sẽ khiến đối phương cảm thấy thoải mái, từ đó khuyến khích họ chia sẻ chi tiết. Các nhà nghiên cứu, nhà báo và thám tử thường sử dụng câu hỏi dạng phễu để thu thập thông tin quan trọng giúp họ đưa ra kết luận về vấn đề.
5. Câu hỏi dẫn dắt
Đây là câu hỏi phổ biến khi sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi trong kinh doanh, đặc biệt là trong đàm phán để tác động đến quyết định của người khác. Câu hỏi dẫn dắt bắt đầu bằng một lời khẳng định và kết thúc bằng việc hỏi xem người kia có đồng ý không. Ví dụ như “vì cả hai lựa chọn đều có tính năng tương tự nhau nên tôi nghĩ nên bắt đầu với gói đăng ký ít tốn kém hơn. Bạn thấy có ổn không?”
Câu hỏi dẫn dắt còn được gọi là câu hỏi phản ánh vì chúng khuyến khích người khác suy ngẫm về một phần thông tin quan trọng trước khi đưa ra quyết định.
6. Câu hỏi làm rõ vấn đề
Thông thường loại câu hỏi này sẽ xuất hiện ở cuối cuộc trò chuyện, thuyết trình hoặc cuộc họp để xác nhận những thông tin quan trọng. Bạn có thể sử dụng câu hỏi làm rõ vấn đề để xác minh lại một số vấn đề như ai chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành dự án… Đây là một cách tuyệt vời để điểm lại các thông tin chính và đảm bảo mọi người hiểu được nội dung cuộc thảo luận.
7. Câu hỏi tu từ
Khi ai đó dùng câu hỏi tu từ, họ thường không mong đợi câu trả lời. Thay vào đó câu hỏi này được dùng để tương tác với khán giả, đảm bảo họ vẫn đang lắng nghe vì khuyến khích người nghe suy nghĩ về những gì mình đang nói và đưa ra kết luận. Bạn sẽ thấy các diễn giả hay lồng ghép câu hỏi tu từ vào bài diễn thuyết của mình.
8. Câu hỏi gợi nhớ
Câu hỏi gợi nhớ là một công cụ tuyệt vời để sử dụng khi muốn đảm bảo người khác nhớ được thông tin quan trọng của vấn đề hoặc trong một sự kiện.
Đặt câu hỏi thích hợp
Tùy vào đối phương là ai mà bạn sẽ biết cách đặt câu hỏi phù hợp với từng người. Đặt câu hỏi với cấp trên sẽ khác với đồng nghiệp hay bạn bè. Cách bạn diễn đạt câu hỏi với từng cá nhân sẽ khác nhau về giọng điệu, ngôn từ. Do đó, việc biết cách diễn đạt câu hỏi phù hợp sẽ giúp bạn khai thác được thông tin nhưng vẫn duy trì được sự tôn trọng với đối phương.
Biết khi nào nên đặt câu hỏi
Điều quan trọng là phải biết thời điểm phù hợp để đặt câu hỏi. Nếu có câu hỏi khẩn cấp về một nhiệm vụ có thời hạn thì nên hỏi sớm để có được thông tin. Hoặc khi bạn muốn hỏi quản lý câu hỏi nào đó, hãy cân nhắc hỏi vào buổi sáng để họ có thời gian trả lời hoặc vào cuối ngày sau khi họ hoàn thành công việc.
Dành thời gian để suy nghĩ về các trả lời
Việc suy nghĩ về những câu trả lời có thể có sẽ giúp bạn quyết định nên hỏi câu hỏi nào và cách diễn đạt sao cho phù hợp. Nếu nhận thấy một số câu hỏi không có câu trả lời rõ ràng, bạn có thể diễn đạt lại hoặc thay đổi Việc đưa ra những câu trả lời tiềm năng cũng giúp bạn cải thiện kỹ năng tư duy thông qua việc đặt câu hỏi sáng tạo và sâu sắc hơn.
Làm thế nào để cải thiện kỹ năng đặt câu hỏi?
1. Hãy cụ thể
Cố gắng đặt câu hỏi càng cụ thể càng tốt để đảm bảo nhận được câu trả lời chính xác. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách diễn đạt câu hỏi dưới dạng câu hỏi đóng hay câu hỏi làm rõ vấn đề. Ví dụ nếu bạn muốn hỏi về giờ làm việc, có thể hỏi “giờ làm việc hàng tuần của tôi như thế nào?” thay vì “giờ làm việc thế nào?”. Câu hỏi đầu tiên sẽ làm rõ hơn về số giờ làm việc dự kiến của bạn.
2. Đặt câu hỏi thường xuyên
Việc đặt câu hỏi thường xuyên là một ý tưởng giúp bạn cải thiện cách diễn đạt. Bạn có thể thực hành bằng cách tự đặt câu hỏi và tự trả lời để đánh giá chất lượng câu hỏi. Ngoài ra, việc đặt câu hỏi nhiều lần cũng giúp bạn nhận thấy những loại câu hỏi nào được phản hồi hiệu quả.
3. Cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực
Việc chăm chú lắng nghe những câu trả lời sẽ giúp bạn đánh giá tính hiệu quả của câu hỏi. Nếu không nhận được thông tin yêu cầu, bạn có thể thử diễn đạt lại câu hỏi hoặc thay đổi. Ngoài ra, lắng nghe câu trả lời cũng giúp bạn đưa ra các câu hỏi tiếp theo hiệu quả hơn.
Xem thêm: Các cấp độ lắng nghe: Khi lắng nghe không chỉ là nhiệm vụ của đôi tai
4. Chú ý đến giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể
Việc kết hợp giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể phù hợp với câu hỏi sẽ rất hữu ích để người đối diện hiểu và có câu trả lời phù hợp. Duy trì giao tiếp bằng mắt và thay đổi cách diễn đạt để đảm bảo mọi người biết khi nào bạn đang tìm kiếm câu trả lời.
Đặt câu hỏi là một chuyện tưởng dễ nhưng để hiệu quả và có được câu trả lời chính xác thì cần khả năng quan sát nhạy bén cũng như tư duy linh hoạt. Với bài viết trên, hy vọng đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về kỹ năng này. Để tìm hiểu những kiến thức, kỹ năng cần thiết trên con đường phát triển sự nghiệp, hãy theo dõi blog của Vieclam24h.vn ngay nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
