Khi cần hoãn lại lịch phỏng vấn, việc gửi email dời lịch phỏng vấn một cách lịch sự và chuyên nghiệp là rất quan trọng. Mẫu email cần thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng, đồng thời giải thích lý do thay đổi một cách hợp lý và thuyết phục. Trong bài viết này, Việc Làm 24h sẽ cung cấp các bước viết email dời lịch phỏng vấn đúng cách, cùng các mẫu thư và mẹo giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng.
Tại sao phải dời lịch phỏng vấn?
Dời lịch phỏng vấn không phải là quyết định dễ dàng, nhưng đôi khi nó là điều cần thiết đảm bảo sự chuẩn bị tốt nhất. Dưới đây là một số lý do phổ biến nhất khiến ứng viên phải thay đổi lịch phỏng vấn:
1. Sức khỏe không tốt
Nếu bạn cảm thấy không khỏe hoặc bị ốm, dời lịch phỏng vấn là điều cần thiết. Điều này giúp bạn tập trung vào việc hồi phục sức khỏe và tránh lây bệnh cho nhà tuyển dụng.
2. Xung đột lịch trình
Có thể bạn đã có một cuộc họp quan trọng, sự kiện gia đình, hoặc cam kết khác trùng với thời gian phỏng vấn. Trong trường hợp này, dời lịch là cách tốt nhất để tránh xung đột.
3. Công việc khẩn cấp
Nếu bạn đang phải đối mặt với một nhiệm vụ khẩn cấp hoặc deadline cận kề, bạn có thể dời lịch để đảm bảo hoàn thành công việc của mình.
4. Lý do cá nhân
Các vấn đề gia đình, tài chính, hoặc tình huống đặc biệt khác cũng có thể là lý do chính đáng để bạn thay đổi lịch phỏng vấn.
5. Thay đổi kế hoạch tuyển dụng của công ty
Trong một số trường hợp, công ty có thể quyết định thay đổi kế hoạch tuyển dụng của mình, dẫn đến việc dời lịch phỏng vấn.
Dù với bất kỳ lý do nào khi bạn quyết định dời lịch phỏng vấn, điều quan trọng là thông báo kịp thời cho nhà tuyển dụng. Điều này giúp họ có thời gian để sắp xếp lại lịch trình đồng thời tìm người thay thế nếu cần. Ngoài ra, việc thông báo sớm cũng thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn.
Cách viết email dời lịch phỏng vấn chuyên nghiệp
Tiêu đề email: Ngắn gọn, rõ ràng, chuyên nghiệp
Tiêu đề email nên ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề như:
- Thông báo dời lịch phỏng vấn vị trí [Vị trí]
- Yêu cầu dời lịch phỏng vấn
- Thay đổi lịch phỏng vấn
Nội dung chính
- Mở đầu:Kính chào, giới thiệu bản thân và lý do viết email
Ví dụ:Kính gửi [Tên người nhận],Tôi tên là [Tên bạn], ứng viên cho vị trí [Vị trí]. Tôi viết email này để thông báo về việc dời lịch phỏng vấn vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].
- Thân bài:
- Nêu rõ lý do dời lịch (cụ thể, chân thành)
Chân thành trình bày lý do dời lịch phỏng vấn là rất quan trọng để nhà tuyển dụng cảm thấy đồng cảm. Bạn cần nêu thông tin một cách hợp lý, tránh mơ hồ và không có cơ sở.
Ví dụ về lý do phải dời lịch:
Do lý do sức khỏe bất ngờ, tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn vào ngày [Ngày] lúc [Giờ] như đã hẹn.
Hoặc:Một công việc đột xuất đã phát sinh, khiến tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn vào thời điểm đã định.
- Đề xuất thời gian mới (linh hoạt, phù hợp):
Sau khi đã nêu lý do cần dời lịch phỏng vấn, hãy linh hoạt đề xuất thời gian mới cho buổi phỏng vấn. Đảm bảo rằng bạn đưa ra một số lựa chọn để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng chọn lựa mà không gặp khó khăn.
Ví dụ:
Tôi đề xuất các thời gian sau để sắp xếp lại lịch phỏng vấn:
[Thời gian 1]
[Thời gian 2]
[Thời gian 3]
- Xin lỗi vì sự bất tiện gây ra:
Ở phần cuối nội dung chính, bạn cần bày tỏ lời xin lỗi chân thành đồng thời thể hiện thái độ tôn trọng nhà tuyển dụng.
Ví dụ:Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này và rất mong được sự thông cảm của quý công ty.
- Kết thúc:
Kết thúc email là lời trân trọng, chào hỏi cũng như cảm ơn sự thông cảm, cung cấp thông tin liên lạc
Ví dụ:Cảm ơn quý công ty đã thông cảm. Tôi rất mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng,
[Tên bạn] [Số điện thoại] [Email]
Mẫu email dời lịch phỏng vấn thông dụng cho ứng viên
Dưới đây là một ví dụ về mẫu email đơn giản và dễ hiểu, phù hợp với hầu hết các tình huống dời lịch phỏng vấn.
Mẫu 1: Dời lịch phỏng vấn vì lý do sức khỏe
| Tiêu đề: Thông báo dời lịch phỏng vấn vị trí [Vị trí] Nội dung chính: Kính gửi [Tên người nhận], Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng tôi buộc phải dời lịch phỏng vấn vị trí [Vị trí bạn ứng tuyển] vào ngày [Ngày phỏng vấn] lúc [Giờ phỏng vấn] do lý do sức khỏe. Tôi rất mong được sắp xếp lại lịch phỏng vấn vào một thời điểm sớm hơn. Tôi đề xuất các thời gian sau: ● [Thời gian 1] ● [Thời gian 2] ● [Thời gian 3] Xin cảm ơn sự thông cảm và hợp tác của quý công ty. Trân trọng, [Tên bạn] [Số điện thoại] [Email] |
Mẫu 2: Dời lịch phỏng vấn vì lý do công việc
| Tiêu đề: Thông báo dời lịch phỏng vấn vị trí [Vị trí] Nội dung chính: Kính gửi [Tên người nhận], Tôi là [Tên của bạn], ứng viên cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty bạn ứng tuyển]. Đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã sắp xếp buổi phỏng vấn cho tôi vào vị trí [Tên vị trí bạn ứng tuyển]. Tuy nhiêntôi buộc phải dời lịch phỏng vấn vào ngày [Ngày] lúc [Giờ] do có một công việc đột xuất. Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này, rất mong được sắp xếp lại lịch phỏng vấn vào một thời điểm sớm hơn. Tôi đề xuất các thời gian sau: ● [Thời gian 1] ● [Thời gian 2] ● [Thời gian 3] Xin cảm ơn sự thông cảm và hợp tác của quý công ty. Trân trọng, [Tên bạn] [Số điện thoại] [Email] |
Những điều cần lưu ý khi gửi email dời lịch phỏng vấn
Viết email dời lịch phỏng vấn là một kỹ năng quan trọng, giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng nhà tuyển dụng, ngay cả khi phải thay đổi kế hoạch. Để email của bạn gây ấn tượng và không làm mất đi cơ hội phỏng vấn, cần chú ý những điểm sau:
1. Tiêu đề email cần phải rõ ràng
Trước hết, tiêu đề email phải rõ ràng và chuyên nghiệp, ví dụ: “Thư xin dời lịch phỏng vấn_Họ tên_Vị trí ứng tuyển”. Điều này giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nhận diện mục đích thư và vị trí công việc liên quan.
2. Nội dung thể hiện từng phần một cách lịch sự và đầy đủ
Trong nội dung, hãy bắt đầu bằng lời chào lịch sự, ví dụ: “Kính gửi anh/chị phụ trách tuyển dụng tại [Tên công ty]“. Tiếp theo, trình bày lý do thay đổi lịch ngắn gọn nhưng chân thành, chẳng hạn: “Do một số lý do cá nhân, tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn vào ngày… Theo lịch hẹn ban đầu.”
Đừng quên bày tỏ sự biết ơn vì đã nhận được cơ hội phỏng vấn và khéo léo xin sắp xếp lại thời gian, ví dụ: “Tôi hy vọng công ty có thể sắp xếp lịch phỏng vấn mới vào thời gian phù hợp.”
Ngoài ra, thể hiện sự hối lỗi và cam kết không để ảnh hưởng đến quy trình làm việc của công ty, ví dụ: “Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này và mong nhận được sự thông cảm từ quý công ty.” Kết thúc email bằng lời cảm ơn chân thành, ký tên đầy đủ và cung cấp thông tin liên hệ.
3. Chú ý giọng văn và tránh sai lỗi chính tả, ngữ pháp
Sử dụng giọng văn lịch sự, đồng thời tránh sai chính tả, ngữ pháp, và đảm bảo email được định dạng gọn gàng, chuyên nghiệp. Những lưu ý này không chỉ tăng cơ hội phản hồi tích cực mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và quy trình của nhà tuyển dụng
Kết luận
Viết một email dời lịch phỏng vấn chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn thể hiện sự tôn trọng mà còn tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng. Hãy áp dụng các mẫu và hướng dẫn trong bài viết này từ Việc Làm 24h để đảm bảo bạn luôn giữ được cơ hội trong tay mình.
FAQ về Email Dời Lịch Phỏng Vấn
- Khi nào tôi nên gửi email dời lịch phỏng vấn?
Nên gửi email càng sớm càng tốt, ít nhất 24 giờ trước lịch phỏng vấn đã hẹn.
- Tôi có thể xin dời lịch phỏng vấn nhiều lần không?
Việc liên tục dời lịch phỏng vấn có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của nhà tuyển dụng. Hãy chắc chắn rằng lý do dời lịch là hợp lý và không thường xuyên.
