Project Management Office hay PMO là phòng quản lý dự án của doanh nghiệp có trách nhiệm tối ưu hóa nguồn lực và tạo ra các hoạt động chiến lược. Công việc cụ thể của PMO là gì, gồm những vị trí nào và có vai trò gì? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ở bài viết dưới đây.
PMO là gì?
PMO là tên gọi tắt của phòng quản lý dự án với nhiệm vụ chính là chuẩn hóa quy trình quản trị dự án để mọi nhân viên có liên quan tuân theo đúng quy định, đồng thời giám sát quá trình, phân tích dữ liệu nhằm đảm bảo các nhóm dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép. Có 3 loại PMO phổ biến bao gồm:
– Điều hành (Directive): Xuất hiện ở những tổ chức có cường độ làm việc cao. Khi đó, PMO sẽ đảm nhiệm giám sát tất cả các dự án của doanh nghiệp và thiết lập các tiêu chuẩn để thực thi hàng ngày.
– Kiểm soát (Controlling): Đảm bảo nhân viên sử dụng các công cụ quản lý dự án của tổ chức và tuân thủ các chính sách. Mức độ kiểm soát của PMO này ở mức vừa phải.
– Hỗ trợ (Supportive): Loại PMO này đóng vai trò là cố vấn cho các dự án trong tổ chức khi cung cấp các giải pháp, nguồn lực và cơ hội đào tạo.
Project Management Office dựa trên các nguyên tắc, thực tiễn và quy trình quản lý dự án theo các phương pháp tiêu chuẩn như Agile, Waterfall, Scrum và Six Sigma.
PMO làm gì, có nhiệm vụ như thế nào?
PMO chịu trách nhiệm về hướng dẫn, tài liệu và số liệu liên quan đến việc quản lý, triển khai các dự án trong tổ chức. Ngoài ra còn tham gia vào nhiệm vụ theo dõi các hoạt động của dự án cho đến khi hoàn thành. Doanh nghiệp có Project Management Office để cung cấp cho các nhóm dự án nhiều nguồn lực hơn, giúp nhân viên cùng làm việc hướng đến mục tiêu chung và đảm bảo cấp lãnh đạo có đủ nguồn thông tin chính xác hỗ trợ quá trình đưa ra quyết định. Một số nhiệm vụ khác của PMO có thể kể đến như:
– Tạo ra các tiêu chuẩn và quy trình dự án cho toàn bộ công ty.
– Cung cấp cho các nhà quản lý cũng như thành viên trong nhóm dự án những hỗ trợ cần thiết.
– Đảm bảo các phòng ban liên quan có luồng thông tin chính xác, kịp thời.
– Theo dõi tiến độ dự án để đảm bảo sử dụng đúng ngân sách, số lượng tài nguyên và tuân thủ đúng quy trình.
– Lựa chọn, ưu tiên các dự án dựa trên mục tiêu, chiến lược kinh doanh dài hạn.
– Đào tạo các nhóm về cách thức thực hiện, quản lý dự án.
– Quản lý tài liệu dự án để các nhóm tham khảo trong tương lai.
Lợi ích của việc có PMO là gì?
Nâng cao năng suất dự án
PMO sử dụng dữ liệu để phân tích, đánh giá các dự án và dự đoán thời gian hoàn thành từng giai đoạn của dự án. Từ đó sẽ duy trì dự án theo lịch trình này nhằm giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả và đúng thời hạn.
Cải thiện việc tuân thủ ngân sách dự án
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng quản lý dự án là theo dõi các yêu cầu tài chính để đảm bảo chi phí không vượt quá giới hạn ngân sách. Do đó, PMO sẽ hỗ trợ các phòng ban khác trong việc chi tiêu hợp lý trong quá trình tạo và hoàn thành các dự án có chất lượng tốt nhất.
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Việc đưa PMO vào quy trình dự án của công ty có thể cải thiện hiệu quả cũng như chất lượng dự án. Vì vậy, khách hàng sẽ cảm thấy được coi trọng và đánh giá cao hơn nên tăng tỷ lệ giữ chân hay giới thiệu với người khác.
Đảm bảo mục tiêu của dự án phù hợp với mục tiêu của công ty
Bằng cách hợp tác với từng phòng ban cũng như theo dõi quá trình làm việc của các nhóm dự án, PMO có thể giúp điều hướng phạm vi của dự án phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu dài hạn của tổ chức. Ngoài ra, phòng quản lý dự án còn phát triển, thực thi các quy định sao cho thể hiện được giá trị của công ty.
Hạn chế rủi ro của dự án
Phòng quản lý dự án chịu trách nhiệm về việc xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Ví dụ như một dự án cần nhiều hơn nguồn lực mà công ty cho phép thì nhóm này có thể tham khảo ý kiến của PMO để phân bổ các nguồn lực hiệu quả hơn hoặc tìm giải pháp khác.
Project Management Office gồm những ai?
Director
Đây là người chịu trách nhiệm giám sát các quy trình, tiêu chuẩn quản lý dự án của công ty. Bằng việc sử dụng chuyên môn và kỹ năng của mình, PMO Manager sẽ thiết kế từng bước của vòng đời dự án cũng như cách thực thi chúng cho các nhóm. Ngoài ra, họ còn là người đưa ra quyết định trong việc phân bổ nguồn lực cho các dự án khác nhau, theo dõi tiến độ chung và quản lý yêu cầu của các bên liên quan.
Xem thêm: Director là gì? Có những vị trí Director nào phổ biến?
PMO Manager
Các nhà quản lý PMO tập trung vào trách nhiệm hàng ngày của các nhóm. Công việc cụ thể của PMO Manager là gì? Họ sẽ theo dõi thời hạn, ngân sách, công việc và giúp các thành viên tuân thủ những tiêu chuẩn trong quá trình thực hiện dự án. Họ thường báo cáo với PMO Manager và đóng vai trò là người quản lý dự án trong một quy trình cụ thể tùy thuộc vào sự phân bổ của công ty.
Hỗ trợ hành chính (Administrative support)
Vị trí này đảm nhận vai trò thu thập dữ liệu, thực hiện các nhiệm vụ hành chính quan trọng. Họ sẽ cung cấp, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm chuyên dụng để giúp người khác theo dõi các hoạt động của dự án, phân tích báo cáo và xây dựng tài nguyên. Ngoài ra, nhân viên hành chính PMO cũng giúp nhà lãnh đạo, quản lý phối hợp với các nhóm theo đúng quy định của tổ chức. Một số tên gọi khác cho vị trí này như kiểm soát viên dự án, chuyên viên phân tích dự án, điều phối viên dự án…
Người huấn luyện (Trainer)
Nhiệm vụ của Trainer trong PMO là gì? Nhiều PMO bao gồm các nhà đào tạo để hướng dẫn nhân viên quản lý dự án sử dụng các công cụ và phương pháp chính. Chẳng hạn như cung cấp các khóa học về kỹ năng, chuyên môn, làm việc với phòng IT để hướng dẫn sử dụng phần mềm…
Những kỹ năng cần có để trở thành nhân viên PMO
– Chú ý đến chi tiết: Khi tiếp cận một dự án, nhân viên PMO cần phân tích cẩn thận để đảm bảo chúng tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty.
– Giao tiếp: Bao gồm cả kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản vì trao đổi với nhiều phòng ban cũng như các bên liên quan qua những phương tiện khác nhau.
– Lắng nghe tích cực: Kỹ năng lắng nghe giúp nhân viên PMO hiểu rõ hơn nhu cầu của những người khác ở nơi làm việc. Từ đó phát triển mối quan hệ tích cực với các thành viên trong nhóm cũng như các bên liên quan.
– Tổ chức: Công việc của PMO thường cần nhập nhiều loại dữ liệu vào các chương trình phần mềm hàng ngày để theo dõi dự án. Do đó để xác định, định vị dữ liệu nhanh chóng, điều quan trọng là nhân viên PMO cần phát triển các giải pháp tổ chức hữu hiệu và hoàn thành công việc tốt nhất.
– Giải quyết vấn đề: Nhân viên PMO sử dụng kỹ năng này để xử lý những trở ngại của dự án như chậm tiến độ, cạn kiệt tài nguyên…
– Quản lý rủi ro: PMO cần đánh giá rủi ro của các quyết định dự án để tránh mất lợi nhuận hay mắc lỗi vận hành.
– Làm việc dưới áp lực cao: Để giải quyết các thách thức của dự án hiệu quả cũng như đảm bảo các nhóm đều có đủ nguồn lực cần thiết thì nhân viên PMO cần có khả năng điều chỉnh cảm xúc trong những tình huống căng thẳng.
Sự khác biệt giữa nhà quản lý dự án (Project Manager) và PMO là gì?
Trong khi cả PMO và Project Manager đều giám sát các hoạt động của dự án nhưng phạm vi của các vai trò này lại khác nhau:
– Là bộ phận giám sát các dự án của tổ chức, PMO có phạm vi rộng và bao gồm nhân viên thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Project Manager là cá nhân chịu trách nhiệm kiểm soát tổng thể và thành công của một dự án từ đầu đến cuối. Không phải mọi tổ chức đều cần PMO, nhưng hầu hết sẽ cần nhà quản lý dự án.
– PMO thường xử lý các nhiệm vụ vĩ mô của dự án, như thiết lập phương pháp luận. Trong khi Project Manager sẽ chịu trách nhiệm xử lý vòng đời của một dự án như tạo lịch trình nhóm.
– PMO tạo ra các tiêu chuẩn, hướng dẫn mà Project Manager tuân theo khi thực hiện kế hoạch của họ. Tương tự như vậy, PMO dự đoán số lượng tài nguyên mà dự án yêu cầu, còn Project Manager sẽ sử dụng chúng để đảm bảo sự thành công của dự án
– Project Manager có thể báo cáo với PMO và làm theo hướng dẫn của họ.
Với bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu hơn về PMO là gì, công việc cụ thể và kỹ năng cần có khi làm việc trong lĩnh vực quản lý án. Để tìm việc quản lý dự án mới nhất, hãy truy cập Vieclam24h.vn ngay nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Dịch cabin là gì? Tất tần tật về nghề phiên dịch trong cabin
