Quyết toán thuế là gì? Hướng dẫn kê khai thông tin trên tờ khai quyết toán thuế TNCN

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nhiệm vụ bắt buộc mà cá nhân hoặc đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện. Vậy quyết toán thuế là gì? Quyết toán thuế TNCN là gì? Bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ hướng dẫn các bạn cách quyết toán thuế TNCN online và mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN.

Quyết toán thuế là gì?

Quyết toán thuế là quá trình kiểm tra, xác định số liệu kế toán trong một giai đoạn nhất định mà cá nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp phải trả cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp dựa trên luật thuế. 

Quyết toán thuế TNCN là gì?

Quyết toán thuế TNCN là việc cá nhân có thu nhập chịu thuế từ tiền lương và tiền công phải thực hiện quyết toán thuế cho đơn vị, tổ chức trả thu nhập tiến hành kê khai số thuế TNCN trong một năm tính thuế với cơ quan thuế.

Thông thường, người lao động nếu đang làm việc tại các doanh nghiệp sẽ không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan quản lý thuế mà ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay.

Xem thêm: Các quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN mà người lao động cần biết

Đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế TNCN

Điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và Công văn số 636/TCT-DNNCN quy định những đối tượng sau phải thực hiện quyết toán thuế TNCN:

(1) Tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công;

(2) Ủy quyền quyết toán thuế TNCN;

(3) Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

Trường hợp không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN

Điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và Công văn số 636/TCT-DNNCN quy định các trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN:

(1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phát sinh trả thu nhập.

(2) Cá nhân có số thuế thu nhập cá nhân phải nộp thêm sau quyết toán TNCN của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống. Cá nhân được miễn thuế TNCN trong trường hợp này tự xác định số tiền thuế được miễn, không bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN và không phải nộp hồ sơ miễn thuế TNCN.

Thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp

Hồ sơ cần chuẩn bị

Căn cứ phụ lục được ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và mẫu Tờ khai ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC, hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công muốn trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế như sau:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 02/QTT-TNCN.
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế phụ thuộc theo mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN.
• Chứng từ chứng minh số thuế đã được khấu trừ, số thuế đã tạm nộp trong năm hoặc đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
• Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (bản sao) ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào hoặc bản sao chứng từ ngân hàng trùng với số thuế đã nộp ở nước ngoài và có xác nhận của người nộp thuế.
• Hoá đơn chứng từ chứng minh người nộp thuế đã đóng góp các khoản vào quỹ từ thiện, quỹ khuyến học hoặc quỹ nhân đạo (Bản sao).
• Tài liệu chứng minh người nộp thuế đã trả tiền của đơn vị hoặc tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài (nếu có).

Quy trình thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định sau:

• Cá nhân cư trú do tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam trả thu nhập thuộc diện chịu thuế TNCN nhưng chưa khấu trừ thuế thì phải nộp hồ sơ khai thuế lên cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập.
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trả từ nước ngoài thì nộp hồ sơ khai thuế lên cơ quan thuế quản lý nơi phát sinh công việc tại Việt Nam. Trường hợp nơi phát sinh công việc không phải ở Việt Nam thì phải nộp hồ sơ khai thuế lên cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Thủ tục quyết toán thuế TNCN Online 

Bước 1: Truy cập hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Đăng nhập bằng cách nhập thông tin mã số thuế và nhập mã kiểm tra để đăng nhập.

Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” và chọn “Kê khai thuế trực tuyến”.

Bước 4: Điền nội dung kê khai

Tên người nộp thuế	Điền họ và tên của người quyết toán thuế
Địa chỉ liên hệ	Nhập địa chỉ thường trú hoặc tạm trú
Điện thoại liên lạc	Điền số điện thoại của người quyết toán thuế
Địa chỉ email	Điền email cá nhân
Chọn tờ khai	02/QTT-TNCN Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT92/2015)
Chọn cơ quan quyết toán thuế	Tùy theo trường hợp của người nộp thuế và tích chọn phù hợp.Ví dụ: Trường hợp có thu nhập tại 2 nơi (đã thay đổi nơi làm việc) và đã khấu trừ thuế tại nguồn, khi nhập mã số thuế của đơn vị thực hiện khấu trừ thuế tại thời điểm đang thực hiện quyết toán thuế thì hệ thống tự động nhận diện cơ quan quyết toán thuế.
Loại tờ khai	Tờ khai chính thức
Năm quyết toán	Tùy theo năm cần quyết toán

Bước 5: Chọn “Tiếp tục” để Khai tờ khai quyết toán thuế

Cụ thể, các mục trong phần Tờ khai thuế như sau:

[01] đến [06]	Hệ thống tự động cập nhật
[07] đến [08]	Chọn tỉnh, thành phố ở mục 08 trước, sau đó chọn quận huyện ở mục 07 (địa chỉ thường trú)
[09]	Điền số điện thoại của người nộp thuế (bắt buộc điền)
[10]	Fax: Không bắt buộc
[11]	Điền địa chỉ email của người nộp thuế (bắt buộc điền)
[12]	Số tài khoản ngân hàng (nếu có)
[12a]	Mở tại: Ngân hàng mở tại đâu thì chọn vào đó.
[13] đến [21]	Thông tin đại lý thuế, nếu không có thì bỏ qua.

[22]	Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trong kỳ
[23]	Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam; bao gồm cả thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công do làm việc trong khu kinh tế và thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).Thu nhập phát sinh ở đâu thì cơ quan chi trả thu nhập xuất chứng từ cho cá nhân, cá nhân lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai.Ví dụ: Trong năm 2020, A làm công ty B từ tháng 1 – tháng 4 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 100 triệu, làm công ty B từ tháng 5 – tháng 12 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 150 triệu, vậy chỉ tiêu số 23, A sẽ nhập 250 triệu đồng.
[24]	Tổng TNCT làm căn cứ tính giảm thuế là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà cá nhân nhận được do làm việc trong khu kinh tế; không bao gồm thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
[25]	Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế 02 lần. (Không có thì không điền).
[26]	Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam (Không có thì không điền).
[27]	Số người phụ thuộc: Tự động tính khi được kê khaiTrường hợp có người phụ thuộc, để kê khai người phụ thuộc thì kéo xuống cuối trang, chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” để kê khai:Sau khi chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” hệ thống sẽ chuyển giao diện để người nộp thuế kê khai người phụ thuộc. Sau khi khai xong người phụ thuộc , người nộp thuế chọn “Tờ khai” để quay về giao diện tờ khai tiếp tục khai.

[28]	Các khoản giảm trừ: Hệ thống tự động tính
[29]	Giảm trừ cho bản thân cá nhân: Hệ thống tự động tính
[30]	Cho những người phụ thuộc được giảm trừ: Hệ thống tự động tính.
[31]	Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: là các khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn; người tàn tật; người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện; quỹ nhân đạo; quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của cơ quan nhà nước (Không có thì không điền)
[32]	Các khoản đóng bảo hiểm được trừ: là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
[33]	Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không quá 03 triệu đồng/tháng (Không có thì không điền).
[34]	Tổng thu nhập tính thuế: Hệ thống tự động tính.
[35]	Tổng số thuế TNCN phát sinh trong kỳ: Hệ thống tự động tính.

[36]	Tổng số thuế đã tạm nộp, đã khấu trừ, đã nộp trong kỳ: Hệ thống tự động tính.
[37]	Đã khấu trừ là tổng số thuế mà tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương; tiền công của cá nhân dựa theo thuế suất. Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ và tổng số thuế mà tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ theo thuế suất 10% trong kỳ; căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập.
[38]	Đã tạm nộp là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai và đã tạm nộp tại Việt Nam; được căn cứ vào chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
[39]	Đã nộp ở nước ngoài được giảm trừ (nếu có) là số thuế đã nộp ở nước ngoài và được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng; với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [35] x {[26]/([22] –[25])}x 100%.
[40]	Đã khấu trừ hoặc tạm nộp trùng do quyết toán vắt năm là số thuế đã được khấu trừ; đã nộp thực tế phát sinh trên chứng từ đã kê khai dựa trên Tờ khai quyết toán thuế năm trước.
[41]	Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ: Hệ thống tự động tính.
[42]	Tổng số thuế TNCN được giảm do làm việc trong khu kinh tế: Hệ thống tự động tính.
[43]	Tổng số thuế TNCN được giảm khác là số thuế được giảm do đã tính ở kỳ thuế trước.
[44]	Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ, [44]=[35]-[36]-[41] >= 0: Hệ thống tự động tính.
[45]	Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ, [45] = [35]-[36]-[41] < 0: Hệ thống tự động tính
[46]	Tổng số thuế đề nghị hoàn trả, [46]=[47]+[48]: Hệ thống tự động tính.
[47]	Số thuế hoàn trả vào tài khoản người nộp thuế: Cá nhân có số thuế nộp thừa nếu muốn đề nghị hoàn trả thì nhập vào ô này, nếu không đề nghị hoàn trả thì không cần nhập.
[48]	Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác: Nếu cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp theo Ngân sách nhà nước khác như các khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt… thì điền vào chỉ tiêu này.
[49]	Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau, [49]=[45]-[46]: Hệ thống tự động tính.

Sau khi điền xong, chọn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 7: Chọn “Kết xuất XML”

Bước 8: Chọn “Nộp tờ khai”, nhập mã kiểm tra xác thực nộp tờ khai và chọn “Tiếp tục”. Sau đó, hệ thống sẽ thông báo nộp tờ khai đã thành công.

Bước 9: In tờ khai

Sau khi chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về file khai báo theo định dạng XML.

Cài đặt itaxviewer để mở file tờ khai theo định dạng XML, sau đó in và ký tên người khai thuế.

Bước 10: Nộp chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế lên Cơ quan Thuế

Người nộp thuế mang theo CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế có chữ ký đến nộp tại Bộ phận một cửa của Cơ quan Thuế mà người nộp thuế đã nộp tờ khai online để hoàn tất thủ tục.

Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân 

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định thời hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm như sau: 

• Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với trường hợp hồ sơ quyết toán thuế năm. 
• Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với trường hợp hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế. 
• Chậm nhất là ngày 15/12 của năm trước liền kề đối với trường hợp hồ sơ kê khai thuế khoán của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán.

Như vậy, cụ thể trong năm 2024, hạn chót quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, do rơi vào ngày lễ 30/4/2024 nên sẽ được gia hạn đến 02/05/2024. Tuy nhiên các cá nhân tự quyết toán thuế nên tranh thủ thời gian nộp trước kỳ nghỉ lễ để tránh tình trạng quên, lỡ mất kỳ quyết toán năm nay nhé.

Kết luận

Ngoài khái niệm quyết toán thuế là gì, bài viết trên của Việc Làm 24h đã hướng dẫn chi tiết cách thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân và kê khai tờ khai quyết toán thuế TNCN dành cho các cá nhân, tổ chức có nhu cầu. Hy vọng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp các bạn thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng chuẩn. Các bạn cũng có thể theo dõi các bài viết khác của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để cập nhật những thủ tục hành chính quan trọng khác nhé!

Xem thêm: Thủ đoạn lừa đảo qua mạng ngày càng tinh vi, người tìm việc hết sức cẩn thận!