Khái niệm về 5S là gì?
5S là phương pháp quản lý sản xuất theo phương pháp Nhật Bản, được viết tắt từ:
- Session (sắp xếp)
- Shitsuke (sẵn sàng)
- Seiketsu (săn sóc)
- Seiso (sạch sẽ)
- Seiri (sàng lọc)
Hiểu một cách đơn giản thì 5s là phương pháp quản lý của các doanh nghiệp kinh doanh nhằm mục đích cải tiến môi trường và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên của. Từ nhà xưởng đến nhân viên văn phòng, nơi nào có hoạt động của con người thì nơi đó cần phải phân loại, sắp xếp và cần sạch sẽ.
5S là phương pháp quản lý của người Nhật
Do đó, nếu không có hoạt động 5s thì không thể quản lý và cải tiến được môi trường làm việc chuyên nghiệp, phát triển. Nguyên tắc 5s giúp ngăn chặn sự xuống cấp của các nhà máy, tạo ra sự thông thoáng cho nơi làm việc. Đồng thời, tiết kiệm thời gian kiếm tìm hồ sơ, vật tư và tránh sự nhầm lẫn cho công nhân viên trong lúc làm việc.
Áp dụng 5S như thế nào?
Nguyên tắc 5S hiện diện ở tất cả các tổ chức muốn theo đuổi và đạt được một mô hình tổ chức mang tầm đẳng cấp thế giới. Vậy các doanh nghiệp áp dụng 5S như thế nào?
Sàng lọc: Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại đồ dùng
Các doanh nghiệp cần xác định và phân loại các đồ dùng và dụng cụ của đơn vị mình theo tần suất sử dụng. Tuyệt đối không giữ những gì mà đơn vị không cần đến. Việc sàng lọc cần được thực hiện theo các bước cụ thể sau:
- Xác định cụ thể mức độ hư hỏng, rò rỉ và bụi bẩn.
- Tiến hành tổng dọn vệ sinh.
- Tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới các hiện tượng tại hiện trường.
- Xác định vị trí xấu trong nhà xưởng hoặc phạm vi đang xét.
- Liệt kê cụ thể và rõ ràng các nguyên nhân dẫn đến khu vực xấu.
- Đưa ra quyết định phương án hành động hiệu quả.
- Lập kế hoạch cho việc triển khai tiếp theo.
Thực hiện việc tổng vệ sinh văn phòng
Sắp xếp: Tiến hành bố trí lại các khu vực
Khi bạn đã sàng lọc và phân loại hàng hóa, dụng cụ sẽ đến giai đoạn sắp xếp chúng vào đúng chỗ. Bạn hãy bố trí và sắp xếp hàng hoá, đồ dùng dựa trên tần suất sử dụng sau:
- Đồ dùng được sử dụng thường xuyên nên sắp xếp và bố trí gần với vị trí làm việc.
- Với những món đồ ít sử dụng nên được sắp xếp ở xa vị trí làm việc.
- Các vật dụng để sử dụng trong lúc khẩn cấp như: Bình chữa cháy, lối thoát hiểm, thiết bị an toàn,… bạn nên làm nổi bật chúng lên bằng màu sắc.
Sạch sẽ: Giữ vệ sinh và kiểm tra thường xuyên
Bạn cần phải có kế hoạch giữ gìn và kiểm tra vệ sinh một cách thường xuyên để đảm bảo môi trường làm việc lúc nào cũng gọn gàng và sạch sẽ. Hãy gắn trách nhiệm cho từng nhân viên ở mỗi khu vực cụ thể trong việc vệ sinh và kiểm tra vệ sinh hàng ngày, hàng tuần.
Luôn giữ vệ sinh sạch sẽ cho môi trường làm việc
Săn sóc: Duy trì tiêu chuẩn về sự ngăn nắp và sạch sẽ
Quá trình giữ vệ sinh nơi làm việc không chỉ diễn ra ngày một ngày hai. Chúng cần phải được duy trì hàng ngày, do đó bạn cần:
- Thiết kế tiêu chuẩn và nhãn mác rõ ràng cho mỗi vị trí đã được quy định.
- Hình thành một số chỉ số và cách nhận biết khi các tiêu chuẩn bị vượt quá giới hạn ban đầu.
- Tiến hành thiết lập phương pháp thống nhất về giới hạn và các vị trí.
Sẵn sàng: Hình thành thói quen và thực hành
Để thực hiện được chữ S này, các doanh nghiệp cần hình thành và củng cố thói quen của công nhân viên thông qua các quy định khen thưởng và đào tạo. Bạn cần đảm bảo mọi việc đều được thể hiện bằng hình ảnh trực quan. Đồng thời, đảm bảo người liên quan được tham gia vào phát triển những tài liệu tiêu chuẩn.
Hy vọng với những chia sẻ trên của Việc Làm 24H đã giúp các bạn có được cái nhìn rõ hơn về nguyên tắc 5S trong quản lý sản xuất hiện nay.
