Nhân viên nộp đơn nghỉ việc thường được công ty yêu cầu tham gia exit interview. Vậy exit interview là gì? Vì sao cần thực hiện exit interview? Trong bài viết này, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ chia sẻ đến bạn đọc những câu hỏi thường gặp trong buổi exit interview.
Exit interview là gì?
Exit interview có nghĩa là phỏng vấn thôi việc, đây là một cuộc trao đổi đặc biệt giữa doanh nghiệp và nhân viên trước khi nghỉ việc. Qua buổi phỏng vấn, đại diện doanh nghiệp có thể tìm hiểu nguyên nhân khiến nhân sự nghỉ việc. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng quản lý và đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp.
Exit interview không bắt buộc phải thực hiện nhưng không thể phủ nhận những lợi ích tuyệt vời mà hình thức phỏng vấn này mang đến cho doanh nghiệp. Đáng tiếc là exit interview vẫn chưa nhận được sự quan tâm đúng mực, rất ít doanh nghiệp tổ chức exit interview hoặc có tổ chức nhưng chỉ mang tính hình thức.
Mục đích tổ chức exit interview là gì?
Đối với nhân viên
Trước khi “dứt áo ra đi”, nhân viên có cơ hội nói lên suy nghĩ và cảm nhận về tính chất công việc, định hướng quản lý, mức lương, chế độ đãi ngộ, thăng tiến… Những nguyện vọng chính đáng của nhân viên sẽ được nhà quản lý lắng nghe, thậm chí chấp nhận và đề nghị nhân viên tiếp tục làm việc với những quyền lợi tăng thêm.
Đối với doanh nghiệp
Dựa vào kết quả buổi phỏng vấn, doanh nghiệp có thể nắm rõ lý do nhân viên quyết định rời công việc là gì. Không những thế, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp nhìn nhận và đánh giá các yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự, bao gồm:
- Chính sách lương và phúc lợi.
- Cách quản lý và giữ chân nhân tài.
- Chương trình đào tạo nhân sự.
- Kế hoạch phân bố nhân sự.
- Văn hoá làm việc.
- Phong cách lãnh đạo.
Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể chủ động đưa ra định hướng phù hợp, chẳng hạn như:
- Lắng nghe và quan tâm nhiều hơn đến ý kiến của nhân viên.
- Triển khai quy trình chiêu mộ và giữ chân nhân tài.
- Thiết lập mối quan hệ tích cực giữa nhà quản lý và nhân viên.
- Cải thiện chương trình đào tạo và có kế hoạch phân bổ nhân sự phù hợp.
- Kiến tạo môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp, giúp nhân viên cảm nhận được sự tôn trọng và tiềm năng phát triển sự nghiệp.
Đây là cơ hội để doanh nghiệp lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân viên vừa có thể đánh giá chất lượng quản lý nhân sự. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc giữ chân nhân tài khi cần thiết.
Những khó khăn khi thực hiện exit interview
Thông thường, doanh nghiệp chỉ thực hiện exit interview với nhân sự ở cấp quản lý hoặc các nhân viên có thành tích tốt trong công việc. Để exit interview được thực hiện hiệu quả, nhà quản lý cần có những thông tin cần thiết và chân thực từ nhân sự nghỉ việc.
Tuy nhiên, điểm bất lợi ở đây là nhân viên có quyền từ chối tham gia exit interview hoặc chia sẻ không thành thật. Khi sắp ra đi, nhân viên thường đưa ra những lý do chung chung do không muốn để lại ấn tượng xấu hoặc phá hủy mối quan hệ với doanh nghiệp. Cũng có trường hợp do nhân viên đó có thể quá bận rộn với công việc mới. Trường hợp tệ nhất là nhân viên cho rằng doanh nghiệp sẽ không thay đổi dù họ có nói gì đi chăng nữa.
Làm thế nào tổ chức exit interview chuyên nghiệp?
Thời gian phỏng vấn thôi việc
Thời điểm hợp lý để thực hiện exit interview là lúc nhân viên vẫn còn làm việc và sẵn sàng chia sẻ. Có 2 thời điểm mà doanh nghiệp có thể lựa chọn, bao gồm: khi tiếp nhận thông tin xin nghỉ việc của nhân viên hoặc trước 1 – 2 tuần so với thời điểm nhân viên chính thức nghỉ việc.
Nếu không có điều kiện thực hiện phỏng vấn với tất cả nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp nên ưu tiên phỏng vấn thôi việc đối với các vị trí khó tuyển dụng hoặc các vị trí lãnh đạo, đòi hỏi chuyên môn cao,…
Thời lượng phỏng vấn
Thời lượng buổi phỏng vấn thích hợp nhất là 30 – 60 phút, tùy vào thông tin nhân viên chia sẻ cũng như thông tin doanh nghiệp muốn thu thập.
Nếu thời gian nhân viên xin nghỉ đến khi chính thức nghỉ việc kéo dài, doanh nghiệp có thể sắp xếp 1 – 3 buổi phỏng vấn. Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp với bảng câu hỏi khảo sát để thu thập thông tin đa dạng hơn.
Người thực hiện phỏng vấn
Người thực hiện phỏng vấn cần có kỹ năng phỏng vấn tốt cũng như có mối liên hệ công việc cụ thể với nhân viên.
Nhờ đó, nhân viên có thể thoải mái đưa ra ý kiến, người phỏng vấn cũng có cái nhìn khách quan hơn về vấn đề để thúc đẩy những thay đổi tích cực sau buổi phỏng vấn. Khi không đủ nguồn lực tổ chức exit interview, doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê chuyên viên bên ngoài.
Trình tự phỏng vấn
- Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên, doanh nghiệp có thể chia sẻ với nhân viên về hình thức phỏng vấn, thời điểm, địa điểm,… và các thông tin cần thiết.
- Bầu không khí thoải mái nhưng vẫn giữ được sự chuyên nghiệp.
- Khẳng định bảo mật thông tin để nhân viên chia sẻ thông tin thẳng thắn.
- Dẫn dắt buổi phỏng vấn bằng exit interview form với các câu hỏi cần thiết, đúng trọng tâm. Người phỏng vấn có thể dựa theo mạch phỏng vấn để đặt thêm các câu hỏi tự nhiên để tìm hiểu và phát hiện những thông tin mới khác.
- Tập trung lắng nghe những chia sẻ của nhân viên và ghi chú lại cẩn thận.
- Tổng hợp kết quả buổi phỏng vấn để có kế hoạch hành động cần thiết.
Những câu hỏi không thể thiếu khi phỏng vấn thôi việc
Câu hỏi về kỳ vọng công việc của nhân viên
- Vì sao trước đây bạn quyết định chọn làm việc tại công ty?
- Bạn cảm thấy công việc hiện tại có đáp ứng đúng với kỳ vọng ban đầu của bạn không?
- Công ty đã mang đến cho bạn những trải nghiệm như thế nào?
- Công ty có khác gì so với kỳ vọng của bạn không?
- Bạn nghĩ mình có được công ty trang bị đầy đủ để làm tốt công việc không?
- Mối quan hệ của bạn với cấp trên như thế nào? Bạn nghĩ sao về quản lý và ban lãnh đạo công ty?
- Công việc có thay đổi gì kể từ lúc bạn mới làm hay không? Thay đổi ra sao?
- Bạn thấy năng lực của mình có được công nhận và trân trọng không?
- Bạn nghĩ rằng năng lực và những kỹ năng nào mà người thay thế bạn cần có?
Câu hỏi đánh giá ưu nhược điểm của công ty
- Vì sao bạn quyết định đi tìm một công việc mới?
- Bạn thích và không thích điều gì ở công việc của mình nhất?
- Bạn có hài lòng với chế độ phúc lợi của công ty không, vì sao?
- Bạn có cảm thấy thoải mái với các thành viên trong nhóm/bộ phận không?
- Công ty có minh bạch và công bằng trong quá trình đánh giá hiệu suất làm việc không?
Gợi mở cách cải thiện vấn đề
Thay vì đưa ra cách giải quyết trong buổi phỏng vấn thôi việc, doanh nghiệp có thể đề nghị nhân viên chia sẻ ý kiến.
- Nếu được, bạn sẽ thay đổi điều gì, vì sao và thay đổi như thế nào?
- Có những khía cạnh nào trong cơ cấu tổ chức hoặc quy trình làm việc bạn nghĩ cần được cải thiện?
- Có điều gì bạn nghĩ rằng chúng tôi có thể cải thiện để tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn?
- Bạn nghĩ chúng tôi có thể làm gì để phát triển kỹ năng cá nhân và chuyên môn của bạn trong công ty?
- Theo bạn, làm thế nào công ty có thể tăng cường không khí làm việc và tinh thần đội nhóm?
- Bạn có sẵn sàng giới thiệu công ty cho bạn bè, người quen không? Vì sao?
Câu hỏi tìm hiểu về công việc mới của nhân viên
Không nên đặt câu hỏi so sánh giữa vị trí, nhân viên có thể cho rằng bản thân phải tranh luận để bảo vệ quyết định nghỉ việc của mình.
- Công việc mới của bạn như thế nào?
- Theo bạn, yếu tố quan trọng nhất khi đồng ý nhận công việc mới là gì?
- Có những kỹ năng và kiến thức nào bạn đang phát triển hoặc muốn phát triển hơn trong công việc mới?
- Vị trí mới ảnh hưởng như thế nào đến quyết định rời đi của bạn?
Câu hỏi thuyết phục nhân viên ở lại
- Nếu chúng tôi đáp ứng các điều kiện trên, bạn có đồng ý quay lại làm việc không?
- Chúng tôi có thể làm gì để giữ bạn ở lại làm việc?
Các bạn có thể tham khảo exit interview form này để tổ chức buổi phỏng vấn thôi việc chuyên nghiệp.
Kết luận
Phỏng vấn thôi việc quan trọng không kém phỏng vấn xin việc. Hy vọng những thông tin mà Vieclam24h.vn chia sẻ trên đã giúp bạn nắm được những lưu ý cần viết khi tổ chức exit interview và sử dụng kết quả của buổi phỏng vấn để cải thiện quy trình quản lý nhân sự. Chúc các bạn thành công!
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Quiet Hiring: Tuyển dụng thầm lặng có thật sự hiệu quả?
