Trong thời buổi kinh tế bùng nổ như hiện nay, số lượng và quy mô doanh nghiệp phát triển không ngừng, kéo theo những cơ hội việc làm chất lượng dành cho vị trí admin, cụ thể là admin assistant. Admin assistant là vị trí quan trọng trong hệ thống hành chính của các doanh nghiệp và công ty. Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu Admin là gì? Admin assistant là gì? Cần những kỹ năng gì để trở thành một admin assistant chuyên nghiệp được các công ty săn đón nhé!
Ngoài cơ hội thể hiện năng lực và nghiệp vụ chuyên môn trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, admin assistant còn là một công việc tiềm năng với tính ổn định khi mang đến mức thu nhập cao cũng chế độ đãi ngộ hấp dẫn. Đây là lý do admin assistant luôn là công việc thu hút nhiều sự quan tâm của ứng viên.
Admin là gì
Admin là thuật ngữ viết tắt của administrator, được hiểu đơn giản là những người quản lý, quản trị viên, người điều hành,… Các vị trí admin phổ biến nhất hiện nay bao gồm admin assistant, sale admin, admin website, admin fanpage, admin forum,… Mỗi vị trí sẽ đảm nhận những công việc khác nhau nhưng chung quy đều giúp hệ thống vận hành hiệu quả, nhịp nhàng bằng cách theo dõi, quản lý, sắp xếp, điều phối các hoạt động trong một đội nhóm, bộ phận, hay phòng ban.
Admin assistant là gì
Admin assistant viết tắt của cụm từ administrative assistant được hiểu là trợ lý hành chính doanh nghiệp hay thư ký hành chính chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động hành chính và văn thư của doanh nghiệp. Các công việc của admin assistant bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau như quản lý hành chính nhân sự, văn thư (bao gồm duy trì hồ sơ và nhập dữ liệu), giám sát ngân sách của các bộ phận, quản lý và duy trì kho vật tư văn phòng,… Vì hành chính- văn phòng là một phạm trù rộng nên trách nhiệm của admin assistant cũng tùy thuộc vào vai trò của họ trong tổ chức.
Thông thường, admin assistant chỉ xuất hiện tại các doanh nghiệp hoặc công ty vừa và lớn với hệ thống nhân sự tương đối phức tạp, bắt buộc cần một bộ phận quản lý riêng để đảm bảo hệ thống làm việc của doanh nghiệp được duy trì.
Công việc chính của Admin Assistant là gì
Admin assistant có vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp khi là cánh tay trái đắc lực của giám đốc và trưởng phòng hành chính. Hơn hết trợ lý hành chính còn là nhân tố trung gian giữa nhà quản trị và đội ngũ nhân viên các phòng ban. Trợ lý hành chính sẽ đề xuất và triển khai các kế hoạch hành chính khi được giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính thông qua. Đồng thời theo dõi và điều phối các hoạt động nội bộ phát sinh.
- Tiếp nhận, điều phối và sắp xếp lịch trình hoạt động của giám đốc/trường phòng hành chính.
- Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, dữ liệu cần thiết cho các cuộc gặp mặt, cuộc họp, sự kiện,…. mà nhà quản trị tham dự.
- Tổ chức các cuộc họp nội bộ công ty và lưu trữ biên bản nội dung cuộc họp.
- Liên tục tổng hợp, cập nhật và xử lý hồ sơ, giấy tờ, báo cáo liên quan đến công tác hành chính.
- Tham gia các kế hoạch điều hành công tác hành chính với bộ phận hành chính để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả.
- Thay mặt giám đốc/trường phòng hành chính đưa ra những thông báo quan trọng và chắc chắn các phòng ban triển khai đúng yêu cầu.
- Thu thập cơ sở dữ liệu nội bộ để sắp xếp và điều phối đội ngũ nhân sự phù hợp. Sau đó, báo cáo công tác quản lý hành chính để nhà quản trị nắm được tình hình nhân sự công ty.
- Tiếp nhận, truyền đạt đến nhà quản lý và xử lý các ý kiến đóng góp về hoạt động hành chính từ nội bộ nhân viên.
- Giải đáp các thắc mắc về vấn đề hành chính và cung cấp các tài liệu cần thiết cho nhân viên khi được yêu cầu.
- Liên kết với các phòng ban trong công ty để triển khai các dự án liên quan đến công tác hành chính.
- Quản lý ngân sách và kho vật tư văn phòng, bao gồm kiểm tra các trang thiết bị, tài sản văn phòng cần thiết cho công tác hành chính và trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp thay mới để đảm bảo cho hoạt động của công ty.
Mức lương của Admin Assistant là gì
Mức thu nhập của vị trí admin assistant khá ổn định cùng với các chế độ đãi ngộ tương đối hấp dẫn. Đối các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, mức lương của admin assistant thường dao động từ 10 – 15 triệu đồng/tháng tùy vào năng lực và kinh nghiệm làm việc. Còn trong các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp nước ngoài, mức thu nhập của admin assistant có thể lên đến 1,000 – 1500 USD/tháng.
Những kỹ năng cần có để trở thành một admin assistant chuyên nghiệp là gì
Kỹ năng chuyên môn
Đối với các trợ lý hành chính, để phát triển lâu dài trong ngành này, kỹ năng chuyên môn liên quan đến công tác quản lý luôn phải ưu tiên đặt lên trên hết. Kỹ năng này giúp admin assistant quản lý các vấn đề hành chính của công ty theo hệ thống và trật tự nhất định.
Bên cạnh đó, kỹ năng này giúp định hướng, phân chia và thực thi công việc từ giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính đạt được hiệu quả cao. Admin có kỹ năng chuyên môn tốt có thể điều phối và hài hòa các mối quan hệ đội nhóm, phòng ban, tổ chức thực hiện mục tiêu hành chính chung cho doanh nghiệp.
Kỹ năng quản lý ngân sách
Ngân sách quyết định vấn đề sống còn của doanh nghiệp, vì thế, các trợ lý tài chính cần có kế hoạch hoạch định, tổ chức và kiểm soát ngân sách hành chính phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Kỹ năng này giúp các admin assistant kiểm soát chi phí và điều chỉnh công tác hành chính phát huy hết tác dụng vốn có.
Kỹ năng giao tiếp
Bạn không thể trở thành một admin assistant chuyên nghiệp nếu kỹ năng mềm và kỹ năng giao tiếp kém. Với công việc tiếp xúc bao quát từ nhà quản trị, nhân viên các phòng ban, đối tác khách hàng, nhà cung cấp,… trợ lý hành chính phải đảm bảo thành thạo kỹ năng giao tiếp và thật khéo léo để kết nối với mọi người. Đồng thời, nhiệm vụ quan trọng của admin assistant là cầu nối giữa nhà quản trị và đội ngũ nhân viên, luôn phải gia tăng tương tác để thấu hiểu và phối hợp thuận lợi với nhau.
Kỹ năng đa nhiệm
Là nhân tố không thể thiếu trong công tác hành chính của doanh nghiệp, các trợ lý hành chính cần xây dựng kỹ năng đa nhiệm để đảm bảo thực hiện suôn sẻ khối lượng công việc khổng lồ của mình. Nhiệm vụ của admin assistant là phân chia công việc thành những mục tiêu khác nhau, sắp xếp mức độ ưu tiên các đầu việc, lên kế hoạch thật khoa học và tập trung thực thi công việc theo lộ trình đã đưa ra.
Xem thêm: Multitasking skill – Có nên trở thành người làm việc đa nhiệm?
Kỹ năng tổ chức và sắp xếp
Để tránh tình trạng quá tải trong công việc, các trợ lý hành chính cần sử dụng kỹ năng tổ chức và sắp xếp các đầu việc phù hợp với mục tiêu hành chính của doanh nghiệp để đảm bảo tiến xa hơn trong công việc. Bên cạnh đó, việc tổ chức và sắp xếp khoa học các tài liệu, báo cáo, sổ sách, văn thư,… sẽ giúp admin assistant đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ hơn, tránh mất thời gian tìm kiếm.
Kỹ năng đưa ra quyết định
Với cương vị là trợ lý hành chính, mỗi quyết định của admin assistant đều mang tính ảnh hưởng lớn với doanh nghiệp. Vì thế, sau khi tìm hiểu và phân tích kế hoạch quản lý hành chính doanh nghiệp, admin assistant sẽ tiến hành so sánh và đưa ra những quyết định phù hợp nhất với văn hóa doanh nghiệp. Kỹ năng quyết định giúp các trợ lý hành chính nhanh chóng đạt được kết quả cao trong công việc và tránh những sai lầm trong định hướng phát triển công tác hành chính.
Kỹ năng ứng biến linh hoạt
Thành thạo kỹ năng này sẽ giúp các trợ lý hành chính nhanh chóng tìm ra giải pháp tối ưu nhất để giải quyết những vấn đề khó khăn, đòi hỏi tính cấp bách trong công việc. Kỹ năng ứng biến kịp thời giúp các admin assistant đưa ra quyết định sáng suốt và nhanh chóng, ngăn chặn kịp thời những rủi ro, tránh những hậu quả không đáng có.
Kỹ năng quản lý thời gian và lập lịch trình tốt
Trong quá trình làm việc, admin assistant cần quản lý thời gian để lập lịch trình phù hợp không chỉ cho chính mình mà còn cho cấp quản trị. Kỹ năng này giúp các hoạt động hành chính được diễn ra đúng hướng và đúng mục tiêu đề ra trong thời gian cho phép.
Kỹ năng sử dụng các ứng dụng văn phòng hiệu quả
Đối với số lượng dữ liệu khổng lồ trong quá trình làm việc, các admin assistant cần am hiểu các ứng dụng quản lý sáng tạo cho công tác hành chính. Nhất là vận dụng các ứng dụng công cụ tin học phục vụ cho mục đích khai thác thông tin, lưu trữ và theo dõi hợp đồng, tài liệu, báo cáo, thư từ,… điện tử. Kỹ năng này giúp các trợ lý hành chính xử lý công việc đơn giản, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Xem thêm: Top 5 phần mềm văn phòng hữu ích, bạn đồng hành đắc lực cho dân công sở
Cơ hội tìm việc Admin Assistant ở đâu
Việc Làm 24h luôn liên tục cập nhật những vị trí công việc của trợ lý hành chính đến từ nhiều công ty, doanh nghiệp khác nhau. Những thông tin chi tiết và chính xác về công ty, mô tả công việc, mức lương và các chế độ phúc lợi đính kèm,…
Kết luận
Vai trò của các các admin assistant càng được thể hiện rõ nét trong thời buổi kinh tế phát triển hiện nay khi chịu trách nhiệm quản trị hệ thống hành chính trong tất cả doanh nghiệp. Admin assistant chính là cánh tay trái đắc lực của giám đốc và trưởng phòng hành chính. Đồng thời, trợ lý hành chính còn là nhân tố trung gian giữa nhà quản trị và đội ngũ nhân sự trong các đội nhóm, bộ phận, hay phòng ban.
Mong rằng thông qua bài viết của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h bạn sẽ hiểu admin là gì? Admin assistant là gì? Những công việc và kỹ năng của một trợ lý hành chính chuyên nghiệp trong các doanh nghiệp. Đừng quên tham khảo những thông tin hữu ích và ứng tuyển vị trí trợ lý hành chính dễ dàng trên Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm:
