Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, các tổ chức luôn tìm kiếm những cách thức mới để tối ưu hóa quy trình quản lý và sản xuất, nâng cao hiệu suất và mang lại giá trị tốt hơn cho khách hàng. Đây chính là lúc mà khái niệm “Lean” trở nên hữu ích hơn bao giờ hết. Lean là gì? Cách áp dụng Lean vào doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Lean là gì?
Lean là một mô hình quản trị doanh nghiệp theo triết lý tinh gọn, ban đầu xuất phát từ lĩnh vực sản xuất và đã dần trở nên phổ biến trong nhiều ngành nghề khác nhau. Mô hình này được phát triển dựa trên ý tưởng cải thiện năng suất và giảm thiểu lãng phí.
Nguồn gốc hình thành của mô hình Lean
Vào những năm 1980, các công ty sản xuất ở phương Tây nhận ra rằng họ đang nhanh chóng mất thị phần vào tay các công ty Nhật Bản. Điều này dẫn đến một cuộc nghiên cứu để tìm hiểu sự khác biệt giữa Toyota – công ty sản xuất ô tô hàng đầu Nhật Bản, và các nhà sản xuất khác ở Mỹ và Châu Âu. Kết quả cho thấy Toyota tập trung vào việc “loại bỏ tối đa các lãng phí và thời gian trong sản xuất” để tăng lợi nhuận, thay vì sản xuất hàng loạt. Từ đó, thuật ngữ Lean Manufacturing (hay Lean) và Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System) – sản xuất tinh gọn, đã ra đời.
2. Một số thuật ngữ liên quan đến Lean
Lean Manufacturing là gì?
Lean Manufacturing là sản xuất tinh gọn. Đây là một tổ hợp các phương pháp nhằm loại bỏ lãng phí và những điểm bất hợp lý trong quá trình sản xuất hoặc chiến lược kinh doanh. Mục tiêu của Lean là tối ưu hóa chi phí, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường và nâng cao tính cạnh tranh so với đối thủ.
Ví dụ: Mục tiêu chính của doanh nghiệp là làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Theo mô hình Lean, những sản phẩm, dịch vụ này phải đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng yêu cầu và giao hàng đúng thời gian. Doanh nghiệp cần tránh sản xuất thừa số lượng cần thiết, để không lãng phí nguồn lực.
Lean Management là gì?
Lean Management là phương pháp quản trị dựa trên triết lý tinh gọn, tập trung vào việc tối ưu hóa và cải tiến liên tục các quy trình để đạt hiệu quả cao nhất. Trong quản lý dự án, việc điều phối các nguồn lực, nhiệm vụ và thời gian để đạt được các mục tiêu rất quan trọng. Áp dụng các nguyên tắc Lean vào quản lý dự án có nghĩa là tập trung vào việc mang lại giá trị thực sự cho khách hàng và loại bỏ lãng phí.
Lean Sigma là gì?
Lean Sigma, hay Lean Six Sigma, là một phương pháp kết hợp giữa Lean Manufacturing và Six Sigma nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý doanh nghiệp. Lean tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và tăng cường hiệu quả, trong khi Six Sigma chú trọng vào việc giảm thiểu sai sót và biến động trong quy trình thông qua các công cụ thống kê và phương pháp cải tiến. Khi kết hợp, Lean Sigma giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
3. Nguyên tắc cốt lõi của mô hình Lean là gì?
Nguyên tắc 1: Tập trung vào quy trình
Mọi sự thay đổi và cải tiến trong phương pháp Lean đều bắt đầu từ quy trình. Đối với doanh nghiệp sản xuất, quy trình là yếu tố then chốt quyết định việc sử dụng nguồn lực, thời gian và chất lượng sản phẩm.
Nguyên tắc 2: Tối đa giá trị, tối thiểu lãng phí
Trong Lean, lãng phí được định nghĩa là những hành động không tạo ra giá trị. Phương pháp này tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, đồng thời tăng cường giá trị mang lại cho khách hàng để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, thay vì chỉ tăng lợi nhuận bằng cách chi nhiều hơn.
Nguyên tắc 3: Tiêu chuẩn hóa công việc
Doanh nghiệp cần tiêu chuẩn hóa các nhiệm vụ (về thời gian, kết quả, quy trình xử lý,…). Tiêu chuẩn hóa giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm nhất quán và giảm chi phí do sản phẩm lỗi.
Nguyên tắc 4: Tạo dòng chảy
“Dòng chảy” có nghĩa là sản phẩm di chuyển qua từng bước quy trình theo một trình tự xác định, tuần tự và theo tốc độ yêu cầu. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí trong quy trình, giảm thời gian chờ và tăng tính linh hoạt.
Nguyên tắc 5: Giải quyết vấn đề nhanh chóng
Lean coi các vấn đề là cơ hội để cải tiến. Thay vì vội vàng đưa ra giải pháp, chúng ta giải quyết các vấn đề theo trình tự khoa học Plan-Do-Check-Act: xác định nguyên nhân gốc rễ, phát triển giải pháp, triển khai, kiểm tra kết quả và áp dụng phương pháp mới.
4. Lợi ích khi áp dụng mô hình Lean là gì?
Nâng cao khả năng ứng phó
Khi doanh nghiệp đạt được kết quả sản xuất tối ưu, khả năng giao hàng đúng hạn sẽ tăng cao. Cải thiện thời gian sản xuất giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu sản lượng theo nguồn lực sẵn có.
Cải thiện năng suất và nâng cao chất lượng
Hiểu rõ Lean và áp dụng vào doanh nghiệp có thể giúp giảm thiểu lãng phí và phế phẩm từ quá trình sản xuất, đồng thời sử dụng nguồn lực đầu vào hiệu quả hơn. Lean cũng giúp loại bỏ những thao tác thừa trong quá trình làm việc, làm cho nhân viên hiểu rõ công việc, từ đó tăng năng suất làm việc.
Rút ngắn thời gian sản xuất
Áp dụng mô hình Lean giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình sản xuất và cắt giảm các hoạt động không tạo ra giá trị, từ đó loại bỏ thời gian chờ và tiết kiệm tối đa thời gian sản xuất.
Giảm thiểu lãng phí do tồn kho quá mức
Lean là giải pháp hiệu quả để hạn chế thời gian tồn kho bán thành phẩm giữa các công đoạn.
Nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị
Bằng cách áp dụng Lean, doanh nghiệp có thể vận hành máy móc ở công suất tối đa và giảm chi phí hao mòn. Khi chi phí này giảm mà doanh thu không thay đổi, lợi nhuận sẽ tăng lên. Vì vậy, áp dụng Lean giúp doanh nghiệp đạt được thành công lớn trong kinh doanh.
5. Sự khác biệt giữa sản xuất truyền thống và sản xuất tinh gọn là gì?
| Tiêu chí | Sản xuất truyền thống | Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) |
| Tập trung chính | Tăng cường sản lượng, thường là sản xuất hàng loạt. | Tối ưu hóa quy trình, loại bỏ lãng phí. |
| Quản lý tồn kho | Tồn kho lớn để đảm bảo sản xuất liên tục. | Giảm thiểu tồn kho, chỉ sản xuất theo nhu cầu thực tế. |
| Chiến lược sản xuất | Sản xuất theo kế hoạch, thường là sản xuất hàng loạt. | Sản xuất theo nhu cầu (pull system), sản xuất tinh gọn. |
| Chất lượng sản phẩm | Kiểm tra chất lượng sau khi sản phẩm hoàn thành. | Kiểm soát chất lượng ngay trong quá trình sản xuất. |
| Thời gian sản xuất | Thời gian sản xuất có thể kéo dài do tồn kho lớn. | Thời gian sản xuất ngắn hơn nhờ cải tiến quy trình. |
| Thay đổi quy trình | Khó khăn trong việc thay đổi quy trình sản xuất. | Linh hoạt trong việc thay đổi quy trình. |
| Tối ưu hóa | Tập trung vào tối ưu hóa từng phần riêng lẻ. | Tập trung vào tối ưu hóa toàn bộ quy trình sản xuất. |
| Quản lý nhân sự | Tập trung vào thực hiện nhiệm vụ cụ thể. | Nhân viên tham gia vào việc cải tiến quy trình. |
| Lãng phí | Có thể có nhiều lãng phí do quy trình không được tối ưu hóa. | Lãng phí được giảm thiểu thông qua cải tiến liên tục. |
| Khả năng đáp ứng nhu cầu | Có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu thay đổi nhanh. | Có khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thay đổi. |
6. Đối tượng sử dụng mô hình Lean
Doanh nghiệp sản xuất
Công ty dịch vụ
Ngành y tế
Ngành tài chính và ngân hàng
Ngành logistics và chuỗi cung ứng
Ngành giáo dục
Ngành xây dựng
7. Các loại lãng phí phổ biến
Dựa trên sự phổ biến của các loại lãng phí, Jean Cunningham, đồng sáng lập Lean Enterprise Institute, cùng các nhà nghiên cứu khác đã phát triển mô hình tổng hợp D.O.W.N.T.I.M.E với các yếu tố chính như sau:
Lỗi sản phẩm (Defects): Là những sản phẩm bị lỗi trong quá trình sản xuất, được coi là một trong những nguồn lãng phí hàng đầu.
Sản xuất dư thừa (Overproduction): Sản xuất nhiều hơn nhu cầu thực tế, gây ra tình trạng tồn kho cao, lãng phí lao động và nguyên liệu.
Thời gian chờ đợi (Waiting): Là thời gian mà nhân viên phải chờ đợi để sự kiện xảy ra, không thể tạo ra giá trị trong lúc này, dẫn đến lãng phí thời gian.
Không tận dụng tài năng (Non-utilized Talent): Xảy ra khi doanh nghiệp không khai thác được kỹ năng và khả năng của nhân viên.
Vận chuyển (Transportation): Đề cập đến việc di chuyển nguyên vật liệu hoặc hàng hóa trong nội bộ nhà máy hoặc giữa các địa điểm mà không tạo ra giá trị gia tăng.
Chuyển động (Motion): Khi nhân viên phải di chuyển nhiều mà không tạo ra giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
Quy trình dư thừa (Extra Process): Một số quy trình sản xuất có các bước không đóng góp giá trị cho tổ chức. Doanh nghiệp cần xem xét và loại bỏ những bước dư thừa để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Kho hàng (Inventory): Mặc dù giữ lượng hàng tồn kho là cần thiết để đảm bảo cung ứng đúng thời điểm, nhưng nó cũng gây lãng phí do tăng chi phí lưu trữ và quản lý.
8. Cách để phát huy tối đa hiệu quả của mô hình Lean là gì?
Có mục tiêu chiến lược rõ ràng
Doanh nghiệp cần nhận thức rằng Lean không phải là một chiến lược tự thân, mà là một phương pháp hỗ trợ đạt được các mục tiêu chiến lược. Để triển khai Lean hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng và truyền đạt tầm quan trọng của những mục tiêu đó đến toàn bộ nhân viên.
Lãnh đạo kiên định
Các nhà lãnh đạo cấp cao cần thể hiện sự cam kết với Lean thông qua các hành động cụ thể, như: truyền đạt rõ ràng về tầm nhìn ứng dụng Lean, thường xuyên ghé thăm các xưởng sản xuất, thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên tuyến đầu, và khi gặp vấn đề, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ thay vì đổ.
Xem thêm: Kiên định là gì? Làm sao để kiên định trong công việc?
Vạch ra chuỗi giá trị
Để nhận diện và loại bỏ lãng phí, doanh nghiệp cần vạch ra chuỗi giá trị từ đầu đến cuối, từ việc nhập nguyên liệu đến giao thành phẩm.
Đặt tiêu chuẩn rõ ràng
Tiêu chuẩn hóa công việc và nơi làm việc là nền tảng của Lean. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với việc áp dụng phương pháp 5S để chuẩn hóa môi trường làm việc, sau đó tiêu chuẩn hóa các quy trình công việc quan trọng..
Phát triển các lãnh đạo
Lãnh đạo tuyến đầu đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì văn hóa cải tiến. Họ là những người quản lý, giám sát và trưởng nhóm mà nhân viên tin tưởng và báo cáo công việc hàng ngày.
Phân bổ nguồn lực hợp lý
Một nguyên nhân phổ biến khiến Lean không thành công là thiếu nguồn lực hoặc sự không ủng hộ từ nội bộ. Doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ nguồn lực để hỗ trợ các hoạt động Lean, có thể thông qua việc thuê các đội tư vấn, chuyên gia về Lean, hoặc sử dụng phần mềm quản lý thời gian để tiết kiệm thời gian và công sức.
Tạm kết
Hy vọng rằng với những chia sẻ của Vieclam24h.vn về Lean là gì có thể giúp bạn hiểu hơn về mô hình này. Với sự hỗ trợ của các công cụ và phương pháp Lean, doanh nghiệp có thể đạt được những kết quả đáng kể, tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh. Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn nhé!
Ngoài ra, hiện Vieclam24h.vn đã trang bị công cụ tạo CV hoàn toàn miễn phí, cho phép bạn tùy chỉnh màu sắc, bố cục và nội dung CV theo mong muốn. Chỉ vài thao tác đơn giản bạn đã có ngay cho mình một CV cực xịn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng trong vòng sơ tuyển.
Xem thêm: Mô hình holacracy là gì? Có hiệu quả không khi ai cũng làm chủ?
